大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案館功能拓展與業(yè)務(wù)流程重組研究

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使檔案館的業(yè)務(wù)功能得到了拓展和豐富，也就帶了檔案館業(yè)務(wù)流程重組，在檔案館信息化建設(shè)基本達(dá)成的前提下，重新審視檔案館的業(yè)務(wù)流程，以檔案館用戶需求為目標(biāo)，打破原有職能部門的劃分界線，對(duì)檔案館現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考和徹底的再設(shè)計(jì)，使檔案館通過變革增強(qiáng)與新環(huán)境的適應(yīng)性，從而實(shí)現(xiàn)高效、快速的運(yùn)轉(zhuǎn)。通過業(yè)務(wù)流程重組，使檔案館人力資源、文化與信息資源、財(cái)力及設(shè)備與技術(shù)資源的配置達(dá)到最優(yōu)化，使檔案館的物質(zhì)流、資金流和信息流的運(yùn)行取得最佳效果，業(yè)務(wù)部門和暢通的信息流相匹配，從而實(shí)現(xiàn)良好的社會(huì)效益。以高校為例，本文將闡述高校檔案館功能拓展與業(yè)務(wù)流程重組問題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案館的功能拓展和深化

由于多種因素所致，目前包括檔案部門在內(nèi)社會(huì)上對(duì)檔案館功能的認(rèn)識(shí)尚不夠全面，人們習(xí)慣于把檔案發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用的大小作為評(píng)價(jià)檔案館作用的標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案館的社會(huì)地位不高，高校檔案館也是如此。因此急需正確定位高校檔案的基本功能，充分發(fā)揮其延伸功能，本著貼近社會(huì)發(fā)展的需要，貼近教育改革的需要，貼近廣大民眾的利用需要，與時(shí)俱進(jìn)地拓展和深化高校檔案館的功能。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校檔案館功能應(yīng)向如下幾項(xiàng)功能拓展或深化。

（一）信息化管理功能。是為了適應(yīng)高校“數(shù)字化校園”的需要。高校檔案館擔(dān)負(fù)著存儲(chǔ)、管理并提供利用高校黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)及數(shù)字化校園產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。以校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在校園網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)電子文件全文的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)庫化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動(dòng)化、檔案信息管理法制化。

（二）文化與教育功能。是為了適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的需要和提高國民科學(xué)文化素質(zhì)的需要。高校檔案館應(yīng)自覺承擔(dān)起傳播科學(xué)文化知識(shí)，提高公民科學(xué)文化素質(zhì)的重任。充分利用教育對(duì)象的多樣性、提供知識(shí)內(nèi)容的多樣性、教育形式的多樣性等優(yōu)勢(shì)，把高校檔案館辦成管理學(xué)校檔案資料的基地、校史研究的基地、愛國主義教育和精神文明建設(shè)的基地。

（三）展示功能。是為了充分發(fā)揮檔案館的存史作用，通過創(chuàng)辦校史館、博物館，搭建展示檔案館館藏的平臺(tái)，采用實(shí)物展覽與虛擬展覽等方式多側(cè)面、多角度地展示檔案館的豐富館藏，提高學(xué)校的知名度和檔案館的地位。

（四）信息傳遞功能。是高校檔案館傳統(tǒng)服務(wù)功能的深化。隨著信息化管理程度的提升，歷史的或現(xiàn)行的檔案信息借助于文字、圖像和聲音等轉(zhuǎn)錄方式，采用借閱、展覽、陳列、復(fù)本、翻譯、證明、目錄信息、咨詢等服務(wù)手段，通過各種實(shí)體服務(wù)或虛擬服務(wù)途徑，實(shí)現(xiàn)其傳遞。

（五）學(xué)術(shù)研究功能。是檔案研究功能的深化。高校檔案館不僅僅研究與檔案管理相關(guān)的問題，更重要的是要研究檔案的館藏。正如澳大利亞檔案學(xué)家懷特所說：“檔案機(jī)構(gòu)絕不是古老的被人遺忘的文件的墳?zāi)?。檔案的實(shí)質(zhì)在于它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程”。正是由于這種“過程”的記錄，才為科學(xué)家提供了尋找規(guī)律、探究規(guī)律進(jìn)而掌握規(guī)律的豐富的材料。

