無紙化辦公給檔案管理帶來的利與弊

陳曼婷

摘 要：現(xiàn)在科技信息化的不斷發(fā)展的過程中，對于相關(guān)的辦公模式已經(jīng)不再局限于過去的發(fā)展水平，而是在原有的基礎(chǔ)上有了更好的發(fā)展。對于現(xiàn)在辦公室辦公的無紙化來說就是一個明顯的科技信息化的例子，這種無紙化對于相關(guān)的辦公提供了一定的便利，在一定程度上來說，這種無紙化的出現(xiàn)大大的縮短了對相關(guān)資料的查詢時間，從而使得相關(guān)的資料和文件能夠得到及時的運用。但是盡管如此無紙化對于一些信息檔案的管理在一的程度上還存在相應(yīng)的弊端，因此本文主要針對對相關(guān)無紙化辦公對檔案管理的影響做出了更加深入的分析。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；利弊

對于現(xiàn)在社會的不斷發(fā)展，很多事物的發(fā)展已經(jīng)不再局限在過去傳統(tǒng)的模式下，而是在社會的發(fā)展過程中開始向更加符合社會信息化的領(lǐng)域發(fā)展。在一定程度上來說，對于相關(guān)無紙化的出現(xiàn)使得相關(guān)的檔案管理更加接近于社會發(fā)展的需求。但是盡管如此在進行長時間的觀察分析發(fā)現(xiàn)相關(guān)的無紙化檔案還存在一定的弊端，這種弊端在一定程度上對檔案管理的發(fā)展提供了一些阻礙。以下主要針對于相關(guān)無紙化辦公對相關(guān)檔案管理的利弊進行細致的論述。

1 無紙化辦公的優(yōu)點

1.1 有效地提高了工作效率

對于相關(guān)的無紙化辦公在一定程度上會為相關(guān)的檔案管理提供一定的便利，這種便利的具體表現(xiàn)形式在于對相關(guān)的檔案的查詢不需要通過大量的資料進行查詢，而是只要通過相關(guān)的索引就可以對檔案有全面的獲得，在一定的程度上來說這種情況為檔案的相關(guān)使用人員提供了較為便利的查詢。另外對于使用相關(guān)的無紙化辦公在一定程度上可以實現(xiàn)是信息共享，從而很大程度提高相關(guān)的辦公效率。這種辦公效率提高的同事還會使得相關(guān)的時間和人力的投入有一定的減少，進一步對相關(guān)公司的經(jīng)濟效益核對相關(guān)的工作效率都有進一步的提升。

1.2 更好的體現(xiàn)了綠色環(huán)保

眾所周知，紙張是通過相應(yīng)的木材制作而成的。在我過現(xiàn)在對自然環(huán)境的保護過程中，對于過度的使用之扎根來說無疑是對相關(guān)的自然環(huán)境進行破壞。這對于我國的社會經(jīng)濟的發(fā)展是非常不利的。而是用相關(guān)的無紙化辦公在很大的程度上減少了對紙張的使用，進一步保護了我國現(xiàn)有的生態(tài)環(huán)境。這對我國現(xiàn)在提倡的綠色環(huán)保起到了一定的促進作用。無紙化辦公的進行除了在很大程度上減少相關(guān)紙張的使用，還對于相關(guān)的筆墨印刷，甚至在裝訂過程中使用的金屬針狀辦公用品的使用也有了一定的減少。對于這種無紙化辦公的應(yīng)用來說，對其前景的發(fā)展在現(xiàn)在可以進行相關(guān)的預(yù)測，在一定程度上無紙化辦公在社會的發(fā)展的過程中，會逐漸出現(xiàn)代替相關(guān)紙張辦公的情況。

