淺談新時期如何做好文書檔案管理工作

摘 要：在新時期下，各行各業(yè)均會涉及到文書檔案管理工作。在互聯(lián)網(wǎng)普及以后，文書檔案管理的工作效率大大提高，即便如此，仍有部分單位在文書管理方面體現(xiàn)出了某些不足之處。本文現(xiàn)就新時期下文書檔案管理工作的不足及其解決對策展開分析，以供廣大文書檔案管理人員參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；新時期

所謂新時期，是指互聯(lián)網(wǎng)盛行的時期。在當(dāng)下，互聯(lián)網(wǎng)已漸漸滲透到各項工作中。幾乎每一項工作都會應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)校的教學(xué)中產(chǎn)生了重大影響。以學(xué)校文書檔案管理為例，過去，一直采用傳統(tǒng)人力管理的方式管理文書檔案，工作效率低，管理質(zhì)量差，文書檔案出現(xiàn)內(nèi)容含混不清、文不對題的現(xiàn)象極為頻繁，而且大量的文書檔案被遺失，同時文書檔案的查閱也極其繁瑣，給日常工作造成諸多不便。采用信息化工程系統(tǒng)后，此類現(xiàn)象逐漸減少，但在具體實施過程中，仍暴露出了文書檔案管理漏洞。

1 新時期文書檔案管理工作的不足

1.1 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

文書檔案管理人員是管理文書檔案的主體，其工作職責(zé)是管理文書檔案，將文書檔案分門別類，有序碼放，做到不損壞，不遺失?？蓳?jù)調(diào)查情況來看，仍有部分單位視文書管理為清閑工作，認(rèn)為文書管理對學(xué)校的教育發(fā)展而言微不足道，甚至有人還認(rèn)為，任何人都可參與文書管理，無需另請專業(yè)人士，這樣還可減少本單位的額外支出。抱有此想法的學(xué)校，主要是因為對文書管理的重要意義不夠了解，導(dǎo)致對文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求偏低。如此陳腐落后的思想，與新時期的文書管理認(rèn)知相去甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致文書檔案管理在新時期下未充分體現(xiàn)出智能化以及快捷化優(yōu)勢。

1.2 新時期文書檔案管理的管理方式過于傳統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)的普及本應(yīng)帶給人們更多的便利，比如在文書檔案管理方面，無需再沿用傳統(tǒng)管理方式，依賴人力來完成檢索工作。在信息工程的幫助下，任何文書檔案只要輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，均可實現(xiàn)即時檢索，既快捷，又減少勞動量。但部分學(xué)校及單位仍保持傳統(tǒng)思想，一直采用傳統(tǒng)管理方式，不愿將資金投入到信息工程中，加上不具備先進(jìn)管理人才，導(dǎo)致該單位的文書管理工作效率大大降低，文書檔案無法得到充分利用，文書檔案的價值無法及時有效地體現(xiàn)。

1.3 缺乏整體性規(guī)劃

據(jù)調(diào)查，雖然部分學(xué)校已逐漸涉足互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域，文書檔案管理工作也在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下慢慢展開，電子存檔系統(tǒng)已初見端倪，但在具體的運營過程中，還是暴露出了一些不足之處，總的說來，問題集中體現(xiàn)在整體管理規(guī)劃欠妥。任何事情要開展前，首先需要確立規(guī)劃方案，規(guī)劃方案涉及到學(xué)校未來的發(fā)展，在規(guī)劃方案制定過程中，要充分考慮到文書管理工作中可能出現(xiàn)的問題，并擬定好相應(yīng)的應(yīng)對措施。當(dāng)下的文書管理規(guī)劃出現(xiàn)一系列問題，導(dǎo)致在具體管理過程中，文書檔案出現(xiàn)歸類不當(dāng)，系統(tǒng)檢索信息與文件的實際擺放位置不一致，如此一來給文件檔案查閱帶來了諸多不便。

2 新時期做好文書檔案管理工作的實施辦法

2.1 提升新時期文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，對文書檔案管理工作的開展百利而無一害。不但大大提高工作效率，而且還可避免工作差錯。文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)主要包括專業(yè)技能、人文素質(zhì)、職業(yè)操守等。

在專業(yè)技能方面，作為相關(guān)學(xué)校，應(yīng)聘請優(yōu)秀的管理人員來管理文書檔案，以體現(xiàn)文書檔案對企業(yè)發(fā)展的重要意義。另外，還可以在學(xué)校內(nèi)部培養(yǎng)文書檔案管理人員，比如可以通過培訓(xùn)的形式，提升文書檔案管理人員的管理水平。同時建立專業(yè)技能考核機(jī)制，尤其針對文書檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)是電子文檔歸類齊全，檢索快速，操作效率，省時省力。此外，在學(xué)校內(nèi)部實行獎勵制度，亦可調(diào)動文書管理人員的工作積極性，文書檔案管理人員在此激勵下，會自覺提升自己的專業(yè)技能，更好地為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

