談新形勢下的水電站工程項目檔案管理

當(dāng)前，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷深化改革，水電站工程檔案管理內(nèi)容與計劃體制下相比也有所改變，增加了項目評估、質(zhì)量監(jiān)督、質(zhì)量檢查、招投標(biāo)以及工程監(jiān)理等內(nèi)容。因此，新形勢下的水電站工程檔案管理的內(nèi)容更加豐富和復(fù)雜，特別是數(shù)字錄像以及數(shù)碼照片等信息化內(nèi)容的出現(xiàn)，為檔案管理帶來新挑戰(zhàn)和新課題。

1、新形勢下水電站工程檔案管理的特點(diǎn)

1.1統(tǒng)一性管理

在以往的計劃經(jīng)濟(jì)體制下，我國水電站工程主要通過行政指揮以及財政撥款的形式進(jìn)行建設(shè)和管理，其指定施工企業(yè)，采用實(shí)報實(shí)銷的管理模式。這種模式缺乏約束機(jī)制和競爭意識，工程在質(zhì)量、投資以及工期等方面無法得到保證和控制。因此，工程檔案也因為其人員變動、涉及范圍廣、工期長等因素不能確保內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整以及系統(tǒng)。

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)變，水電站工程管理也發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，引進(jìn)了合同管理制、監(jiān)理制、招投標(biāo)制、項目負(fù)責(zé)人制以及競爭機(jī)制。成立建設(shè)局或者開發(fā)公司等形式的管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行全新的管理模式，促進(jìn)水電建設(shè)適應(yīng)時代新形式的發(fā)展需要。新形勢下，檔案管理工作要求在承包商和業(yè)主的配合下開展，工程參建方對檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。為工程項目的全局進(jìn)行服務(wù)，確保檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性以及完整性。

1.2內(nèi)容趨于復(fù)雜和豐富

水電站工程檔案主要是工程在設(shè)計、勘測、監(jiān)理、施工、設(shè)備調(diào)試、竣工驗收等環(huán)節(jié)中形成的，具有一定價值的以光介、磁介、膠片以及紙質(zhì)等形式存在的聲像、圖像以及文字文件。其中主要包括施工文件、竣工文件等，其反映了工程從立項到竣工的整個過程。上述材料組成了檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容，其不僅是對工程各個環(huán)節(jié)的重要記載，同時也是實(shí)施工作的關(guān)鍵依據(jù)。

2、水電站工程檔案管理中存在的一些問題

2.1檔案意識較差

在工程建設(shè)中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對工程的進(jìn)度、質(zhì)量以及安全非常重視，但是對檔案管理認(rèn)識模糊，檔案意識較差，導(dǎo)致檔案在收集工作中不能有效控制。工程在竣工后，其檔案材料不完整、不齊全，給水電站今后的改造、運(yùn)行、生產(chǎn)以及故障處理工作帶來一定困難。

2.2檔案缺乏真實(shí)性

隨著計算機(jī)在辦公中的應(yīng)用，檔案的真實(shí)性和原始性受到一定程度的影響。從設(shè)計到施工的多個環(huán)節(jié)，基本都采用電腦打印和錄入的形式，很多檔案日期和技術(shù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性都經(jīng)不起推敲。而檔案數(shù)據(jù)是不是施工現(xiàn)場最原始的記錄也無法得知，檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和原始性究竟如何認(rèn)證，是當(dāng)前檔案管理的關(guān)鍵問題。

2.3缺乏專業(yè)檔案人才

檔案管理整體向信息化方面發(fā)展，但是我國水電站檔案管理人員缺乏運(yùn)用計算機(jī)以及信息技術(shù)的能力，不能發(fā)揮信息化設(shè)備的作用。檔案工作人員的綜合素質(zhì)沒有得到改善和提高，嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)。

