推進(jìn)學(xué)校行政管理信息化建設(shè)的思考

田向陽(yáng)

摘 要 學(xué)校行政管理要適應(yīng)現(xiàn)代信息發(fā)展的趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)地更新信息化管理理念，架構(gòu)信息綜合化平臺(tái)，促進(jìn)學(xué)校數(shù)字化管理，從而提高學(xué)校行政管理工作效率。

關(guān)鍵詞 信息化；學(xué)校行政管理工作；信息化環(huán)境

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2016）05-0059-02

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入廣泛應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的新時(shí)代，人們的生活已經(jīng)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用與網(wǎng)絡(luò)密不可分，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使人們以更快捷便利的方式獲取并傳遞所創(chuàng)造的一切文明成果。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展深刻地改變著人們的工作和生活方式，不僅為人們提供了一個(gè)新的信息渠道，也提出了新的要求，需要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)學(xué)習(xí)新的積識(shí)，掌握新的技能，并把新的技術(shù)應(yīng)用到工作實(shí)踐中，使之對(duì)工作和生活產(chǎn)生良性的推動(dòng)作用，從而最終促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

作為社會(huì)的重要組成部分，學(xué)校肩負(fù)著傳授知識(shí)與技能的職責(zé)。為了更好地做好教書育人的工作，學(xué)校應(yīng)該主動(dòng)從內(nèi)部開(kāi)始改革，從管理與教育教學(xué)等方面不斷更新理念、創(chuàng)新管理，因?yàn)橹挥胁粩嚅_(kāi)拓創(chuàng)新，學(xué)校才能更快、更好、更有效地發(fā)展。

1 構(gòu)建學(xué)校管理信息化現(xiàn)狀與問(wèn)題

學(xué)校管理工作信息化是指在學(xué)校管理活動(dòng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信和相應(yīng)的辦公平臺(tái)等現(xiàn)代信息技術(shù)，在文件傳輸、信息發(fā)布、資源共享等方面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，促進(jìn)學(xué)校管理工作的發(fā)展、提高學(xué)校工作效率的過(guò)程。為了提升辦公效率，很多學(xué)校根據(jù)自身的工作需要和辦公經(jīng)費(fèi)情況，開(kāi)始逐步引進(jìn)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建校園辦公平臺(tái)，從長(zhǎng)期以來(lái)所堅(jiān)持的紙質(zhì)辦公狀態(tài)向無(wú)紙化、數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)變。

但是由于長(zhǎng)久以來(lái)的辦公習(xí)慣和人員年齡結(jié)構(gòu)等方面的因素，校園信息化平臺(tái)在具體的工作實(shí)踐中存在功能使用單一化，軟件開(kāi)發(fā)利用率不高等問(wèn)題，工作人員思想上的墨守成規(guī)和長(zhǎng)期以來(lái)養(yǎng)成的工作習(xí)慣，很難在較短的時(shí)間內(nèi)徹底地扭轉(zhuǎn)和改變。特別是一些年紀(jì)比較大的老同志更是在接受新事物掌握新技術(shù)方面存在抵觸心理和畏難情緒，在現(xiàn)代化的辦公平臺(tái)面前依然沿襲舊有的習(xí)慣和方式，不但沒(méi)有提高辦公效率，反而造成了資源的浪費(fèi)。

這些弊端和問(wèn)題呈現(xiàn)在學(xué)校管理者面前，需要采取行之有效的方法和措施來(lái)改變這種狀況，推動(dòng)行政管理工作在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展環(huán)境得到長(zhǎng)足的發(fā)展和推進(jìn)。因此，學(xué)校行政管理工作面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)和新要求，必須從樹立正確的工作目標(biāo)、建立健全管理制度、提高行政管理隊(duì)伍素質(zhì)、改善行政管理環(huán)境等方面著手，不斷推進(jìn)行政管理的改革與創(chuàng)新，以支持和促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的改革與發(fā)展，使學(xué)校適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要。