在人文素質(zhì)方面，一位文書檔案管理人員的人文素質(zhì)高低與學(xué)校教育水平息息相關(guān)。它代表了一個學(xué)校的精神內(nèi)涵。文書檔案管理工作是一項需要投入大量的耐力與熱情才可完成的工作，因此對管理人員人文素質(zhì)的要求較高。一個人文素質(zhì)低下的文書檔案管理人員，難以勝任繁瑣的管理工作。人文素質(zhì)可以說主要來源于先天性，加上后天環(huán)境的培養(yǎng)，人文氣質(zhì)也可以很快培養(yǎng)起來。

在職業(yè)操守方面，這一點尤為重要。職業(yè)操守往淺了說，它關(guān)乎到法律法規(guī)；往深了說，它涉及到一個人的道德情操。就拿文書檔案管理工作來說，它所承擔(dān)的職責(zé)是管理學(xué)校的文書與檔案，而文書與檔案又涉及到學(xué)校的某些重要性文件，一旦遺失，或因個人原因泄漏，極有可能給學(xué)校造成巨大的損失，同時也會對學(xué)校的社會形象造成影響。因此，作為文書檔案管理人員，首選應(yīng)做到嚴(yán)于律己，遵紀(jì)守法，嚴(yán)格遵守檔案規(guī)章制度，按照管理工作流程執(zhí)行工作職能，不得有半點徇私枉法的念頭或行為。在工作中，要加強(qiáng)自身的責(zé)任意識，要充分認(rèn)識到文書檔案管理對學(xué)校教育發(fā)展的重要性，工作細(xì)心，規(guī)范操作，尤其在新時期，互聯(lián)網(wǎng)普及的時代，需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將文檔內(nèi)不用的資料進(jìn)行及時清理，以便騰出空間，放入其他重要內(nèi)容。針對同一性質(zhì)的文件要統(tǒng)計管理，不同性質(zhì)的文件要做到分門別類，有效區(qū)分。在進(jìn)行文檔整理過程中，若發(fā)現(xiàn)文書案件的標(biāo)題含糊不清，應(yīng)立即查漏補(bǔ)缺，通過加工處理，還原該文件的本來面貌。互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用提高了文書檔案管理的效率，同時也對文書檔案管理提出了更高的要求，尤其在檢索方面，不允許出現(xiàn)內(nèi)容含混不清、文不對題以及系統(tǒng)無法識別的問題。

2.2 實行全過程、全方位、全系統(tǒng)化及全流程化的文書檔案管理

文書檔案管理方案必須建立在系統(tǒng)化的基礎(chǔ)之上，并以全方位的形式實現(xiàn)全過程進(jìn)行監(jiān)管。文書管理人員雖然具備了一定的管理水平，同時具備良好的職業(yè)操守，但對文書檔案管理的監(jiān)管工作也不容忽視，它可起到監(jiān)督文書管理人員工作職能的作用，避免任何不當(dāng)行為的產(chǎn)生；另外，通過文書檔案管理的監(jiān)管工作，可促進(jìn)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高。在歸檔過程中，需要對歸檔的內(nèi)容統(tǒng)一符號和方式，比如書寫格式，文件輸入系統(tǒng)的行距、頁碼、字體、顏色等。對文書管理人員也應(yīng)實行全員式管理，每一位管理人員的工作內(nèi)容及其性質(zhì)均要記錄檔案，并錄入系統(tǒng)，如此可保障文書檔案的安全性。實行統(tǒng)一管理方式的目的是確保文書檔案的機(jī)密性，以避免學(xué)校保密性文件信息出現(xiàn)泄漏，繼而對學(xué)校的利益造成損害?？偠灾?，實行全過程、全方位、全系統(tǒng)化及全流程化的文書檔案管理，可有效避免文書檔案的管理風(fēng)險。

3 結(jié)束語

文書檔案包含在教學(xué)過程中產(chǎn)生的一切內(nèi)容，它即可為學(xué)校教育的發(fā)展提供指導(dǎo)作用，亦可為學(xué)校提供查閱歷史資料的憑據(jù)。文書檔案管理對管理人員的要求頗高，尤其在新時期下，不但要求管理人員熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，游刃有余地開展日常管理工作，另外還要求管理人員具有良好的道德情操，在管理工作中，規(guī)范操作，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)以及學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)禁行使超出職能范圍的權(quán)利，工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，要充分意識到文書檔案對學(xué)校教育的發(fā)展的重要性，以便更好地為學(xué)校的發(fā)展提供保障。

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作者簡介

閻舞（1976-），女，山東淄博，山東省青島第六十六中學(xué)辦公室文書，助理館員。