《不動產(chǎn)登記暫行條例》實施背景下的檔案整合與集約化管理

【摘要】《不動產(chǎn)登記暫行條例》的實施對檔案管理工作提出的新的要求。本文對《條例》的內(nèi)容及實施現(xiàn)狀進行了分析。并分析了此背景下檔案管理工作所面臨的問題，并提出了相應(yīng)的改進策略。

【關(guān)鍵詞】不動產(chǎn)登記；檔案管理；集約化

1、條例分析

《不動產(chǎn)登記暫行條例》結(jié)合了我國的基本國情，對目前不動產(chǎn)登記的相關(guān)法律及規(guī)范性文件進行了借鑒及整合，最后形成了該條例。該條例由總則、不動產(chǎn)登記簿、登記程序、法律責任和附則等共計六章三十五條條款構(gòu)成。該條例的立法目的由條例第一條體現(xiàn)，其目的是為了對不動產(chǎn)的登記職責進行整合，對登記行為進行規(guī)范，使得群眾申請登記更加便利，最終實現(xiàn)保護權(quán)利人的合法權(quán)益的根本目的。該條例內(nèi)容共分為六章節(jié)。其中前三章為條例的基本框架，也是對《物權(quán)法》核心內(nèi)容的具體落實。第一章為“總結(jié)”，共7條。闡明了該條例的立法目的、立法依據(jù)、明確了不動產(chǎn)登記的定義及不動產(chǎn)登記的范圍、機構(gòu)及相關(guān)的原則。第二章為“不動產(chǎn)登記薄”，共6條，主要對登記薄的具體內(nèi)容及相關(guān)保存和移交進行了規(guī)定。第三章為“登記程序”，共9條內(nèi)容，對登記的原則、具體程序、相關(guān)審查形式做了規(guī)定。第四章共6條，為“信息共享和保護”，主要對不動產(chǎn)登記的相關(guān)信息平臺的建設(shè)及管理進行了介紹。第五章為“法律責任”共計4條，主要對登記的責任雙方未履行相應(yīng)職責應(yīng)承擔的法律責任及后果，及后期的相關(guān)理賠。第六章為“附則”共3條，對新舊條例的銜接進行了說明，以期達到平穩(wěn)的過度。《不動產(chǎn)登記暫行條例》實現(xiàn)了登記機構(gòu)、登記依據(jù)、登記薄冊、登記信息管理平臺的統(tǒng)一，在一定程度上實現(xiàn)了突破。

2、實施現(xiàn)狀

由于我國的歷史原因，“不動產(chǎn)”涉及的范圍較廣，包括土地的歸屬、性質(zhì)、相關(guān)的用途及登記的程序等都難以有效的統(tǒng)一，我國的不動產(chǎn)登記一直處于較為分散且制度、技術(shù)均不能集中及不夠完善的現(xiàn)狀。2007年《物權(quán)法》提出了對不動產(chǎn)的登記進行統(tǒng)一，但具體的實施仍欠缺力度。2013 年 11月國務(wù)院常務(wù)會議決定將不動產(chǎn)登記職責及制度進行統(tǒng)一。由國土資源部監(jiān)督指導全國等不動產(chǎn)包括土地、房屋、草原、林地、海域等進行統(tǒng)一登記，實現(xiàn)登記的機構(gòu)、登記簿、登記依據(jù)和登記信息平臺的“四統(tǒng)一”[1]。2014 年 8 月，國務(wù)院發(fā)布我國首部《不動產(chǎn)登記暫行條例》，并公開征求意見。2015年3月1日，條例正式實施。全國的所有城鎮(zhèn)都必須將紙質(zhì)的房產(chǎn)信息存入電子檔案處，并形成相應(yīng)的住房信息系統(tǒng)，地級以上城市的住房信息與住建部相聯(lián)網(wǎng)，房屋建筑、集體土地等十項不動產(chǎn)被納入登記，并實現(xiàn)公安部門、國土資源部門、民政部門等9個機構(gòu)信息共享。

3、問題分析

3.1缺乏科學的管理機制

各級及各類不動產(chǎn)檔案管理機制仍未實現(xiàn)統(tǒng)一，相對較為分散，且沒有明確的隸屬及關(guān)聯(lián)關(guān)系，故不能形成合力，管理的標準不易統(tǒng)一，制約機制的欠缺嚴重影響到管理的力度，減慢了工作的落實進度。

