財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范與水平的提高探討

彭華

[摘 要]財(cái)務(wù)檔案是記錄、反映事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要證據(jù)和資料，但是在現(xiàn)實(shí)管理中還存在一些問題，例如：財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理水平不高、管理意識淡薄、檔案管理機(jī)構(gòu)不健全等，直接影響財(cái)務(wù)檔案管理的效果。本文針對這些問題進(jìn)行分析和探討，并提出提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的措施，以期給有關(guān)人士提供一些借鑒和參考。

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)；檔案管理；規(guī)范水平

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.015

[中圖分類號]G271；F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-00-01

隨著經(jīng)濟(jì)市場的不斷發(fā)展及市場競爭的加劇，良好的財(cái)務(wù)檔案管理也成為提高事業(yè)單位競爭優(yōu)勢、實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位價(jià)值目標(biāo)的關(guān)鍵。如果單位財(cái)務(wù)報(bào)賬出現(xiàn)問題，不僅體現(xiàn)出單位內(nèi)部存在著巨大的漏洞，還直接影響單位財(cái)務(wù)的透明性，不利于單位日后的發(fā)展。因此，在以后的工作中，必須針對問題提出有效的解決措施，提高這方面的管理水平。

1 財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容

在《會計(jì)檔案管理辦法》（中華人民共和國財(cái)政部國家檔案局令第79號）中就有這樣的描述，會計(jì)檔案管理具體包括：會計(jì)憑證類（原始憑證、匯總憑證、記賬憑證、其他會計(jì)憑證）、會計(jì)賬簿類（總賬、明細(xì)賬、輔助賬、固定資產(chǎn)卡片、日記賬、其他會計(jì)賬簿）、財(cái)務(wù)報(bào)告類（月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告）、其他類（銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊）。在電算化會計(jì)檔案方面，主要涉及存儲會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì)（紙質(zhì)、移動硬盤、優(yōu)盤等）。除此之外，還包括每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，財(cái)務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份，每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會計(jì)資料，所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件、其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。

2 財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題分析

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理人員管理意識不強(qiáng)

財(cái)務(wù)檔案不僅記錄過去的財(cái)務(wù)情況，也可以為以后工作服務(wù)，但是很多事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理人員有限，工作壓力較大、工作效率不高，主要工作都放到了其他環(huán)節(jié)，忽視了檔案資料的整理和收集。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有限

到目前為止，一些單位還沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，基本上都是由相關(guān)人員兼職操作，例如：會計(jì)就是首選，雖然看似工作性質(zhì)相似，但是由于缺乏專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，基礎(chǔ)技能不全面，再加上沒有工作經(jīng)驗(yàn)。因此，在工作中不清楚財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)，檔案操作流程也不熟悉，致使整理出來的財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，沒有進(jìn)行科學(xué)的分類，只是簡單的裝訂。這樣在以后的資料瀏覽、資料參考中不僅查找困難，而且容易遺失，甚至和其他沒有用的資料一起被銷毀，失去了財(cái)務(wù)檔案資料管理的意義。

2.3 沒有合理設(shè)置財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)

為了有效進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理，應(yīng)設(shè)定財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，因?yàn)槠涫潜ＷC該項(xiàng)工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，同時(shí)也符合相關(guān)的法律規(guī)定。但是在實(shí)際當(dāng)中卻有很多問題，一些事業(yè)單位出于資金等問題的考慮，都沒有設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，相關(guān)的管理人員也都是以兼職的身份工作，其實(shí)際工作分散且效率不高。例如：在進(jìn)行會計(jì)檔案的裝訂時(shí)，都是由會計(jì)人員來完成；進(jìn)行檔案歸檔操作時(shí)，都是由辦公室人員來完成；進(jìn)行檔案的查詢工作時(shí)，都是讓資料的形成人員來進(jìn)行。這種工作過于分散，不利于財(cái)務(wù)檔案的系統(tǒng)管理。

3 提高財(cái)務(wù)檔案管理的措施

3.1 提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理意識

管理人員如果主觀管理意識不強(qiáng)，對財(cái)務(wù)檔案管理的重視度不夠，那么在實(shí)際工作中其管理效果就有限。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要從實(shí)際出發(fā)，從自己的工作中體現(xiàn)出對財(cái)務(wù)檔案管理的重視度，或者經(jīng)常開會分析問題，組織人員總結(jié)相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)。除此之外，還應(yīng)該結(jié)合單位的規(guī)模情況，配備專職人員進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，避免出現(xiàn)兼職或者縮減兼職人員名額的情況，建立健全財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度，把財(cái)務(wù)檔案管理工作也納入日常監(jiān)督中，在每季度都制定出財(cái)務(wù)檔案工作管理目標(biāo)，明確崗位責(zé)任，做好文件的收發(fā)、歸檔和整理，全方位提升管理意識和管理效果。

3.2 提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的整體素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理要求管理人員能力強(qiáng)、素質(zhì)高，擁有一定的法律意識。單位可以先進(jìn)行管理人員的選拔，然后按照實(shí)際需求進(jìn)行篩選，在入職后進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。前期培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理方法、管理細(xì)節(jié)、需要達(dá)到的指標(biāo)等，后期應(yīng)進(jìn)行實(shí)踐考核，對日常工作進(jìn)行抽檢，檢查里面存在的問題。

3.3 建立專門的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)

財(cái)務(wù)管理人員穩(wěn)定后，應(yīng)該及時(shí)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制，制定季度管理目標(biāo)，避免管理人員沒有工作目標(biāo)，工作茫然，整體渙散。把管理工作也納入部門工作人員的年度目標(biāo)考核中，按照相關(guān)的獎懲制度，表現(xiàn)好的給予獎勵，出現(xiàn)嚴(yán)重問題予以通報(bào)批評，或者直接進(jìn)行資金處罰，以此來調(diào)動財(cái)務(wù)檔案管理人員的積極性。

4 結(jié) 語

為順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理，對管理手段進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)加強(qiáng)對這方面人才的培養(yǎng)，從根本上提高相關(guān)的管理水平。同時(shí)要求管理人員有一定的憂患意識，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，努力把工作做細(xì)做精。

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