談基層水利檔案管理的現(xiàn)狀

【摘要】如何做好水利工程檔案的建設(shè)與管理工作？水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人高度重視水利工程檔案的建設(shè)與管理，確保檔案資料完整、有序；強(qiáng)化責(zé)任制度建設(shè)，確保工程檔案的規(guī)范化管理；系統(tǒng)科學(xué)的對水利工程檔案進(jìn)行管理。

【關(guān)鍵詞】水利工程檔案；管理；規(guī)范化

21世紀(jì)以來，隨著經(jīng)濟(jì)有了長足的發(fā)展，我國的水利水電工程迎來了蓬勃發(fā)展的機(jī)會(huì)，取得了巨大的成績，為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了有力的能源動(dòng)力，也為我國避災(zāi)減災(zāi)工程做出了極大的貢獻(xiàn)。然而，這其中也存在著不足，由于水利工程基本上都是國家的專項(xiàng)投資，一部分水利施工企業(yè)做檔案建設(shè)與管理的目的是應(yīng)付政府及相關(guān)部門的檢查，完全歪曲了進(jìn)行檔案建設(shè)與管理的目的和意圖，這是很不對的。對水利工程檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致不能正確對待水利工程的建設(shè)與管理，作為水利工程工作的重要環(huán)節(jié)，水利工程的建設(shè)與管理占有舉足輕重的地位，對水利系統(tǒng)科技檔案的完善建立，有著不可或缺的重要作用。下面就如何做好水利工程檔案的建設(shè)與管理工作談幾點(diǎn)個(gè)人看法，以供大家參考。

1、水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人高度重視水利工程檔案的建設(shè)與管理，確保檔案資料完整、有序

水利工程一般在國家的建設(shè)項(xiàng)目中，都是重點(diǎn)工程，其建設(shè)的時(shí)間跨度長，規(guī)模比較大、對施工提出了更高的要求，也有許多新的科技發(fā)明創(chuàng)造都可能在工程、建設(shè)中產(chǎn)生，不重視水利工程檔案的建設(shè)與管理，就會(huì)造成檔案紀(jì)錄不完整、收集不齊全、檔案建立不及時(shí)，對國家和社會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。在檔案管理的過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)對水利工程檔案的建設(shè)與管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，施工技術(shù)人員與檔案記錄人員就不能緊密配合，工作就會(huì)松懈，缺乏積極性，就會(huì)導(dǎo)致歸檔不及時(shí)，不全面。項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人要對水利工程檔案的建設(shè)和管理工作負(fù)總責(zé)，加強(qiáng)對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。作為水利工程的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，要重視檔案室的設(shè)置，落實(shí)專職檔案人員。而專職檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)的對各個(gè)職能科室的檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

2、強(qiáng)化責(zé)任制度建設(shè)，確保工程檔案的規(guī)范化管理

工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理、歸檔，如遇工作變動(dòng)，須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。水利工程建設(shè)項(xiàng)目的各參建單位必須明確項(xiàng)目檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門職責(zé)分工，建立、健全項(xiàng)目檔案各項(xiàng)管理制度，將項(xiàng)目文件的形成、積累和管理列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、經(jīng)辦人的職責(zé)范圍。水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，凡檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。

水利建設(shè)工程一般工程量都比較大，大型工程較多，這就需要提高對水利建設(shè)工程管理的人才培養(yǎng)，在這里面關(guān)鍵的就是用老同志帶新同志的方法來加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，不但節(jié)約了培訓(xùn)費(fèi)用，也有利于經(jīng)驗(yàn)的延續(xù)。但是，在目前施工界也有不好的現(xiàn)象，一部分施工企業(yè)找專門的資料管理公司來做本單位的檔案資料管理，這里面有有利的一面，但對于從事水利工程施工的企業(yè)來說，弊大于利，這里需要我們不要貪圖小利，要為本單位的長期利益考慮，在競爭如此激烈的社會(huì)，沒有自己的核心技術(shù)，即使有自己的核心技術(shù)而不能將其延續(xù)及總結(jié)更新的話，終將在競爭中處于劣勢，而檔案管理就是其中重要的一環(huán)。

