淺議科泰克公司貨幣資金內部控制規(guī)范管理

摘 要：貨幣資金是公司流動資產的重要組成部分，是進行生產經(jīng)營活動不可缺少的條件，它既是資本運動的起點，又是資本運動的終點，其業(yè)務收支十分頻繁，具有高度的流動性和控制風險。公司在組織會計核算的過程中，加強貨幣資金的控制與核算，對于保障公司資產安全完整，提高資金周轉速度和使用效益具有重要意義。本文通過對科泰克公司貨幣資產內部控制管理規(guī)范的分析，提出強化公司內部稽核管理、優(yōu)化公司資金籌資管理、關注貨幣資金風險控制、加快資金周轉速度、降低資金成本的重要性，并且對該公司如何優(yōu)化貨幣資金內控管理、健全現(xiàn)金流營運效率與效益性控制提出了具體建議。

關鍵詞：內部控制；貨幣資金；內部稽核 ；籌資管理

一、緒論

內部控制是指公司和各個組織在經(jīng)濟活動中建立的一種相互制約的業(yè)務組織形式和職責分工制度。內部控制的目的在于改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益。它是因應加強經(jīng)濟管理的需要而產生的，是隨經(jīng)濟發(fā)展而完善的。最早的控制主要著眼于保護財產的安全完整、會計信息資料的正確可靠，側重于從錢物分管、嚴格手續(xù)、加強復核方面進行控制。隨著商品經(jīng)濟的發(fā)展和生產規(guī)模的擴大，經(jīng)濟活動日趨復雜化，才逐步發(fā)展成近代的內部控制系統(tǒng)。

而貨幣資金又是公司流動性最強、控制風險最高的資產，是公司生存與發(fā)展的基礎。完善而有效的貨幣資金內部控制制度，對加強公司經(jīng)營管理、保護公司財產安全、保證公司會計信息真實、完整等具有積極的促進作用。

在此，我特針對我現(xiàn)在服務的科泰克公司（KeyTec）的貨幣資金內部控制規(guī)范管理，就其特色和利弊，做一下論述。

首先，我先簡單介紹一下科泰克公司（KeyTec）的企業(yè)背景。蘇州科泰克公司是荷蘭科泰克集團的獨資子公司。公司成立于2000年，總投資2000萬美元。公司總部位于荷蘭的埃因霍恩市，公司整體于1999年自荷蘭飛利浦集團分離出來，在荷蘭、捷克和中國設有研發(fā)與生產基地。蘇州公司擁有廠房面積30000平方米，員工500人。公司秉承西歐的技術優(yōu)勢和質量體系，提供從模具設計到精密沖壓、精密注塑、塑料噴涂、塑料裝飾和各類裝配的服務，致力于汽車、消費電子、無線通訊、照明、醫(yī)療及其它專業(yè)產品的制造。科泰克公司在蘇南地區(qū)屬于一個有代表性的外商投資的外向型中型企業(yè)。在具體論述科泰克公司貨幣資金內部控制規(guī)范管理之前，我們先來了解什么是貨幣資金內部控制。

二、貨幣資金內部控制的概念和概況

（一）貨幣資金的定義及特點

貨幣資金是指公司在生產經(jīng)營和組織經(jīng)濟業(yè)務中，處于貨幣形態(tài)的資產，具體表現(xiàn)為庫存現(xiàn)金、銀行結算戶存款、外埠存款、銀行匯票存款、銀行本票存款、信用卡存款和信用證保證金存款等。貨幣資金特點是，流動性強、具有同其他經(jīng)營業(yè)務的廣泛聯(lián)系性、國家宏觀管理要求嚴格。而公司根據(jù)貨幣資金業(yè)務特點，結合公司自身經(jīng)營管理實際，設計一套切實可行的貨幣資金控制制度和核算方法，就是貨幣資金內部控制制度。用制度來對貨幣資金實施嚴密的管理，可防止不必要的損失，從而更有利于公司貨幣資金的管理和控制。

