實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

王鑫

摘 要 為了更好地提高辦公室的行政管理水平，在辦公室實現(xiàn)精細(xì)化管理顯得更加重要。本文對辦公室行政管理精細(xì)化總體思路作了簡單的介紹，并在此基礎(chǔ)上，根據(jù)辦公室的管理實際提出了一系列實現(xiàn)精細(xì)化管理的對策，希望以此促進辦公室行政管理水平的提高，加快實現(xiàn)辦公室的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 辦公室 行政管理 精細(xì)化 思路

辦公室作為行政管理活動必要的場地，是在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，以精、準(zhǔn)為主要特點，在此基礎(chǔ)上有效地降低管理成本，從而提高辦公室效率的一項管理活動。運用精細(xì)化管理方式，能夠促使企業(yè)加快實現(xiàn)科學(xué)管理，有效地提高辦公效率。

一、辦公室行政管理精細(xì)化思路

實現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理，是現(xiàn)代化企業(yè)實現(xiàn)科學(xué)有效管理的新方向。由于行政管理辦公室長期受到計劃經(jīng)濟的影響，在管理制度和管理方式上比較落后。在此情況下，這種落后的管理方式與現(xiàn)代化的企業(yè)管理模式仍舊存在著較大的差距。要實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，需要從以下幾個方面進行：

（一）管理科目的細(xì)化與量化

長期以來，辦公室一般都采用的是模塊化管理方式，管理者通過自己的個人管理，運用相關(guān)經(jīng)驗，在對辦公室的管理過程中呈現(xiàn)出不連續(xù)的特點，沒有很好地促進辦公室行政管理的職能發(fā)揮到實處。要想真正改變當(dāng)前的這種管理模式，就必須用精細(xì)化的管理方式來加快實現(xiàn)辦公室行政管理的科學(xué)性。精細(xì)化管理是一項系統(tǒng)化工程，按照一定的順序，將工作分為幾個不同的部分，通過對任務(wù)進行一定的細(xì)化，分解工作任務(wù)，從而有利于辦公室實現(xiàn)各個時間操作控制，有利于提高辦公室的管理水平。對辦公室行政管理工作進行量化，有助于對工作中的各個環(huán)節(jié)進行測量，從而為特定的工作安排特定的時間和程序，促進辦公室工作效率的提高。

（二）引入流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的理念

實現(xiàn)生產(chǎn)流水化是當(dāng)今工業(yè)生產(chǎn)中一項偉大的實踐，對于提高工業(yè)生產(chǎn)的效率具有重大的意義。在辦公室行政管理過程中，實現(xiàn)流水作業(yè)具有同樣重要的作用。運用流水作業(yè)，就是對一些工作任務(wù)進行有效的分解，根據(jù)工作的開展，與任務(wù)的順序?qū)崿F(xiàn)有效的銜接。而在辦公室管理過程中，通過對工作進行梳理，并將標(biāo)準(zhǔn)化的理念運用到管理中，才能有效地提高辦公室效率，在真正意義上實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化。

（三）強化協(xié)同與經(jīng)濟化意識

在辦公室行政管理工作中，任務(wù)的完成不是單靠某個人來實現(xiàn)的，而是需要辦公室內(nèi)部各部分之間相互協(xié)作，以及成員之間的分工才能夠得以完成的。例如，在辦公室進行文件簽收時，這一文件會經(jīng)過多個部門的周轉(zhuǎn)和審核，從收文到辦理再到存檔，這一過程經(jīng)歷了很多的環(huán)節(jié)。如果沒有辦公室各個部門的分工協(xié)作，文件就得不到高效率的辦理。因此，在實現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理過程中，首先要強化人員的協(xié)作能力，加快樹立人員的經(jīng)濟意識，要盡量用最少的資源和最短的時間獲得最大的成果。行政管理企業(yè)更應(yīng)該加快這一方法和原則的引進，在辦公室管理過程中實現(xiàn)大的發(fā)展和創(chuàng)新。

二、辦公室行政管理精細(xì)化對策

在辦公室行政管理過程中實現(xiàn)精細(xì)化管理，不僅體現(xiàn)了管理思想的轉(zhuǎn)變，而且體現(xiàn)了工作方式的轉(zhuǎn)變。在實現(xiàn)精細(xì)化管理過程中，要求管理人員不斷地提高自身素質(zhì)，改變自身觀念，從而實現(xiàn)行政管理工作的科學(xué)有效性。