2 構(gòu)建現(xiàn)代化的信息平臺(tái)，提高行政辦公效率

為了切實(shí)推進(jìn)學(xué)校行政管理信息化工作的開(kāi)展，首先就需要結(jié)合工作實(shí)際，圍繞科學(xué)實(shí)用性目標(biāo)，搭建實(shí)用高效的信息平臺(tái)。要進(jìn)一步改善校園信息化環(huán)境，采用適用的網(wǎng)絡(luò)管理軟硬件，提高內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行速度；在有需要的場(chǎng)所、辦公室構(gòu)建無(wú)線網(wǎng)接入設(shè)備，逐步提升校園信息化環(huán)境。在辦公軟件的選用上，要廣開(kāi)言路，充分征求工作人員的意見(jiàn)和建議，使得相應(yīng)辦公平臺(tái)模塊的設(shè)定符合工作需要和絕大多數(shù)人的使用習(xí)慣，才能讓大家更易于接受，也才能切實(shí)地提高辦公效率；否則會(huì)失去調(diào)研基礎(chǔ)，其作用只能是適得其反。同時(shí)要做好相應(yīng)的培訓(xùn)，由專業(yè)人員細(xì)致入微地進(jìn)行講解，教會(huì)大家具體的使用方法和注意事項(xiàng)；在具體操作幾個(gè)工作日之后，再組織一次專題的培訓(xùn)，結(jié)合使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困惑進(jìn)行答疑解惑。只有經(jīng)過(guò)這種講解與答疑的雙重安排，才能讓大家較為順暢地對(duì)軟件平臺(tái)的使用在短時(shí)間內(nèi)高效能地熟悉和掌握。

3 制定相應(yīng)的管理制度，保障信息化工作能夠落實(shí)到位

一方面是通過(guò)制定制度對(duì)人員進(jìn)行要求，因?yàn)榭茖W(xué)的方案和計(jì)劃只有落到實(shí)處，才能收到切實(shí)的效果。為了保障學(xué)校行政管理信息化工作的落實(shí)，就需要結(jié)合工作目標(biāo)制定相應(yīng)的制度和措施予以保障，通過(guò)制度的約束，細(xì)化工作的流程，強(qiáng)化工作的要求，引導(dǎo)工作人員認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用帶給工作上的便捷，變被動(dòng)地接受為主動(dòng)地學(xué)習(xí)。同時(shí)將工作的執(zhí)行情況與個(gè)人績(jī)效考核相掛鉤，通過(guò)這種約束機(jī)制促使工作人員逐步由不適應(yīng)變?yōu)榱?xí)慣，從而激勵(lì)工作人員積極進(jìn)取，提高效率。

另一方面是對(duì)設(shè)備設(shè)施等方面的制度保障。依據(jù)工作需要，制訂并完善相應(yīng)的規(guī)章制度，從網(wǎng)絡(luò)安全、軟件升級(jí)、信息更新等方面都制定詳細(xì)的規(guī)定，做到定期維護(hù)、及時(shí)更新、有效保障。

實(shí)踐證明，只有以上兩方面同時(shí)強(qiáng)化管理，才能保障信息化工作的有效推進(jìn)。

4 轉(zhuǎn)變觀念，將信息化與日常工作有機(jī)融合

任何先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用最終目的都是為了提高生產(chǎn)效率，推進(jìn)社會(huì)的更好發(fā)展。物質(zhì)資源不會(huì)自動(dòng)地產(chǎn)生效益，只有人充分利用資源開(kāi)展活動(dòng)，才能在活動(dòng)中出效益，所以要充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性來(lái)改變社會(huì)。作為現(xiàn)代先進(jìn)科技的信息技術(shù)，只有在充分運(yùn)用的情況下，才能產(chǎn)生最大的作用。在學(xué)校管理中，依托信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，促進(jìn)數(shù)字化管理，達(dá)到最優(yōu)化的管理效能，是推進(jìn)學(xué)校管理方式變革、提升管理效能的目標(biāo)。而這個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)就需要學(xué)校的行政辦公人員充分認(rèn)識(shí)到在行政管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益，需要每一個(gè)工作人員及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念、認(rèn)可接受，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)引導(dǎo)、大力推進(jìn)，最終依托信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，促進(jìn)數(shù)字化管理，達(dá)到最優(yōu)化的管理效能。

而信息化技術(shù)在學(xué)校行政管理工作中的應(yīng)用確實(shí)已經(jīng)收到初步的效果。在日常的行政工作中，通過(guò)相應(yīng)的管理模塊提供學(xué)校公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)查詢、信息檢索等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和信息的及時(shí)溝通，避免因?yàn)闇贤ú粫扯斐晒ぷ髦械淖曹嚭唾Y源的浪費(fèi)?，F(xiàn)在大部分學(xué)校都架構(gòu)起了校園的內(nèi)網(wǎng)和辦公平臺(tái)，在文件傳輸和信息交流等方面已經(jīng)得到應(yīng)用，但是信息技術(shù)應(yīng)用還有待于深層次的挖掘和實(shí)踐，如在后勤服務(wù)保障和教務(wù)管理中的應(yīng)用都可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的特點(diǎn)。

