淺談信息環(huán)境下的檔案管理和安全維護

張冬妮

摘 要：本文首先對信息環(huán)境的特征進行概述，接著說明信息環(huán)境下檔案管理中存在的問題以及加強檔案安全維護的途徑，最后對信息環(huán)境下檔案安全維護的方法進行了探討。本文認為，現(xiàn)代信息環(huán)境使檔案管理工作面臨著巨大的改變，檔案管理和安全維護工作的進行，需要從信息環(huán)境的特點出發(fā)，希望本文能夠為各單位檔案管理和安全維護工作的發(fā)展提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：信息環(huán)境；檔案管理；安全維護

檔案指的是對組織運營過程中的一切事物進行的記錄，檔案管理是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。依據(jù)檔案的類型、內(nèi)容及載體形態(tài)的特點，結(jié)合單位性質(zhì)，對檔案進行統(tǒng)一分類，有利于系統(tǒng)整理及綜合管理，并對資料進行整合，再現(xiàn)發(fā)展過程中的重要事件。

1 信息環(huán)境的特征

1.1 信息傳播速度快

現(xiàn)代社會已全面進入了信息化時代，信息技術(shù)在各個行業(yè)、領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用和普及，隨之也產(chǎn)生了大量的電子文件。為杜絕浪費，提高工作效率，各單位積極推進電子政務(wù)辦公系統(tǒng)，因此，無紙化辦公乃大勢所趨。信息傳播速度之快對檔案管理工作的效率提出了更高的要求。

1.2 信息儲存方式多樣

伴隨著全面信息化時代的推進以及大數(shù)據(jù)時代的來臨，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也在逐漸發(fā)生變化，大量諸如文檔、表格、網(wǎng)頁、音頻、視頻和圖像等數(shù)據(jù)產(chǎn)生，這些電子文件（檔案）必將成為未來檔案室信息資源的主體。存儲方式多樣的信息能夠為檔案查閱者提供更多的利用方式，這就要求檔案管理工作必須能夠滿足信息存儲的多樣化，同時意味著檔案管理工作的服務(wù)性應(yīng)有所提升。

2 信息環(huán)境下的檔案管理

2.1 加快檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，既是提高檔案管理水平的重要途徑，也是檔案事業(yè)發(fā)展的根本出路。而檔案信息化沒有一定的數(shù)字化資源是行不通的。在信息環(huán)境下，檔案的收集、分類、保管和利用都依靠網(wǎng)絡(luò)和電腦程序進行，這意味著，實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是在信息化環(huán)境下進行檔案管理工作的首要任務(wù)。但是，目前很多單位對檔案工作的信息化建設(shè)關(guān)注非常少。雖然每年國家及省、地級檔案局均會以紅頭文件形式下發(fā)年度檔案工作要點，并要求各單位按要求落實各項工作，但由于單位領(lǐng)導對檔案工作不夠重視，從而也很少將資金投入到檔案信息化建設(shè)。對此，檔案管理工作人員應(yīng)該充分分析信息環(huán)境對檔案管理工作的具體要求，對已有的資源進行高效合理的利用，為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

2.2 創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)內(nèi)容

在信息環(huán)境下，各個單位的檔案都有了更為豐富的形式，也能夠展示更多的內(nèi)容，為業(yè)務(wù)部門和職工提供幫助。但是，目前大多數(shù)的檔案管理工作所能提供的服務(wù)都是被動的，即需要哪部分檔案，就調(diào)取哪部分檔案；比如人事檔案，職工只有在入職、職位變動或離職的情況下才用到檔案，這并不符合信息環(huán)境下檔案管理發(fā)展的趨勢。因此，有必要對檔案管理的服務(wù)內(nèi)容進行創(chuàng)新。檔案部門的工作人員應(yīng)深化檔案開發(fā)利用，積極主動的為查檔者服務(wù)，以多服務(wù)、多出成績來爭取領(lǐng)導、職工的重視和支持。例如，根據(jù)職工借閱檔案的類型、次數(shù)等內(nèi)容，對借閱者及借閱檔案的特征進行分析，總結(jié)其中的規(guī)律，結(jié)合單位實際撰寫“年度檔案工作要點”，并按照內(nèi)容逐步實現(xiàn)檔案工作發(fā)展計劃；同時，在平時的工作中，利用時機宣傳檔案的積極作用，比如在“6·9國際檔案日”開展檔案法律法規(guī)、科普知識的宣傳教育，不斷提高職工的檔案意識，促進職工積極利用檔案。

2.3 建立信息化的檔案管理工作標準

信息環(huán)境下的檔案管理工作想要做好，離不開豐富的文件、資料的支持。若單位的檔案管理工作人員數(shù)量有限，要讓他們擔負起全部的檔案信息化管理的任務(wù)，例如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔，是不現(xiàn)實的。這就要求單位建立信息化的檔案管理工作標準，根據(jù)各類型檔案的信息化標準格式，在移交傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時一并進行信息化處理，使單位各部門都能夠積極配合檔案管理工作，以提高檔案管理工作的效率。

3 信息環(huán)境下的檔案安全維護

3.1 提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能

在信息環(huán)境下，檔案管理工作雖然能夠快速發(fā)展，但是也存在一個弊端，就是檔案信息安全維護十分復雜。因此，各級檔案部門應(yīng)夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，扎實推進檔案專業(yè)人才的培訓教育，并不斷擴大覆蓋面。例如，定期組織專、兼職檔案管理員參加業(yè)務(wù)培訓班及外出學習、交流，使檔案管理人員能夠不斷學習新的知識和技術(shù)手段，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。另外，在單位的培訓計劃中，將檔案工作人員的職業(yè)技能培養(yǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護能力培養(yǎng)作為計劃中的一個項目；其次，建立檔案管理人才梯隊，最大限度地實現(xiàn)單位檔案隊伍素質(zhì)的整體提高。

3.2 加強信息檔案安全管理

隨著檔案信息化工作的不斷推進，檔案數(shù)字化加工是檔案工作發(fā)展的必經(jīng)過程。在數(shù)字化的過程中確保檔案的完整和安全，是檔案部門的基本職責，也是檔案工作的“重中之重”?；诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)的安全會受到諸多方面的威脅，比如黑客和病毒的威脅以及計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)本身安全的威脅。所以，有必要建立建設(shè)完整、可靠的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行加密、設(shè)置防火墻等方式，加強文檔網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和監(jiān)管力度，并同步建立安全保密提醒，堅持內(nèi)外網(wǎng)分離，利用數(shù)據(jù)備份與恢復、身份認證、實時監(jiān)測與監(jiān)控、訪問控制、病毒防護等手段確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全。同時，健全檔案數(shù)字化過程中檔案安全管理制度、責任追究制度，把數(shù)字化過程中檔案安全責任具體落實到個人，做到防微杜漸，堵住危機安全的漏洞。

4 結(jié)語

現(xiàn)代社會正在跨入信息時代，信息環(huán)境下的檔案管理工作，能夠為單位提供更好的檔案服務(wù)，也能夠提高單位檔案資料的質(zhì)量。為了適應(yīng)檔案工作的需要和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須從檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)入手，對檔案服務(wù)進行創(chuàng)新，并建立標準化的檔案工作模式；另外，信息環(huán)境下的檔案資料極易受到安全威脅，要結(jié)合單位的客觀實際，加強科學管理，切實提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，并運用各種方法強化安全管理，使其發(fā)揮更大的作用。

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