淺議水行政執(zhí)法檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

【摘要】水政執(zhí)法檔案是由水行政執(zhí)法監(jiān)察人員在水行政執(zhí)法活動(dòng)中逐步形成的，有很好的保存價(jià)值，并根據(jù)歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中統(tǒng)一保管起來(lái)的文字、圖表、照片、錄像錄音等各種文件資料。在一定程度上可以說(shuō)是水行政執(zhí)法活動(dòng)的結(jié)果，是對(duì)執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記載，在實(shí)際工作中，它既有一般文書(shū)檔案所有的查找利用職能，又有行政法律訴訟的依據(jù)性法律性文件。本文會(huì)從水行政執(zhí)法檔案管理中存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的對(duì)策兩個(gè)方面展開(kāi)具體的分析，希望能給相關(guān)工作人員以啟迪。

【關(guān)鍵詞】水行政執(zhí)法；檔案管理；存在問(wèn)題；對(duì)策

1、我國(guó)水行政執(zhí)法案件管理中存在的問(wèn)題及產(chǎn)生的原因

1.1 案卷收集存在不齊全的情況，整個(gè)歸檔工作不夠及時(shí)。水行政執(zhí)法案卷的齊全性是非常重要的，因?yàn)檫@些案卷不僅有一般文書(shū)檔案所有的性能而且還具有法律文書(shū)的法律憑證性能。在現(xiàn)在的水行政執(zhí)法案件管理過(guò)程中，管理分散、缺失不全是水行政執(zhí)法檔案中存在的普遍問(wèn)題。造成這種情況的主要原因有：

1.1.1 潛江市水政執(zhí)法隊(duì)伍中存在橫向性指導(dǎo)和縱向性監(jiān)管職責(zé)模糊的情況，市水政監(jiān)察綜合執(zhí)法支隊(duì)和其他的水利業(yè)務(wù)部門(mén)、科室的管理以及執(zhí)法方面存在交叉的問(wèn)題。各個(gè)水利業(yè)務(wù)部門(mén)處理這種情況的方式，有的選擇自行處理，立卷歸檔，有的就會(huì)選擇直接和業(yè)務(wù)工作融合到一起，并沒(méi)有形成專(zhuān)門(mén)的水政執(zhí)法檔案管理。

1.1.2 潛江市市級(jí)水政執(zhí)法隊(duì)伍和各區(qū)、縣的水政執(zhí)法隊(duì)伍的縱向監(jiān)管職責(zé)不明確，造成區(qū)、縣執(zhí)法隊(duì)伍都各自處罰，各自管理立卷。而且在處理結(jié)束之后，并沒(méi)有及時(shí)地向市水政執(zhí)法支隊(duì)檔案室移交，最終促使水政執(zhí)法案卷在各業(yè)務(wù)科室以及區(qū)、縣內(nèi)都有所散落，影響了檔案資料的集中性保管，也影響了后期對(duì)檔案資料的利用效率。

1.2 卷內(nèi)文件排列不夠規(guī)范，存在缺失材料的情況。潛江市的水政執(zhí)法案卷現(xiàn)在案卷狀況主要的排列方式有三種：?jiǎn)为?dú)排列、根據(jù)文書(shū)檔案屬性排列、單獨(dú)排列和文書(shū)檔案屬性相結(jié)合排列。與此同時(shí)，還有結(jié)論、決定、結(jié)案處理性文件和依據(jù)材料沒(méi)有區(qū)分先后順序，隨意穿插排列的情況。甚至有些案卷本身就有材料不齊、缺失證據(jù)材料等的問(wèn)題，這些問(wèn)題導(dǎo)致收集上來(lái)的案卷存在很大的差異，非常不利于今后資料的查找和正常使用。形成這種不良情況的原因是水政執(zhí)法檔案保管工作十分分散，管理人員素質(zhì)也有很大的差別，沒(méi)有針對(duì)水政執(zhí)法檔案管理的規(guī)范性文件。

1.3 卷內(nèi)文件填寫(xiě)中存在一定的漏洞。相關(guān)部門(mén)通過(guò)整理收集上來(lái)的水政執(zhí)法案卷發(fā)現(xiàn)一些執(zhí)法文書(shū)的字跡很潦草，有的都是用圓珠筆書(shū)寫(xiě)的；一部分案卷中存在隨意涂改的問(wèn)題；有的案卷被送達(dá)回證中時(shí)竟然沒(méi)有當(dāng)事人的簽字；一小部分案卷承辦人和領(lǐng)導(dǎo)審批的簽字都是機(jī)打的；詢(xún)問(wèn)筆錄中有沒(méi)有證實(shí)“記錄屬實(shí)”的字樣；有的詢(xún)問(wèn)筆錄整個(gè)記錄中只有一名執(zhí)法人員簽字；有的案卷的行政處罰告知書(shū)中被告人簽字時(shí)間早于發(fā)案時(shí)間等。導(dǎo)致這些問(wèn)題出現(xiàn)的主要原因是由于水政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高，檔案知識(shí)也比較缺乏造成的。由于水政執(zhí)法案卷的法律文書(shū)憑證有自己的特性，其中有很多的資料都是不能隨便被補(bǔ)充或者是修改的，因?yàn)橐坏┭a(bǔ)充或者是修改就會(huì)對(duì)案卷的質(zhì)量帶來(lái)較大的影響。

