科研單位科研檔案管理工作強化策略探討

朱婧文

摘 要：科研單位所具有的科研檔案資料具有較大的社會價值，是單位自身價值的體現(xiàn)。對于科研檔案管理要隨著單位的逐步發(fā)展升級而不斷地提升檔案管理的先進性，保證檔案管理的完整性、便捷性、保密性，避免對檔案材料的遺漏、泄露、缺損等。隨著現(xiàn)代科技的進步，檔案管理在高科技技術支持下變得更加智能化管理，提升了檔案管理的效率與質(zhì)量。

關鍵詞：科研單位；科研檔案；檔案管理方法

科研單位的工作流程中，所創(chuàng)造的科研檔案資料對單位自身發(fā)展有著重要意義，檔案管理工作則是對科研成果管理的重要工作環(huán)節(jié)。對科研檔案的合理管理可以有效的方便科研人員進行日常的資料查看調(diào)取，對成果進行有效總結提升，為今后的科研成果做出輔助性力量，避免科研工作的無效重復，讓科研工作提升工作效率與成果質(zhì)量。同時合理科學的保管檔案資料有利于對科研單位自身創(chuàng)造的成果予以保護，避免資料的泄露而造成的單位自身損失，促使單位在市場競爭中保持持久的生命力。

1 當下科研單位科研檔案管理工作問題

（一）科研檔案的不完善

在檔案管理中，會出現(xiàn)科研檔案自身資料的不完全，部分核心內(nèi)容與重要過程資料不完善，從而導致檔案價值大大減弱。雖然科研成果不斷更新突破，但是對于科研成果的檔案資料上卻沒有相應的提升。對于相關資料的保存，后來人進行參閱時并不能得到較大的輔助意義，無法發(fā)現(xiàn)科研檔案內(nèi)容的亮點，甚至部分材料并不是原始文件和復印件，而是更為隨意的相關資料形式，減少檔案自身的真實性與價值。導致科研檔案不完全的原因在于科研人員自身主觀上不愿意上交，多數(shù)人認為自己創(chuàng)造的科研成果對自己非常重要，如果將材料全部上將，那么自身的重要性相對減弱，因此更傾向于自己私密保存，繼而導致科研檔案在專業(yè)管理庫中部完善。而個人私人保存由于技術的不專業(yè)，或者操作的規(guī)范也會導致材料的遺失或者被盜，進而導致科研資料的損失。甚至很多人員認為科研成果是自己的，并不認為科研成果實質(zhì)上是科研單位所有。在主觀意識上存在著認識的偏差，從而導致在上交科研才可上缺乏積極主動性。此外，由于材料管理工作上缺乏權限管理，缺乏專業(yè)的制度與措施的約束與保護，進而導致科研人員自身不上交材料行為的縱容，同時也讓科研人員缺乏對材料保管的信任感。

（二）沒有調(diào)動科研檔案的充分潛能

科研檔案的運用價值較為廣泛，但是在當下的運用中，由于管理不善或者運用意識不強而導致科研檔案大量的閑置，部分科研檔案長期封存，并且不方便調(diào)取。如果運用科技管理方式，由于資料數(shù)量龐大，無法有效的全部進行資料數(shù)據(jù)整合匯編，從而導致科研檔案應有的價值沒有得到充分發(fā)揮。

