原始憑證的電子化探究

高　萌　薛　雪

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原始憑證的電子化探究

高萌薛雪

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起在一定程度上加快了經(jīng)濟(jì)全球化的步伐，所以，在信息化時(shí)代能否充分利用電子商務(wù)來形成其與同行競爭的優(yōu)勢(shì)，已成為各個(gè)企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵。其中，記錄貿(mào)易往來與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的原始憑證也普遍傾向于電子化。

一、原始憑證電子化的意義

會(huì)計(jì)原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生、執(zhí)行或完成情況的最初的書面證明文件，用以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并作為記賬依據(jù)。會(huì)計(jì)原始憑證電子化與企業(yè)外部信息供給的方式轉(zhuǎn)化有關(guān)，同時(shí)也是企業(yè)內(nèi)部管理信息處理的客觀需要?；谄髽I(yè)對(duì)外部信息的獲取情況來看，企業(yè)從外部獲得的信息已經(jīng)發(fā)生了很大的變化。例如，從證券市場(chǎng)獲得的電子數(shù)據(jù)，已經(jīng)構(gòu)成了會(huì)計(jì)原始憑證信息的重要組成、網(wǎng)上購物的電子憑據(jù)等都向我們展示了非紙質(zhì)的信息載體。在這些情況下，因?yàn)閭鹘y(tǒng)原始憑證的證明力不足經(jīng)常會(huì)使會(huì)計(jì)工作人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息處理時(shí)遇到困難。

基于企業(yè)的內(nèi)部來看，傳統(tǒng)原始憑證的存在制約著會(huì)計(jì)信息化的實(shí)現(xiàn)，它在很大程度上限制了企業(yè)辦公信息化的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，大量傳統(tǒng)原始憑證的保管工作占用了大量的物力、財(cái)力和人力資源，而且傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證耗費(fèi)了大量的紙質(zhì)資源，不利于國家向低碳辦公、綠色環(huán)保的方向發(fā)展。原始憑證電子化可以使會(huì)計(jì)信息核算的工作效率被大大的提高。會(huì)計(jì)原始憑證和目前的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來,也將進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)程。

二、原始憑證電子化進(jìn)程中存在的問題

(一)原始憑證的真實(shí)性與合法性無法保證

在電子商務(wù)過程中，原始單據(jù)電子化是必然的,同時(shí)對(duì)電子憑證的真實(shí)性與合法性地確認(rèn)是十分重要與必要的，因?yàn)槠涫菚?huì)計(jì)處理的數(shù)據(jù)源。企業(yè)要對(duì)電子原始憑證的合法性進(jìn)行確認(rèn),在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的過程中就必須取得并填制相應(yīng)的會(huì)計(jì)原始憑證?！峨娮雍灻ā分械臄?shù)據(jù)電文已包括了電子形式的原始憑證,因此具有電子簽名的會(huì)計(jì)原始憑證在法律范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)承認(rèn)其合法性。但是電子化原始憑證在我國的相關(guān)會(huì)計(jì)法律、法規(guī)中并沒有涉及，從而對(duì)其合法性地確認(rèn)帶來了困難。

(二)原始憑證內(nèi)容沒有標(biāo)準(zhǔn)化

原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算的起點(diǎn)，雖然電子形式和紙質(zhì)形式的原始憑證在內(nèi)容構(gòu)成方面大體一致，但是因?yàn)樵紤{證的內(nèi)容沒有標(biāo)準(zhǔn)化的形式，所以只有人工審核過的原始憑證才可以被記賬，于是在借貸科目和金額確定正確與否的過程中，從而會(huì)使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的原始憑證和記賬憑證之間的相互監(jiān)督控制難以達(dá)到較高的效率，同時(shí)這也無法使得會(huì)計(jì)人員從機(jī)械性地記賬憑證的錄入工作中解脫出來。所以原始憑證沒有標(biāo)準(zhǔn)化將會(huì)導(dǎo)致難以提高會(huì)計(jì)核算的效率和真正的實(shí)現(xiàn)原始憑證的電子化。

