信息化在檔案管理中的應(yīng)用

金朝紅

[摘 要]在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代大背景下，紙質(zhì)檔案越來(lái)越多，管理難度越來(lái)越大，管理質(zhì)量逐漸下降，最終導(dǎo)致檔案的利用率逐漸下降。因此，尋找一種科學(xué)、高效的檔案管理方法成為當(dāng)前迫切需要解決的問(wèn)題。然而，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化在檔案管理中的應(yīng)用則成為必然趨勢(shì)。本文對(duì)信息化在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)、功能進(jìn)行綜述，進(jìn)而提出信息化在檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策，以期提升檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)信息化的廣泛應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案管理；應(yīng)用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.132

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）08-0-02

近年來(lái)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理也隨之發(fā)生變革，極具現(xiàn)代化氣息的信息化被普遍應(yīng)用于檔案管理中，不但簡(jiǎn)化了檔案管理環(huán)節(jié)，也在一定程度上提升了檔案的利用率，這不僅推動(dòng)了現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的發(fā)展，也是現(xiàn)代科技社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。由此可知，強(qiáng)化信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用，非常重要也極有必要。

1 信息化在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.1 提升檔案的利用率

當(dāng)前，諸多基層檔案室所用的信息技術(shù)較單一，檔案管理系統(tǒng)的功能較少，甚至有些檔案管理系統(tǒng)只提供了文字錄入、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等簡(jiǎn)單功能，檔案的利用率非常低，不但浪費(fèi)了人力、物力、時(shí)間等資源，也限制了現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，能夠充分發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的潛能，提升檔案管理工作質(zhì)量，促使檔案利用率的提高。

1.2 提高檔案信息的時(shí)效性

選題、編輯、出版等是檔案信息手工操作的主要模式，在此工作模式下，從檔案信息的形成到二次文獻(xiàn)信息的開(kāi)發(fā)，所需的時(shí)間極為冗長(zhǎng)，這不僅限制了檔案的利用，也容易使檔案信息失效。而對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，則可讓檔案管理者直接以機(jī)讀的方式獲得檔案信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次文獻(xiàn)編輯時(shí)，也可以直接利用計(jì)算機(jī)功能快速完成。

1.3 簡(jiǎn)化檔案管理流程

實(shí)行檔案的信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)“一次投入、多次產(chǎn)出”的目的。只需對(duì)檔案信息進(jìn)行一次編輯，編輯完成后就可以無(wú)數(shù)次利用，而且在對(duì)檔案進(jìn)行加工整理時(shí)，也可免于經(jīng)費(fèi)的約束，這不僅簡(jiǎn)化了檔案管理流程，也節(jié)約了不少時(shí)間與資源。

2 信息化在檔案管理中功能

在現(xiàn)代科技時(shí)代中，檔案內(nèi)容成為了一種非常重要的信息資源，其在各行各業(yè)中的重要地位不言而喻。檔案信息化管理是當(dāng)前檔案管理工作的重中之重。信息化在方案管理中可實(shí)現(xiàn)信息檢索網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)字化等功能。

2.1 信息檢索網(wǎng)絡(luò)化

在目前的檔案管理系統(tǒng)中，信息檢索網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用越越成熟，且已獲得了讓人滿意的結(jié)果。將信息化應(yīng)用于檔案管理中，可在一定程度上改變檔案信息的檢索方式，即實(shí)現(xiàn)脫機(jī)檢索→聯(lián)機(jī)檢索→網(wǎng)絡(luò)智能檢索的發(fā)展過(guò)程，這不僅簡(jiǎn)單了檢索流程，也讓檔案信息可以快速獲得共享。

2.2 檔案信息數(shù)字化

紙質(zhì)檔案的錄入比較繁瑣，會(huì)浪費(fèi)較多的人力、時(shí)間與紙張，而且存在后期“修改難、改后亂”的問(wèn)題。而應(yīng)用信息化管理檔案，則可實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化錄入，不僅方便存儲(chǔ)、查詢、修改，也能借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞。

3 信息化在檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策

3.1 改變檔案管理模式

傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)象主要是紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、圖片等資料，管理時(shí)，主要以人工查找、整理、儲(chǔ)藏檔案為主，隨著檔案資料的不斷增加，檔案管理的難度也越來(lái)越大，管理起來(lái)不但需要較多時(shí)間，其工作量也非常大。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢(shì)下，各種軟硬件設(shè)備、多媒體技術(shù)、云計(jì)算等，都為檔案信息化管理提供了良好平臺(tái)。所以，為不斷提升檔案管理質(zhì)量，管理人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)管理方式，將信息資料作為管理對(duì)象，進(jìn)而真正將實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾怼?/p>

3.2 優(yōu)化信息化檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的基本前提，高效的檔案管理系統(tǒng)能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，確保檔案獲得有效利用。在信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：第一，明確檔案管理的各個(gè)步驟，以確保檔案管理有序進(jìn)行；第二，按照檔案的性質(zhì)合理設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，以確保檔案應(yīng)用的時(shí)效性；第三，完善檔案管理的相關(guān)制度，以確保檔案信息的安全性。

3.3 合理利用信息化檔案資料

在信息化檔案資料的利用上，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)。第一，管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化檔案的安全性。因?yàn)樵谛畔⒒瘯r(shí)代下，檔案的信息量較大、管理范圍較廣，在各行各業(yè)都在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的安全性也存在一定的問(wèn)題，因此，應(yīng)做好全面的安全保護(hù)措施，以確保檔案資料的安全。第二，確保檔案資料的真實(shí)性。因?yàn)樾畔⒒瘷n案資料從建立到歸檔的整個(gè)過(guò)程中，都應(yīng)該確保其系統(tǒng)性連接，如果資料不真實(shí)，就無(wú)法和紙質(zhì)檔案的信息相對(duì)應(yīng)，進(jìn)而就失去了其利用價(jià)值。

3.4 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

信息化背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)層出不窮，這給檔案的信息化管理提出了新的高要求。為實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，首先應(yīng)該從檔案管理者入手。第一，檔案管理部門定期為檔案管理者提供信息化管理的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以不斷提升檔案管理者對(duì)科學(xué)化管理重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而強(qiáng)化檔案管理者工作的責(zé)任心。第二，檔案管理者應(yīng)該具有現(xiàn)代的、多元化的信息知識(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立科學(xué)管理理念，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理方法，以系統(tǒng)掌握檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、文書(shū)學(xué)等檔案管理理論。檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，不但能夠提升檔案管理的工作效率，還可促進(jìn)信息化檔案的科學(xué)管理。

4 結(jié) 語(yǔ)

在社會(huì)信息化建設(shè)不斷深入發(fā)展的過(guò)程中，信息化檔案的建設(shè)與管理工作遇到了新的挑戰(zhàn)。如何在檔案管理工作中合理利用信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化管理成為目前亟待解決的問(wèn)題。為有效解決這一問(wèn)題，本文分析了信息化在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)與功能，進(jìn)而提出改變檔案管理模式、優(yōu)化信息化檔案管理系統(tǒng)、合理利用信息化檔案資料、強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的應(yīng)用對(duì)策，以確保檔案管理對(duì)象從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的提升。

主要參考文獻(xiàn)

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