淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作

摘 要：在新時(shí)期下，各行各業(yè)均會(huì)涉及到文書檔案管理工作。在互聯(lián)網(wǎng)普及以后，文書檔案管理的工作效率大大提高，即便如此，仍有部分單位在文書管理方面體現(xiàn)出了某些不足之處。本文現(xiàn)就新時(shí)期下文書檔案管理工作的不足及其解決對(duì)策展開分析，以供廣大文書檔案管理人員參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；新時(shí)期

所謂新時(shí)期，是指互聯(lián)網(wǎng)盛行的時(shí)期。在當(dāng)下，互聯(lián)網(wǎng)已漸漸滲透到各項(xiàng)工作中。幾乎每一項(xiàng)工作都會(huì)應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)校的教學(xué)中產(chǎn)生了重大影響。以學(xué)校文書檔案管理為例，過去，一直采用傳統(tǒng)人力管理的方式管理文書檔案，工作效率低，管理質(zhì)量差，文書檔案出現(xiàn)內(nèi)容含混不清、文不對(duì)題的現(xiàn)象極為頻繁，而且大量的文書檔案被遺失，同時(shí)文書檔案的查閱也極其繁瑣，給日常工作造成諸多不便。采用信息化工程系統(tǒng)后，此類現(xiàn)象逐漸減少，但在具體實(shí)施過程中，仍暴露出了文書檔案管理漏洞。

1 新時(shí)期文書檔案管理工作的不足

1.1 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

文書檔案管理人員是管理文書檔案的主體，其工作職責(zé)是管理文書檔案，將文書檔案分門別類，有序碼放，做到不損壞，不遺失。可據(jù)調(diào)查情況來看，仍有部分單位視文書管理為清閑工作，認(rèn)為文書管理對(duì)學(xué)校的教育發(fā)展而言微不足道，甚至有人還認(rèn)為，任何人都可參與文書管理，無(wú)需另請(qǐng)專業(yè)人士，這樣還可減少本單位的額外支出。抱有此想法的學(xué)校，主要是因?yàn)閷?duì)文書管理的重要意義不夠了解，導(dǎo)致對(duì)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求偏低。如此陳腐落后的思想，與新時(shí)期的文書管理認(rèn)知相去甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致文書檔案管理在新時(shí)期下未充分體現(xiàn)出智能化以及快捷化優(yōu)勢(shì)。

1.2 新時(shí)期文書檔案管理的管理方式過于傳統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)的普及本應(yīng)帶給人們更多的便利，比如在文書檔案管理方面，無(wú)需再沿用傳統(tǒng)管理方式，依賴人力來完成檢索工作。在信息工程的幫助下，任何文書檔案只要輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，均可實(shí)現(xiàn)即時(shí)檢索，既快捷，又減少勞動(dòng)量。但部分學(xué)校及單位仍保持傳統(tǒng)思想，一直采用傳統(tǒng)管理方式，不愿將資金投入到信息工程中，加上不具備先進(jìn)管理人才，導(dǎo)致該單位的文書管理工作效率大大降低，文書檔案無(wú)法得到充分利用，文書檔案的價(jià)值無(wú)法及時(shí)有效地體現(xiàn)。

1.3 缺乏整體性規(guī)劃

據(jù)調(diào)查，雖然部分學(xué)校已逐漸涉足互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域，文書檔案管理工作也在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下慢慢展開，電子存檔系統(tǒng)已初見端倪，但在具體的運(yùn)營(yíng)過程中，還是暴露出了一些不足之處，總的說來，問題集中體現(xiàn)在整體管理規(guī)劃欠妥。任何事情要開展前，首先需要確立規(guī)劃方案，規(guī)劃方案涉及到學(xué)校未來的發(fā)展，在規(guī)劃方案制定過程中，要充分考慮到文書管理工作中可能出現(xiàn)的問題，并擬定好相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。當(dāng)下的文書管理規(guī)劃出現(xiàn)一系列問題，導(dǎo)致在具體管理過程中，文書檔案出現(xiàn)歸類不當(dāng)，系統(tǒng)檢索信息與文件的實(shí)際擺放位置不一致，如此一來給文件檔案查閱帶來了諸多不便。

2 新時(shí)期做好文書檔案管理工作的實(shí)施辦法

2.1 提升新時(shí)期文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，對(duì)文書檔案管理工作的開展百利而無(wú)一害。不但大大提高工作效率，而且還可避免工作差錯(cuò)。文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)主要包括專業(yè)技能、人文素質(zhì)、職業(yè)操守等。

在專業(yè)技能方面，作為相關(guān)學(xué)校，應(yīng)聘請(qǐng)優(yōu)秀的管理人員來管理文書檔案，以體現(xiàn)文書檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。另外，還可以在學(xué)校內(nèi)部培養(yǎng)文書檔案管理人員，比如可以通過培訓(xùn)的形式，提升文書檔案管理人員的管理水平。同時(shí)建立專業(yè)技能考核機(jī)制，尤其針對(duì)文書檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)是電子文檔歸類齊全，檢索快速，操作效率，省時(shí)省力。此外，在學(xué)校內(nèi)部實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度，亦可調(diào)動(dòng)文書管理人員的工作積極性，文書檔案管理人員在此激勵(lì)下，會(huì)自覺提升自己的專業(yè)技能，更好地為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