后勤服務(wù)保障工作中可以開(kāi)發(fā)應(yīng)用信息交互軟件，一方面通過(guò)各個(gè)計(jì)算機(jī)的終端分布廣的特點(diǎn)，可以及時(shí)收集到校園內(nèi)各個(gè)部位出現(xiàn)的需要維修的問(wèn)題，既可以將問(wèn)題及時(shí)快速地解決，避免問(wèn)題擴(kuò)大化造成不必要的損耗；又可以彌補(bǔ)后勤人員定時(shí)巡查所存在的時(shí)效性差和覆蓋面窄的問(wèn)題。另一方面，通過(guò)信息交互軟件的使用，可以很便捷公正地對(duì)后勤保障人員的工作效率進(jìn)行考核，從報(bào)修時(shí)間到維修完成再到使用者的反饋意見(jiàn)，一系列的數(shù)據(jù)能夠很客觀地對(duì)工作人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考評(píng)，提高人力資源管理工作水平。

在教務(wù)管理工作中也同樣可以應(yīng)用信息交互平臺(tái)實(shí)現(xiàn)課程安排、教學(xué)研究以及進(jìn)行聽(tīng)評(píng)課等工作的開(kāi)展，既能夠?qū)崿F(xiàn)課件資源的共享與相互的交流，又可以為教研活動(dòng)的開(kāi)展提供網(wǎng)絡(luò)空間，促進(jìn)教學(xué)水平的提升。

同樣，行政工作利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行信息宣傳，可以展示工作的成果，讓職工和公眾對(duì)學(xué)校的情況有更多的了解和認(rèn)識(shí)，同時(shí)也使得職工和公眾通過(guò)這個(gè)信息渠道對(duì)學(xué)校工作狀況發(fā)揮一個(gè)監(jiān)督的職能，也有利于學(xué)校的行政工作人員在這種氛圍中進(jìn)一步提高工作的責(zé)任心和使命感，更加積極努力地去開(kāi)展工作。

5 查漏補(bǔ)缺，不斷改進(jìn)和完善信息化工作

任何事物總是在不斷地發(fā)展完善中，只有在實(shí)踐過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，才能推進(jìn)社會(huì)的更好發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)由于其共享性、開(kāi)放性，致使網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也日益突出，如果不能正確應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，有可能會(huì)給學(xué)校行政管理工作帶來(lái)工作上的障礙甚至是經(jīng)濟(jì)上的損失。因此，如何在行政管理工作中結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)狀與特點(diǎn)，通過(guò)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的分析，采取多層次、多方面的安全管理方法來(lái)保障網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的安全和暢通，是行政管理工作部門需要面對(duì)和解決的問(wèn)題。

為了有針對(duì)性地做好相應(yīng)的防護(hù)措施以保障工作的正常開(kāi)展，需要從管理和技術(shù)兩個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理，運(yùn)用合理的安全技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的安全運(yùn)行。一方面需要加強(qiáng)對(duì)工作人員技術(shù)的培訓(xùn)和防范能力的提升，使工作人員對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的有效使用、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)有清晰的認(rèn)識(shí)和豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，要制定網(wǎng)絡(luò)信息管理工作制度，嚴(yán)格按照工作流程來(lái)進(jìn)行操作和檢查；另一方面是加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與設(shè)備的監(jiān)管和維護(hù)，采用先進(jìn)可靠的安全技術(shù)是維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全的有力保障，通過(guò)技術(shù)的更新及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的安全漏洞，改進(jìn)工作中的短板和不暢通的渠道，切實(shí)保障信息傳輸?shù)陌踩憬?、資源共享與信息交互的暢通。

總之，只有加快學(xué)校管理信息化進(jìn)程，才能更好地促進(jìn)學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的現(xiàn)代化。學(xué)校管理者必須與時(shí)俱進(jìn)、更新理念，依托信息化促進(jìn)管理現(xiàn)代化，加快學(xué)校管理信息化的進(jìn)程，提高行政工作的效率和水平，最終促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展和全面提升。