3.2制度建設(shè)參差不齊。

相應(yīng)的規(guī)章制度普遍存在定義較為模糊、且制度制定的時間較早、內(nèi)容與實際工作嚴重脫軌，故應(yīng)對檔案管理標準進行統(tǒng)一、完善歸檔的具體流程。

3.3缺少統(tǒng)籌規(guī)劃。

檔案資源分配不均，如館庫建設(shè)、館藏優(yōu)化、信息建設(shè)、專業(yè)人員配備等存在重復建設(shè)、資源浪費等情況。

3.4標準不統(tǒng)一。

由于各級及各類不動產(chǎn)登記工作規(guī)范不同，使得歷史數(shù)據(jù)整合工作較為困難；檔案信息系統(tǒng)較為落后，起點較低低，系統(tǒng)功能與現(xiàn)代的需求不能相適應(yīng)，不能滿足當代檔案管理的工作需求。

3.5查詢服務(wù)水平較低。

查檔案查詢工作自動化水平低，不能實現(xiàn)遠程查詢；異地查詢及自助查詢也不能全面實現(xiàn)，無法滿足廣大人民群眾的需求。

4、改進策略

檔案管理工作應(yīng)從原始的手動管理過度到數(shù)字化自動化管理，同時也不應(yīng)該再是簡單的入庫保存，應(yīng)向信息資源服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案的集約化整合管理。

4.1集中管理，實現(xiàn)資源的合理配置

檔案管理要實現(xiàn)高效化就必須進行科學的管理，建立合理的管理機制。應(yīng)在市級建立相對獨立的檔案管理機構(gòu)，對科室的工作職能進行強化，充實干部隊伍，專門負責復雜而龐大的檔案工作的管理。在具體的范圍內(nèi)，實現(xiàn)集中管理，對人力和物力進行整合對各項資源進行優(yōu)化配置，協(xié)調(diào)市、區(qū)兩級發(fā)展機制。對檔案管理工作進行定期的督導工作，做到以點帶面，加強薄弱環(huán)節(jié)的建設(shè)。同時，在工作中注意工作流程的梳理，簡化辦事程序，減少中間環(huán)節(jié)，大大提高中作效率。

4.2對標準進行統(tǒng)一

對檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范，同時對歸檔工作及信息平臺建設(shè)制定統(tǒng)一的標準，規(guī)范相關(guān)流程，制定質(zhì)量標準，為檔案的交接及相關(guān)的信息整合提供便利，同時滿足不同的檔案在信息平臺上的相互兼容，應(yīng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，為檔案工作提供一定的保障。

4.3對檔案館藏進行優(yōu)化

對現(xiàn)存的檔案進行理論研究，根據(jù)其保存設(shè)定一定的保管期限。并進行一定的鑒定銷毀工作，對館藏進行優(yōu)化，緩解檔案的庫存壓力。并可以在近郊集中建立標準化的檔案管理庫房，對各區(qū)縣永久保存的檔案進行儲藏，此做法在緩解庫存壓力的同時，大大節(jié)約了閑置的土地資源。

4.4實現(xiàn)檔案的數(shù)字化及共享

應(yīng)引進檔案管理系統(tǒng)，對檔案的管理業(yè)務(wù)及相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的管理。這種集中管理的方式規(guī)避了多系統(tǒng)共存的弊端，并對數(shù)據(jù)的標準進行了規(guī)范，同時實現(xiàn)登記相關(guān)部門之間的信息共享，為信息的查詢提供了強有力的保障。不動產(chǎn)數(shù)字化檔案的完成實現(xiàn)了檔案的遠程查詢工作，同時該系統(tǒng)功能的完善，大大提高了歸檔工作的效率及質(zhì)量，檔案數(shù)據(jù)及相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，為自助服務(wù)帶來了便利。

5、總結(jié)展望

隨著《條例》的具體實施，不動產(chǎn)登記的工作將全面展開，其所涉及到檔案的種類及數(shù)量將會大幅度的增加。據(jù)統(tǒng)計，以中小城市為例，檔案集中整合后，市區(qū)不動產(chǎn)的檔案將達到上百萬卷，且每年還會以10-20%的幅度遞增，且查詢量每年將突破10萬件以上。對這巨大數(shù)目的檔案進行管理，就必須在現(xiàn)有的數(shù)字檔案管理基礎(chǔ)上不斷開發(fā)利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等先進的新鮮技術(shù)，將檔案信息的建設(shè)推向新的階段。

參考文獻：

[1]張猛，不動產(chǎn)登記檔案工作調(diào)研與思考[J].中國檔案，2015，（4）：25.