【摘要】全面預(yù)算是指公司對一定期間的經(jīng)營活動、投資活動、財務(wù)活動等做出的預(yù)算安排。憑借其計劃、協(xié)調(diào)、控制、激勵、評價等綜合管理功能,整合和優(yōu)化公司資源配置,提升運行效率,實現(xiàn)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營目標(biāo)。本文從全面預(yù)算管理的作用、公司啟動全面預(yù)算管理需要做的準(zhǔn)備工作,全面預(yù)算管理實施工作中的幾點建議等方面進(jìn)行簡要闡釋。
【關(guān)鍵詞】預(yù)算作用;預(yù)算啟動;預(yù)算實施
全面預(yù)算管理是一種公司整體規(guī)劃和動態(tài)控制的管理方法,全面預(yù)算的有效推行將為公司上下確定了具體可行的努力目標(biāo),同時也建立了必須共同遵守的行為規(guī)范。實施全面預(yù)算是執(zhí)行戰(zhàn)略過程中進(jìn)行管理的基準(zhǔn)和參照;也是公司業(yè)績評價的基礎(chǔ);全面預(yù)算管理的過程就是將公司目標(biāo)進(jìn)行分解、實施、控制和實現(xiàn)的過程。
一、全面預(yù)算管理的作用
全面預(yù)算管理是公司全方位、全過程、全員參與編制與實施的管理模式,是公司實施內(nèi)部控制、防范風(fēng)險的重要手段,是實現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營目標(biāo)的有效方法;全面預(yù)算管理有利于公司優(yōu)化資源配置、提高經(jīng)濟效益,有利于實現(xiàn)制約和激勵目的。
根據(jù)公司已制定的中長期發(fā)展規(guī)劃及戰(zhàn)略目標(biāo),全面預(yù)算管理將公司各項生產(chǎn)經(jīng)營活動均納入預(yù)算編制、執(zhí)行、監(jiān)督、分析、考核的預(yù)算管理體系,最終實現(xiàn)六個整合:
(1)戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)計劃、財務(wù)預(yù)算和業(yè)績評價的整合;(2)戰(zhàn)略層、經(jīng)營層、作業(yè)層三層組織機構(gòu)協(xié)調(diào)流程的整合;(3)財務(wù)活動和業(yè)務(wù)活動互為支持的整合;(4)計劃體系、目標(biāo)體系、指標(biāo)體系、報表體系和績效考核體系從“出題”、“解題”到“評分”的整合;(5)預(yù)算從制定、調(diào)整到考核評價周而復(fù)始的整合;(6)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流的整合。
二、公司啟動全面預(yù)算管理需要做的準(zhǔn)備工作
全面預(yù)算管理是一項系統(tǒng)性工程,也是一種技術(shù)性很強的管理方法,需要集團各部門、各單位整體參與實施,夯實各項基礎(chǔ)工作,建立全面預(yù)算管理保障體系。因此,開展預(yù)算管理需要做好以下準(zhǔn)備工作:
(一)開展培訓(xùn)和調(diào)研學(xué)習(xí)。通過外聘專家老師分層級對公司高層管理者、中層管理者、財務(wù)預(yù)算人員進(jìn)行培訓(xùn),簡要介紹預(yù)算管理的相關(guān)理論、原則、組織機構(gòu)、各種預(yù)算表格的填寫方法和要求等,讓員工掌握本單位預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、調(diào)整、以及分析和考核的流程與方法;讓員工了解公司長期發(fā)展目標(biāo)、短期計劃和財務(wù)目標(biāo),了解預(yù)算的基本內(nèi)容和各部門的職責(zé),使預(yù)算管理工作的效果更加顯著。公司利用最短的時間,培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的全面預(yù)算管理實施人員。
專職預(yù)算人員需要對公司近年來的資金狀況、績效考核情況、經(jīng)營計劃、發(fā)展規(guī)劃、投融資計劃等相關(guān)資料認(rèn)真學(xué)習(xí)、梳理;對子公司的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)流程、財務(wù)狀況、經(jīng)營成果等實地調(diào)研學(xué)習(xí),掌握基本的概況,為下一步的預(yù)算編制和預(yù)算管理做好充分準(zhǔn)備。
