關于企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新研究

唐志君

【摘 要】隨著我國經濟的迅速發(fā)展，每個企業(yè)為了順應社會的需求，對企業(yè)內部進行管理改革，及時發(fā)現自身存在的問題，并做好處理和解決。在企業(yè)管理工作中，人事檔案管理工作尤其重要，人事檔案關系到個人隱私、個人安全，屬于個人信息資源，同時還是國家信息資源，人事檔案是單位選用人才、了解人員的資料來源。如今，我國相關的人事制度進行改革，人事檔案管理也要追求創(chuàng)新。本文就目前人事檔案管理現狀提出了一些管理創(chuàng)新策略。

【關鍵詞】人事檔案；管理；創(chuàng)新

一、人事檔案管理中出現的問題

（一）檔案規(guī)范性指導不強

人事檔案管理工作要從管理層做起，對管理層領導，要定期安排相關的專業(yè)培訓，提高領導的業(yè)務能力，員工在進行人事檔案管理工作時，領導要給予正確引導。就目前情況來看，管理層領導對于人事檔案管理工作沒有完全重視，忽視其重要性，導致出現一些狀況。對于從事人事檔案管理工作的人員來說，大部分是沒有受過嚴格的專業(yè)訓練，不具備相關的專業(yè)能力，工作過程中出現的一系列問題不能有效解決，導致認識檔案管理工作效率低下。

（二）檔案內容更新速度慢

目前，人事檔案內容并未隨著社會的發(fā)展得到及時更新，并且具備的功能也在逐漸減少。檔案內容的更新，一小部分由檔案管理部門自動獲取，另外一大部分是由個人將個人最新信息送至檔案管理部門，檔案管理部門是由這兩部分信息來源對檔案內容進行更新。但是在現實生活中，除了一些有關學位、職位調整等信息外，很少有人會主動將個人信息進行更新的，因此人事檔案內容的更新幅度并不是很大。

（三）檔案工作實際操作性差

目前，人事檔案內容存在的問題是內容脫離實際、信息涵蓋不全面等，檔案內容一般突出的是思想政治表現，內容不屬實，缺少對人員的性格特點、道德品質等方面信息的采集，不能正確體現出人員的綜合素質。除檔案材料涵蓋不全面外，一些相關考核材料，工資審批表等，并未及時補充更新內容，甚至有些人事檔案材料中，本人簽字、相關的組織印章都沒有，這導致人事檔案管理工作無法正常進行，很難按照規(guī)范開展管理工作。

（四）棄檔、造假現象增多

隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理工作出現一些復雜混亂的狀況。棄檔現象增多，很多人并沒有深刻認識到個人檔案的重要性，由于社會經濟發(fā)展迅速，人們更換工作的頻率也在加快，某些企業(yè)不重視對員工的管理，也忽視對員工的檔案管理，需要用到檔案的時候，往往會找不到檔案寄存單位或者個人丟失。另外，目前檔案造假的現象也十分泛濫，一些人為了得到更好的就業(yè)機會，就會使用一些手段偽造學歷、個人信息等，這種虛假信息對于人事管理工作的進行帶來極其不便，甚至對企業(yè)造成損失。

二、人事檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新宏觀管理

人事檔案的宏觀管理包含：當下人事檔案管理工作的發(fā)展現狀、未來人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢、人事檔案管理的宏觀決策以及人事檔案管理工作者的職業(yè)道德培養(yǎng)。首先，創(chuàng)新發(fā)展目標。結合目前人事檔案的管理制度、相關法律法規(guī)等，做好當前工作，并且把目前的工作管理計劃融入到未來的發(fā)展目標中。其次，創(chuàng)新管理理念，不要把人事檔案管理工作限定在檔案部門，而是將人事檔案管理工作作為整個單位各項工作需要的基礎。最后，加強檔案的深層次編寫工作。人事檔案除了管理之外，還應做好科學編寫開發(fā)等工作。