3、系統(tǒng)科學(xué)的對水利工程檔案進(jìn)行管理

保證水利工程檔案齊全與規(guī)范的重要前提就是對檔案工作實(shí)行統(tǒng)一集中管理，而系統(tǒng)科學(xué)的管理好水利工程檔案，須從這幾方面入手：第一，項(xiàng)目工程領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視水利工程檔案管理的重要性。水利工程檔案管理在工程建設(shè)中起著十分重要的作用，應(yīng)制定完善的管理制度，配備專職檔案人員，劃撥專門的工作經(jīng)費(fèi)，從各方面給予大力支持和后勤保障，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一調(diào)度全盤協(xié)調(diào)檔案管理，采用組長加組員管理形式，主管領(lǐng)導(dǎo)為檔案室挑選專職人員并肩負(fù)整個(gè)項(xiàng)目所有檔案的管理，各專職檔案人負(fù)責(zé)具體檔案工作，如收集整理。第二，設(shè)計(jì)配套軟件，利用電子計(jì)算機(jī)以對輸入的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，按類別給其分類，根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)為其編排目錄，這就要求檔案管理組的成員有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能。第三，規(guī)章制度是一個(gè)大公司甚至一個(gè)小機(jī)構(gòu)能夠順利運(yùn)行的基本保障，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，有效約束管理組成員行為，推行崗位責(zé)任制，誰出問題誰擔(dān)責(zé)，嚴(yán)格實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，有功受獎(jiǎng)，有過必罰，利用完善的規(guī)章制度，調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性。而完善的管理制度，又是在具體的工作中通過系統(tǒng)科學(xué)的累積，整理，權(quán)衡利弊形成的。有了完善的管理制度，才能保證工程負(fù)責(zé)人在工程立項(xiàng)，招投標(biāo)，開工建設(shè)，施工監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)對工程檔案的收集、整理、鑒定和及時(shí)歸檔負(fù)責(zé)，而專職檔案管理人員也能夠在工作中將檔案的收集、整理等工作落到實(shí)處，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問題，及時(shí)更正。從而在制度上保證科技檔案的完整，準(zhǔn)確。第四，對工程檔案實(shí)行科學(xué)管理，在工程的項(xiàng)目劃分和性質(zhì)區(qū)分上對工程檔案實(shí)行分類管理，檔案室及時(shí)編寫工程檔案號，在工程任務(wù)下達(dá)的同時(shí)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)領(lǐng)取，從工程設(shè)計(jì)時(shí)就將工程檔案號反映在設(shè)計(jì)文件和圖紙上，使檔案收集，整理能夠一一對應(yīng)，保證資料不散亂，不流失，保證工程檔案系統(tǒng)、完整。檔案管理部門要建立起自己的管理信譽(yù)，檔案管理人員要把從事科學(xué)研究的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度帶到檔案管理工作中來，認(rèn)真檢查收集到的檔案資料，查看各類資料是否齊全，按照工程進(jìn)度對檔案進(jìn)行編目編排，歸納整理中要求緊抓每個(gè)細(xì)節(jié)，不放過任何遺漏，不產(chǎn)生任何疏忽，實(shí)現(xiàn)科學(xué)歸檔。第五，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對工程檔案進(jìn)行自動(dòng)化管理是大勢所趨，大力推進(jìn)檔案建設(shè)與管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，查詢檔案時(shí)不但完全可以做到全息查詢——聲、光、圖、文并行查閱，而且全世界的任何人可以在任何地方通過計(jì)算機(jī)用互聯(lián)網(wǎng)做授權(quán)允許的任何查詢和傳輸各種信息。檔案的錄入、編目與存儲(chǔ)也可做到全自動(dòng)化處理。此外，還可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案的利用價(jià)值、各種綜合分析與預(yù)測等方面進(jìn)行智能化管理?？偨Y(jié)起來主要是以下幾條：用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具；用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索；用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

4、結(jié)語

水利工程檔案的收集與管理是水利工程施工過程中重要的一環(huán)，其建設(shè)和管理工作要順應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的新思路和新方法，用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)水利工程檔案建設(shè)與管理的科學(xué)發(fā)展。