淺析流動人員人事檔案存在的問題及對策

李陽

摘 要：隨著人事制度改革和人才流動的加速，流動人員的檔案管理工作不斷地出現(xiàn)這樣那樣的問題。本文通過分析當前流動人員人事檔案存在的一些突出的問題，探尋解決這些問題的有效措施，力求為流動人員檔案管理提出可供參考的建議。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；管理

中圖分類號： G275 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）25-26-2

1 概述

人事檔案也叫干部檔案，它是記錄個人社會經歷、政治面貌、品德作風、業(yè)務能力等情況的文件材料，是人力資源管理的重要工具，具有憑證、依據(jù)和參考作用。在個人轉正定級、職稱申報以及開具出國等相關證明時，都會用到人事檔案。

流動人員不同于流動人口的概念，它是指所在單位無權保管人事檔案或者沒有人事檔案接收單位的個人。流動人員主要包括待業(yè)的大中專院校畢業(yè)生、自費出國人員、非國有單位員工以及辭職或被辭退的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員等。

流動人員人事檔案是從干部檔案派生出來的一種人事檔案。在市場經濟環(huán)境下，私營、合資、股份制等多種經濟形式并存，很多人在私企等企業(yè)工作，按規(guī)定，這些企業(yè)不具有人事管理權限，其員工的人事檔案就需要委托給正規(guī)的人才服務機構管理，只有這樣才能實現(xiàn)人事檔案的作用和價值。因為個人利益與人事檔案直接掛鉤，如果人事檔案不能掛靠妥當，長期得不到托管，個人的相關權益就無法得到保障。

對于流動人員人事檔案的有效管理能夠促進人才在不同行業(yè)、地區(qū)之間實現(xiàn)無障礙流動、合理流動和配置，提高人才質量，促進社會經濟的發(fā)展。流動人員隨意處理個人人事檔案將影響個人國家公職的保留、檔案工資的調整、工齡的計算以及其他應受到保障的個人權益能否得到保障。如果沒有人事檔案就不能參加各種社會保險，即使隨工作單位入了社會保險，將來如果沒有人事檔案也無法享受待遇，不能辦理退休手續(xù)，會直接影響年老以后的生存問題。因此，流動人員人事檔案不容忽視。

2 當前流動人員人事檔案管理存在的問題

近些年，國家出臺相關文件規(guī)范流動人員人事檔案的管理，但實際工作中，流動人員人事檔案管理仍存在著一些問題。

2.1 流動人員對檔案的重視程度不夠，檔案材料難以收集

一些流動人員對人事制度和人事檔案缺乏了解，尤其是高校畢業(yè)生，對于人事檔案的作用和價值認識不清，檔案管理意識淡薄。面對人事檔案復雜繁瑣的調動程序，有的人為了免去麻煩，選擇自己揣著檔案，導致棄檔、檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。除此之外，受用人單位不重視檔案以及檔案管理不規(guī)范等因素的影響，有的人覺得檔案沒有用，找到工作后就把檔案忘在了腦后，完全不考慮給檔案找個可靠的“歸宿”；還有一部分人把檔案轉到人才交流中心后，在高薪工作的誘惑下選擇“棄檔走人”，導致“人檔分離”。雖然“人檔分離”是我國人事制度改革的一種趨勢，但并不意味著檔案制度會取消，也不代表檔案是能夠隨便丟棄、可以置之不理的“身外之物”，對自己的人事檔案不聞不問將很可能在今后遇到麻煩。這些做法都容易導致檔案信息難以匯集，造成流動人員檔案不完整。如果人事檔案直接丟失，流動人員就失去了學籍、身份、工齡等，也就意味著失去了社會保障。

2.2 多頭管理，影響人才流動

據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，流動人員人事檔案應交由縣級以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構管理。但實際工作中，除了人才交流機構外，社會上很多部門都在公開或私自管理人事檔案，比如失業(yè)管理部門、社會保險機構、私企、民辦中介機構等，都在以各種名目接管流動人員人事檔案，甚至把保管檔案作為謀利和限制人才流動的手段，不僅制約了流動人員人事檔案管理水平的提高，還造成了極其惡劣的社會影響。

2.3 流動人員檔案真實性不高

流動人員人事檔案以大中專院校的畢業(yè)生檔案居多，檔案中包括入學材料、學籍記錄和畢業(yè)生登記表等學生階段的有關材料。但畢業(yè)生工作后由于人員流動，進入用人單位后，用人單位對聘用人員在工作期形成的材料并不做收集、歸檔，工作單位與檔案管理部門相脫節(jié)，流動人員的真實表現(xiàn)無法被記錄下來。當用到檔案時，一些人甚至會為了個人私利擅自涂改檔案信息，導致檔案的可信度大大降低。