(三)財(cái)會(huì)專業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的欠缺

很多財(cái)務(wù)工作者在專業(yè)技能方面具有扎實(shí)的工作基礎(chǔ)，但是對(duì)計(jì)算機(jī)操作方面的能力還有所欠缺。有些人只會(huì)手工記賬，根本不會(huì)使用計(jì)算機(jī)軟件操作，或是有一部分財(cái)務(wù)工作者也懂得如何使用計(jì)算機(jī)，但是沒有更深層次學(xué)習(xí)，缺乏高效使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的能力，尤其是對(duì)財(cái)務(wù)軟件的不熟悉，很多財(cái)務(wù)工作者沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)財(cái)務(wù)軟件認(rèn)識(shí)不足也就無法充分利用軟件。因此，就會(huì)出現(xiàn)一系列的問題，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作無法進(jìn)行。這個(gè)問題也構(gòu)成了企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化的障礙。

三、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)原始憑證電子化的具體方法

企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，原始憑證是進(jìn)行會(huì)計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)填制記賬憑證的依據(jù)。記賬憑證有手工填制和自動(dòng)生成兩種形式。在手工記賬下，財(cái)務(wù)工作者需要根據(jù)不同來源、不同余額，不同數(shù)量的原始憑證分類歸納，使填制的原始憑證更加規(guī)范化。但是，隨著會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)程序而自動(dòng)生成的記賬憑證日益增多，如果同時(shí)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)原始憑證電子化，那么記賬憑證即可主要由專用軟件自動(dòng)生成，從而使整個(gè)會(huì)計(jì)核算過程達(dá)到高效、準(zhǔn)確的效果。

(一)加強(qiáng)原始憑證電子化相關(guān)法律法規(guī)制定

電子原始憑證應(yīng)該和傳統(tǒng)原始憑證一樣是合法的，所以，在解決一系列障礙之后，還必須得到相關(guān)法律條文的承認(rèn)和認(rèn)可，所以就需要對(duì)《電子簽名法》、《會(huì)計(jì)法》等涉及各項(xiàng)經(jīng)業(yè)務(wù)的法律條文進(jìn)行更正，以保證電子原始憑證的快速發(fā)展，提高會(huì)計(jì)核算工作的效率。

通過法律保障實(shí)現(xiàn)電子檔案憑證價(jià)值高于一般證據(jù)，完善《中華人民共和國檔案法》中的檔案定義，保障電子化原始憑證高于傳統(tǒng)化原始憑證的價(jià)值要明確電子原始憑證的檔案屬性和原件地位。隨著技術(shù)上對(duì)電子原始憑證利用、存儲(chǔ)、保管的真實(shí)性保障日益可靠，所以需要檔案方面的法律法規(guī)明確電子原始憑證的價(jià)值。在今后的《中華人民共和國檔案法》完善過程中，要能夠體現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化技術(shù)在原始憑證工作中的應(yīng)用。在相關(guān)法律對(duì)電子數(shù)據(jù)等作為證據(jù)的規(guī)定越來越明晰的基礎(chǔ)之上，《中華人民共和國檔案法》明確電子檔案的屬性，在引用其他法律法規(guī)時(shí)，可以使電子檔案高于一般證據(jù)的憑證價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。

(二)加強(qiáng)對(duì)電子化原始憑證的安全防護(hù)

1.健全會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)部控制

設(shè)立完善電腦機(jī)房管理規(guī)定，比如防偷竊、防潮濕、防明火、防蟻鼠等辦法；不允許沒有管理權(quán)限的人靠近電腦設(shè)和基本檔案，可采取的措施有，指紋比對(duì)、看守重要通道或電子鎖、用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)控制人員進(jìn)出并記錄進(jìn)出人員姓名和時(shí)間等，在信息管理系統(tǒng)中實(shí)施數(shù)據(jù)防護(hù)的功能，查閱、使用文件時(shí)登錄用戶名、密碼，并自動(dòng)記錄使用日期、方式及使用的結(jié)果，對(duì)數(shù)據(jù)和文件的修改也是如此，還要進(jìn)行登錄備案。當(dāng)非授權(quán)人員試圖進(jìn)入系統(tǒng)或是上網(wǎng)密碼錯(cuò)誤時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)隱藏，凍結(jié)該人員的標(biāo)記，記錄其相關(guān)信息并及時(shí)發(fā)出警報(bào)。

