辦公可以更智能

張楠

對(duì)于大多數(shù)白領(lǐng)來說，每天的工作就是處理來自四面八方的各種信息，這些信息以文字、圖像、視頻、音頻等多種形式存在，這就使辦公變得無處不在、無時(shí)不在。因此，企業(yè)需要更具生產(chǎn)力、簡(jiǎn)化流程、降低成本的智能辦公解決方案。

“智慧辦公是一種讓人們可以跨越時(shí)空，隨時(shí)隨地進(jìn)行溝通的商務(wù)環(huán)境。智慧辦公將聚焦溝通環(huán)境的改變給人們辦公與溝通帶來的影響。因此，如何創(chuàng)建有利于溝通的環(huán)境將是未來智慧辦公的重點(diǎn)方向?！?富士施樂（中國）辦公產(chǎn)品市場(chǎng)部產(chǎn)品經(jīng)理嚴(yán)磊在接受記者采訪時(shí)表示，“富士施樂正在致力于一切有關(guān)信息溝通領(lǐng)域的研究和創(chuàng)新，以解決方案和服務(wù)為人們創(chuàng)建有利于溝通的環(huán)境，讓人類的溝通變得更加簡(jiǎn)單、高效、便捷、生動(dòng)和有趣?！?/p>

在人們深受“少就是多”影響的今天，效率更高、成本更低的辦公解決方案就是一個(gè)好的解決方案。說到辦公解決方案就必須提一下眾多辦公設(shè)備廠商所推崇的企業(yè)打印管理服務(wù)。

廠商忙不停 用戶不操心

在商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，對(duì)于企業(yè)來說每降低成本1%，就是利潤(rùn)提升1%，控制成本、開源節(jié)流成為每個(gè)企業(yè)管理者每天都要思考的問題。

在辦公方面，越來越多的中國企業(yè)也開始像發(fā)達(dá)國家的企業(yè)一樣，通過將非核心業(yè)務(wù)外包來提升工作效率、降低成本，目前被應(yīng)用最多的就是企業(yè)打印管理服務(wù)。目前，市面上有兩種不同服務(wù)形式的企業(yè)打印管理服務(wù)。

一種是將企業(yè)文印設(shè)備的維護(hù)、零配件和耗材的更換等全部交由服務(wù)商負(fù)責(zé)的全包式售后服務(wù)。另一種則是根據(jù)企業(yè)日常文印需求、設(shè)備使用狀況與分布等的全面評(píng)估，對(duì)所有文印設(shè)備進(jìn)行剔除、老舊設(shè)備替換并重新布局，同時(shí)對(duì)所有設(shè)備的使用、維護(hù)等進(jìn)行全面管理，從而實(shí)現(xiàn)更高效便捷的文件輸出、共享、存儲(chǔ)，這種服務(wù)是通過第三方對(duì)所有文印設(shè)備的整合管理提升業(yè)務(wù)流程，降低文印成本。

事實(shí)上，第一種全包式售后服務(wù)在文印市場(chǎng)已經(jīng)相當(dāng)普及，包括眾多辦公設(shè)備廠商都先后推出了相應(yīng)的服務(wù)：客戶每月根據(jù)實(shí)際打印、復(fù)印量支付費(fèi)用，而服務(wù)商則提供設(shè)備日常運(yùn)行所需的零配件和除紙張之外所有耗材，以及相關(guān)服務(wù)，并定期主動(dòng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)和耗材更換。這種服務(wù)的最大特點(diǎn)就是能夠確保用戶的文印設(shè)備永不停印，并將設(shè)備故障的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)為由服務(wù)商承擔(dān)。這種在十多年前由富士施樂推出的服務(wù)，在推出之后不久便很快被市場(chǎng)接受并普及開來，目前已成為文印、快印等行業(yè)采用最多的一種售后服務(wù)模式。

而第二種方式，也是未來智慧辦公的發(fā)展方向，它整合了文件印刷、輸出、制作的全過程，并涉及遠(yuǎn)程文印管理、文印中心管理、郵件管理、打印外包等多方面的服務(wù)內(nèi)容，無論是在辦公室還是移動(dòng)辦公環(huán)境，都可以通過企業(yè)打印管理服務(wù)，幫助用戶在文件管理、流轉(zhuǎn)和使用的各個(gè)環(huán)節(jié)，提升辦公效率和文件管理質(zhì)量。

對(duì)于這種新的更加智能的外包服務(wù)模式，越來越多的企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到它可以帶來的商業(yè)價(jià)值。

首先，文件外包服務(wù)專家可以運(yùn)用精益管理工具準(zhǔn)確評(píng)估并量化企業(yè)文印管理部分的成本如何控制，使原先模糊的成本結(jié)構(gòu)變得更加清晰、可控、可衡量，優(yōu)化整個(gè)文印的流程，讓企業(yè)不用再為文印應(yīng)用分散不必要的人力、物力和財(cái)力，可以更好地關(guān)注其主營(yíng)業(yè)務(wù)。