（六）智力開發(fā)功能。檔案是文明的產(chǎn)物，檔案館館藏的檔案信息資源是人類文化遺產(chǎn)中重要的組成部分。它客觀地記述了人類社會(huì)文化發(fā)展、科學(xué)進(jìn)步的歷史進(jìn)程，記錄了人類認(rèn)識(shí)自然過程中的心得體會(huì)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論精華，是一座人類科學(xué)、文化的思想寶庫，高校檔案館應(yīng)充分利用其豐富的館藏，采用各種方式大力開發(fā)這種智力資源。

二、高校檔案館業(yè)務(wù)流程重組的措施

由于高校檔案館的功能拓展，檔案館也需進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，可根據(jù)高校檔案管理規(guī)律，借鑒企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組的模式，通過大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)傳統(tǒng)的檔案館組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行變革，以體現(xiàn)檔案館的發(fā)展方向。運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，采用最佳方法，獲取最佳效果，是實(shí)現(xiàn)檔案館工作科學(xué)化的主要途徑和根本目的。

高校檔案館業(yè)務(wù)流程重組，旨在改革和整合原有檔案工作流程、工作方式和組織機(jī)構(gòu)，構(gòu)造新型的管理和服務(wù)模式。筆者認(rèn)為，對(duì)于檔案卷（冊(cè)）不低于35000卷，檔案專職工作人員在8人以上的檔案館，可將其組織機(jī)構(gòu)重組為收集指導(dǎo)組、信息利用組和技術(shù)支持組。其中，收集指導(dǎo)組包括傳統(tǒng)的檔案收集、整理、鑒定、分類和對(duì)基層單位的檔案進(jìn)行指導(dǎo)；信息利用組包括文檔編目、信息檢索、檔案利用和編研；技術(shù)支持組主要為其他兩組提供技術(shù)和行政上的幫助。

檔案館業(yè)務(wù)流程重組不是一個(gè)簡單的技術(shù)問題，不是能按現(xiàn)代業(yè)務(wù)流程重組去管理檔案，就一定會(huì)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。高校檔案館業(yè)務(wù)流程重組與檔案傳統(tǒng)工作方式、組織內(nèi)外的協(xié)調(diào)合作、人員的管理形式、新技術(shù)的應(yīng)用與融合密切相關(guān)。它不僅涉及技術(shù)，也涉及人文因素，因此，要實(shí)現(xiàn)高校檔案館業(yè)務(wù)流程重組，就必須解決好以下幾個(gè)問題：

（一）管理理念重組。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代在給傳統(tǒng)檔案工作帶來巨大變化的同時(shí)，也給檔案工作者帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者，尤其是領(lǐng)導(dǎo)者需要轉(zhuǎn)變觀念、開拓進(jìn)取、求真務(wù)實(shí)，不斷培養(yǎng)自己順應(yīng)信息時(shí)代要求的思維方法和管理方式。

1.要更新觀念，樹立科學(xué)的管理思想。傳統(tǒng)檔案館的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程使許多檔案館在面臨新技術(shù)時(shí)，仍擺脫不了傳統(tǒng)思維的束縛，沒有認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的真正意義，如檔案管理軟件還是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)重復(fù)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，組織效能并未得到提高，現(xiàn)代化的設(shè)施和技術(shù)無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。要適應(yīng)這種變化，關(guān)鍵在于樹立科學(xué)的管理思想，具體來說，要求領(lǐng)導(dǎo)者要有“文檔一體化”的思想、要有“前端控制”以及檔案“前伸后延”的觀念等。

2.要善于運(yùn)用科學(xué)的管理手段。在檔案館管理中要逐步引入“全面質(zhì)量管理”、“激勵(lì)理論”及“形象設(shè)計(jì)”等管理思想，樹立服務(wù)觀念、競爭觀念；可實(shí)行目標(biāo)管理，充分調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

