基于HRM的企業(yè)人事檔案工作改革分析

摘 要：企業(yè)的人力資源管理部門中，人事檔案是對(duì)企業(yè)職工充分了解的基本途徑。鑒于現(xiàn)行企業(yè)人力資源管理部門的人事檔案工作存在著滯后性，就需要實(shí)施必要的改革措施。本論文針對(duì)基于人類自管管理的企業(yè)人事檔案工作改革方面的問(wèn)題展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：HRM；企業(yè)；人事檔案管理；檔案工作；改革

目前很多企業(yè)都注重人力資源管理（HRM），以確保發(fā)揮人事檔案信息的作用促進(jìn)人才管理和激勵(lì)機(jī)制的有效運(yùn)行。面對(duì)目前人事檔案管理工作所存在的滯后性，就需要實(shí)施必要的人事檔案工作改革，以使企業(yè)適應(yīng)社會(huì)形勢(shì)并持續(xù)而穩(wěn)定地發(fā)展。

一、HRM（人力資源管理）與人事檔案管理之間的關(guān)系

HRM，全稱“human resource management”，也被稱為“HR 管理”，是人力資源管理的英文縮寫(xiě)。目前，在多數(shù)企業(yè)中，人力資源管理已經(jīng)被納入到企業(yè)管理范疇，以保證企業(yè)人才質(zhì)量和人才的合理流動(dòng)。人力資源管理部門所承擔(dān)的責(zé)任是對(duì)企業(yè)的全體員工都職業(yè)素質(zhì)都要充分了解，并基于此而制定薪資標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)金分配和福利分配計(jì)劃。其主要的工作目的是為企業(yè)發(fā)展管理層提高人才信息，為企業(yè)員工提供管理服務(wù)。人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分。只有當(dāng)人事檔案管理質(zhì)量達(dá)到一定的高度，才能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源管理的科學(xué)合理性，使得人力資源管理的功能得以實(shí)現(xiàn)。從企業(yè)管理的角度而言，人力資源管理的主要工作職責(zé)是通過(guò)向企業(yè)員工提供有效服務(wù)以滿足員工需求，從而對(duì)企業(yè)員工發(fā)揮激勵(lì)效應(yīng)，提高企業(yè)員工的工作積極性，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。這其中，做好人事檔案管理工作，才能夠?qū)ζ髽I(yè)員工的工作狀態(tài)以及員工的職業(yè)愿望和個(gè)人需求有所充分了解?？梢?jiàn)，要提高人力資源管理工作質(zhì)量，做好人事檔案工作是非常必要的。

二、企業(yè)人事檔案工作改革

企業(yè)的人力資源管理工作中，人事檔案管理是基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)實(shí)施人事管理的重要工具。處于實(shí)施經(jīng)濟(jì)時(shí)代，面對(duì)各種信息技術(shù)給企業(yè)管理所帶來(lái)的日新月異的變化，使得傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。要使企業(yè)的人事檔案管理跟得上時(shí)代的步伐，對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用，就要秉承人事檔案管理的服務(wù)思想，從為企業(yè)人力資源發(fā)展而服務(wù)的角度出發(fā)實(shí)施改革，以使人事檔案管理的基礎(chǔ)性作用充分發(fā)揮出來(lái)。

（一）企業(yè)人事檔案的開(kāi)放化管理

傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理是封閉式管理，作為企業(yè)的一項(xiàng)保密性工作。隨著2008年，中國(guó)出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》，提出在做好知情權(quán)保護(hù)的情況下，人事檔案信息公開(kāi)化。企業(yè)的人力資源管理基于這樣的指導(dǎo)思想，開(kāi)始將原有的人事檔案封閉管理轉(zhuǎn)向社會(huì)化管理，并將開(kāi)放式的人事檔案管理模式制定出來(lái)，由人力資源管理部門獨(dú)立管理?；谌肆Y源管理的社會(huì)化方向發(fā)展，特別是人才交流中心作為社會(huì)機(jī)構(gòu)而建立起來(lái)，人事代理制度產(chǎn)生，使得認(rèn)識(shí)檔案管理成為公共管理中的一部分。作為第三方機(jī)構(gòu)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)以社會(huì)服務(wù)為主，收集流動(dòng)人員人事檔案，為社會(huì)提供相關(guān)服務(wù)。但是，由于人事檔案來(lái)源范圍廣，且內(nèi)容繁雜，這就需要在人事檔案管理中要注重動(dòng)態(tài)化管理，并注重在檔案信息管理上提供多樣化服務(wù)?；谌耸聶n案管理服務(wù)的開(kāi)放性，就需要在檔案管理模式上不斷創(chuàng)新，在實(shí)施信息化管理的同坐，還要注重人才信息交流。這種開(kāi)放式的人事檔案管理模式不僅是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理的補(bǔ)充，更適應(yīng)了時(shí)代發(fā)展需要。

（二）強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

企業(yè)人事檔案管理是保證人力資源管理工作順利展開(kāi)的關(guān)鍵，而人力資源管理質(zhì)量如何，直接關(guān)乎到企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)要做好人事檔案管理工作，不僅要提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)，還要聘請(qǐng)人事檔案研究領(lǐng)域的專家到人力資源管理部門對(duì)人事檔案管理工作人員的各項(xiàng)工作以指導(dǎo)，并對(duì)人事檔案工作情況實(shí)施檢查。要求人事檔案管理工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，做到分段工作，開(kāi)展服務(wù)性工作。專業(yè)檢查人員要對(duì)人事檔案的資料收集情況、歸檔工作是否到位都要進(jìn)行檢查，并對(duì)工作內(nèi)容以審核。以確保檔案的完整性和真實(shí)可靠性。對(duì)于檔案資料的歸檔，要確保準(zhǔn)確分類、按照規(guī)定的順序編排，檔案的目錄要清楚，檔案的裝訂要整齊。所有的人事檔案管理工作人員都要對(duì)人事檔案軟件能夠熟練操作，具備較強(qiáng)的檔案資料抽調(diào)業(yè)務(wù)能力，使得人事檔案能夠發(fā)揮較高的使用價(jià)值。

（三）企業(yè)有必要將人事檔案信息化管理模式建立起來(lái)

處于信息時(shí)代，企業(yè)的人力資源管理已經(jīng)普遍使用信息化操作。人事檔案要符合現(xiàn)代化管理要求，就要在實(shí)施信息化管理的同時(shí)，還要將人事檔案信息化管理模式建立起來(lái)，以應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)人事檔案實(shí)施系統(tǒng)化管理，使得檔案管理的服務(wù)水平有所提升。建立人事檔案信息化管理模式，人事檔案的信息化建設(shè)力度加大，不僅提高了人事檔案管理效率，而且還有助于促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，為企業(yè)人力資源管理工作中的薪酬管理、人才培養(yǎng)以及管理干部的晉級(jí)等等都能夠提供有效的支持。但是，人事檔案信息化管理模式建立的同時(shí)，還要注重檔案軟件操作技術(shù)的管理，要求軟件開(kāi)發(fā)要具有較強(qiáng)的專業(yè)性和針對(duì)性，軟件操作便捷。通過(guò)友好界面的建立，與用戶有效溝通，做到電子版資料真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、分類正確，且便于用戶進(jìn)行資料檢索。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)人才管理是以人事檔案作為載體的，對(duì)企業(yè)的人力資源管理起到了重要的作用。對(duì)于企業(yè)而言，如果人力資源檔案管理存在著滯后性，就要實(shí)施創(chuàng)新管理，發(fā)揮人力資源人事檔案管理的效用，以為企業(yè)發(fā)展決策提供可參考信息。

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