2、注重并進(jìn)一步加強(qiáng)水政執(zhí)法檔案管理的相應(yīng)策略

2.1 認(rèn)真掌握水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制，促使水政執(zhí)法檔案形成系統(tǒng)性的管理?，F(xiàn)在形成的水政執(zhí)法檔案管理問(wèn)題的根本性源頭在水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制不夠順暢，導(dǎo)致后期的一系列移交、歸檔工作都頗為混亂?，F(xiàn)在一些水政執(zhí)法檔案處在多頭管理的狀態(tài)，這是因?yàn)槭?、區(qū)、縣水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)之間的管理權(quán)限存在交叉重疊的情況，而且縱向的職權(quán)劃分也比較模糊。同時(shí)，很大一部分的保管單位不能及時(shí)地補(bǔ)充相關(guān)的執(zhí)法檔案內(nèi)容，導(dǎo)致水政執(zhí)法檔案的依據(jù)性比較缺乏。因此，建立清晰、明了、條理清晰的水行政執(zhí)法管理體制是非常有必要的，因?yàn)檫@不僅有利于水政執(zhí)法管理工作的順利開(kāi)展而且還是水政檔案管理工作的必然性要求。

2.2 對(duì)水政檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要展開(kāi)必要的培訓(xùn)，同時(shí)提升其業(yè)務(wù)技能。第一，我們?cè)谶x擇水政執(zhí)法檔案的管理人員時(shí)一定要選擇那些政治素質(zhì)比較好，對(duì)檔案管理工作較為熟悉，同時(shí)還懂得水政法律法規(guī)且對(duì)水政執(zhí)法工作有很大的積極性和責(zé)任心的人。另外，還要對(duì)這些人進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，因?yàn)樵诋?dāng)今社會(huì)，水政執(zhí)法工作在不斷地深入推進(jìn)，檔案管理技術(shù)也得到了新的發(fā)展，所以在一定程度上也對(duì)水政檔案管理人員提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。這就要求檔案管理人員一方面必須掌握水政法律法規(guī)、水政執(zhí)法程序和檔案管理的基本知識(shí)，另一方面還要學(xué)會(huì)檔案的實(shí)際操作技能，做到理論與實(shí)際的緊密聯(lián)系。與此同時(shí)，我們的工作人員還要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，掌握基本的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，適應(yīng)電子文件檔案的管理需要，而且還要根據(jù)自己的時(shí)間安排，利用業(yè)余時(shí)間不斷地完善和提高自己的整體素質(zhì)，通過(guò)這種不斷地努力以便于自己能夠非常好地適應(yīng)新時(shí)期水政檔案管理工作的實(shí)際需要。

2.3 建立健全水政執(zhí)法檔案管理制度，促使水政執(zhí)法檔案形成規(guī)范化管理。認(rèn)真制定出水政執(zhí)法檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，既是規(guī)范管理者行為的主要方式又是做好水政執(zhí)法檔案管理工作的關(guān)鍵之處。通過(guò)對(duì)我市現(xiàn)有水政檔案進(jìn)行整理，我們發(fā)現(xiàn)一些檔案中存在卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)文書(shū)名稱(chēng)不一樣的問(wèn)題，同時(shí)還有文書(shū)裝訂不夠整齊，排列不夠規(guī)范甚至是沒(méi)有必要的目錄的情況。這些問(wèn)題出現(xiàn)的根本原因在于我們?cè)趯?shí)際工作中沒(méi)有形成統(tǒng)一的水政檔案管理制度，整個(gè)立卷歸檔工作沒(méi)有良好的制約，很大一部分檔案的立卷歸檔工作都是由基層的檔案管理人員和執(zhí)法人員憑借自己的工作經(jīng)驗(yàn)和一般性的文書(shū)檔案知識(shí)展開(kāi)管理的。面對(duì)這種情況，我們想要從根本上做好水政執(zhí)法檔案管理工作就必須建立健全管理機(jī)制，全市的水務(wù)系統(tǒng)都實(shí)施統(tǒng)一的行政執(zhí)法文書(shū)樣本，按照統(tǒng)一的“水政檔案管理辦法”要求搜集、整理、歸檔、立卷，遵循一致的案卷樣式、裝訂格式、排列順序，全面促進(jìn)我國(guó)水行政執(zhí)法檔案管理工作的水平，進(jìn)而促使該檔案能將自己的作用發(fā)揮到最大。

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