在人文素質(zhì)方面，一位文書檔案管理人員的人文素質(zhì)高低與學(xué)校教育水平息息相關(guān)。它代表了一個(gè)學(xué)校的精神內(nèi)涵。文書檔案管理工作是一項(xiàng)需要投入大量的耐力與熱情才可完成的工作，因此對(duì)管理人員人文素質(zhì)的要求較高。一個(gè)人文素質(zhì)低下的文書檔案管理人員，難以勝任繁瑣的管理工作。人文素質(zhì)可以說主要來源于先天性，加上后天環(huán)境的培養(yǎng)，人文氣質(zhì)也可以很快培養(yǎng)起來。

在職業(yè)操守方面，這一點(diǎn)尤為重要。職業(yè)操守往淺了說，它關(guān)乎到法律法規(guī)；往深了說，它涉及到一個(gè)人的道德情操。就拿文書檔案管理工作來說，它所承擔(dān)的職責(zé)是管理學(xué)校的文書與檔案，而文書與檔案又涉及到學(xué)校的某些重要性文件，一旦遺失，或因個(gè)人原因泄漏，極有可能給學(xué)校造成巨大的損失，同時(shí)也會(huì)對(duì)學(xué)校的社會(huì)形象造成影響。因此，作為文書檔案管理人員，首選應(yīng)做到嚴(yán)于律己，遵紀(jì)守法，嚴(yán)格遵守檔案規(guī)章制度，按照管理工作流程執(zhí)行工作職能，不得有半點(diǎn)徇私枉法的念頭或行為。在工作中，要加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理對(duì)學(xué)校教育發(fā)展的重要性，工作細(xì)心，規(guī)范操作，尤其在新時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)普及的時(shí)代，需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將文檔內(nèi)不用的資料進(jìn)行及時(shí)清理，以便騰出空間，放入其他重要內(nèi)容。針對(duì)同一性質(zhì)的文件要統(tǒng)計(jì)管理，不同性質(zhì)的文件要做到分門別類，有效區(qū)分。在進(jìn)行文檔整理過程中，若發(fā)現(xiàn)文書案件的標(biāo)題含糊不清，應(yīng)立即查漏補(bǔ)缺，通過加工處理，還原該文件的本來面貌?；ヂ?lián)網(wǎng)的應(yīng)用提高了文書檔案管理的效率，同時(shí)也對(duì)文書檔案管理提出了更高的要求，尤其在檢索方面，不允許出現(xiàn)內(nèi)容含混不清、文不對(duì)題以及系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別的問題。

2.2 實(shí)行全過程、全方位、全系統(tǒng)化及全流程化的文書檔案管理

文書檔案管理方案必須建立在系統(tǒng)化的基礎(chǔ)之上，并以全方位的形式實(shí)現(xiàn)全過程進(jìn)行監(jiān)管。文書管理人員雖然具備了一定的管理水平，同時(shí)具備良好的職業(yè)操守，但對(duì)文書檔案管理的監(jiān)管工作也不容忽視，它可起到監(jiān)督文書管理人員工作職能的作用，避免任何不當(dāng)行為的產(chǎn)生；另外，通過文書檔案管理的監(jiān)管工作，可促進(jìn)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高。在歸檔過程中，需要對(duì)歸檔的內(nèi)容統(tǒng)一符號(hào)和方式，比如書寫格式，文件輸入系統(tǒng)的行距、頁(yè)碼、字體、顏色等。對(duì)文書管理人員也應(yīng)實(shí)行全員式管理，每一位管理人員的工作內(nèi)容及其性質(zhì)均要記錄檔案，并錄入系統(tǒng)，如此可保障文書檔案的安全性。實(shí)行統(tǒng)一管理方式的目的是確保文書檔案的機(jī)密性，以避免學(xué)校保密性文件信息出現(xiàn)泄漏，繼而對(duì)學(xué)校的利益造成損害?？偠灾?，實(shí)行全過程、全方位、全系統(tǒng)化及全流程化的文書檔案管理，可有效避免文書檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案包含在教學(xué)過程中產(chǎn)生的一切內(nèi)容，它即可為學(xué)校教育的發(fā)展提供指導(dǎo)作用，亦可為學(xué)校提供查閱歷史資料的憑據(jù)。文書檔案管理對(duì)管理人員的要求頗高，尤其在新時(shí)期下，不但要求管理人員熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，游刃有余地開展日常管理工作，另外還要求管理人員具有良好的道德情操，在管理工作中，規(guī)范操作，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)以及學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)禁行使超出職能范圍的權(quán)利，工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，要充分意識(shí)到文書檔案對(duì)學(xué)校教育的發(fā)展的重要性，以便更好地為學(xué)校的發(fā)展提供保障。

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作者簡(jiǎn)介

閻舞（1976-），女，山東淄博，山東省青島第六十六中學(xué)辦公室文書，助理館員。