(二)健全預(yù)算管理體制。預(yù)算管理體制包括全面預(yù)算管理決策機構(gòu)、工作機構(gòu)和執(zhí)行單位3個層次的基本架構(gòu)。
⑴決策機構(gòu)——預(yù)算管理委員會
結(jié)合公司現(xiàn)行的治理結(jié)構(gòu)和管理機制,在董事會下設(shè)公司預(yù)算管理委員會,預(yù)算管理委員會根據(jù)董事會的授權(quán)行使預(yù)算管理職責(zé)。
預(yù)算管理委員會的主要職責(zé)是: ①制定頒布公司全面預(yù)算管理制度;②根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營目標(biāo),擬定預(yù)算目標(biāo);③組織編制、綜合平衡預(yù)算草案;④下達(dá)經(jīng)批準(zhǔn)的正式年度預(yù)算;⑤協(xié)調(diào)解決預(yù)算編制和執(zhí)行中的重大問題;⑥審議預(yù)算調(diào)整方案,依據(jù)授權(quán)進(jìn)行審批;⑦審議預(yù)算考核和獎懲方案;⑧對公司全面預(yù)算總的執(zhí)行情況進(jìn)行考核等。
⑵工作機構(gòu)——預(yù)算管理辦公室
預(yù)算管理委員會下設(shè)辦公室,由相關(guān)部室負(fù)責(zé)人組成,履行預(yù)算管理委員會的日常管理工作。主要職責(zé)是:①擬訂公司各項全面預(yù)算管理制度,并負(fù)責(zé)檢查落實預(yù)算管理制度的執(zhí)行;②擬定年度預(yù)算總目標(biāo)分解方案及有關(guān)預(yù)算編制程序、方法的草案,報預(yù)算管理委員會審定;③組織和指導(dǎo)各級預(yù)算單位開展預(yù)算編制工作;④預(yù)審各預(yù)算單位的預(yù)算初稿,進(jìn)行綜合平衡,并提出修改意見和建議;⑤匯總編制公司全面預(yù)算草案,提交預(yù)算管理委員會審查;⑥跟蹤、監(jiān)控公司預(yù)算執(zhí)行情況,并定期匯總、分析各預(yù)算單位預(yù)算執(zhí)行情況,并向預(yù)算管理委員會提交預(yù)算執(zhí)行分析報告;⑦接受各預(yù)算單位的預(yù)算調(diào)整申請,根據(jù)公司預(yù)算管理制度進(jìn)行審查,集中制定年度預(yù)算調(diào)整方案,報預(yù)算管理委員會審議;⑧協(xié)調(diào)解決公司預(yù)算編制和執(zhí)行中的有關(guān)問題;⑨提出預(yù)算考核和獎懲方案,報預(yù)算管理委員會審議;⑩組織開展對公司二級預(yù)算執(zhí)行單位的預(yù)算執(zhí)行情況的考核,提出考核結(jié)果和獎懲建議,報預(yù)算管理委員會審議等。
⑶執(zhí)行單位——各職能部門、分(子)公司
全面預(yù)算執(zhí)行單位包括公司內(nèi)部各職能部門、所屬分(子)公司等。預(yù)算執(zhí)行單位在預(yù)算管理部門的指導(dǎo)下,組織開展本部門或本公司全面預(yù)算的編制工作,嚴(yán)格執(zhí)行批準(zhǔn)下達(dá)的預(yù)算。
各職能部門、分(子)公司的主要職責(zé)是:①提供編制預(yù)算的各項基礎(chǔ)資料;②負(fù)責(zé)本單位全面預(yù)算的編制和上報工作;③將本單位預(yù)算指標(biāo)層層分解,落實到各部門、各環(huán)節(jié)和各崗位;④嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算,監(jiān)督檢查本單位預(yù)算執(zhí)行情況;⑤及時分析、報告本單位的預(yù)算執(zhí)行情況,解決預(yù)算執(zhí)行中的問題;⑥根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及公司預(yù)算管理制度,提出預(yù)算調(diào)整申請;⑦組織實施本單位內(nèi)部的預(yù)算考核和獎懲工作;⑧配合預(yù)算管理部門做好公司總預(yù)算的綜合平衡、執(zhí)行監(jiān)控、考核獎懲等工作等。
(三)制定預(yù)算管理制度。規(guī)范預(yù)算管理流程,明確預(yù)算管理的原則、組織機構(gòu)、預(yù)算的范圍與內(nèi)容、預(yù)算編制的方法與流程、預(yù)算審批規(guī)定、預(yù)算執(zhí)行與控制的方法和流程、以及預(yù)算調(diào)整、預(yù)算考核制度、預(yù)算報告體系等相關(guān)內(nèi)容,使預(yù)算管理工作制度化、法制化,公司員工在制定預(yù)算過程中有據(jù)可依,減少預(yù)算工作的盲目性和隨意性。