2.4 管理水平差，檔案調動流轉不規(guī)范

一些管理單位對于流動人員人事檔案的管理手段落后，仍在采用原始粗放的管理手段，檔案信息化管理的程度不高，而且硬件環(huán)境參差不齊，管理人員業(yè)務水平不高，對檔案缺乏責任感，管理不夠規(guī)范。此外，一些單位接管了流動人員的人事檔案，但是在人員流動過程中，不能及時移交收取的人事檔案材料；一些單位不按照規(guī)定采用機要信件的方式傳遞檔案，而是直接將檔案交給當事人保管、傳遞，或者交由快遞公司進行投遞，導致檔案缺損、遺失。在一些高校，學生畢業(yè)后，學校不對其人事檔案進行規(guī)范傳遞，而是直接把人事檔案交給學生自己保管、傳遞，容易造成檔案遺失。有學生違規(guī)將檔案拆封，甚至對檔案內容進行修改，使檔案材料失去真實性。

3 解決流動人員人事檔案管理問題可采取以下對策

流動人員人事檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題需要根據(jù)時代發(fā)展的要求去解決，賦予其新的生命力，才能更好地為人才流動和社會經濟發(fā)展服務。

3.1 強化檔案意識，加大流動人員人事檔案宣傳力度

人事檔案在現(xiàn)實生活中容易被流動人員忽略，一部分原因是相關部門對人事檔案的宣傳力度不夠。強化流動人員的檔案意識，相關部門應該緊隨時代發(fā)展，利用多種形式、多種媒介，深入到企業(yè)、學校等流動人員集中的場所，主動向流動人員宣傳人事檔案的內容、意義、管理辦法、轉遞程序等相關的檔案管理知識。而且宣傳要有針對性，特別是高校畢業(yè)生，要讓他們認識到人事檔案的重要性，認識到私存檔案、不按規(guī)定移交檔案是違法行為。促使他們在畢業(yè)后按照相關規(guī)定，及時把檔案轉入政府所屬人才流動服務機構保存，使自身的合法權益和應有的社會、政治待遇得到保障。

3.2 調整檔案內容，增強檔案使用價值。

人事檔案應該順應歷史潮流和社會發(fā)展的價值取向，對內容進行調整。以前的檔案內容側重于記錄個人的思想覺悟、獎勵和懲罰情況，而現(xiàn)在一些企業(yè)更注重員工的業(yè)績，這也是流動人員人事檔案被忽視的原因?；谶@一點，國家相關部門可以出臺文件，調整檔案內容，提高檔案的信息價值和實用價值?？梢栽跈n案中補充流動人員的業(yè)績考核、職稱考評、繼續(xù)教育等內容和個人在社會活動和經濟方面的誠信記錄等，促使流動人員和用人單位提高對檔案的關注度和重視程度。

3.3 完善相關法律，約束“重新建檔”

“重新建檔”是人事檔案缺失的補救方法，是一種非常措施。但是“重新建檔”容易導致“人檔不統(tǒng)一”和“一人多黨”，使人事檔案的全面性和真實性失去保證。因而完善檔案法律法規(guī)，對“重新建檔”和違反規(guī)定“重新建檔”進行約束限制很有必要，這樣不僅能讓流動人員以負責的態(tài)度對待自己的人事檔案，還能在一定程度上提高人事管理的成效，使流動人員人事檔案的管理更加規(guī)范。

3.4 提高檔案管理人員素質，加強流動人員人事檔案的信息化管理

提高檔案管理人員的綜合素質，利用現(xiàn)代技術設備和管理手段把流動人員人事檔案信息轉化為數(shù)據(jù)信息，建立信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，對流動人員人事檔案信息實施信息化、動態(tài)化管理?？梢园褭n案和戶籍管理結合起來，建成一個信息化系統(tǒng)，把流動人員的所有信息資料，包括戶籍、家庭情況，收入情況，信用記錄等都輸入信息系統(tǒng)，有條件地查詢和使用。

4 結語

流動人員人事檔案的規(guī)范化管理需要人才服務機構、流動人員、用人單位多方努力。通過加大宣傳力度、提高人事檔案價值、完善相關法律法規(guī)，提高管理水平讓流動人員人事檔案煥發(fā)生機與活力，更好地為人才流動服務，為社會經濟發(fā)展提供強有力的保障。

參 考 文 獻

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