電力項(xiàng)目建設(shè)檔案管理

羅建燕

摘 要：檔案管理的質(zhì)量關(guān)乎到后邊的利用開發(fā)，因此，在進(jìn)行電力項(xiàng)目檔案管理時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把控好質(zhì)量關(guān)，保證檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。本文對(duì)電力項(xiàng)目建設(shè)檔案質(zhì)量的管理體系進(jìn)行分析，并提出強(qiáng)化檔案質(zhì)量管理的措施。

關(guān)鍵詞：電力工程；檔案管理；質(zhì)量管理

電力建設(shè)項(xiàng)目中過程中歸檔的材料確保全部按時(shí)歸檔，各個(gè)原件材料需要簽字蓋章等完善手續(xù)，和建設(shè)項(xiàng)目同步完成。在過程中嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，這樣才能確保所歸檔的檔案材料真實(shí)性及準(zhǔn)確性。不斷強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。

1 建立電力工程檔案質(zhì)量控制管理體系

電力建設(shè)項(xiàng)目過程中所形成的材料，必須嚴(yán)格按照電力工程建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程進(jìn)行編制，為往后檔案信息的利用提供保障。

（1）建立以建設(shè)管理單位為基礎(chǔ)，檔案管理部門為核心，各參建單位工程管理人員、專兼職檔案資料管理人員為骨干的檔案組織保障體系，將電力工程檔案管理納入建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃、合同管理和崗位責(zé)任制中。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交工程檔案的責(zé)任。

（2）電力建設(shè)項(xiàng)目法人、建設(shè)管理單位、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、調(diào)試、采購(gòu)（ 含招標(biāo)） 、物資供應(yīng)及運(yùn)行單位均應(yīng)建立工程檔案管理機(jī)構(gòu)，明確管理職責(zé)，將工程檔案管理納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及工作人員職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)中，做好項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔，確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2 電力工程檔案質(zhì)量管理控制

電力工程檔案是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的法律憑證。工程檔案質(zhì)量如何，反映了建設(shè)管理、施工、監(jiān)理等單位的質(zhì)量意識(shí)和管理水平。工程檔案質(zhì)量控制是一個(gè)系統(tǒng)管理過程，是對(duì)工程檔案形成全過程的質(zhì)量管理，必須多管齊下。

（1）建設(shè)管理單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的主體

電力工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是對(duì)工程質(zhì)量正確評(píng)價(jià)及日后運(yùn)行、維護(hù)、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。建設(shè)管理單位受項(xiàng)目法人委托全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作，是工程檔案管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期、質(zhì)量監(jiān)督和竣工驗(yàn)收等歸檔紙質(zhì)、聲像、電子等不同載體的文件材料。按照工程進(jìn)度，適時(shí)開展工程檔案日常檢查、指導(dǎo)工作； 組織各參建單位對(duì)所有應(yīng)歸檔項(xiàng)目文件材料按檔案管理要求進(jìn)行整理、組卷、編目。

①工程之初，建設(shè)管理單位應(yīng)明確參建各方對(duì)檔案編制形成質(zhì)量的管理要求，對(duì)于歸檔文件材料規(guī)格、書寫材料的耐久性及竣工圖編制等都應(yīng)做出明確規(guī)定，并在工程合同條款中加以明確，確保各參建單位對(duì)工程檔案質(zhì)量管理，職責(zé)明確，做到心中有數(shù)。

②項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)分別對(duì)工程準(zhǔn)備、施工和竣工驗(yàn)收等階段加強(qiáng)工程檔案編制質(zhì)量控制管理。準(zhǔn)備階段雖然大多歸檔文件尚未形成，但卻是控制工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵時(shí)期。事實(shí)上，很多工程檔案質(zhì)量問題都是由于事前重視不夠或缺乏基本知識(shí)造成的。所以，從工程立項(xiàng)開始，檔案管理人員就應(yīng)提前介入，對(duì)工程檔案的質(zhì)量進(jìn)行預(yù)控。首先，要加強(qiáng)對(duì)工程管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)（項(xiàng)目經(jīng)理） 檔案意識(shí)的宣傳，如果分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，工程檔案質(zhì)量就無從談起，也不可能建立起有效的質(zhì)量保證體系，質(zhì)量保證措施就難以落實(shí)到位； 其次，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員檔案知識(shí)培訓(xùn)和檔案法律法規(guī)的宣傳，現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)管理人員對(duì)工程檔案的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用，只有工程參建人員按照相關(guān)規(guī)程規(guī)范和檔案管理要求各負(fù)其責(zé)，才能有效實(shí)現(xiàn)工程檔案的質(zhì)量控制，不斷提高工程檔案編制質(zhì)量。