其次，從節(jié)能降耗的角度來看，智慧辦公解決方案可以讓文印管理更加節(jié)能、環(huán)保、低碳，充分實(shí)現(xiàn)資源利用和共享，提升企業(yè)的固定資產(chǎn)利用率。

但是目前能夠提供這種智慧辦公解決方案的廠商并不多，因?yàn)樗鼘?duì)廠商產(chǎn)品、解決方案、服務(wù)能力、運(yùn)營(yíng)服務(wù)架構(gòu)有相當(dāng)高的要求，只有具備豐富的產(chǎn)品和解決方案、專業(yè)的文印管理能力和服務(wù)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的廠商，才能通過企業(yè)打印管理為不同企業(yè)改善業(yè)務(wù)流程、降低整體文印成本。

可以說，智慧辦公解決方案可以幫助企業(yè)降低其為非核心業(yè)務(wù)所消耗的精力，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)輕資產(chǎn)，提升其核心業(yè)務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)力。

下面就以富士施樂安印文件管理解決方案為例，為大家具體介紹，實(shí)施智慧辦公解決方案可以達(dá)到的效果。

設(shè)備品牌眾多、機(jī)型復(fù)雜、難于管理、維修成本一年比一年高、輸出質(zhì)量差、污染環(huán)境、難以統(tǒng)一管理所有設(shè)備，這是很多用戶在沒有實(shí)施文印管理解決方案之前都會(huì)碰到的問題。

富士施樂為用戶提供的安印文件管理解決方案具有增強(qiáng)辦公安全性、節(jié)省成本和提升生產(chǎn)力等優(yōu)勢(shì)。通過安印文件管理解決方案，企業(yè)可以針對(duì)各個(gè)部門、用戶、設(shè)備設(shè)置詳細(xì)的黑白/彩色文件的輸出限制，輕松控制成本的同時(shí)還可通過電腦注冊(cè)或修改文印設(shè)備和用戶信息，實(shí)現(xiàn)更高效的文印管理；也可以通過定期收集文印設(shè)備的工作日志并根據(jù)用戶、部門或者設(shè)備計(jì)算使用量，確定最佳的設(shè)備布局；而IC卡（密碼打印）認(rèn)證系統(tǒng)可通過IC卡（密碼輸入）進(jìn)行認(rèn)證輸出，有效防止信息泄露并實(shí)現(xiàn)便捷的成本管理。

采用了富士施樂的安印文件管理解決方案后，企業(yè)可以建立起統(tǒng)一高效的文印管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了印量下降、浪費(fèi)減少、輸出品質(zhì)上升的使用效果。具體來說，采用該解決方案后，IT管理人員對(duì)文印設(shè)備的管理時(shí)間大幅減少；IC卡認(rèn)證系統(tǒng)降低了文件信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，保障了用戶和企業(yè)的信息安全。值得一提的是，所有設(shè)備（包括富士施樂和其他品牌的文印設(shè)備）都由富士施樂負(fù)責(zé)維護(hù)，企業(yè)徹底擺脫了在設(shè)備日常維護(hù)與保養(yǎng)、機(jī)器故障、零配件與耗材更換等方面的后顧之憂。

讓堆積如山的文件消失

對(duì)于很多用戶來說，每天上班第一件事就是處理堆積在桌上的眾多紙質(zhì)文件。可能很多用戶都遇見過前一天處理一半的文件忽然之間找不到了，只能從頭再來，讓人非常郁悶。如何才能把用戶從堆積如山的文案工作中解救出來，讓他們專注于企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)？

更加智能的紙質(zhì)文檔電子化可能是有效的方法之一，也是幫助用戶進(jìn)而實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的基礎(chǔ)。之所以說是更加智能的紙質(zhì)文檔電子化是因?yàn)榧堎|(zhì)文檔電子化并不是今天才有的，早在很多年前掃描儀出現(xiàn)的時(shí)候，用戶就可以很方便地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔電子化，但是那時(shí)更多的是將紙質(zhì)文檔電子化之后進(jìn)行歸檔保存。只有可以進(jìn)行自由的編輯處理，分拆、合并、修訂的電子文檔才能被稱為智慧的，為用戶所用的，可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的電子文檔。

Adobe在全球范圍內(nèi)進(jìn)行了一項(xiàng)題為《文件積壓：為什么文件在拖我們后腿》的調(diào)查，調(diào)查顯示，陳舊的商業(yè)流程和過時(shí)的工作方式在嚴(yán)重影響企業(yè)的生產(chǎn)力、效率和員工滿意度：83%的員工認(rèn)為過時(shí)的文件處理方式削弱了工作中的成就感和生產(chǎn)力，而61%的員工表示他們?cè)敢飧鼡Q工作，即使新工作只在明顯減少文件工作與行政流程方面有唯一優(yōu)勢(shì)。

