淺談信息環(huán)境下的檔案管理和安全維護(hù)

張冬妮

摘 要：本文首先對信息環(huán)境的特征進(jìn)行概述，接著說明信息環(huán)境下檔案管理中存在的問題以及加強(qiáng)檔案安全維護(hù)的途徑，最后對信息環(huán)境下檔案安全維護(hù)的方法進(jìn)行了探討。本文認(rèn)為，現(xiàn)代信息環(huán)境使檔案管理工作面臨著巨大的改變，檔案管理和安全維護(hù)工作的進(jìn)行，需要從信息環(huán)境的特點出發(fā)，希望本文能夠為各單位檔案管理和安全維護(hù)工作的發(fā)展提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：信息環(huán)境；檔案管理；安全維護(hù)

檔案指的是對組織運(yùn)營過程中的一切事物進(jìn)行的記錄，檔案管理是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。依據(jù)檔案的類型、內(nèi)容及載體形態(tài)的特點，結(jié)合單位性質(zhì)，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，有利于系統(tǒng)整理及綜合管理，并對資料進(jìn)行整合，再現(xiàn)發(fā)展過程中的重要事件。

1 信息環(huán)境的特征

1.1 信息傳播速度快

現(xiàn)代社會已全面進(jìn)入了信息化時代，信息技術(shù)在各個行業(yè)、領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用和普及，隨之也產(chǎn)生了大量的電子文件。為杜絕浪費(fèi)，提高工作效率，各單位積極推進(jìn)電子政務(wù)辦公系統(tǒng)，因此，無紙化辦公乃大勢所趨。信息傳播速度之快對檔案管理工作的效率提出了更高的要求。

1.2 信息儲存方式多樣

伴隨著全面信息化時代的推進(jìn)以及大數(shù)據(jù)時代的來臨，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也在逐漸發(fā)生變化，大量諸如文檔、表格、網(wǎng)頁、音頻、視頻和圖像等數(shù)據(jù)產(chǎn)生，這些電子文件（檔案）必將成為未來檔案室信息資源的主體。存儲方式多樣的信息能夠為檔案查閱者提供更多的利用方式，這就要求檔案管理工作必須能夠滿足信息存儲的多樣化，同時意味著檔案管理工作的服務(wù)性應(yīng)有所提升。

2 信息環(huán)境下的檔案管理

2.1 加快檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，既是提高檔案管理水平的重要途徑，也是檔案事業(yè)發(fā)展的根本出路。而檔案信息化沒有一定的數(shù)字化資源是行不通的。在信息環(huán)境下，檔案的收集、分類、保管和利用都依靠網(wǎng)絡(luò)和電腦程序進(jìn)行，這意味著，實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理工作的首要任務(wù)。但是，目前很多單位對檔案工作的信息化建設(shè)關(guān)注非常少。雖然每年國家及省、地級檔案局均會以紅頭文件形式下發(fā)年度檔案工作要點，并要求各單位按要求落實各項工作，但由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，從而也很少將資金投入到檔案信息化建設(shè)。對此，檔案管理工作人員應(yīng)該充分分析信息環(huán)境對檔案管理工作的具體要求，對已有的資源進(jìn)行高效合理的利用，為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

2.2 創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)內(nèi)容

在信息環(huán)境下，各個單位的檔案都有了更為豐富的形式，也能夠展示更多的內(nèi)容，為業(yè)務(wù)部門和職工提供幫助。但是，目前大多數(shù)的檔案管理工作所能提供的服務(wù)都是被動的，即需要哪部分檔案，就調(diào)取哪部分檔案；比如人事檔案，職工只有在入職、職位變動或離職的情況下才用到檔案，這并不符合信息環(huán)境下檔案管理發(fā)展的趨勢。因此，有必要對檔案管理的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。檔案部門的工作人員應(yīng)深化檔案開發(fā)利用，積極主動的為查檔者服務(wù)，以多服務(wù)、多出成績來爭取領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視和支持。例如，根據(jù)職工借閱檔案的類型、次數(shù)等內(nèi)容，對借閱者及借閱檔案的特征進(jìn)行分析，總結(jié)其中的規(guī)律，結(jié)合單位實際撰寫“年度檔案工作要點”，并按照內(nèi)容逐步實現(xiàn)檔案工作發(fā)展計劃；同時，在平時的工作中，利用時機(jī)宣傳檔案的積極作用，比如在“6·9國際檔案日”開展檔案法律法規(guī)、科普知識的宣傳教育，不斷提高職工的檔案意識，促進(jìn)職工積極利用檔案。

2.3 建立信息化的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

信息環(huán)境下的檔案管理工作想要做好，離不開豐富的文件、資料的支持。若單位的檔案管理工作人員數(shù)量有限，要讓他們擔(dān)負(fù)起全部的檔案信息化管理的任務(wù)，例如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔，是不現(xiàn)實的。這就要求單位建立信息化的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)各類型檔案的信息化標(biāo)準(zhǔn)格式，在移交傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時一并進(jìn)行信息化處理，使單位各部門都能夠積極配合檔案管理工作，以提高檔案管理工作的效率。

3 信息環(huán)境下的檔案安全維護(hù)

3.1 提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能

在信息環(huán)境下，檔案管理工作雖然能夠快速發(fā)展，但是也存在一個弊端，就是檔案信息安全維護(hù)十分復(fù)雜。因此，各級檔案部門應(yīng)夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，扎實推進(jìn)檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)教育，并不斷擴(kuò)大覆蓋面。例如，定期組織專、兼職檔案管理員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)班及外出學(xué)習(xí)、交流，使檔案管理人員能夠不斷學(xué)習(xí)新的知識和技術(shù)手段，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。另外，在單位的培訓(xùn)計劃中，將檔案工作人員的職業(yè)技能培養(yǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力培養(yǎng)作為計劃中的一個項目；其次，建立檔案管理人才梯隊，最大限度地實現(xiàn)單位檔案隊伍素質(zhì)的整體提高。

3.2 加強(qiáng)信息檔案安全管理

隨著檔案信息化工作的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)字化加工是檔案工作發(fā)展的必經(jīng)過程。在數(shù)字化的過程中確保檔案的完整和安全，是檔案部門的基本職責(zé)，也是檔案工作的“重中之重”。基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)的安全會受到諸多方面的威脅，比如黑客和病毒的威脅以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)本身安全的威脅。所以，有必要建立建設(shè)完整、可靠的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加密、設(shè)置防火墻等方式，加強(qiáng)文檔網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和監(jiān)管力度，并同步建立安全保密提醒，堅持內(nèi)外網(wǎng)分離，利用數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、身份認(rèn)證、實時監(jiān)測與監(jiān)控、訪問控制、病毒防護(hù)等手段確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全。同時，健全檔案數(shù)字化過程中檔案安全管理制度、責(zé)任追究制度，把數(shù)字化過程中檔案安全責(zé)任具體落實到個人，做到防微杜漸，堵住危機(jī)安全的漏洞。

4 結(jié)語

現(xiàn)代社會正在跨入信息時代，信息環(huán)境下的檔案管理工作，能夠為單位提供更好的檔案服務(wù)，也能夠提高單位檔案資料的質(zhì)量。為了適應(yīng)檔案工作的需要和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須從檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)入手，對檔案服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，并建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作模式；另外，信息環(huán)境下的檔案資料極易受到安全威脅，要結(jié)合單位的客觀實際，加強(qiáng)科學(xué)管理，切實提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，并運(yùn)用各種方法強(qiáng)化安全管理，使其發(fā)揮更大的作用。

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