（二）貨幣資金內部控制規(guī)范管理的意義

貨幣資金是企業(yè)所有資產中流動性最強的資產。在企業(yè)的生產經(jīng)營活動中，大部分經(jīng)濟業(yè)務都要通過現(xiàn)金流的流轉來實現(xiàn)，企業(yè)通過銷售商品、籌資等活動實現(xiàn)現(xiàn)金流入，通過投資、采購、支付相關成本費用、償還債務等活動實現(xiàn)現(xiàn)金流出。其收付頻繁、業(yè)務量大，所以，貨幣資金的內部控制必須要貫穿企業(yè)經(jīng)營業(yè)務循環(huán)的全過程。貨幣資金內部風險控制的主要目的是實現(xiàn)企業(yè)貨幣資金開支的合理、合法和貨幣資金回收的安全可靠，防止貪污舞弊行為，保證資產的安全，保證會計資料的正確，滿足生產經(jīng)營需要。內部控制規(guī)范管理對提高資金周轉速度和使用效益具有重要意義。

（三）貨幣資金內部控制應當遵循的原則

1.嚴格職責分工。將涉及貨幣資金不相容的職責分由不同的人員擔任，形成嚴密的內部牽制制度，以減少和降低貨幣資金舞弊的可能性。

2.實行交易分開。將現(xiàn)金支出業(yè)務和現(xiàn)金收入業(yè)務分開進行處理，防止將現(xiàn)金收入真接用于現(xiàn)金支出的坐支行為。

3.實施內部稽核。設置內部稽核崗位，建立內部稽核制度，以加強對貨幣資金的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)貨幣資金管理中存在的問題，及時改進對貨幣資金的管理控制。

4.實施定期輪崗制度。對涉及貨幣資金管理和控制的業(yè)務人員實行定期輪換崗位。通過輪換崗位，減少貨幣資金管理和控制中產生舞弊的可能性，并及時發(fā)現(xiàn)有關人員的舞弊行為。

三、公司貨幣資金內部控制的具體規(guī)范管理

（一）現(xiàn)金、銀行存款內部控制管理

針對現(xiàn)金的敏感性，科泰克公司建立了較健全的安全性現(xiàn)金資產內部控制。

1.內部記錄和賬實盤點控制。所有貨幣資金的經(jīng)濟業(yè)務必須按會計制度規(guī)定進行記錄，并且各種收付款業(yè)務應集中到會計部門辦理，任何部門和個人不得擅自出具收款或付款憑證。經(jīng)濟業(yè)務進行記錄時，必須按照規(guī)定的程序辦理貨幣資金支付業(yè)務，把好支付申請、支付審批、支付符合三道關，以保證會計記錄的真實、及時和正確。

出納要自覺進行經(jīng)常性的對賬工作，包括每日貨幣資金的賬面數(shù)字和實際數(shù)字應核對相符，通過定期（一般為每月）或不定期對貨幣資金進行盤點，以確保企業(yè)資金安全。如調節(jié)不符，應查明原因，及時處理。例如：每月的現(xiàn)金余額盤點報表，銀行存款余額調節(jié)表的編制就是實施賬實定期盤點控制。報表由公司出納負責編寫，財務總監(jiān)作為內審人員應負責收支憑證和賬目的定期審計和現(xiàn)金的突擊盤點及銀行賬的定期核對。

2.庫存限額控制。規(guī)定一定的資金庫存限額，科泰克公司規(guī)定的資金庫存限額為人民幣五萬元（單次從銀行取現(xiàn)金額不超過五萬元），并將超過限額的貨幣資金送存銀行，并規(guī)定收取現(xiàn)金的交易（如：廢料的出售），由交款人填寫現(xiàn)金繳款單直接送存企業(yè)銀行賬戶，無需繳存現(xiàn)金給個人或財務部，以防現(xiàn)金坐支，既可降低貨幣資金被盜風險，又能高度集中貨幣資金以供統(tǒng)籌使用。