2.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防護(hù)功能

采取一定的措施，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防護(hù)功能，比如，給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加上電磁屏蔽，防止電磁的輻射和對(duì)系統(tǒng)的干擾；安裝防火墻以免感染病毒，應(yīng)用殺毒軟件進(jìn)行檢測(cè)，中毒軟件或是帶病毒文件快速清理，對(duì)會(huì)計(jì)憑證的填制傳送過程進(jìn)行加密，避免重要資料泄露或遺失。

(三)提高會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)

基于會(huì)計(jì)信息化角度的會(huì)計(jì)核算,要求財(cái)務(wù)人員不僅要懂會(huì)計(jì)相關(guān)專業(yè)知識(shí),而且要有計(jì)算機(jī)操作技能,會(huì)計(jì)從業(yè)人員應(yīng)該是多技能人才。目前,在我國上市公司和大型企業(yè)中會(huì)計(jì)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)稍高一些,中小型企業(yè)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)確實(shí)普遍較低。電子化的原始憑證的運(yùn)行要求電子原始憑證規(guī)范化、數(shù)據(jù)化,在這一前提下會(huì)計(jì)職業(yè)工作者就不能只會(huì)簡單的傳統(tǒng)記賬技術(shù),還應(yīng)該具備較熟練的會(huì)計(jì)專業(yè)理論知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能、職業(yè)判斷能力,要熟悉財(cái)經(jīng)法律、法規(guī)和國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度，還要能結(jié)合會(huì)計(jì)工作進(jìn)行廣泛宣傳，只有具備了這些素質(zhì)的職業(yè)人才能成為符合現(xiàn)代職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)人員,才能熟練使用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的經(jīng)營處理。其次，在提升企業(yè)內(nèi)部人員職業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，還應(yīng)建加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)相關(guān)各方的道德和倫理控制，選擇能夠精誠合作的業(yè)務(wù)往來企業(yè)，相關(guān)審計(jì)工作者應(yīng)該可以揭露業(yè)務(wù)往來中的不妥之處，并且能夠盡快對(duì)相關(guān)問題提出解決方案。對(duì)于蓄意破壞的系統(tǒng)相關(guān)方要進(jìn)行及時(shí)的提示和警告，對(duì)財(cái)務(wù)工作者進(jìn)行職業(yè)道德教育，對(duì)各個(gè)層級(jí)上的工作人員實(shí)行崗位責(zé)任制，并使用代碼訪問控制。

會(huì)計(jì)原始憑證的電子化探究是一個(gè)具有開創(chuàng)意義的話題，由于多種原因，若使電子化原始憑證適應(yīng)于各個(gè)行業(yè)，在缺乏現(xiàn)成方法和相關(guān)會(huì)計(jì)文獻(xiàn)資料的情況下，難免存在一定的局限性。但是，會(huì)計(jì)原始憑證電子化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，建立會(huì)計(jì)原始憑證電子化社會(huì)級(jí)平臺(tái)應(yīng)是企業(yè)發(fā)展的最終目標(biāo)，我們需要更強(qiáng)的技術(shù)支持和國家法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范，以應(yīng)對(duì)這樣龐大的信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目。(作者單位：河北經(jīng)貿(mào)大學(xué))

作者簡介：高萌(1992.01-)，女，漢，河北省高碑店市人，河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)，碩士研究生，研究方向：財(cái)務(wù)管理與管理會(huì)計(jì)。

薛雪(1991.12-)，女，漢，河北張家口人，河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)，碩士研究生，研究方向：財(cái)務(wù)管理與管理會(huì)計(jì)。