提升人事檔案在人力資源管理中的功能

施政

摘 要：在進(jìn)行人力資源管理的過(guò)程中，人事檔案的管理是其中不可或缺的一部分，其重要性也在不斷凸顯出來(lái)。加強(qiáng)人事檔案的管理可以為企事業(yè)單位更加規(guī)范的運(yùn)行提供基礎(chǔ)性的保障。因此本文重點(diǎn)對(duì)人事檔案的管理問(wèn)題進(jìn)行了論述，闡述其在人力資源中所提供的功能是什么。希望在本文的論述下，能夠令相關(guān)工作者的工作水平得到進(jìn)一步的提升，為人事管理事業(yè)的發(fā)展做出突出的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；管理；功能

要想進(jìn)一步提升人事檔案的功能在人力資源管理中的應(yīng)用，首先就應(yīng)該認(rèn)識(shí)到二者之間存在緊密的聯(lián)系，二者之間的關(guān)系是相輔相成的，都是不可或缺的存在，作為人力資源管理中的重要組成部分之一，人事檔案的地位是相當(dāng)主要的。如果沒(méi)有人事檔案源源不斷的為人力資源管理提供信息依據(jù)，那么人力資管管理的工作就無(wú)法正常有序的進(jìn)行下去，所以應(yīng)該說(shuō)人事檔案在人力資源管理中的功能主要是以支撐以及服務(wù)為主，本文重點(diǎn)對(duì)相關(guān)的問(wèn)題加以論述，希望在今后的工作中為相關(guān)工作人員帶來(lái)一定的經(jīng)驗(yàn)與參考價(jià)值。

1 人力資源管理中人事檔案的地位

前文中已經(jīng)提到，人事檔案為人力資源管理提供重要的信息，這樣才能保證人力資源管理能夠順利的進(jìn)行，可以說(shuō)人力資源管理主要是由人事檔案所提供服務(wù)的，沒(méi)有人事檔案的服務(wù)功能，人力資源管理就不能順利的開展各項(xiàng)活動(dòng)。作為其主要載體之一，要想加強(qiáng)對(duì)人力資源更加高效的管理，就需要選拔出優(yōu)秀的人才，一切活動(dòng)以人為出發(fā)點(diǎn)，并且遵循尊重人與重視人的原則，選拔出適合企業(yè)發(fā)展或者其他各個(gè)行業(yè)的人才。而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的前提條件就是要以人事檔案為基礎(chǔ)，通過(guò)人事檔案對(duì)人才進(jìn)行全方位的調(diào)研，人才的相關(guān)信息都是以人力資源為主要依據(jù)的?？梢匀肆Y源管理能夠如此順利的發(fā)展，這與人事檔案具有密不可分的關(guān)系。當(dāng)前，人事檔案在人力資源管理中得到了更加廣泛的開發(fā)，功能不斷凸顯，這也為更加科學(xué)化以及規(guī)范化的人力資源管理提供了重要的契機(jī)，進(jìn)而逐步提升人力資源管理的發(fā)展水平。

2 加強(qiáng)人事檔案的管理就要凸顯其功能

人事檔案在人力資源管理過(guò)程中主要起到支撐與服務(wù)的功能。首先，其是以現(xiàn)代化的信息手段為人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持的。過(guò)去的人事檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主。不僅容易損壞，還極容易丟失，因此影響到人事檔案管理的效率，進(jìn)而對(duì)人力資源管理造成極大的影響。在現(xiàn)代化的發(fā)展環(huán)境下，紙質(zhì)檔案逐步朝著電子檔案的方向發(fā)展，電子檔案的功能不僅可以提供更加高效的管理，也不會(huì)出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，可以說(shuō)我們又向信息化管理的方向邁進(jìn)了一步，這也是當(dāng)前的一個(gè)主要發(fā)展趨勢(shì)。人事檔案的信息化管理水平也越來(lái)越高。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要依靠的是檔案管理系統(tǒng)，并且這一系統(tǒng)的功能也在不斷完善中。檔案管理系統(tǒng)中又分為了幾個(gè)子模塊，例如查詢系統(tǒng)、檔案原件管理系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)等，各部門通過(guò)對(duì)這一系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理可以令工作效率變得更加高效。同時(shí)對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)水平也提出了更高的要求。

建立起專業(yè)化的人才隊(duì)伍在當(dāng)前的工作中是相當(dāng)重要的一個(gè)任務(wù)。因?yàn)楦餍懈鳂I(yè)的發(fā)展都離不開人才，但是各個(gè)行業(yè)要如何才能組建起有效的隊(duì)伍為行業(yè)提供服務(wù)呢？這就需要人事檔案提供必要的信息，令各個(gè)行業(yè)充分的了解人才的個(gè)人情況，這樣才能選擇出合適的人才為各個(gè)行業(yè)源源不斷的輸送新鮮的血液?；谶@一功能在人力資源管理中的重要作用，更加需要各行業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況的需要建立起相應(yīng)的人才隊(duì)伍，將不同的人才按照特點(diǎn)與能力的不同進(jìn)行劃分，令他們可以在工作崗位上各盡其職，各司其用，這樣才能從根本上完成人才隊(duì)伍的建設(shè)。人才培養(yǎng)需要一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的過(guò)程，如果不及早進(jìn)行這方面的管理與建設(shè)，尤其是高層次人才的培養(yǎng)，是當(dāng)前社會(huì)上急需的人才，那么就會(huì)的影響到各行業(yè)在自身道路上的發(fā)展，進(jìn)而造成不必要的損失。因此，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)實(shí)際上也是人事檔案對(duì)人力資源管理所提供的功能之一。

人事檔案的管理理念應(yīng)該得到進(jìn)一步的凸顯，尤其是在新時(shí)期，新環(huán)境的發(fā)展契機(jī)下，需要令更多的工作者認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，令人人都具備對(duì)人事檔案的知情權(quán)，因?yàn)槿耸聶n案主要的功能是為人力資源管理提供源源不斷的信息，可以說(shuō)起到載體的作用，其所提供的信息也是屬于公共信息資源的重要組成部分，所以應(yīng)該為人們所利用，也應(yīng)該服務(wù)于人民。作為人事檔案的管理者要站在科學(xué)發(fā)展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創(chuàng)新，樹立“以人為本，立檔為民”的服務(wù)意識(shí)。在開發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，適度公開人事檔案信息，允許本人及其他需要者通過(guò)一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動(dòng)起來(lái)，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率，保障人事檔案知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。

創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享。為推進(jìn)人事檔案工作向資源建設(shè)型、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型、開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，必須加快人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化步伐，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化為切入點(diǎn)，創(chuàng)新服務(wù)方式，徹底改變?nèi)耸聶n案利用現(xiàn)狀，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面的服務(wù)。這樣才能提高人事檔案利用服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息資源的有效共享，為人力資源管理提供便捷高效的服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在對(duì)人力資源進(jìn)行管理的過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)人事檔案功能的認(rèn)識(shí)是十分必要的。人事檔案主要為人力資源管理提供了支撐以及服務(wù)的功能，在今后的人事檔案管理過(guò)程中，為了要將這一功能得到進(jìn)一步凸顯，就要不斷加強(qiáng)信息化水平的提升，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)人事檔案的管理理念予以進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，同時(shí)將服務(wù)方式得到進(jìn)一步的創(chuàng)新，這樣才能真正的將人事檔案的功能發(fā)揮出來(lái)，為我國(guó)人力資源管理的進(jìn)一步發(fā)展提供重要的支撐。

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