3.崗位分離控制。前述貨幣資金內部控制的基本方法中已探討過不相容職務相互分離控制，以達到相互牽制、相互監(jiān)督的作用。在現(xiàn)金、銀行存款收支具體工作中應由出納人員和會計人員分工負責、分別辦理，職責分明、職權分離。應設置專職出納員，負責貨幣資金的收支和保管、收支原始憑證的保管和簽發(fā)、日記賬的登記。會計不得兼任出納；出納不得兼任稽核、會計檔案保管，不得兼管收入、費用、債券債務賬目的登記工作。

4.實物隔離控制。采取妥善措施確保除相關實物保管人外，其他人員不得接觸實物。例如：科泰克公司規(guī)定，現(xiàn)金、支票、有價證券等只能由出納保管，鎖于保險柜。保險柜鑰匙和密碼（密碼每月更新）由出納保管，其他任何人員（包括公司負責人）非經(jīng)公司領導集體特別授權，不得接觸貨幣資金，以區(qū)分責任，確保貨幣資金實物安全。出納員應對購入票證及時登記、統(tǒng)一編號、妥善保管。開具時必須按編號順序連續(xù)使用，對已經(jīng)使用和作廢的支票要在登記簿上作詳細記錄，作廢票證應加蓋“作廢”章，全份保存，并詳細登記，由領用人員簽名作證。

印鑒管理，支票與銀行預留印鑒（財務專用章及法人印章）分開并妥善保管。如：財務專用章由財務總監(jiān)管理；法人印章由企業(yè)法人授權總經(jīng)理保管。

5.交易流程控制。電子商務管理?？铺┛斯居捎诓捎镁W(wǎng)上交易、電子支付等方式辦理現(xiàn)金支付業(yè)務。故公司首先與承辦銀行簽訂網(wǎng)上銀行操作協(xié)議，明確雙方在資金安全方面的責任和義務、交易范圍等。操作授權與密碼分為三級授權，即出納、財務總監(jiān)、總經(jīng)理。操作人員根據(jù)操作授權和密碼進行規(guī)范操作，實行操作人員、記賬人員、授權審批人員相分離的制度。如科泰克公司網(wǎng)上交易操作人員為出納、記賬人員為會計崗位人員、授權審批人員為財務總監(jiān)（一級授權）和總經(jīng)理（二級授權）。

6.嚴密的收支憑證和傳遞手續(xù)。貨幣資金的收支事項，均應有一定的收支憑證和傳遞手續(xù)，使各項業(yè)務按正常渠道運行。每筆收款都要開票；每筆支出都應有公司負責人審批、會計主管審核、會計人員復核；盡可能使用轉賬結算，現(xiàn)金結算的款項應及時送存銀行。出納員收妥每筆款項后應在收款憑證上加蓋“收訖”章；支付每一筆款項都應以健全的憑證和完備的審批手續(xù)為依據(jù)，付款后，須在付款憑證上加蓋“付訖”章。

7.嚴格執(zhí)行規(guī)章制度。嚴格執(zhí)行國務院頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》，按國家規(guī)定的用途使用現(xiàn)金，在允許的現(xiàn)金開支范圍內進行現(xiàn)金支付；取得的貨幣資金收入應按規(guī)定及時存入銀行，遵守關于庫存現(xiàn)金限額的規(guī)定，不坐支現(xiàn)金、私設“小金庫”，不賬外設賬，嚴禁收款不入賬；嚴格執(zhí)行《銀行結算制度》，不開發(fā)空頭支票和空白支票，不出借銀行存款賬戶。建立對貨幣資金業(yè)務的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構或人員的職責權限，定期和不定期地進行檢查。

（二）借款、備用金內部控制管理

1.借款、備用金用途控制。公司對借款及備用金的用途有嚴格限制。員工個人借款僅僅限于差旅費、零星物資采購、員工福利開支（如員工體檢、年夜飯開支、員工醫(yī)療保險理賠）等需要現(xiàn)金支付的借款。備用金則僅限于銷售部員工、司機等經(jīng)常出差、需要墊付資金（如司機墊付油費、通行費）的人員。

