淺談辦公室公文的處理規(guī)范

【摘要】無論是在企業(yè)還是事業(yè)單位中，機(jī)關(guān)辦公室都起著非常重要的作用，成為連接內(nèi)外的重要橋梁，而公文處理則是機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分，公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作是實(shí)現(xiàn)辦公室職能的重要載體，是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。做好辦公室公文的處理工作也有利于領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策。但是，在具體的實(shí)際工作中，辦公室公文處理的時(shí)候存在著各種各樣不規(guī)范問題，因此有必要對(duì)其進(jìn)行特別的重視，從而保證辦公室公文的處理符合規(guī)范要求。本文主要從辦公室公文處理工作的重要性、當(dāng)前辦公室公文處理中存在的各種問題以及解決辦公室公文處理的具體措施這三個(gè)方面進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】辦公室；公文處理；規(guī)范

1、辦公室公文處理規(guī)工作的重要性

辦公室公文處理是指在辦公室的日常工作中，擬定、辦理和管理公文等一系列工作，辦公室公文涉及到公司經(jīng)營(yíng)和日常管理的各個(gè)方面，是一項(xiàng)比較繁瑣復(fù)雜的工作，需要專人進(jìn)行處理。辦公室公文在企業(yè)或者事業(yè)單位中有時(shí)候會(huì)傳達(dá)當(dāng)前國(guó)家的相關(guān)政策，發(fā)布相關(guān)的規(guī)章制度，有鮮明的政治性和政策性，而且屬于行政管理的重要組成部分。由此可見，辦公室公文有高度的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，因此在處理的過程中需要規(guī)范，這也是辦公室公文處理的一項(xiàng)重要性。對(duì)于辦公室公文的處理，除了包括制定和印發(fā)公文，還包括非常重要的公文傳遞和歸檔。在企業(yè)或者事業(yè)單位中，作為重要的載體，辦公室公文發(fā)揮著十分重要的橋梁作用。企業(yè)的發(fā)展在很大程度上取決于辦公室公文的處理，也就是說辦公室公文的處理工作是為公司日常管理工作服務(wù)的，因此做好辦公室公文處理工作具有非常重要的意義。當(dāng)前很多企業(yè)面臨的一項(xiàng)重大任務(wù)就是做好辦公室公文的處理工作，這樣有利于企業(yè)工作效率的不斷提高，同時(shí)也能保障相關(guān)制度的執(zhí)行力度，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。

2、當(dāng)前辦公室公文處理中存在的各種問題

2.1 辦公室公文的書寫不規(guī)范。在辦公室公文處理中，規(guī)范性是其一，尤其是公文的標(biāo)題、正文和落款等一定要符合相關(guān)規(guī)范的要求。例如，在辦公室公文處理中，公文標(biāo)題為“關(guān)于做好二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)安排”的標(biāo)題，乍一看也看不出大問題，但是這種寫法并不規(guī)范，因?yàn)橐夭煌暾?，沒有顯示出文種，所以缺乏書寫的規(guī)范。該標(biāo)題包括了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的名稱、文中以及事由等要素，這些要素中事由、文種都是不可缺少的重要要素，而機(jī)關(guān)單位的名稱和文種這兩個(gè)要素可以根據(jù)具體的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的省略，也就是改標(biāo)題可以改成“關(guān)于做好二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)安排的通知”。在改后的標(biāo)題中，最重要的組成部分就是通知，這是不能省略的，是下行文的文種，而且改后的標(biāo)題更加簡(jiǎn)練、清晰明了，主題更加鮮明。

2.2 辦公室公文的處理缺乏科學(xué)性。辦公室的公文處理要求比較嚴(yán)格，需要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真處理，因此在處理辦公室公文的過程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)相應(yīng)的流程進(jìn)行，具備完整的程序。一旦辦公室公文處理不合理，那么企業(yè)的相關(guān)工作可能會(huì)受到影響，同時(shí)也會(huì)影響辦公室工作的整體。一般而言，辦公室公文要經(jīng)過簽收到拆封及登記，然后分類和傳閱，再進(jìn)行催辦督辦，最后進(jìn)行歸檔，其中歸檔主要是對(duì)處理完的公文根據(jù)相應(yīng)的流程按照時(shí)間或者事件進(jìn)行分類，然后再移交到檔案部門進(jìn)行保存，這樣方便過后進(jìn)行查閱和管理。但是，在很多企業(yè)中，辦公室公文中沒有根據(jù)公文的特征進(jìn)行處理，而且傳達(dá)文件和登記文件缺乏及時(shí)性，經(jīng)常是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬進(jìn)行督促，工作人員才進(jìn)行登記和歸檔，在處理的過程中也不夠規(guī)范，而且缺乏科學(xué)性，從而影響著辦公室公文處理工作的整體質(zhì)量和效率。

3、解決辦公室公文處理的具體措施

3.1 制定完善的公文管理制度。企業(yè)辦公室職員應(yīng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理格式》的有關(guān)規(guī)定，再根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制度符合本企業(yè)發(fā)展的完善的公文處理制度。無論是政府機(jī)關(guān)、上級(jí)主管部分下發(fā)文件或企業(yè)間、企業(yè)函件都應(yīng)由辦公室統(tǒng)一接收、分類整理，再進(jìn)行發(fā)放或回復(fù)，不能隨意收發(fā)，不是辦公室人員不可私自收發(fā)函件。另外對(duì)于重要文件或?qū)ζ髽I(yè)產(chǎn)生不良影響的文件要由辦公室專職人員及時(shí)上報(bào)給企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，千萬不可耽誤或截留，更不可自作主張回復(fù)。

3.2 創(chuàng)新辦公室公文處理機(jī)制。創(chuàng)新辦公室公文管理機(jī)制及處理方式。辦公室公文最在意的是處理效率和質(zhì)量，如何高效、高質(zhì)量的處理好辦公室公文是擺在全體辦公室職員面前的一大難題，我們要不斷完善公文處理制度，創(chuàng)新公文處理機(jī)制，以應(yīng)對(duì)企業(yè)高速發(fā)展。首先要?jiǎng)?chuàng)新公文管理機(jī)制，建立科學(xué)、完善的公文登記臺(tái)賬，使公文來源、去向有個(gè)清楚、明了的記錄，保證公文不會(huì)出現(xiàn)缺失、遺漏等人為原因造成的不良影響。另外還要?jiǎng)?chuàng)新公文處理機(jī)制，實(shí)行公文監(jiān)督制，有公文收、發(fā)時(shí)要及時(shí)記錄在冊(cè)并立即送給相關(guān)責(zé)任人簽發(fā)、批復(fù)，保證公文在限期內(nèi)辦理完成。

3.3 提高辦公室人員綜合素質(zhì)。辦公室公文處理效率及質(zhì)量的高低最重要的、最關(guān)鍵的因素是公文辦理人員。公文處理工作純屬人為操作，與先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備無關(guān)，所以我們要想提高辦公室公文處理效率及質(zhì)量就必須提高辦公室人員綜合素質(zhì)，不僅要提高辦公室人員的專業(yè)知識(shí)能力，還有培養(yǎng)其職業(yè)道德及愛崗敬業(yè)的精神，讓辦公室人員處理其公文能夠得心應(yīng)手，快速、準(zhǔn)確的分類，另外高尚的職業(yè)道德及愛崗敬業(yè)的精神可以保證辦公室人員的愛崗精神及工作熱情，可以讓辦公室人員積極、主動(dòng)、快速的將公文及時(shí)送到相關(guān)責(zé)任人手中并監(jiān)督公文落實(shí)情況，保證公文處理的高效性與高質(zhì)量。

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