關(guān)于新時期促進文書檔案管理水平提高若干問題探討

檔案，是國家的寶貴財富，每個檔案工作者，都應(yīng)當樹立科學(xué)的管理理念，運用現(xiàn)代化技術(shù)做好檔案管理工作。文書檔案管理工作是單位重要的服務(wù)性和基礎(chǔ)性工作，實行全面科學(xué)化的文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準。只有搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部門單協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等，實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案管理水平，為單位的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。文書檔案工作人員應(yīng)當在當前我國國民經(jīng)濟發(fā)展和行政體制改革新的時代下樹立文書檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、標準化，才能實現(xiàn)文書檔案工作與社會實踐的理性化發(fā)展。

一、更新觀念，提高檔案管理現(xiàn)代化的認識

要做好檔案工作管理科學(xué)化、現(xiàn)代化，首先要檔案工作者更新觀念，提高對檔案管理工作現(xiàn)代化的認識，轉(zhuǎn)變檔案管理現(xiàn)代化可搞可不搞的想法，并且積極爭取領(lǐng)導(dǎo)和各方面的支持。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對于文書檔案管理工作的發(fā)展具有重要意義，應(yīng)該說領(lǐng)導(dǎo)層的決策會影響文書檔案管理工作的發(fā)展程度?？梢酝ㄟ^加強宣傳等有效工作，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。各級文書檔案工作者也需提高認識，明確任務(wù)，應(yīng)對檔案工作面臨的新的挑戰(zhàn)，樹立服務(wù)意識，真正把檔案當成寶貴的無形資產(chǎn)，切實加強管理工作，適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。

二、建立科學(xué)完善的檔案資料管理制度，創(chuàng)新文書檔案工作

要想合檔案管理工作走上制度化、法制化的軌道，就需要建立健全不同崗位、不同級別工作人員的崗位責任制，各把項任務(wù)落實到人，實行目標管理，進行年度考核。建立嚴格的檔案歸檔制度、保管制度、借閱制度、統(tǒng)計制度及保密制度等，盡可能細化要求，簡捷明確，操作性強。同時要嚴格執(zhí)行按照規(guī)范程序辦理公文。充分利用計算機技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，已成為現(xiàn)代文書檔案工作的大趨勢。這種創(chuàng)新型文書檔案工作，文書檔案管理數(shù)字化、信息化是當前信息社會對文書檔案工作的必然要求，也是文書檔案工作者的努力方向。利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案，不斷發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備及軟件管理優(yōu)勢，提高工作效率，真正達到簡化整理、深化檢索的目的。

三、把握好文書工作與檔案工作的關(guān)系，搞好兩者之間的規(guī)范銜接。

文件是檔案的前身，文書工作的全過程也是檔案的形成過程，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)上的。檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、編研、檢索、利用等。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)，文書部門把本單位工作過程中形成的、具有保存價值的文件材料經(jīng)過文件檔案的鑒定，做好整理立卷，定期向檔案部門歸檔。這就要求相關(guān)人員做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接，從事文書工作的人員要有較強的檔案意識，把好文件材料的質(zhì)量關(guān)，平時做好文書材料的立卷歸檔。要平時文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。例如：紙張大小、文字格式、裝訂上都要做到規(guī)范化、標準化，嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆復(fù)寫紙等起草、修改批閱文件材料等。收發(fā)文件要及時登記，文件處理要及時、準確。

從事文書檔案的人員要加強與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集渠道的暢通，文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于檔案的質(zhì)量，平時注意及時收集具有存檔價值的工作材料，并保證材料齊全完整。著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現(xiàn)狀和未來發(fā)展，具有證據(jù)和查找價值的信息資料，切實發(fā)揮檔案的證據(jù)、參謀、情報作用。

四、切實采取有效措施，提高文書檔案工作效率

一直以來，在文書檔案工作方面仍然存在一些問題。如：文書檔案利用程序煩瑣，有用信息歸檔率不高，文書檔案查找利用困難、利用效率低下等。要解決這些問題，可以先從簡化文書檔案利用程序、完善檢索工具上入手，去掉填表、身份驗證等非必要環(huán)節(jié)，而由文書檔案工作人員對文書檔案利用者進行咨詢，以便更快速準確查找到利用者所需要的文書檔案。文書檔案檢索工具的完善是提高文書檔案服務(wù)效率的手段之一。并且隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的進一步發(fā)展，盡快完善軟件、硬件，加強文書檔案信息化的進程。

以計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行為支撐，引入辦公自動化軟件，建立覆蓋全單位的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實行部門網(wǎng)上歸檔、計算機管理與檢索，達到實時歸檔、簡化整理、深化檢索、利用便捷的目的，最終實現(xiàn)文檔一體化管理。

五、提高文書檔案管理人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力

文書檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員首先要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、樂于奉獻的工作精神、求真務(wù)實的工作態(tài)度。文書檔案工作人員由于平時接觸黨和國家的重要文件比較多，而有些文件具有一定的機密性和較強的政治性，這就要求工作人員要具備守口如瓶和嚴守國家機密的專業(yè)素質(zhì)。另外文書檔案工作也是服務(wù)工作，文書檔案工作人員要熱愛本職工作，認真細致，不計名利，熱心服務(wù)。

另外隨著辦公設(shè)備的現(xiàn)代化、技術(shù)和管理的現(xiàn)代化，單位日常工作文檔的種類和載體的日益多樣化，管理方法不斷更新，對文書檔案管理人員在適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力等方面提出了更高的要求。打造一支高素質(zhì)、高能力、高效率、創(chuàng)新意識強的文書檔案管理隊伍，從實際工作出發(fā)，加強現(xiàn)代信息技術(shù)在文書檔案工作中的應(yīng)用，多學(xué)習(xí)、應(yīng)用檔案工作管理軟件，切實推進檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化管理。

（作者單位：黑龍江省鐵力市圖書館）