2.借款、備用金額度控制。員工個人借款額度按級別等級劃分，實行額度控制?？偨?jīng)理級別不得超過人民幣一萬元；經(jīng)理級別不得超過人民幣五千元；行政管理人員與技術管理人員不得超過人民幣二千元。備用金為分級額度控制。銷售經(jīng)理級別備用金不得超過人民幣五千元；銷售人員備用金額度為人民幣二千元；司機額度為人民幣五百元。

3.借款時間控制。員工個人借款原則上時間不得超過三個月，有特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準后亦不得超過半年，跨年度的借款則必須在次年的第一季度內歸還。公司員工離職，其離職交接報告必須要由財務人員簽核，以檢查是否有借款及備用金尚未歸還，在其尚未結清借款和備用金之前不得離職和轉移社保金。

（三）費用報銷內部控制管理

1.費用報銷支付授權管理。公司目前規(guī)定，公司的一切費用支付都需要先由部門經(jīng)理審核后再由總經(jīng)理最終授權核準方可支付；在總經(jīng)理不在公司期間，由其職務代理人——營運總監(jiān)可授權一萬元以下的費用支付。

2.費用報銷流程控制。所有費用報銷由各報銷部門填寫費用報銷申請單后，首先經(jīng)部門經(jīng)理檢查費用報銷發(fā)生的真實性，由部門經(jīng)理簽字后，統(tǒng)一交財務部，且財務部保留各部門經(jīng)理的簽字樣本（統(tǒng)一的簽字樣本格式），以備查驗。財務部負責審核費用報銷發(fā)票的真?zhèn)?，金額的大小核算和授權標準是否符合規(guī)定，對有疑問的費用報銷單有權拒收、退回，并要求給予答復。財務部審核后的報銷單統(tǒng)一交由總經(jīng)理做最后授權。經(jīng)過上述流程后的費用報銷單方可予以支付。

四、公司現(xiàn)行貨幣資金內部控制制度不足之處

（一）內部稽核和內部報告制度管理的不足

科泰克公司內部稽核主要由外部審計人員（注冊會計師）和財務總監(jiān)進行稽核，未設立獨立的內部審計崗位和部門以及外聘獨立董事，總部也未定期派員針對全公司范圍內的內部控制制度加以稽核；未建立完整的內部報告制度，定期報告公司管理層，未定期對內部控制制度進行全面的審查，并對不適用，過時的內控制度加以修正，更新，作廢。

（二）費用報銷支付授權管理不足

科泰克公司的支付授權標準在我看來，過于簡單，集權。可能是因為科泰克公司為中小公司，目前業(yè)務量不是很大；或者董事會出于對風險控制的原因，而特此制定。但是依我的觀念，結合之前在大型企業(yè)的經(jīng)驗，合理的支付授權管理標準必不可少。在企業(yè)做大做強之后，企業(yè)的業(yè)務量也隨之大量增加，不應把公司總經(jīng)理有限的時間和精力束縛在費用報銷的文件海洋之中。此外也不利于激勵各級中層管理人員對工作的責任感和熱情。分清各級管理人員所承擔的責任，制定適合企業(yè)發(fā)展的支付授權標準是必不可少的。

（三）籌資管理及資金使用管理的不足

資金是企業(yè)的血液，資金對于一個企業(yè)正常運轉的重要性不言而喻。在我們見到的企業(yè)出現(xiàn)的所有風險中，80%以上的風險表現(xiàn)為資金斷鏈，資金斷鏈風險是指由于企業(yè)負債過多而導致企業(yè)資金周轉不靈的風險，這是企業(yè)在風險防范和風險管理過程中需要防范的第一風險。

銀行貸款仍然是目前科泰克公司融資的主要渠道。但由于銀行“抓大放小”，而且銀行有嫌貧愛富的趨向，大部分銀行喜歡做“錦上添花”，而很少做“雪中送炭”的事情，所以，中小企業(yè)在融資過程中機會并不均等，中小企業(yè)貸款仍然比較困難。從銀行貸款，不僅額度有限，而且審批時間較長，絕大多數(shù)需要企業(yè)不動產抵押。這樣，在企業(yè)急需資金的情況下，只能去找中小擔保公司借貸或尋找高息的民間借貸，而為企業(yè)資金斷鏈埋下了隱患。為防范資金斷鏈風險，資金的籌資管理和資金使用計劃就顯得尤為重要。