（二）創(chuàng)新微觀管理

檔案管理的工作流程一般是收集、征集、整理、判定、保管、利用，每一個流程都有很強的規(guī)范性。在科技技術迅速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式顯得落后，為了適應目前的社會需要，人事檔案管理要體現出現代化，利用計算機網絡技術，可以方便快捷地對人事檔案進行管理，同時還可結合手工管理。對于檔案室和檔案館要做到管理井然有序，資料齊全，分類清晰。這種對人事檔案管理工作的微觀創(chuàng)新在一定意義上可以說是對人事檔案整理的創(chuàng)新。

（三）創(chuàng)新理念制度

檔案管理制度創(chuàng)新包括，完善干部人事檔案資料并嚴格審核、做好材料轉接、確保檔案質量，及時發(fā)現并且修正干部人事檔案虛假信息等問題，保證檔案材料具有真實性。第一，做好信息資源管理工作，創(chuàng)新人事檔案內容，比如，增設干部工作業(yè)績、工作能力、職業(yè)素養(yǎng)等信息，并且要及時更新檔案信息，將認識檔案管理部門作為選拔人才、干部征用的參考資源。第二，擴展信息服務范圍。對于可公開的檔案信息建立電子信息檔案，對于個人基本信息設定查看權限，這樣可以防止紙質材料受損造成信息毀壞，確保檔案信息的利用價值。

（四）提高檔案管理工作人員自身素質

人事檔案管理工作的進行依靠檔案管理工作者，因此，檔案管理部門一定要建立一支綜合素質高，專業(yè)能力強的工作隊伍。企業(yè)要招納具有專業(yè)檔案管理能力和經驗的人才，不斷壯大檔案管理工作隊伍，另外，還要定期對檔案管理人員進行相關的專業(yè)知識培訓，使得他們順應社會發(fā)展的需要，除此之外，人事檔案管理是一項機密性比較強的工作，因此需要檔案管理工作者具有較強的政治素質、良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。

（五）采用現代化管理方法

隨著社會的不斷進步，人事檔案管理工作也要順應社會發(fā)展，與時俱進，追求創(chuàng)新，結合現代檔案管理理論以及先進技術，研究創(chuàng)新管理方式，對人事檔案進行多元化管理，研發(fā)人事檔案管理軟件，建立電子檔案庫，依靠互聯網技術，使得人事信息收集變得現代化，建立并完善檔案信息追蹤體系，并且要充分發(fā)揮檔案的歷史作用，將人事檔案和歷史資料結合起來，嚴格審核，確保人事檔案信息的真實性，為相關單位提供有價值性的信息參考資料。

（六）科學開發(fā)利用檔案信息資源

開發(fā)利用人事檔案信息資源是人才信息資源的基礎工作，有助于檔案利用，這種創(chuàng)新的思維和行為有助于推進檔案管理工作的進行，不僅重視基礎性工作的建設，還注重對工作的改革和創(chuàng)新。利用新事物，發(fā)現新問題，開始創(chuàng)新實踐，通過運用現代先進的網絡信息技術，對傳統(tǒng)的檔案管理工作模式進行改革，并且傳統(tǒng)的檔案內容也得到更新，這樣科學開發(fā)利用檔案信息資源，極大地提高了人事檔案工作的效率，進一步研究人事檔案的服務方向和形式，使得服務項目更具有科學性和規(guī)范性。

（七）加快檔案管理更新速度

人事檔案管理的內容信息要不斷更新，檔案信息是依靠個人各方面信息的變化而更新的，因此，檔案管理部門要加強信息更新管理工作，加大個人信息獲取的力度，并且要創(chuàng)新個人信息獲取的渠道。另外，企業(yè)內部要加大宣傳力度，讓員工認識到人事檔案信息更新的重要性，做到主動提供個人信息的變動情況，這樣一來，人事檔案的信息更新速度加快，人事檔案管理工作也會高效率進行。

三、總結

為了順應社會發(fā)展的需求，企業(yè)一定要重視人事檔案管理工作，認識到人事檔案信息對個人及單位的重要性，采用科學性的創(chuàng)新管理方法，針對目前人事檔案管理工作中存在的問題，要不斷摸索，不斷實踐，不斷對工作模式進行創(chuàng)新，制定人事檔案管理工作創(chuàng)新策略，創(chuàng)新管理制度和理念，使得公司企業(yè)的人事檔案管理工作能有效進行。

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