③竣工驗(yàn)收階段，應(yīng)建立電力工程檔案三級(jí)審查制度。即工程竣工后，建設(shè)管理單位在接收工程檔案前，應(yīng)按照施工單位自檢、監(jiān)理單位審查和建設(shè)管理單位審核驗(yàn)收的移交程序?qū)n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效和案卷整理質(zhì)量進(jìn)行全面檢查，先由建設(shè)管理單位組織本單位工程管理部門技術(shù)人員對(duì)工程檔案進(jìn)行全面審查，后由檔案部門按照GB / T 11822—2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T 28—2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和南方電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核驗(yàn)收。驗(yàn)收合格簽署驗(yàn)收意見，辦理移交手續(xù)。

（2）施工單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的關(guān)鍵

施工檔案實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，即項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)工程資料編制質(zhì)量負(fù)總責(zé)，技術(shù)人員與檔案資料人員應(yīng)密切配合，各負(fù)其責(zé)。施工單位應(yīng)收集、整理各自承包項(xiàng)目在開工前和施工過程中形成的施工設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、安全措施、建筑開工、復(fù)工報(bào)告、工程變更文件、施工記錄、試驗(yàn)報(bào)告、原材料及構(gòu)件質(zhì)量證明、質(zhì)量檢查評(píng)定、設(shè)備開箱、設(shè)備調(diào)試、設(shè)備出廠等技術(shù)文件材料。

①嚴(yán)把工程資料形成關(guān)。項(xiàng)目施工過程中形成的工程資料應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行編制，杜絕無證人員及不具備相應(yīng)專業(yè)技術(shù)人員編制工程資料。資料員必須具備相應(yīng)專業(yè)知識(shí)，并進(jìn)行崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)合格方可從事工程資料管理工作。資料編制人員應(yīng)掌握編制的基本方法和要求，確保工程資料符合現(xiàn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程規(guī)范的相關(guān)規(guī)定，保證歸檔文件材料份數(shù)齊全，內(nèi)容完整，并從工程檔案形成的源頭上把好工程資料的編制形成關(guān)，形成閉環(huán)管理，以滿足檔案可追溯性要求。

②嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)。工程技術(shù)人員要按照現(xiàn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范的有關(guān)規(guī)定，對(duì)照檢查工程資料是否齊全、完整、準(zhǔn)確等； 檔案資料管理人員要重點(diǎn)檢查工程資料的內(nèi)容形式、書寫材料和制成材料等是否符合歸檔要求，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的要及時(shí)提出，并限期整改，確保每份歸檔文件滿足檔案管理要求。

③加強(qiáng)隱蔽工程質(zhì)保資料的質(zhì)量控制。在工程建設(shè)過程中，許多工序被下一道工序所掩蓋，工程竣工后隱蔽工程看不到，只能根據(jù)掩蓋前的照片、圖紙以及現(xiàn)場(chǎng)記錄進(jìn)行分析評(píng)價(jià)。所以，應(yīng)及時(shí)編制隱蔽工程記錄，并拍攝采集照片及視頻資料，以真實(shí)反映隱蔽工程實(shí)際情況。

施工單位在歸檔文件收集、整理完畢后，應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備移交的案卷質(zhì)量進(jìn)行自檢，并簽署自檢意見，連同施工檔案一并提交監(jiān)理單位審查。

（3）監(jiān)理單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的保障

監(jiān)理單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的保障。監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)檔案的監(jiān)理工作。作為監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)搜集和整理工程建設(shè)的質(zhì)量材料，嚴(yán)格控制工程的進(jìn)度以及資金的使用和工程的質(zhì)量等，要根據(jù)檔案管理部門的要求將各種資料檔案按照其標(biāo)準(zhǔn)整理完全然后進(jìn)行移交，并且嚴(yán)格控制檔案標(biāo)準(zhǔn)的審核工作，嚴(yán)格控制檔案驗(yàn)收的質(zhì)量，對(duì)工程檔案驗(yàn)收不合格的，應(yīng)按照合同約定對(duì)相關(guān)責(zé)任單位、責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰，并定期召開檔案工作分析會(huì)，對(duì)工程檔案編制情況進(jìn)行檢查、考評(píng)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，以提高電力工程檔案質(zhì)量。

3 結(jié)束語

電力工程建設(shè)是關(guān)系經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)民生的重要項(xiàng)目，電力工程檔案管理是電力工程項(xiàng)目的重要組成部分，在檔案管理新形勢(shì)的影響下，電力工程檔案管理也有必要緊隨時(shí)代發(fā)展潮流，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷促使其向國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理靠攏，為建設(shè)和諧社會(huì)、和諧電力提供充足的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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