（四）現(xiàn)金流營運效率不足

目前，科泰克公司采購原材料主要采用預付款方式，其中每月預付款金額超過每月付款總額的15%，從而占用了公司的資金，增加了籌資需求而又多支付了借款利息。

五、建議與改進對策

（一）完善公司貨幣資金內部稽核和內部報告制度

1.建立內部稽核制度的控制。應實行內部稽核制度，設立獨立的稽核崗位或外聘獨立董事，結合總部派員定期對子公司進行內部控制制度稽核，以加強對貨幣資金的管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正貨幣資金在處理過程中出現(xiàn)的問題。每筆貨幣資金的收付都必須經(jīng)會計稽核人員認真審核，審查其手續(xù)是否完備、數(shù)字是否準確、內容是否合理合法；對一切現(xiàn)金、銀行存款應及時入賬，加強稽核工作。在核算和管理貨幣資金的過程中，認真審查貨幣資金的收付憑證，以及貨幣資金授權批準制度的執(zhí)行情況，重點檢查重大貨幣資金支出的授權批準手續(xù)是否健全、是否存在越權審批的行為、是否存在貨幣資金業(yè)務不相容崗位混崗的現(xiàn)象；同時檢查支付款項印章的保管以及有價證券和票據(jù)的保管情況。

2.內部報告制度的控制。建立這種控制方法就是要求公司應建立和完善內部報告制度，全面反映公司的經(jīng)濟活動情況，及時提供業(yè)務活動中的重要信息，增強內部管理的實效性和針對性。在貨幣資金控制環(huán)節(jié)適時運用內部報告控制方法十分重要，并切實發(fā)揮好內部報告控制方法的作用：其一，貨幣資金經(jīng)辦人對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業(yè)務，有權拒絕辦理并及時向審批人的上級授權部門報告；其二，公司通過定期或不定期地進行現(xiàn)金盤點，能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金賬面余額與實際庫存不相符的情況；其三，通過報告公司貨幣資金收入、支出、結存情況并對下一階段貨幣資金流入、流出量進行預計和推算，可以幫助公司負責人全面了解公司現(xiàn)金流量，為其做出正確的投資、籌資決策提供基礎性資料。第四，定期對內部控制制度進行全面的審查，對不適用、過時的內控制度予以修正，補充或者作廢。

（二）健全現(xiàn)金流循環(huán)的合規(guī)性控制

針對費用報銷支付授權管理的弊端，建議公司制定明細的支付授權標準，所有貨幣資金的經(jīng)濟活動必須按權限進行調查批準。公司各級工作人員，必須經(jīng)過授權和批準，才能對有關的經(jīng)濟業(yè)務進行處理，未經(jīng)授權和批準，不允許接觸這些業(yè)務。這一控制方式使某些事件在發(fā)生時就得到控制。規(guī)定各級管理人員的職責范圍和業(yè)務處理權限，同時也明確各級管理人員所承擔的責任，使他們對自己的業(yè)務處理行為負責。審批人應當在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限；辦理貨幣資金支付的財務經(jīng)辦人員應當忠于職守、廉潔奉公、遵紀守法、客觀公正，按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業(yè)務；對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業(yè)務，經(jīng)辦人員有權拒絕辦理。

（三）籌資管理及資金使用計劃的的改進對策

1.改善籌資的內部控制管理。改善科泰克公司籌資管理的內部控制主要是改善企業(yè)籌資渠道來源，增加籌資來源的廣泛性，合理規(guī)劃籌集資金時間的長短。企業(yè)資金籌集主要有兩個渠道，一個是外部資金來源（如發(fā)行股票，銀行借款等），一個是內部資金來源（如留存收益等）。其次，在籌資前，我們首先要問幾個問題，第一是籌多少，第二是怎么籌？第三是不同性質籌措資金的比例該如何搭配？企業(yè)應該以投定籌，不應過量籌資，否則就會留給經(jīng)理人太多低效率選擇的空間，企業(yè)應該選擇便宜的資金來源并合理搭配不同性質的資金比例，使企業(yè)的資本結構處于一個有彈性的合理區(qū)間，并降低籌資成本。例如：對于大型投資項目最好取得相對應的長期項目貸款，如果能做創(chuàng)業(yè)板上市籌資也是不錯的選擇。當然，上市對于中小企業(yè)來說也是不容易的，但也不排除可能性的選擇。