(四)明確預(yù)算目標(biāo)。公司目標(biāo)包括長期目標(biāo)和短期計劃,把公司長期目標(biāo)分解到年度或一個經(jīng)營周期,形成了公司短期計劃。明確了公司年度發(fā)展目標(biāo),將公司預(yù)算建立在清晰且明確的公司策略的基礎(chǔ)上,是全面預(yù)算管理成功的重要保證。
(五)編制標(biāo)準(zhǔn)化的預(yù)算表格。標(biāo)準(zhǔn)化的預(yù)算格式對保證預(yù)算的一致性和質(zhì)量是很重要的。編制表格應(yīng)注意簡單直接,無須說明就能被人理解;所有的表格應(yīng)保持一致,具有相似的布局、字體和設(shè)計;盡可能的使用電子表格,以便數(shù)據(jù)獲取和匯總。同時,編寫全面預(yù)算表格體系說明書,明確每一個預(yù)算表格的編制方法,對每個表格的數(shù)據(jù)來源和去向進(jìn)行一一說明,明確預(yù)算表之間的勾稽關(guān)系。
(六)收集基礎(chǔ)資料,分析整理。
做好實施準(zhǔn)備階段的各項基礎(chǔ)工作,基礎(chǔ)資料的收集需要近三年的可比數(shù)據(jù)資料的積累,以及外部市場數(shù)據(jù)、行業(yè)資料等。歷史資料的收集需要由以下部門來完成:⑴經(jīng)營管理部門負(fù)責(zé)分子公司建設(shè)投資計劃、生產(chǎn)經(jīng)營計劃、績效考核等情況分析;⑵人力資源管理部門負(fù)責(zé)職工定員、工資社保、員工培訓(xùn)等需求分析;⑶投資發(fā)展管理部門負(fù)責(zé)公司投資建設(shè)項目情況分析;⑷行政辦公室負(fù)責(zé)公司日常辦工用品(含行政用固定資產(chǎn))、車輛費用、職工食堂費用等相關(guān)費用的分析;⑸財務(wù)管理部門負(fù)責(zé)資金籌集及各項經(jīng)濟指標(biāo)的綜合分析。
三、全面預(yù)算管理實施工作中的幾點建議
(一)理順關(guān)系,落實責(zé)任。落實好主管部門與協(xié)管部門的責(zé)任,建立起各專業(yè)管理與全面預(yù)算管理之間的溝通、協(xié)調(diào)機制,搞好職能部門的協(xié)作和配合,形成工作合力,提高工作效率。
明確預(yù)算工作聯(lián)絡(luò)人名單,各部室、各分子公司的預(yù)算工作聯(lián)絡(luò)人具體負(fù)責(zé)預(yù)算日常管理工作的協(xié)調(diào)、銜接、數(shù)據(jù)的報送等工作。
(二)先易后難、分階段實施。由于全面預(yù)算管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要我們積極、穩(wěn)妥、有效、有序推進(jìn),需要“先易后難、分階段實施”,先著手部門費用預(yù)算的編制,待成熟完善后再深入到投資預(yù)算、籌資預(yù)算等領(lǐng)域。
總體原則:
(1)從點做起,由點到面;個體完善,再向集團全面推進(jìn)。
(2)從簡單的業(yè)務(wù)起步,先易后難;不斷總結(jié),逐步拓展管理范圍。
(3)從核心部分做起,抓大放?。挥械姆攀福鸩浇⑵鹑骖A(yù)算管理框架。
(三)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源充分可靠?;A(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)滿足預(yù)算管理的要求,符合精細(xì)化管理的需要,報表數(shù)據(jù)(單戶、合并)要及時、全面、完整,滿足預(yù)算考核、分析的需要。
(四)明確對子公司的預(yù)算管理模式。明確集團公司對子公司的預(yù)算管控模式,子公司專業(yè)計劃的編制、調(diào)整等是否需要集團公司歸口部門審核,并在實施過程中對其進(jìn)行監(jiān)控。
(五)預(yù)算指標(biāo)與績效方案緊密結(jié)合??茖W(xué)設(shè)計預(yù)算考核指標(biāo)和考核周期,將預(yù)算指標(biāo)與績效考核方案緊密結(jié)合起來。
(六)做好原始記錄的臺賬工作。做好原始記錄的統(tǒng)計分析,原始記錄包括臺賬、記賬單、合同書等,對原始記錄數(shù)據(jù)用特定的方法進(jìn)行收集、分析、整理,為預(yù)算的編制、考核和分析提供可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源。
(七)口徑一致。預(yù)算管理與會計核算口徑要一致,預(yù)算數(shù)據(jù)與會計數(shù)據(jù)要具有可比性。
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