“Acrobat DC滿足了市場(chǎng)對(duì)于移動(dòng)辦公的需求，現(xiàn)在人們可以隨時(shí)隨地使用移動(dòng)設(shè)備處理PDF文件。” Adobe大中華區(qū)董事總經(jīng)理黃耀輝之前在接受記者采訪時(shí)表示，“Acrobat DC將革命性地改變?nèi)藗兊墓ぷ鞣绞?，使工作效率更高?！?/p>

Adobe Acrobat DC就是為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔智慧轉(zhuǎn)化而生的?！耙郧按蠹矣幸环N誤區(qū)，我的文檔生成PDF文件以后，PDF文件是不可以修改的。其實(shí)從 Acrobat 11版本以后到現(xiàn)在的Acrobat DC，PDF的文檔整理和編輯已經(jīng)變得非常容易?！盇dobe大中華區(qū)產(chǎn)品技術(shù)顧問張振華之前在接受記者采訪時(shí)表示，“Acrobat DC打破了以前處理文檔的方式，引入了很多Adobe其他軟件的功能，比如Photoshop里面的功能，比如文件效果優(yōu)化功能等?！盇dobe Acrobat DC是如何做到讓紙質(zhì)文件快速消失的？

首先，Adobe Acrobat DC讓PDF文件與紙質(zhì)文件之間的自由隨意轉(zhuǎn)換成為可能。用戶可使用智能手機(jī)和平板電腦的攝像頭作為便攜式掃描儀，將任何紙質(zhì)文件掃描為PDF文件——Acrobat DC會(huì)自動(dòng)將其進(jìn)行轉(zhuǎn)換并完成光學(xué)字符識(shí)別，獲取與打印件匹配的自定義字體，也就是說，新文本的字體會(huì)與原件中的文本完全一致。這一功能對(duì)于那些最后還必須回歸紙質(zhì)文檔進(jìn)行上報(bào)或儲(chǔ)存的流程來說尤為重要，紙質(zhì)文檔到PDF再到紙質(zhì)文檔之間高保真的數(shù)次轉(zhuǎn)換，可充分利用PDF修改、編輯、更新等功能節(jié)省了時(shí)間和紙張、油墨、能源等。

其次，Adobe Acrobat DC實(shí)現(xiàn)了PDF與Windows Office各種文件形態(tài)之間的隨意雙向轉(zhuǎn)換。舉例說明，如果用戶需要處理數(shù)據(jù)，但手邊只有紙質(zhì)文件，他只需要用Acrobat DC將其轉(zhuǎn)換為PDF，然后再轉(zhuǎn)換為完全保留數(shù)據(jù)、列、版式和格式的Excel表格進(jìn)行編輯、分析與運(yùn)算，而不必浪費(fèi)時(shí)間在電子表格中重新輸入數(shù)據(jù)和重新設(shè)置格式。

第三，Adobe Acrobat DC強(qiáng)大的編輯與修訂功能，讓用戶在業(yè)務(wù)流程中不再依賴紙質(zhì)文件與筆頭。用戶可以直接在PDF文件中更改文本和圖像，無需追蹤到原始文檔或者花費(fèi)時(shí)間重新創(chuàng)建文檔；編輯時(shí)，用戶可修改文字、添加注釋、自由調(diào)整排列頁面、裁切或者更換照片；此外，當(dāng)瀏覽PDF文檔時(shí)，用戶還可以借助Acrobat DC的書簽、頁眉、頁腳、頁碼，以及添加背景和水印等功能進(jìn)行自定義頁面。

有了更加方便的電子文檔，再實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公就更加簡(jiǎn)單了，用戶不用像過去那樣拿著一堆文檔到處跑，現(xiàn)在有筆記本電腦、平板電腦或者智能手機(jī)就夠了。Acrobat DC全面支持觸控功能，而且擁有桌面、移動(dòng)多個(gè)版本供用戶選擇，值得一提的是所有的版本的操作方式和界面高度一致，用戶不用擔(dān)心不便，大幅提升了移動(dòng)辦公效率。

“黑科技”讓辦公更智能

智能辦公離不開“黑科技”的助力，可以說“黑科技”的加入讓辦公產(chǎn)品和解決方案更加智能。

人臉識(shí)別技術(shù)。人臉識(shí)別技術(shù)，即高級(jí)智能眼技術(shù)，它可以感應(yīng)到是否有人將使用數(shù)碼復(fù)合機(jī)設(shè)備，設(shè)備識(shí)別出用戶身份后，就會(huì)快速啟動(dòng)并進(jìn)入該用戶的個(gè)性化菜單界面方便用戶使用。人臉識(shí)別技術(shù)配合快速喚醒技術(shù)可以讓設(shè)備自動(dòng)從睡眠模式中“醒來”，用戶無需任何操作設(shè)備就可以馬上進(jìn)入工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)真正的零等待。

