信息化時代醫(yī)院檔案管理工作探討

夏海紅

摘 要 信息化時代如何加強檔案管理，使檔案信息成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理重要手段之一，這是新時代各級醫(yī)院面臨的新課題。本文從醫(yī)院檔案信息管理的實際出發(fā)，通過分析信息化時代醫(yī)院檔案管理工作特點以及重要性，針對性地提出應(yīng)對措施，為醫(yī)院檔案管理工作提出參考。

關(guān)鍵詞 信息化 醫(yī)院 檔案管理

隨著社會信息化的進一步發(fā)展，各行各業(yè)對檔案信息的需求日漸增大。作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來源之一的醫(yī)院檔案部門，在實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)中面臨許多新情況、新問題和新任務(wù)。信息化時代，如何加強醫(yī)院檔案管理，使檔案信息成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理重要手段之一，這是新時代各級醫(yī)院面臨的新課題。本文從醫(yī)院檔案信息管理的實際出發(fā)，通過分析信息化時代醫(yī)院檔案管理工作特點以及重要性，針對性地提出應(yīng)對措施，為醫(yī)院檔案管理工作提供參考。

一、信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的特點

（一）檔案信息來源多元化

醫(yī)院實施傳統(tǒng)檔案管理方法，由于檔案處理手段的落后，加之檔案存儲空間十分有限，檔案管理部門只能選擇性地收集檔案信息，檔案信息來源非常有限。醫(yī)院在實施信息化改造以后，各個部門之間實現(xiàn)互聯(lián)互通檔案管理部門幾乎可以采集到醫(yī)療、行政、教學(xué)、財務(wù)、科研、人事和后勤等各個職能部門的所有檔案信息，實現(xiàn)檔案信息來源多元化。

（二）檔案處理要求時效性

醫(yī)院的檔案管理部門除了要服務(wù)于其各個職能部門之外，也要為其上級主管部門和病人服務(wù)。在檔案管理部門獲得各個部門的信息之后，必須在最短的時間內(nèi)加以處理，使其電子化、系統(tǒng)化，方便獲取和利用。通過檔案管理部門計算機管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽傳播服務(wù)，服務(wù)對象可多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了時間，提高了利用效率。

（三）檔案存儲方式的多樣化

在傳統(tǒng)檔案管理時期，醫(yī)院檔案主要以文本的方式存儲。隨著現(xiàn)代檔案工作的開展和信息化的普及，檔案不僅以文本的方式出現(xiàn)，而且更多的是以為病人服務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件和視聽檔案的形式出現(xiàn)，如文本、圖像、聲音或影像等。檔案存儲方式的變化，不僅減少了檔案存儲的物理空間，擴大了檔案存儲的范圍和內(nèi)容，而且能做到保持檔案完整性，延長檔案壽命。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案信息化工作中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一

在當(dāng)前醫(yī)院的信息化建設(shè)當(dāng)中，各醫(yī)療機構(gòu)的衛(wèi)生系統(tǒng)軟件使用不統(tǒng)一，升級版本不一，缺乏統(tǒng)一的軟件支持，亟須升級聯(lián)網(wǎng)更新進行系統(tǒng)維護，特別是系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題應(yīng)得到及時處理。

（二）檔案信息化難以滿足更多利用者對檔案信息的需求

檔案信息化呼聲越來越高，大部分單位檔案工作只是停留在簡單的信息錄入、查詢和提供利用等傳統(tǒng)模式，檔案工作與醫(yī)院目前的信息化建設(shè)差距太大，檔案網(wǎng)絡(luò)信息共享問題亟須解決。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)影響著檔案管理水平的提高

在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，并沒有把檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業(yè)知識老化、知識面窄、知識結(jié)構(gòu)不合理、缺少高層次的檔案專業(yè)人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展缺乏創(chuàng)新和活力，這些情況已嚴重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、加強醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)的思考

（一）加強檔案信息化建設(shè)中軟件和硬件的配套工作

建立相對穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。因此，要加大資金投入力度保障檔案信息化建設(shè)所需的軟、硬件配套設(shè)施齊全。同時，檔案信息化建設(shè)應(yīng)與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)同步進行，籌劃檔案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)的設(shè)密權(quán)限，以檔案室為中心，將院內(nèi)的相關(guān)計算機進行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)將信息建立在統(tǒng)一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計算機上查看相關(guān)資料，在實現(xiàn)資源共享的同時也體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的時效性，在完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時，逐步實現(xiàn)辦公自動一體化。

（二）實現(xiàn)電子文件管理規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化

電子文件管理規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)迫切需要，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的方方面面。各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化運行沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，電子文件將成一盤散沙，不便于利用也不便于保存。國家和地方各級檔案部門對檔案信息化建設(shè)十分重視，制訂了一系列的管理制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案部門應(yīng)根據(jù)其行業(yè)的特點，加快相關(guān)規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)的出臺。因此要遵循國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，吸收國內(nèi)相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗，建立健全有關(guān)電子文件管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度，如電子文件的收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度等。要根據(jù)電子文件的特點，執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)電子文件、電子檔案的全程管理。還要借助醫(yī)院信息化建設(shè)主管部門的技術(shù)力量，制定并落實各項制度以及標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而保證醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院信息化環(huán)境下有序發(fā)展。

（三）組織檔案人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

培養(yǎng)懂得網(wǎng)絡(luò)知識與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。檔案人員要邊學(xué)邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平。首先，要掌握計算機理論知識和運用技能，使自己熟練使用各種現(xiàn)代化信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。其次，檔案人員要通過深入臨床一線，調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，并在熟悉檔案室的基礎(chǔ)上，熟練快速地提供利用。

（四）消除部門障礙，保障檔案安全

現(xiàn)有的醫(yī)院各個科室之間相對獨立，組織界限分明，這不僅妨礙了各個科室之間的溝通，也給檔案信息的收集與編研造成障礙。所以必須淡化科室的概念，消除醫(yī)院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強橫向聯(lián)系，從封閉式、分散型走向開放式形成網(wǎng)絡(luò)化、一體化，實現(xiàn)“無縫隙”管理，使醫(yī)院各個部門的信息能及時匯集到檔案管理部門。同時，檔案管理部門必須要配備專門的檔案安全人員，對檔案的安全實行專業(yè)化管理。檔案管理人員必須要有風(fēng)險防范意識，對檔案信息系統(tǒng)實時監(jiān)控，防止電腦黑客的盜取、篡改檔案信息和破壞信息系統(tǒng)。要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵，確保醫(yī)院檔案信息管理的安全。

（作者單位為湖南省雙峰縣人民醫(yī)院）

參考文獻

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