2 檔案管理面臨的新課題

2.1 檔案部門參與歸檔工作面臨新的課題

對于現(xiàn)在社會上的無紙化辦公在很大程度上對檔案管理產(chǎn)生很重要的影響，前文也說了這種無紙化辦公會為檔案管理帶來很大的便利，在一定實踐過程來講相關(guān)的無紙化辦公在查詢或者尋找相關(guān)檔案的同事會做到比較省時的情況。但是對于傳統(tǒng)的紙張來說，也并不能說現(xiàn)在進行的無紙化辦公就一定能使得傳統(tǒng)的辦公方式淡出市場。這是因為不管是傳統(tǒng)的辦公模式哈愛是現(xiàn)在社會中進行的無紙化辦公，在社會的發(fā)展過程中都存在相應(yīng)的優(yōu)點與弊端。因此檔案管理部門在進行對檔案的相關(guān)管理時還需要對相關(guān)的無紙化辦公和傳統(tǒng)的辦公模式進行一個有機的融合，取兩者之間的優(yōu)點進行相關(guān)的檔案管理。從而使得檔案管理的實施能夠得到更好的發(fā)展。

2.2 電子文件歸檔法律效應(yīng)面臨新的課題

電子文件，是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上、并可在網(wǎng)絡(luò)傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)，怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題。

2.3 電子文件檔案利用面臨新的課題

電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批。檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

2.4 電子文件保管面臨新的課題

電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。

3 無紙化辦公存在的不足之處

3.1 對于在現(xiàn)在常見的各種電子設(shè)備來說，在很大的程度上都會在長時間的使用過程中，收到相關(guān)化學(xué)和物理因素的影響，這種影響就會導(dǎo)致先關(guān)的無紙化辦公受到連帶的影響。從一定程度上來說相關(guān)的無紙化辦公通常是通過相關(guān)的文字對辦公信息進行表述，如果收到相關(guān)的影響就會冬至這些記載文字的文件法還是能無法打開的現(xiàn)象。

3.2 從電腦儲存技術(shù)和形式極度快速更新的情況看，任何現(xiàn)有的保險系數(shù)非常大的新的存儲介質(zhì)，都有可能被迅速地淘汰，往往無法被新的格式所支持，從而難以讀出現(xiàn)有的文檔。電子文檔的安全性，更是倍受關(guān)注。一個人辛勤付出勞動成果，而別人只要用一個U盤，加一個命令就可以輕而易舉斬獲。在無紙化運作的過程，別有用心者只要一個電子郵件或者一個小小的U盤就可以將本系統(tǒng)內(nèi)的有關(guān)重要檔案以及政策性不允許公開的內(nèi)部檔案文件與信息檔案資料或者人事檔案機密，泄漏出去；甚至有的檔案管理部門出現(xiàn)個別管理人員離職時將辦公電腦中文檔全部刪除而導(dǎo)致重要資料、管理資料流失的情況。

3.3 電子檔案文稿無法完全取代紙質(zhì)檔案文件，許多上傳下達的請示、批復(fù)、通知等公文檔案都仍然需要以紙質(zhì)形式打印出來，蓋上公章、領(lǐng)導(dǎo)簽字然后才能生效。用以證明其文的真實性，有效性。而電子檔案文檔極有可能變?yōu)橐恍﹦e有用心者的造假夢提供美妙的溫床。

結(jié)束語

綜上所述，對于現(xiàn)在社會上正在進行的無紙化辦公來說，與傳統(tǒng)的辦公模式進行比較發(fā)現(xiàn)這兩者之間其實各有優(yōu)劣。折舊膽汁了在進行相關(guān)的檔案管理的過程中，如果只進行相關(guān)的無紙化辦公，對于相關(guān)的檔案查詢是能夠提供一定的便利，但是對于其他方面似乎并沒有太多的優(yōu)點。因此對于現(xiàn)代的無紙化辦公和傳統(tǒng)的辦公模式進行一個結(jié)合才能使得相關(guān)的檔案管理能夠得到更好的發(fā)展，進而為我國大相關(guān)檔案使用者在使用的過程中實現(xiàn)真正的便利。

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