對于經(jīng)營性生產資金需求，公司就可選擇一年期短期的銀行借款，或者更短的應收賬款保理融資（通常為三個月左右），相對于銀行借款，企業(yè)需要提供不動產抵押，應收賬款保理融資通常只要提供應收賬款質押即可，更為方便，且資金成本相對便宜。

投籌資決策流程內部控制管理的總體思路是優(yōu)化投籌資決策程序，選擇盈利性的投資項目，合理評價不同資金來源的成本，采用貨幣資金效益性控制方法。通過對現(xiàn)金投資或現(xiàn)金使用的預算，制定貨幣資金收支中、長期計劃，使公司獲得最大的收益。為實現(xiàn)以上目的，在進行籌資、投資決策時，對各種方案要進行綜合分析，并對備選方案進行可行性研究。下表給出了投籌資決策流程的現(xiàn)金流管理目標與評價指標示例，用以下評價指標的值來選擇對企業(yè)最有利的方案。

投資決策委員會的成員為公司的管理層，主要股東，董事會成員，監(jiān)事會成員以及總經(jīng)理。由財務總監(jiān)提出籌資決策方案以供投資決策委員會裁決，并通過運用各種籌資、投資手段對貨幣資金效益進行控制。

2.加強資金使用計劃的內部控制管理。對于每月資金的使用，公司需要編制資金計劃表（Cash Plan），就公司資金的來源與支出分別列支，并給予說明，如下表。

在此資金計劃表的規(guī)劃下，應確保公司銀行余額大于最低資金警戒水平（通常為足夠支付二個月的員工薪水和材料預付款（根據(jù)行業(yè)的特點，一些石油、金屬等基礎原材料需要支付現(xiàn)款）。對于大于資金警戒水平的多余閑置資金，可以選擇定存七天通知存款的方法以提高存款利息收入，（當然，同銀行簽訂協(xié)定存款利率是提高存款收益的基本方法） 或者干脆提前歸還銀行借款。

（四）健全現(xiàn)金流營運效率與效益性控制

針對現(xiàn)金流營運效率不足，我建議公司應健全現(xiàn)金流營運效率與效益性控制。通過運用各種籌資手段，合理而有效益地持有和運用貨幣資金的控制方法。例如：在合理預測一定時間貨幣資金存量的情況下，公司可以實施一些推遲貨幣資金的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策；延長付款天數(shù)，充分利用沒有資金成本的應付賬款融資手段，減低總體資金成本，解決貨幣資金支出缺口。而與此相對應，如果公司貨幣資金儲存量過多，公司也可以通過加快采購資金的支付而獲取和供應商談判降價的籌碼，從而減低采購成本，或推出一定的賒銷政策擴大銷售，參與各種投資以降低貨幣資金的儲存量，提高貨幣資金營運效率與效益性。

六、結語

總之，貨幣資金的管理是整個資金管理的重點，貨幣資金收支業(yè)務的內部控制是建立整個內部控制制度的關鍵。建立健全貨幣資金內部控制制度對于保證會計資料的真實可靠，減少工作差錯，加強工作人員責任心，維護財經(jīng)紀律、經(jīng)營秩序，防止或抑制營私舞弊行為發(fā)生以及事后審計工作具有重要作用。每個公司可以結合自身企業(yè)的狀況，制定量身打造的貨幣資金內部控制管理規(guī)范。而貨幣資金效益性控制涉及企業(yè)的整個經(jīng)營活動，由于企業(yè)實際情況千差萬別，效益性控制方法也應與其經(jīng)營實際緊密聯(lián)系、靈活處理。

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