淺析工作分析的重要性

李丹

摘 要 工作分析是采用科學(xué)的方法或技術(shù)全面了解某一項(xiàng)工作或提取關(guān)于某一項(xiàng)工作全面信息的活動(dòng)。分析者采用科學(xué)的手段與技術(shù)，對每個(gè)同類崗位工作的結(jié)構(gòu)因素及相互關(guān)系，進(jìn)行分解、比較與綜合，從而確定該崗位的工作要素特點(diǎn)、性質(zhì)與要求。

關(guān)鍵詞 工作分析 重要性 淺析

總的來說，工作分析就是在全面了解工作（職位）的基礎(chǔ)上提取管理有關(guān)工作方面所必需的信息，并依據(jù)戰(zhàn)略和組織運(yùn)行的要求對工作進(jìn)行重新梳理分析的過程。工作分析是工作信息提取的情報(bào)手段，通過工作分析來提供有關(guān)工作的全面信息，以便對組織進(jìn)行有效的管理。

一、工作分析在企業(yè)中的現(xiàn)狀

近年來，隨著人力資源管理日益得到企業(yè)和社會(huì)的重視，工作分析才開始成為企業(yè)所關(guān)注的問題。從本質(zhì)上說，工作分析是一個(gè)重要的基礎(chǔ)性管理過程，但是我們對工作分析的認(rèn)識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不到位。很多企業(yè)管理者把它看作是一種負(fù)擔(dān)甚至是可有可無的，因?yàn)楣ぷ鞣治鍪亲钯M(fèi)力、最繁瑣、最難獲得支持、最沒有成就感的工作。但是它確實(shí)是最有效保證組織、工作系統(tǒng)效率和員工工作滿意度的基礎(chǔ)性工作。

目前，企業(yè)提高了對工作分析重要性的認(rèn)識(shí)，但缺乏對工作分析理論和技術(shù)的了解，使本來就“痛苦不堪”的工作分析變得更加痛苦，加深了對工作分析的誤解。

二、企業(yè)進(jìn)行工作分析的重要性

（一）解決組織發(fā)展過程中“人”與“工作”相互適應(yīng)的關(guān)系

人力資源規(guī)劃雖然能夠解決組織發(fā)展過程中“人”與“工作”相互適應(yīng)的問題，但是如何進(jìn)行人力資源規(guī)劃呢？它需要通過對組織內(nèi)現(xiàn)有工作信息的了解以及預(yù)測組織未來工作可能發(fā)生的變化，從而制定出人員的補(bǔ)充規(guī)劃、晉升規(guī)劃、人員配置與調(diào)整規(guī)劃、培訓(xùn)與開發(fā)規(guī)劃、報(bào)酬規(guī)劃等，工作分析為獲取這些工作信息提供了快速的途徑。

（二）解決進(jìn)入組織中人員質(zhì)量的問題

工作執(zhí)行人員的任職資格、求職者的信息提取內(nèi)容、考試/面試及心理測驗(yàn)的內(nèi)容、設(shè)計(jì)人員錄用效度的檢驗(yàn)、求職咨詢、個(gè)人職業(yè)發(fā)展展望、人員的甄選/錄用，解決的是進(jìn)入組織中人員的質(zhì)量問題，這將直接關(guān)系到組織未來的發(fā)展?jié)摿Α５覀兊降仔枰裁礃拥娜?？我們又將如何從大量的求職者中挑選出我們所需要的人才呢？這就需要我們對職位工作的內(nèi)容和執(zhí)行這些工作的人員所應(yīng)具備的任職資格有清晰的了解，需要我們根據(jù)這些任職要求對甄選工具（包括筆試、面試、心理測驗(yàn)及無領(lǐng)導(dǎo)小組討論等）進(jìn)行有效的設(shè)計(jì)，而職位說明書能夠直接說明職位的工作內(nèi)容和任職資格。

（三）解決員工的培訓(xùn)與開發(fā)、任職者的知識(shí)、技能和素質(zhì)與職位相互匹配的問題

但到底應(yīng)該培訓(xùn)開發(fā)什么？我們需要根據(jù)職位說明書對任職者做出要求，有針對性地對員工短缺的知識(shí)、技能和能力素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)與開發(fā)，才能做到有的放矢，從而有效地提高員工的工作能力

（四）為職位評價(jià)提供客觀依據(jù)

工作分析為工作的相對重要性提供客觀依據(jù)，工作分析越詳細(xì)職位評價(jià)結(jié)果就越具有可靠性，以此來確定職位的相對價(jià)值就越準(zhǔn)確。職位評價(jià)是對組織內(nèi)所有的職位的相對價(jià)值進(jìn)行比較的一個(gè)過程，職位評價(jià)是薪酬管理的重要基礎(chǔ)。但如何進(jìn)行職位評價(jià)呢？不能嘴上說這個(gè)職位的價(jià)值比那個(gè)職位的價(jià)值大，必須從工作內(nèi)容本身出發(fā)以職位的工作對組織的貢獻(xiàn)來評價(jià)價(jià)值的大小。職位說明書為職位評價(jià)提供了客觀的依據(jù)，工作分析越詳細(xì)職位評價(jià)結(jié)果就越可靠。

