芻議高校檔案管理的信息化建設(shè)

劉華 呂靜

摘 要：近年來，隨著電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)科技在各個(gè)領(lǐng)域的普及應(yīng)用，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式面對(duì)巨大發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，高校檔案數(shù)字化、電子檔案管理規(guī)范化已成為檔新型案管理模式的必然選擇，本文從多個(gè)角度通過對(duì)高校檔案管理的必要性、高校檔案管理信息化建設(shè)所面臨的困難加以分析，對(duì)高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)提出建議，以求能夠使高校的檔案管理工作更好地為高校的教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化

所謂檔案管理信息化，是指在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為中心向以檔案信息為重心的轉(zhuǎn)變過程[1]。高校中的各種檔案資料是高校發(fā)展過程中各項(xiàng)工作的真是記錄，對(duì)高校未來的發(fā)展具有極其重大的參考借鑒意義。因此高校檔案管理的信息化建設(shè)具有極其深遠(yuǎn)的意義。

一、 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.能夠顯著提升檔案信息的保存性

檔案需要長(zhǎng)期保存，紙質(zhì)檔案在這一性質(zhì)上存在著先天性的不足，諸如紙張容易受潮發(fā)生霉變、蟲蝕鼠咬等對(duì)檔案造成破壞，另外檔案長(zhǎng)時(shí)間的被反復(fù)借閱，也不可避免的對(duì)紙質(zhì)檔案造成了一定的磨損或遺失，這些都是紙質(zhì)檔案管理面對(duì)的問題[2]。而檔案的信息化建設(shè)則很好的解決了這一問題。在檔案的信息化管理下，各種資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息存入計(jì)算機(jī)之后將可永久保存，所有檔案通過網(wǎng)上借閱，有效的降低了檔案磨損和遺失的可能性。

2.能夠降低檔案的管理維護(hù)成本

高校檔案涉及范圍極廣，包含人事檔案、教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案、后勤檔案等各方各面的檔案信息，不但門類多樣，而且數(shù)量極其龐大，檔案管理部門需要投入大量的人力物力對(duì)檔案進(jìn)行保管。檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)，通過對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成電子信息數(shù)據(jù)庫，能夠有效地降低檔案資料的管理維護(hù)成本。

3.能夠大大提升檔案資料的服務(wù)性屬性

高校檔案是對(duì)高校發(fā)展過程真實(shí)、客觀的記錄，對(duì)高校未來的發(fā)展具有重要的借鑒價(jià)值，而舊有的檔案受限于存儲(chǔ)方式的局限[3]，在時(shí)間、空間上都限制了檔案的查詢借閱功能的發(fā)揮，而隨著檔案管理的信息化，這一問題將得到改善，只要取得相關(guān)檔案的借閱權(quán)限，在任何時(shí)間任何地點(diǎn)都能查詢到自己需要的檔案信息，能夠提供更加完善的檔案信息服務(wù)。

二、 高校檔案管理信息化建設(shè)所面臨的困難

1.需要大量基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，資金難以籌集

計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)是檔案管理信息化建設(shè)的根本，而與之相關(guān)的硬件設(shè)施如計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、存儲(chǔ)器、服務(wù)器的購(gòu)置和軟件技術(shù)諸如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)的開發(fā)都需要大量的資金投入。大部分高校都缺乏足夠的資金籌集渠道來解決這一問題。

2.檔案信息安全問題尤為值得關(guān)注

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案具有保存性更強(qiáng)，安全性更高的特點(diǎn)，然而并不能保證不會(huì)出現(xiàn)因軟件或硬件的故障以及人為操作的失誤導(dǎo)致的檔案信息損壞或者遺失，更重要的問題是病毒和黑客對(duì)檔案系統(tǒng)的侵襲，雖然防火墻和殺毒軟件能夠有效的對(duì)侵襲進(jìn)行攔截，但依然不可能完全避免網(wǎng)絡(luò)中的非法入侵。如何保證檔案信息不被非法用戶獲得，是檔案信息安全面臨的首要問題。

3.對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)提出了更高的要求

目前，各高校檔案管理工作人員的整體素質(zhì)參差不齊，尤其缺少既精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又具有檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才，工作人員的專業(yè)素質(zhì)難以適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，工作人員整體素質(zhì)需要進(jìn)一步提高。

4.規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程相對(duì)滯后

受傳統(tǒng)觀念影響，檔案管理部門一直披著一層神秘的面紗，檔案管理工作往往具有共享性差的特點(diǎn)，各個(gè)高校往往都有一套自己的檔案管理系統(tǒng)，各自的檔案管理工作缺乏一個(gè)統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，為廣大用戶提供便捷、靈活的檔案信息服務(wù)，就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

三、 對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.拓展資金渠道，鞏固檔案管理信息化建設(shè)的根基

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)項(xiàng)目周期長(zhǎng)、投入資金大、成果見效慢的長(zhǎng)期性工作，而相關(guān)資金的投入則是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化需要采取多種方式拓展資金渠道。首先，高校要向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門反映實(shí)際情況，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，增加這一領(lǐng)域的財(cái)政性撥款。其次，高校要多方籌集資金，可以利用相關(guān)的數(shù)據(jù)庫資源和高校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供有償?shù)纳鐣?huì)服務(wù)，一定程度上也能緩解經(jīng)費(fèi)不足的問題。

2.加強(qiáng)檔案管理安全防衛(wèi)，確保檔案信息安全

檔案管理信息化建設(shè)中存在著檔案使用權(quán)限的問題，而網(wǎng)絡(luò)自身存在著諸多安全性隱患，諸如管理程序自身的漏洞、病毒的侵襲、黑客的惡意攻擊等等，加強(qiáng)檔案管理的安全防御是檔案管理信息化建設(shè)的必然選擇。首先，相關(guān)工作人員要遵循相關(guān)信息安全的法律法規(guī)和單位的規(guī)章制度，增強(qiáng)安全意識(shí)，防止失密、泄密事件發(fā)生。其次，要不斷增強(qiáng)安全防護(hù)技術(shù)，升級(jí)諸如防火墻、隔離卡等相關(guān)軟硬件設(shè)施。

3.強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升工作人員整體素質(zhì)

在信息化高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)，任何工作都應(yīng)該以人為本，檔案管理部門也不例外，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門工作人員的繼續(xù)教育、培訓(xùn)，重點(diǎn)培養(yǎng)其相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的能力，使其自身的工作能力能夠達(dá)到檔案管理信息化建設(shè)的要求。同時(shí)要不斷地優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，吸引高水平人才加入。

4.建立健全統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，全面推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程

建立適用于各個(gè)單位間進(jìn)行信息傳輸、管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，諸如網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)等，使得電子檔案信息在各單位、各部門之間的傳輸能夠做到相互協(xié)調(diào)、相互銜接，以此來提升檔案信息的資源共享率。

參考文獻(xiàn)：

[1]高力.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考.中外企業(yè)家[J]，2011（5）.

[2]馬海濤.高校檔案管理信息化建設(shè)探析.山東教育學(xué)院學(xué)報(bào)[J]，2008（4）.

[3]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè).現(xiàn)代情報(bào)[J]，2007（6）.