國際貨運(yùn)代理企業(yè)典型業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化

摘 要：隨著中國經(jīng)濟(jì)進(jìn)入“新常態(tài)”，國際貨運(yùn)代理市場(chǎng)競爭日趨激烈，國際運(yùn)輸代理公司原有業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)操作效率不高、利潤下降的情況。本文以A國際貨運(yùn)代理公司為例，對(duì)其核心業(yè)務(wù)操作流程進(jìn)行梳理，找出問題所在，并提出了流程優(yōu)化對(duì)策，希冀為同類的其他企業(yè)提供啟發(fā)和借鑒。

關(guān)鍵詞：國際貨運(yùn)代理；業(yè)務(wù)流程；梳理；優(yōu)化

1 引言

企業(yè)業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化是提高全要素生產(chǎn)率，進(jìn)而降低企業(yè)成本和加強(qiáng)企業(yè)核心競爭力的有效方法之一。特別是以國際運(yùn)輸代理為核心業(yè)務(wù)的物流企業(yè)，為了在激烈的競爭中獲得更多的訂單，攫取更多的利潤，對(duì)核心業(yè)務(wù)進(jìn)行流程梳理與優(yōu)化勢(shì)在必行。

2 文獻(xiàn)綜述

作為企業(yè)三大流程（即管理流程、輔助流程和業(yè)務(wù)流程）之一的業(yè)務(wù)流程是指企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作流程，該流程對(duì)企業(yè)尤為重要，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的運(yùn)作過程[1]。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是通過不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢(shì)，在流程的設(shè)計(jì)和實(shí)施過程中，需要對(duì)流程進(jìn)行不斷地改進(jìn)，以取得最佳的成效[2]。對(duì)于企業(yè)業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化，現(xiàn)有文獻(xiàn)主要采用以下四種方法：（1）源于邁克爾波特價(jià)值鏈理論的企業(yè)價(jià)值鏈分析法；（2）日本管理大師石川馨開發(fā)的魚骨圖分析法；（3）基于績效指標(biāo)KPI的流程績效評(píng)價(jià)法；（4）以“現(xiàn)有流程梳理-目標(biāo)流程分析-流程優(yōu)化設(shè)計(jì)-流程優(yōu)化實(shí)施-新流程評(píng)估”為基本步驟的一般方法[3]。但是，針對(duì)國際貨運(yùn)代理行業(yè)流程優(yōu)化的文獻(xiàn)并不多見。本文以A國際貨運(yùn)代理公司為例，對(duì)該公司核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，從而找出可改善的問題，提出相應(yīng)對(duì)策。

3 國際貨運(yùn)代理企業(yè)典型業(yè)務(wù)流程分析

A國際貨運(yùn)代理公司的主營業(yè)務(wù)是國際航空運(yùn)輸代理，因此本文對(duì)空運(yùn)業(yè)務(wù)操作流程進(jìn)行梳理與優(yōu)化。經(jīng)實(shí)地調(diào)研和梳理，A國際貨運(yùn)代理公司空運(yùn)業(yè)務(wù)操作流程如下：銷售簽訂訂單——訂單確認(rèn)與審核——客戶自送貨/派車接貨——收貨入庫——詢價(jià)與訂艙——與客戶溝通、修改單據(jù)——代理報(bào)關(guān)——裝艙——制單——發(fā)預(yù)報(bào)——結(jié)算——文件歸檔——退銷核單。

流程梳理簡述：

（1）訂單處理環(huán)節(jié)：包括銷售簽訂訂單、訂單確認(rèn)與審核兩項(xiàng)業(yè)務(wù)。銷售人員在將產(chǎn)品銷售出去之后，會(huì)將訂單轉(zhuǎn)交給操作部門來進(jìn)行后續(xù)操作。操作人員接到訂單，首先要對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行初步的核對(duì)，并且要根據(jù)公司SOP要求來審核客戶是否合規(guī)，如果不合規(guī)，則需要告知銷售人員。這個(gè)環(huán)節(jié)在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中十分重要，在這里涉及操作人員與客戶、供應(yīng)商、國外分公司等一系列的溝通工作，信息量很大，而且信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性也相當(dāng)關(guān)鍵。操作人員主要通過電話、email、excel表格等工具進(jìn)行工作。