2 科研檔案管理工作具體強化方法

（一）提升檔案管理嚴密性

由于科研檔案涉及到一定核心競爭力資料，因此要對相關資料進行物理隔離與信息技術分級管理。物理隔離上，對于機密程度較高的科研資料要放置在更為嚴密的空間中，做好相關的門禁設施，對于相關資料的瀏覽必須到特定的區(qū)域內(nèi)查閱或者在計算機上操作查看。同時對于內(nèi)網(wǎng)建設的資料管理，要進行分級查閱管理，不同級別人員可以查閱的資料進行管控，對科研檔案進行分級存放。為科研檔案建立專有的檔案庫與檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，確保檔案系統(tǒng)的身份認證安全保障。同時在科研資料的查閱使用上控制時間限制和數(shù)量限制，避免科研資料由于長時間對外開放而導致的數(shù)據(jù)資料流失，特別是當下高清手機的盛行，查閱人員可以輕而易舉的對資料進行復制，因要對所有查閱資料人員進行對應的管控，在資料庫放置攝像頭，做時時的有效監(jiān)控。同時電子檔案等瀏覽避免拷貝下載，如與特殊情況，需要向有關部分申請才可以拷貝，一般情況下嚴禁拷貝復制。具體情況中依據(jù)科研材料的分級情況做對應的監(jiān)管，如果屬于普通材料，可以允許在一定范圍內(nèi)進行拷貝，機密性材料則禁止拷貝復制。

（二）制定相關檔案制度使檔案的收集、整理與利用規(guī)范化

在對應的管理上，要通過相關權限設置的措施與制度做約束，保證材料的保密性，避免材料內(nèi)容的隨意外泄。制度上，要確定材料上交的義務，如果不完全上交將對個人進行一定程度的懲罰，而對于上交材料者則給予對應價值的鼓勵，同時提供對應配套福利待遇或者科研工作便利，積極的鼓勵科研人員上交科研材料，充分認可科研成果，積極鼓勵科研材料上交行為。在材料管理權限制度上做嚴格的管控，不同級別人員可以調(diào)取的材料有一定差異。同時對于機密性材料，除了科研人員和相關管理高層以外，其他人員不能分派材料調(diào)取權限，盡可能的縮減可以調(diào)取材料的權限名額，并且對每一次的材料調(diào)取做有效的記錄備份，對材料保密性做全面的監(jiān)控。同時對權限開放人員要進行制度的約束，如果屬于個人操作失誤而導致材料外泄、損毀或者遺失，將對個人進行一定懲處與追責管理，提升相關人員的操作的謹慎度。對于材料做對應的加密措施，有效的控制可以閱覽的可能性，同時也避免科技檔案管理人員自身所可能發(fā)生的監(jiān)守自盜等問題。由于文件自身加密，因此只有知曉加密文件通過密碼的人員才可以有效的打開文件，避免資料丟失而導致的材料泄露等問題。相關管理人員自身要懂得加密文件的制作操作，同時相關文件的編碼不可以隨意采用市場上可以隨意找到的加密方式，要對應科研單位自身情況做加密文件的升級管理，避免加密文件流通到市場后被蓄意獲取文件人所破譯。相關操作上要做好程序設計人員培養(yǎng)與思想教育管理，避免操作人員自身的違規(guī)操作。此外，擁有相關權限人員自身需要對加密文件有熟練的操作能力，避免自身不熟悉而導致加密文件破譯方式的外泄。

（三）最大可能的保存科研檔案數(shù)字材料

科研檔案的保存不僅僅需要運用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，同時也需要通過現(xiàn)代科技進行數(shù)字化的檔案保存，這樣可以有效的提升檔案共享效率。特別是在材料的拷貝復制途徑上更加的豐富便捷化，可以有效的對資料進行掃描來做數(shù)字化保存，同時也隨著科研技術的提升，重要信息資源可以通過電子檔案保存，可以將其電子檔案直接轉換為科研檔案管理的一部分，避免了掃描等圖像處理的復雜性，同時對于相關科研成果還可以通過動態(tài)聲像視頻材料做有效的資料保存，生動形象的保存科研技術的核心特點。通過計算機網(wǎng)絡技術的可以有效的在嚴密的系統(tǒng)管理下做電子檔案的共享，讓同一時間可以多人共同瀏覽檔案信息。同時要純熟的培訓指導相關工作人員熟練高效的進行檔案存儲操作，確保資源得到充分的利用。

3 結束語

科研單位科研檔案管理工作繁瑣，需要操作管理人員有更為嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，同時要具有多種檔案管理新技術的運用能力，這樣才能有效的提升科研檔案管理的效率與安全性，維護好科研單位的知識財富與利益。

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