三、企業(yè)如何利用工作分析開展工作

（一）確定工作分析目的

在企業(yè)管理過程中，解決不同的管理問題需要的信息及組合各不相同，因此要先明確目標(biāo)，使工作分析所得信息有價(jià)值。目標(biāo)明確前，需考慮順利開展工作分析所具備的一些前提條件：企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略方向明晰、現(xiàn)有工作流程相對清晰和穩(wěn)定、近期組織結(jié)構(gòu)無調(diào)整安排、有充足的人力來開展工作分析等。如果要在時(shí)機(jī)不恰當(dāng)?shù)那闆r下進(jìn)行工作分析，效果就會(huì)大打折扣，甚至?xí)M(fèi)時(shí)費(fèi)力惹得怨聲載道卻無法為企業(yè)管理作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（二）確定工作分析系統(tǒng)

企業(yè)在開展工作分析時(shí)必須考慮崗位不同所要采取哪種工作分析的技術(shù)和方法。一般來說分為工作導(dǎo)向性分析系統(tǒng)和人員導(dǎo)向性分析系統(tǒng)。選擇哪種工作分析系統(tǒng)：一是取決于工作的結(jié)構(gòu)性；二是與產(chǎn)業(yè)類型相關(guān)；三是工作的結(jié)果和過程特征；四是在企業(yè)價(jià)值觀中對人的設(shè)想。需要說明的是，并沒有哪一個(gè)工作分析系統(tǒng)可以適用于所有的組織，也沒有哪一個(gè)工作分析系統(tǒng)是無可挑剔的。在管理實(shí)踐中，關(guān)鍵是要根據(jù)工作分析的目的考慮企業(yè)自身的實(shí)際情況選擇最適合的工作分析系統(tǒng)。

（三）確定并培訓(xùn)工作分析小組

企業(yè)在開展工作分析前要選擇工作分析人員，可成立工作分析小組對整個(gè)工作分析的過程和結(jié)果負(fù)責(zé)。選擇人員的數(shù)量、專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)結(jié)構(gòu)則視為工作分析的目的、任務(wù)和工作量而定，通常工作分析人員要接受一種或多種工作分析方法的專業(yè)培訓(xùn)，這樣就能使用一種或多種工作分析方法來搜集資料。

（四）搜集工作信息

此時(shí)，按照工作分析小組確定的分析方法，開始對需求對象（組織和個(gè)人）搜集資料。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，對于各種信息的搜集其中很重要的一個(gè)信息來源就是調(diào)用企業(yè)原始的背景資料，如組織結(jié)構(gòu)圖、崗位設(shè)置情況、工作流程圖以及工作說明書等。

（五）分析工作信息

第一步，通過處理所搜集的工作信息來進(jìn)行整理、歸納、分析等，可以按照工作流程發(fā)生的先后順序或者按照不同工作之間邏輯上的一致性，將整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)、部門甚至是組織的全部工作信息進(jìn)行梳理得到組織的工作任務(wù)清單；第二步，根據(jù)對工作任務(wù)的時(shí)間消耗和重要程度來進(jìn)行評定，從而獲取組織中工作任務(wù)清單的重點(diǎn)項(xiàng)；第三步，通過分析重點(diǎn)項(xiàng)來獲得對學(xué)歷、特定知識(shí)、特定經(jīng)驗(yàn)以及特定能力的要求匯總歸并就可得到完成某一工作所需要的學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、能力等要求，最終完成工作所必需的各項(xiàng)任職資格。

（六）制定工作說明書

工作說明書是工作分析的最終結(jié)果，它包含了工作分析所獲得的所有信息，并把它們以標(biāo)準(zhǔn)化的形式編制成文。一般來說，工作說明書主要包括工作描述和工作規(guī)范兩大部分。工作描述反映的是職位所從事或承擔(dān)的任務(wù)、職責(zé)以及責(zé)任的目錄清單等；工作規(guī)范反映的是職位對承擔(dān)這些工作活動(dòng)的人的要求，是人們?yōu)橥瓿蛇@些工作所必須具備的知識(shí)、技能、能力和其他特征的目錄清單。

四、結(jié)語

工作分析除了對企業(yè)管理起基礎(chǔ)的支持作用外還具有一些社會(huì)意義，如培養(yǎng)職業(yè)化的工作人。工作分析所確定的工作說明書是培養(yǎng)大量忠于職業(yè)并具備特定職業(yè)素質(zhì)的工作人的基礎(chǔ)，它的廣泛運(yùn)用將會(huì)促進(jìn)社會(huì)分工體系的合理發(fā)展，培養(yǎng)和造就更多職業(yè)化的工作人。

（作者單位為中鐵隧道集團(tuán)有限公司企劃部）

參考文獻(xiàn)

[1] 付亞和.工作分析（第2版）[M].復(fù)旦大學(xué)出版社，2009.

[2] 董克用，葉向峰.人力資源管理概論[M].中國人民大學(xué)出版社，2002.

[3] 蕭鳴政.工作分析的方法與技術(shù)（第四版）[M].中國人民大學(xué)出版社，2004.