淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率

杜柏林

摘 要：隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的重要性逐漸凸顯出來(lái)，受到了社會(huì)和人們的廣泛關(guān)注。傳統(tǒng)的檔案管理模式帶有嚴(yán)重的滯后性，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案的需求，因此需要改革和創(chuàng)新檔案管理制度，將現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，從而滿足社會(huì)發(fā)展和人們生活對(duì)檔案的需求。現(xiàn)本文就如何提高辦公室檔案管理工作的效率進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；現(xiàn)狀；措施

辦公室檔案管理工作在一個(gè)單位中具有重要的作用，其的管水平與單位中其他部門工作的開展具有直接的聯(lián)系，需要采取有效的措施提高單位辦公室檔案管理工作的效率，從而保證單位各項(xiàng)活動(dòng)的順利開展。為了有效的提高辦公室檔案管理效率的提高，需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，改善和創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和智能化管理，有利于促進(jìn)檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

1 辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理意識(shí)淡薄，管理方式落后

我國(guó)辦公室檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，大多數(shù)管理人員都不具備專業(yè)的管理水平，很多單位的檔案管理人員都是兼職人員進(jìn)行管理工作，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數(shù)管理工作只是表面工作，對(duì)日常資料的保存和搜集相對(duì)欠缺，管理的方法采用傳統(tǒng)的管理模式，落后于時(shí)代發(fā)展的步伐。

1.2 管理人員的管理素質(zhì)較低，有待提高

現(xiàn)在培養(yǎng)出來(lái)的專業(yè)檔案管理人員不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，管理人員的管理專業(yè)知識(shí)欠缺，所以提高管理人員的專業(yè)知識(shí)和工作技能是首要解決的問(wèn)題。其次，這是一個(gè)信息化的時(shí)代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，運(yùn)用現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行管理提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的包公軟件的操作技能，提高管理專業(yè)水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。

1.3 辦公室檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

隨著辦公室檔案管理的發(fā)展，管理的檔案種類越來(lái)越復(fù)雜，因此對(duì)管理人員的要求也隨之提高。針對(duì)不同時(shí)段、不同種類的檔案信息，要進(jìn)行有效地記錄和整理，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作，加之，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的技術(shù)還不完善，許多設(shè)施無(wú)法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質(zhì)管理方式。同時(shí)，檔案管理行政機(jī)構(gòu)沒有合理規(guī)劃?rùn)n案管理的信息化系統(tǒng)，使得許多數(shù)據(jù)化的檔案信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中處于隨機(jī)狀態(tài)，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統(tǒng)化的管理模式。

2 如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率

2.1 健全辦公室檔案的現(xiàn)代化管理體系

在辦公室檔案管理過(guò)程中，檔案管理和文件管理是兩個(gè)重要的管理方面，同時(shí)兩個(gè)方面具有密切的聯(lián)系，因此在管理的過(guò)程中，這兩項(xiàng)工作內(nèi)容需要結(jié)合在一起管理，不能夠分開管理。為了使檔案管理人員在后期的文件管理中遇到較大的困難，所以建議檔案管理人員在文件管理的前期就廣泛的參與到辦公室的檔案管理工作中，這樣一來(lái)，檔案管理人員能夠全面的掌握和了解文件按慣例工作，從而能夠順利和快速的融入檔案管理工作中，有利于建立和完善單位辦公室檔案管體系。此外，單位的檔案管理制度和檔案的操作程序需要完善和健全，從而保證工作人員按照管理程序進(jìn)行檔案的管理，有利于促進(jìn)單位辦公室檔案管理的體系化。

2.2 增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念

現(xiàn)階段，單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)還不是很高，加之，辦公室檔案管理的理念也比較陳舊，帶有嚴(yán)重的滯后性，對(duì)辦公室檔案管理工作水平的提高造成了一定的阻礙，因此，需要采取有效措施提高單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并促使檔案管理理念的更新，該項(xiàng)工作具有十分重要的意義和作用。首先，單位對(duì)辦公室檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)需要提高，并在現(xiàn)階段辦公室檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)等創(chuàng)建符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的辦公室檔案管理理念，對(duì)于辦公室檔案管理的意識(shí)也需要采取有效的措施進(jìn)行完善，并需要滿足社會(huì)發(fā)展和自身發(fā)展的需求，堅(jiān)持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識(shí)需要在單位的管理決策中和單位的服務(wù)意識(shí)中加以體現(xiàn)。在辦公室檔案管理過(guò)程中需要將崗位責(zé)任制強(qiáng)化，而單位管理中不合理的規(guī)章制度也需要的加強(qiáng)改善，從而使檔案管理人員的愛崗敬業(yè)意識(shí)得到強(qiáng)化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設(shè)水平得到較大的提升。

2.3 加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能

現(xiàn)階段從事辦公室檔案管理工作的人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低，大部分是兼職，對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用也不是很全面，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作效率的提高。所以說(shuō)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)具有十分重要的意義。為了充分提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，單位需要從不同的渠道，以不同的方式進(jìn)行管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)和培養(yǎng)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)和技能，從而提高檔案專業(yè)化管理水平的提高。立足于辦公室檔案管理體制的完善需求，從事檔案管理工作的人員需要積極主動(dòng)的參與到檔案專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，從而提高專業(yè)檔案管理技能；其次，還需要提高對(duì)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感；再次，辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求的基礎(chǔ)上和對(duì)檔案管理專業(yè)人才的要求前提下，對(duì)單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)工作，從而使辦公室檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到較大的提高。

2.4 強(qiáng)化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室檔案管理工作具有十分重要的作用，對(duì)單位其他的部門工作的順利開展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作的效率和水平，充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作的作用?？梢酝ㄟ^(guò)辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，可以有效的提高檔案管理工作的效率，在管理檔案的過(guò)程中也需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而促進(jìn)辦公室檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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