3、新形勢下提高水電站工程檔案管理的相對對策

3.1強(qiáng)化檔案意識

首先，建設(shè)企業(yè)和項目法人要通過多種渠道，強(qiáng)化全體人員的檔案意識，通過業(yè)務(wù)檢查和指導(dǎo)的方式，提高檔案管理的水平和意識。要將工程進(jìn)度和檔案管理充分結(jié)合，對檔案管理存在問題的參建企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。其次，要聯(lián)合政府部門，提高建設(shè)企業(yè)的檔案意識。在工程項目竣工前，要將檔案作為專項進(jìn)行驗收，如果檔案不合格，工程則不能驗收，需要進(jìn)行下一次檢查。因此，在工程建設(shè)中，要通過政府部門，提高檔案管理的能力和水平，為水電站今后的正常運(yùn)行、生產(chǎn)奠定基礎(chǔ)。

3.2確保檔案真實(shí)性

監(jiān)理單位和監(jiān)理人員要充分發(fā)揮自身權(quán)利，監(jiān)督到位，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的監(jiān)理制度，這是確保檔案資料規(guī)范、準(zhǔn)確、以及完整的關(guān)鍵措施。在工程建設(shè)中，監(jiān)理人員要對施工企業(yè)的數(shù)據(jù)資料以及文件材料進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，確保其形成過程以及真實(shí)性。施工企業(yè)在編制好竣工資料后，要先經(jīng)過監(jiān)理人員的詳盡審核，對資料的系統(tǒng)性、完整性以及真實(shí)性進(jìn)行把關(guān)，審核合格之后，簽字辦理檔案移交手續(xù)。

3.3提高檔案人員能力

相關(guān)部門要對檔案人員開展專項培訓(xùn)，幫助檔案人員系統(tǒng)的了解檔案知識，在工作中規(guī)范檔案管理流程，提高檔案人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，從檔案的收集、保管、統(tǒng)計、使用，都有一套完整的工作方法和理論知識。因此，檔案人員要掌握和學(xué)習(xí)檔案工作的程序和理論，確保工作效率，提高工作質(zhì)量。當(dāng)前，信息技術(shù)和工作在檔案工作中的使用越加頻繁。因此，檔案人員要緊跟時代步伐，努力學(xué)習(xí)信息化知識，掌握信息技術(shù)，進(jìn)而為水電站檔案管理水平的提高做出貢獻(xiàn)。

3.4加強(qiáng)檔案控制力度

首先，施工現(xiàn)場的所有圖紙和文件要實(shí)行統(tǒng)一收發(fā)，合同資料、圖紙信息以及工程文件要由統(tǒng)一部門進(jìn)行整理和收發(fā)。復(fù)制施工現(xiàn)場的孤本資料，將檔案資料進(jìn)行集中控制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。其次，施工企業(yè)要嚴(yán)格按照合同規(guī)定進(jìn)行施工，確保工程文件的歸檔、整編工作順利開展，施工企業(yè)在簽訂合同的時候。要明確資料歸檔的質(zhì)量要求、違約責(zé)任、移交時間以及檔案范圍，并且預(yù)留檔案保質(zhì)金，如果工程竣工后，檔案審查不合格，要給予經(jīng)濟(jì)的處罰，堅持工程建設(shè)和檔案工作同步開展。最后，有關(guān)部門要充分重視工程在研究階段的檔案收集工作，如果時間拖得太久，會增加檔案收集工作的難度，導(dǎo)致重要材料丟失。工程主管部門要設(shè)計專人開展檔案收集工作，在工程立項后，再交由建設(shè)單位或者檔案部門。

4、結(jié)語：

水電站檔案管理是一個系統(tǒng)工作，其涉及很多領(lǐng)域和內(nèi)容，在工程建設(shè)過程中，檔案人員要及時發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題，并且并且采取科學(xué)合理的對策進(jìn)行解決。同時，檔案人員要敢于接受時代的挑戰(zhàn)，抓住發(fā)展機(jī)遇，充分利用信息化技術(shù)促進(jìn)檔案管理水平的提高，為水電站工程提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（作者單位：云龍縣移民開發(fā)局）