（一）建設(shè)精細(xì)化企業(yè)文化

實現(xiàn)精細(xì)化行政管理，首先需要在企業(yè)內(nèi)部打造企業(yè)文化。長期以來，由于在辦公室管理中沒有將相關(guān)的工作量化，導(dǎo)致企業(yè)的管理呈現(xiàn)出比較復(fù)雜的狀態(tài)，企業(yè)管理的基本效益沒有得到有效的保障。要想營造一種精細(xì)化的企業(yè)文化，需要在企業(yè)管理中建立精細(xì)化的管理方式，努力打造精細(xì)化文化，從而有效地提高企業(yè)的管理品質(zhì)，建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)文化的工作流程，從而在辦公室中更好地建立精細(xì)化文化，使企業(yè)員工的思想觀念得到一定的改變，朝著文化自覺的方向發(fā)展，提高人們的素質(zhì)。企業(yè)建立精細(xì)化文化，能夠在更大程度上實現(xiàn)企業(yè)文化創(chuàng)新，加快實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展。

（二）以制度推進精細(xì)化實現(xiàn)

通過提高企業(yè)精細(xì)化文化來提高企業(yè)的發(fā)展水平是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的有效途徑。在辦公室行政管理中，要想真正實現(xiàn)精細(xì)化管理，需要從工作人員的思想、行為上著手，這在實行企業(yè)精細(xì)化管理過程中是一個非常關(guān)鍵的問題。作為企業(yè)的辦公室，要實現(xiàn)精細(xì)化管理，就必須從內(nèi)部的相關(guān)管理制度出發(fā)，盡可能把員工的行為規(guī)范提升到企業(yè)發(fā)展的實際工作日程。精細(xì)化管理的實現(xiàn)，不是僅僅依靠某個人，或者某段時間來實現(xiàn)的，而是需要在實際工作中以經(jīng)驗為先導(dǎo)，在此基礎(chǔ)上進一步加強制度化建設(shè)，從而逐漸提高工作人員的精細(xì)化工作能力。辦公室可以制定出一套平時會議工作流程，開展相關(guān)工作就會變得有章可循，從而使得辦公室行政管理更加的精細(xì)且有效率。

（三）建立員工精細(xì)化的辦公習(xí)慣

辦公室擁有好的制度，還必須有好的工作習(xí)慣。以往的企業(yè)辦公作風(fēng)和管理理念已經(jīng)不再適合時代的發(fā)展，很難在實際的工作中產(chǎn)生良好的效果。在這種情況下，就必須有效地培養(yǎng)員工的工作習(xí)慣。首先，要不斷地總結(jié)日常工作中的經(jīng)驗，從而為辦公室精細(xì)化的管理提供良好的基礎(chǔ)和保障。其次，要養(yǎng)成員工嚴(yán)格遵照規(guī)則辦事的態(tài)度，能夠?qū)θ蝿?wù)進行有效的分工，對工作的標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一制定，在考核中充分實現(xiàn)量化處理。

（四）細(xì)化崗位設(shè)置，明確崗位職責(zé)

辦公室行政管理工作是具有一定的針對性的，然而長期以來辦公室崗位設(shè)置的隨意性，造成辦公室各個員工的職責(zé)呈現(xiàn)出交叉的現(xiàn)象。一些員工涉及多項事物的處理，在處理過程中提高了崗位的成本投入，從而導(dǎo)致人力和物力的浪費。甚至在出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象時，很難對員工進行追責(zé)，這在很大程度上嚴(yán)重影響了員工的積極性，不利于員工承擔(dān)責(zé)任。從縱向關(guān)系上來看，辦公室人員要嚴(yán)格做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項事項。但是由于辦公室分工不清，使領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在緊急時刻隨便找人，布置工作，這會給企業(yè)內(nèi)部造成一定的混亂。因此，要想真正實現(xiàn)企業(yè)行政管理精細(xì)化，就必須劃分崗位職責(zé)，既滿足橫向工作的需求，同時也要滿足縱向上下級之間的關(guān)系。通過一系列的改進措施，有助于在日常工作中更有針對性，從而有效地提高辦公室的工作效率。

三、結(jié)語

辦公室的工作涉及各個方面，內(nèi)容多樣，且承擔(dān)的責(zé)任較大。辦公室作為企業(yè)活動的指導(dǎo)者，關(guān)系到企業(yè)整體的形象和聲譽，對企業(yè)的發(fā)展有著關(guān)鍵性的影響。在辦公室實現(xiàn)精細(xì)化管理是有效提高管理水平的重要手段，能夠有效地促進辦公室辦公效率的提高。新時期，企業(yè)辦公室行政管理工作人員必須樹立精細(xì)化管理理念，在工作中養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣和作風(fēng)，通過制度化創(chuàng)新，從而更好地推進辦公室精細(xì)化管理，加快企業(yè)的發(fā)展。

（作者單位為廣東華隧建設(shè)股份有限公司）

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