（2）提貨與收貨環(huán)節(jié)：包括客戶自送貨/派車接貨、收貨入庫兩項(xiàng)業(yè)務(wù)。操作人員對(duì)于需要提貨服務(wù)的客戶進(jìn)行提貨安排作業(yè)。這里需要和卡車公司以及客戶進(jìn)行三向溝通，確定具體的提貨時(shí)間、地點(diǎn)和要求，確保該服務(wù)能高質(zhì)量的完成，還需要更新信息系統(tǒng)，來為客戶提供及時(shí)準(zhǔn)確地貨物信息。因此，在保證服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，還需要控制提貨成本。

（3）訂艙環(huán)節(jié)：包括詢價(jià)與訂艙一項(xiàng)業(yè)務(wù)。訂艙人員需要與航空公司聯(lián)系具體的航班信息和船位信息，并通過EDI報(bào)文或者電話等形式進(jìn)行艙位購買。此外，還需要將航班信息在公司信息系統(tǒng)中進(jìn)行更新。

（4）報(bào)關(guān)與裝艙環(huán)節(jié)：包括與客戶溝通、修改單據(jù)、代理報(bào)關(guān)、裝艙四項(xiàng)業(yè)務(wù)。報(bào)關(guān)是貨物進(jìn)出口的必要環(huán)節(jié)，如果客戶需要提供代理報(bào)關(guān)服務(wù)，操作人員將會(huì)與客戶和報(bào)關(guān)代理商進(jìn)行三向溝通，確保報(bào)關(guān)單據(jù)，報(bào)關(guān)信息等相關(guān)資料能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供給海關(guān)。對(duì)于報(bào)關(guān)的流程和具體操作，主要是由報(bào)關(guān)代理商來完成報(bào)關(guān)結(jié)束后，貨物需要重新稱重并準(zhǔn)備裝艙。

（5）制單結(jié)算環(huán)節(jié)：包括制單、發(fā)預(yù)報(bào)、結(jié)算、文件歸檔、退銷核單五項(xiàng)業(yè)務(wù)。對(duì)于一般國際出口貿(mào)易，通常需要代理委托書、貨物箱單、發(fā)票、報(bào)關(guān)說明以及運(yùn)單等相關(guān)單據(jù)。操作人員需要根據(jù)客戶的訂單在系統(tǒng)中制作主運(yùn)單、分運(yùn)單和貨物標(biāo)簽，并交給空港地面操作人員。此外，還需要將相關(guān)單據(jù)的電子版和預(yù)報(bào)發(fā)送給客戶及目的站公司人員。貨物發(fā)出后，操作人員需要根據(jù)系統(tǒng)信息和客戶和代理公司進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算工作，制作相應(yīng)的賬單和發(fā)票，并給客戶和代理郵寄。之后，還需要將核銷單退還給客戶，并將有關(guān)文檔電子版存入到EFILE系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔。

4 國際貨運(yùn)代理企業(yè)典型業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

通過對(duì)A國際貨運(yùn)代理公司業(yè)務(wù)流程的梳理，發(fā)現(xiàn)可在一些具體業(yè)務(wù)上做改進(jìn)，表1在找出各環(huán)節(jié)問題的同時(shí)亦提出相應(yīng)的對(duì)策。

5 小結(jié)

隨著國際貨運(yùn)代理市場(chǎng)的競爭日趨激烈，中國經(jīng)濟(jì)進(jìn)入GDP增速變緩的“新常態(tài)”，A國際運(yùn)輸代理公司的經(jīng)營業(yè)績下滑，原有業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)操作效率不高、操作成本高的情況。本文針對(duì)A國際貨運(yùn)代理公司在現(xiàn)有人員條件下，存在的勞動(dòng)生產(chǎn)率不高、操作成本高的問題，對(duì)其業(yè)務(wù)操作流程各環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)分析，找出問題所在，并提出了流程優(yōu)化對(duì)策。經(jīng)過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，可以發(fā)現(xiàn)A公司在勞動(dòng)生產(chǎn)率、業(yè)務(wù)操作成本和服務(wù)水平上均有不同程度的提升，從“供給側(cè)”找到了公司今后發(fā)展需要關(guān)注和改善的地方。

參考文獻(xiàn)

[1] 張睿，論物流企業(yè)的價(jià)值鏈管理和商業(yè)模式創(chuàng)新[J].物流科技，2013

[2] 康瓊，我國國際貨運(yùn)代理業(yè)存在的問題及解決對(duì)策[J].全國商情，2014

[3] 水藏璽，流程優(yōu)化與再造（第三版）[M].北京：中國經(jīng)濟(jì)出版社，2013

作者簡介

胡惟璇（1984-），女，安徽績溪人，武漢交通職業(yè)學(xué)院物流學(xué)院講師，從事報(bào)關(guān)與國際貨運(yùn)研究。