淺談檔案管理工作標準化建設

文緹瑩

【摘要】檔案管理工作在近幾年中已經(jīng)逐漸的受到重視，并且在科技進步的影響下，向數(shù)值化和信息化的方向建設，提高了檔案管理工作的服務水平，為企業(yè)經(jīng)濟的長久建設穩(wěn)固了基礎。文章中針對目前存在的管理現(xiàn)狀，提出了標準化檔案管理工作的建設意見。希望在快速發(fā)展的經(jīng)濟環(huán)境中，能夠促進單位的整體管理水平，間接的提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

【關鍵詞】檔案管理；標準化；意義；問題及措施

信息化、辦公自動化技術的迅猛發(fā)展，使各行各業(yè)的生產(chǎn)和管理模式發(fā)生了巨大改變。傳統(tǒng)的檔案管理工作也面臨著挑戰(zhàn)，陳舊的檔案管理機制落后于時代發(fā)展，不利于單位管理工作效率的提高。因此，要對檔案進行標準化管理，提高檔案管理的綜合水平，全程記錄新時期基層單位建設發(fā)展的風貌和功績，更好的促進單位的各項工作的進展。

一、實施檔案管理標準化的意義

檔案是黨和國家的寶貴財富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點。做好檔案管理標準化，不但有利于檔案的科學管理，更是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。無數(shù)事實證明，標準化透于檔案管理現(xiàn)代化的進程之中，標準化工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎，沒有標準化就無法實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。當然標準永遠不可能是一成不變的，它必然要在一種動態(tài)的管理中，定期得到修改，以滿足實踐的需要。而標準實施的結果，必將推動各項業(yè)務工作的規(guī)范化，同時造就了一批復合型人才，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定堅實的基礎。

二、檔案管理標準化存在的問題

1、傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標準化缺乏統(tǒng)一操作性。檔案管理標準化本身的標準并不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的制度和機制。因此，各個單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網(wǎng)上下載、復制，各不一致，又不符合本單位自身實際，導致基層檔案管理標準化實施難度大，有的流于形式。

2、一些部門為了應付上級部門的考核或者評比而弄虛作假，在自我評價上努力夸大成績，隱瞞問題，使上級的調研和改進都缺乏真實性和針對性。有的單位檔案關了只是關注考核和評比涉及的內(nèi)容，不認真關注檔案管理工作本身的意義和效率。

3、許多單位的領導管理理念沒有與時俱進，不重視檔案管理標準化專業(yè)人才的培養(yǎng)，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標準化管理的素質和水平，缺乏數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理知識和能力，導致檔案管理標準化的實效性不強。

三、檔案管理標準化問題的解決措施

1、完善檔案工作管理機制

在檔案管理工作標準化機制的完善中，不應對既有的機制內(nèi)容完全效仿，在不同的工作內(nèi)容和工作環(huán)境中具有較多的不同，但是在根本核心上卻具有同樣的目的性，就是促進企業(yè)的穩(wěn)定建設，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的增長。在實際的工作安排中，應加強對先進企業(yè)的檔案管理基礎工作的調研有分析，根據(jù)企業(yè)自身的實際情況構建標準化的管理體系，鞏固人力資源的檔案管理基礎，促進在管理工作中能夠創(chuàng)新建設，促進服務型檔案管理工作的轉變，并向更加全面的管理方向發(fā)展。在一些特殊問題和常見問題的處理中，要以針對性和指導性為中心，利用法律法規(guī)的制約標準化管理體系，在制度上要針對操作人員的意識與行動進行規(guī)范與制約，進行責任制的劃分，并要求工作內(nèi)容和績效評定有章可循，在科學化和完善化的管理體系與制度的建設中加強檔案管理工作。

2、提高人力資源的專業(yè)素質

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員只是針對紙質類文件進行整理、擺放和查閱等，沒有真正的發(fā)揮出檔案管理資料在企業(yè)發(fā)展中的重要職能，并且由于企業(yè)領導的不重視，在此方面的人員要求上一直不高，那么人力資源的專業(yè)素質也就有限。但是在現(xiàn)代化的經(jīng)濟建設中，經(jīng)濟多元化和國際化的發(fā)展方向要求企業(yè)必須建立健全的管理體系，其中在檔案管理工作中就要求服務型的轉變，并提高管理能高效，為企業(yè)各部門和各項經(jīng)濟建設提供出真實客觀的檔案資料，為企業(yè)能夠做出正確的決策鞏固基礎。特別是在信息化建設不斷進步的今天，在促進檔案管理標準化建設的同時必須要進行信息化構建，積極的利用信息科技推動檔案管理工作的高效率實施。那么在人力資源的培訓中就要嚴格要求專業(yè)素質的提高，以適應不斷變化的科技與市場環(huán)境。

3、抓住檔案管理標準化的工作重點——財務檔案管理

在現(xiàn)代財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響基層單位經(jīng)濟活動的重要內(nèi)容。而且，作為檔案管理的核心，財務檔案管理工作對單位檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現(xiàn)代檔案管理標準化實施中應以財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標準化的執(zhí)行等工作確?，F(xiàn)代檔案管理標準化目標的實現(xiàn)。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內(nèi)容標準化的實施。

4、進入數(shù)字化檔案管理模式

數(shù)字化技術是借助計算機，將復雜的工作程序通過數(shù)字等形式進行簡單化的管理，進而提高了工作的準確度與高效率。在既有紙質類文件的規(guī)范管理后，需要對檔案信息進行數(shù)字化管理體系建設，例如在書籍的查閱中，可以事先利用條形碼對書籍進行歸檔處理，那么在查閱使用中就可以通過數(shù)字化技術的應用，迅速的找出所需要的某一類檔案，或者具體的檔案信息資料。在管理制度和標準化執(zhí)行行為中也可以進行數(shù)字化的構建。以標準化執(zhí)行為基礎、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢為輔助，促進現(xiàn)代檔案管理能力的提升。強化執(zhí)行監(jiān)督管理，促進檔案管理標準化的實施。

5、加強對檔案管理標準化的監(jiān)督檢查

檔案管理標準化實施是個動態(tài)的過程，檔案隨著單位的建設進程和人員的流動情況不斷的更新和補充，檔案管理的機制和模式需要檔案管理人員具體落實和操作。而檔案管理標準化的效果和水平究竟如何，是否真正的擺脫了傳統(tǒng)落后的模式，是否真正的推動了基層單位的現(xiàn)代化管理及建設的進步，需要科學的考核，同時也離不開有力的監(jiān)督和檢查。有的部門和單位雖然建立了合理、完善的檔案管理標準化機制，卻因為管理人員執(zhí)行、實施不善，從而引發(fā)了許多檔案管理問題及漏洞。對此，我們建議有關領導要一方面定期檢查和監(jiān)督檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，避免發(fā)生更嚴重的后果；另一方面，實行獎懲分明的科學考核制度，督促管理人員認真負責，嚴格管理，將農(nóng)村檔案管理標準化向縱深推進。

四、結語

總而言之，檔案管理標準化是實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，對基層單位的經(jīng)營和發(fā)展具有重要的推動作用。我們的單位領導和檔案管理人員，要努力健全檔案管理體制，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，學習科學的檔案管理經(jīng)驗，有效的對檔案標準化管理、執(zhí)行情況進行監(jiān)督，推進整個單位的現(xiàn)代化進程，從而推進中國特色社會主義建設更好的前進。

【參考文獻】

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