智能節(jié)電技術(shù)。之前的復(fù)合機(jī)不管用戶進(jìn)行何種操作，整個(gè)設(shè)備都要通電運(yùn)行，智能節(jié)電技術(shù)則將數(shù)碼復(fù)合機(jī)分為掃描儀、控制面板、內(nèi)部控制器、輸出打印等四個(gè)模塊，通過給四個(gè)模塊內(nèi)裝置切斷供電回路，實(shí)現(xiàn)獨(dú)立供電控制，僅給用戶需要使用的功能部分供電，其他模塊則處于睡眠狀態(tài)，這樣相比普通復(fù)合機(jī)可以最多降低30%的能耗。如果用戶在一定時(shí)間內(nèi)如果沒有任何指令和操作，設(shè)備就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入節(jié)電模式。

掃描翻譯技術(shù)。掃描翻譯技術(shù)是一項(xiàng)云端實(shí)時(shí)翻譯技術(shù)，用戶可利用數(shù)碼多功能機(jī)實(shí)現(xiàn)頁面到頁面的文件翻譯。該項(xiàng)技術(shù)可支持多國語言的雙向翻譯，包括簡(jiǎn)體中文、繁體中文、英文、日文、韓文等。用戶只需要將翻譯原稿放在數(shù)碼多功能機(jī)的掃描區(qū)域，按下掃描翻譯功能鍵，設(shè)備便會(huì)將掃描后的文件上傳至云端服務(wù)器。之后，通過圖像辨識(shí)技術(shù)與翻譯軟件將修改后的文件回傳至數(shù)碼多功能機(jī)進(jìn)行打印，這個(gè)看似復(fù)雜的流程對(duì)于用戶來說就像復(fù)印一樣簡(jiǎn)單快捷。如果用戶使用電腦直接上傳電子文件，也可以收到翻譯后的電子版文件。值得一提的是，即使頁面上包含圖片和照片也可進(jìn)行翻譯，并且保持原文件的格式不變。

圖紙差異檢測(cè)系統(tǒng)。該系統(tǒng)是一項(xiàng)可以自動(dòng)查找圖紙差異的檢測(cè)技術(shù)。修改前后的圖紙通過數(shù)碼多功能機(jī)掃描或者電腦網(wǎng)絡(luò)直接傳輸至圖紙差異檢測(cè)系統(tǒng)。系統(tǒng)將兩頁圖紙重合后，通過透光方式查找出不同的部分，并以不同顏色標(biāo)記后打印或以電子文件輸出。同時(shí)，差異檢測(cè)結(jié)束后，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送作業(yè)完成通知郵件。采用圖紙差異檢測(cè)系統(tǒng)之前，修改前后的圖紙需要設(shè)計(jì)人員肉眼查找不同之處，并將修改的部分用彩筆標(biāo)記出來，然后進(jìn)入制造流程，一旦圖紙有問題則會(huì)造成損失。采用這一檢測(cè)系統(tǒng)之后，檢測(cè)過程由每頁A3圖紙所需的30～40分鐘，降低至5～10分鐘，不僅可以大幅縮短作業(yè)時(shí)間，更可以減少失誤。

電子筆系統(tǒng)。電子筆系統(tǒng)由電子筆和電子筆專用紙兩部分組成。電子筆內(nèi)置了紅外線攝像頭。電子筆專用紙張上印有由小圓點(diǎn)構(gòu)成的二維編碼。二維編碼中植入了識(shí)別信息（ID）和坐標(biāo)信息。當(dāng)使用電子筆在專用紙張上書寫時(shí)，攝像頭會(huì)對(duì)紙張表面進(jìn)行拍攝。然后，微處理器會(huì)對(duì)拍攝到的圖像進(jìn)行解析，算出筆尖的位置坐標(biāo)和紙張的ID信息。系統(tǒng)每秒重復(fù)約70次這樣的操作來記錄每張紙上書寫的位置和內(nèi)容。這些手寫數(shù)據(jù)的每一筆都由點(diǎn)陣構(gòu)成，因此筆順等信息也可被用于文字識(shí)別。操作時(shí)，開啟電子筆電源后，只需在電子筆專用紙上進(jìn)行書寫記錄，書寫的內(nèi)容就會(huì)被記錄到電子筆中。然后使用USB數(shù)據(jù)線即可將電子筆中的數(shù)據(jù)傳輸?shù)诫娔X上，并根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。