3.要把網(wǎng)絡(luò)化工作納入議事日程。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)把網(wǎng)絡(luò)化工作納入議事日程，將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案工作中，并為其提供良好的運(yùn)行環(huán)境，如人員的培訓(xùn)、系統(tǒng)的配置等等。

（二）組織結(jié)構(gòu)重組。長期以來，檔案館通過對(duì)檔案實(shí)體的手工管理，建立了從收集到編研、利用等規(guī)范、機(jī)械的業(yè)務(wù)運(yùn)作模式。高校檔案館一般都是按功能設(shè)置收集、整理保管、編研、接待利用等機(jī)構(gòu)或崗位。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案館的逐步應(yīng)用，檔案館的功能不斷得以拓展，并形成了一些新的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而這些新增的環(huán)節(jié)無法得到原有組織機(jī)構(gòu)的有效支持，造成檔案館運(yùn)行不暢和功能失調(diào)。

檔案館必須對(duì)其組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革，把以傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)的組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)的組織結(jié)構(gòu)，把直線型、職能化的組織結(jié)構(gòu)向扁平化、智能化乃至學(xué)習(xí)型組織的轉(zhuǎn)變；把傳統(tǒng)的以收藏和手工進(jìn)行信息服務(wù)為主的組織轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹鳎峁┲悄芑男畔z索和現(xiàn)代化服務(wù)手段的組織，重新調(diào)配檔案館的業(yè)務(wù)工作流程，建立起一套以信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代相適應(yīng)的管理體制。

（三）業(yè)務(wù)內(nèi)容重組。我國檔案館的內(nèi)部機(jī)構(gòu)大多按“收、管、用”分別設(shè)置，形成檔案館服務(wù)的整體。分工細(xì)、工作流程長，影響了信息的即時(shí)服務(wù)，難以提供高質(zhì)量的服務(wù)。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使原來分立的工作實(shí)現(xiàn)了功能上的整合，弱化了分工之間的界限，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化及檔案業(yè)務(wù)工作一體化。同時(shí)檔案館的業(yè)務(wù)內(nèi)容也發(fā)生了重大變化，許多手工操作的業(yè)務(wù)被計(jì)算機(jī)取代，原有業(yè)務(wù)也被調(diào)整、淘汰，或推陳出新。檔案館應(yīng)改變以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去適應(yīng)或應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)工作流程的做法，根據(jù)自身的性質(zhì)、特點(diǎn)、任務(wù)和規(guī)模大小，分析目前業(yè)務(wù)流程狀況和理想流程狀況，對(duì)原有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組、簡化和揉合。重組后的業(yè)務(wù)流程應(yīng)符合檔案館今后發(fā)展的需要，充分體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下以信息服務(wù)為中心，以用戶需求為導(dǎo)向的思想。

（四）人員重組。人是生產(chǎn)力的決定因素，信息技術(shù)能否提升檔案館的生產(chǎn)力取決于人觀念的變化和技能的提高。首先應(yīng)再造檔案館人員的思想觀念，從思想上明確網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給檔案工作，特別是檔案利用工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，明確網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是檔案信息資源社會(huì)化的重要手段之一，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用工作有著更深刻和更廣泛的內(nèi)涵。其次是檔案人員的知識(shí)水平、技術(shù)能力等的再造，包括以檔案自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化為中心的個(gè)體行為和群體行為的變革。檔案人員重組可以通過兩個(gè)方面來展開：一是管理層的重組；二是檔案館工作人員的重組。通過重組建立一支管理型、研究型、服務(wù)型、技術(shù)型并舉的檔案人才隊(duì)伍。

綜上所述，社會(huì)的發(fā)展、信息技術(shù)的應(yīng)用、教育改革的深入為高校檔案館的發(fā)展帶來了千載難逢的機(jī)遇，也為檔案館的工作提出了更多更高的要求，正確定位并大力宣傳高校檔案館的基本功能，與時(shí)俱進(jìn)地延伸和深化高校檔案館的社會(huì)功能，適時(shí)地進(jìn)行檔案館業(yè)務(wù)流程重組，對(duì)大力提高高校檔案館的社會(huì)地位，有效發(fā)揮高校檔案館的職能有著深遠(yuǎn)影響。

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