信息化時代檔案管理改革芻探

信息化時代的來臨，使人類社會生活的方方面面發(fā)生了革命性的變化，也正在有形無形地影響著人們的行為習(xí)慣、思維方式以及工作模式。眾所周知，高校人事檔案管理是典型的、基于信息收集、整理和分析的工作，信息化時代的到來，無疑為高校人事檔案管理者的工作帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，也為我們帶來了新視角、新方法。從目前的情況來看，國內(nèi)高等院校人事檔案管理基本上是以檔案的收集、整理、保管為主，在管理理念、思維習(xí)慣、行為方式、工作模式等，都遠(yuǎn)沒有達(dá)到信息化時代對信息化管理的要求。在高度信息化的現(xiàn)代社會，如何利用信息化理念來提升高校人事檔案管理水平，轉(zhuǎn)型高校人事檔案管理模式，是高校檔案工作者面臨的新課題，值得深入思考和踐行。

一、信息化管理：人事檔案管理的必然趨勢

人事檔案是人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。然而，目前絕大多數(shù)高校的人事檔案只有紙質(zhì)的，加之由于多方面因素的影響，人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現(xiàn)象在各級單位都不同程度地存在，不僅給人員的變動、工資調(diào)整、員工辭退等人事管理帶來諸多的麻煩和困難，而且不利于企業(yè)快速、全面、真實地掌握員工隊伍現(xiàn)狀，從而針對員工隊伍現(xiàn)狀，科學(xué)加強(qiáng)員工隊伍建設(shè)。隨著社會規(guī)范化、誠信化程度的不斷提高和信息化時代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據(jù)，必須引起廣泛重視，采取切實有效的措施，用信息化建立全面、真實、詳細(xì)、連續(xù)的人事檔案，實現(xiàn)人事檔案信息化與紙質(zhì)化雙軌制，全面提高人事管理水平，為合理使用人才，加強(qiáng)個人誠信提供強(qiáng)有力的支撐和幫助。信息化的人事檔案管理具有諸多優(yōu)勢，突出表現(xiàn)在以下六個方面：一是信息化的文檔輸入功能可以大大減輕人事檔案工作者的勞動強(qiáng)度；二是信息化的數(shù)字處理功能可以快速及時地進(jìn)行人事檔案的處理調(diào)整，保持人事檔案的動態(tài)性與連續(xù)性；三是信息化的搜索功能可以快速查詢?nèi)耸聶n案信息，為領(lǐng)導(dǎo)擬定員工培訓(xùn)計劃、實施績效管理、合理組合人才等方面提供詳實的依據(jù)；四是信息化的痕跡功能可以為人事糾紛的處理提供有效的幫助；五是信息化的保密功能符合人事檔案的保密要求；六是信息化的提醒功能，可以及時提醒員工退養(yǎng)、退休等事宜。

二、構(gòu)建信息化平臺，實現(xiàn)人事檔案信息化管理

目前，在高校人事檔案管理中，人事檔案信息化的不全面、不系統(tǒng)，明顯落后于時代發(fā)展的要求，是人們常常垢病的主要問題之一。正如信息化研究專家所指出的：“信息化不僅僅是信息的體量大，更重要的是認(rèn)識信息的思維要變化，信息收集、信息分析、信息利用的思維也要變化”。

高校人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于準(zhǔn)確可靠的、數(shù)字化的原始數(shù)據(jù)，這就要求人事檔案管理人員在收集整理檔案材料時，要以高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度審核和鑒別有關(guān)材料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。在核定好有關(guān)材料信息的準(zhǔn)確無誤后，要以二級單位或職能部門建立好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，并錄入所有人員的基本狀態(tài)數(shù)據(jù)，包括：職工代號、姓名、性別、民族、籍貫、出生、入職日期、政治面貌、學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)職稱等信息。檔案管理人員在錄入這些基本數(shù)據(jù)、基本信息后，應(yīng)繼續(xù)根據(jù)人事檔案分類編目的統(tǒng)一要求及標(biāo)準(zhǔn)，分門別類地將檔案材料的名稱、形成時間、份數(shù)及頁碼等歸類。以便于在需要相關(guān)信息時，可以很快地搜索想要查詢的內(nèi)容和信息，在索引中清晰地掌握被查詢?nèi)藛T的檔案全貌。當(dāng)然，基于部門或職能部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫還應(yīng)互連、互通，以便基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的及時更新和共享。例如：組織部門的職務(wù)職級任免、年度績效考核等，人事部門的職稱評聘、師資培訓(xùn)等，勞資部門和財務(wù)部門的工資變動、社保辦理、稅務(wù)代扣等，只有各部門和單位將人事檔案材料及時歸檔、錄入、更新，人事檔案部門才能統(tǒng)一審核、統(tǒng)一入庫，并最終達(dá)到更新及時、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息共享的目的。

檔案管理人員素質(zhì)勝任、管理科學(xué)是高校人事檔案實現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵。因此，高校人事檔案主管部門在配備人員時，要對崗位人員的學(xué)歷層次、專業(yè)知識、年齡結(jié)構(gòu)等方面提出工作勝任要求，并培訓(xùn)在職、在崗工作人員的信息化知識、網(wǎng)絡(luò)知識技術(shù)和大數(shù)據(jù)利用、分析能力，切實提升信息化背景下檔案管理人員的搜集能力、整理能力、服務(wù)能力、管理能力、分析能力。

三、確立大數(shù)據(jù)理念，注重人事檔案信息數(shù)據(jù)化

所謂“大數(shù)據(jù)”，是一種規(guī)模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有“海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型、價值密度低”等四大特征。大數(shù)據(jù)作為云計算、互聯(lián)網(wǎng)之后IT行業(yè)又一次大的、顛覆性的技術(shù)革命。大數(shù)據(jù)改變了我們對世界的思維方式，如從樣本思維、精確思維、因果思維過渡到總體思維、容錯思維、相關(guān)思維。大數(shù)據(jù)理念使得原本完全獨立的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫間有了相互聯(lián)系、互相交匯，通過這些關(guān)聯(lián)重聚、互相交匯的數(shù)據(jù)就變成了更為豐富多樣的信息資源。也就是說，大數(shù)據(jù)的關(guān)鍵作用在于賦予信息內(nèi)容及信息關(guān)系以新的內(nèi)涵和意義。為此，高校人事檔案管理工作需要將人事檔案信息數(shù)據(jù)化，而不僅僅是數(shù)字化。數(shù)據(jù)化與數(shù)字化之間內(nèi)涵差距較大。數(shù)字化是指將信息變換成二進(jìn)制編碼；而數(shù)據(jù)化則是指將現(xiàn)象轉(zhuǎn)變?yōu)榭闪炕治鰧ο蟮倪^程。高校人事檔案信息通過數(shù)據(jù)化處理，才能被檢索、比較、統(tǒng)計、判斷、預(yù)測，才能充分體現(xiàn)出數(shù)據(jù)的潛在價值。

在高校人事檔案管理中，管理者常常需要做各種各樣的人事信息統(tǒng)計和判斷，這就需要有一個虛擬系統(tǒng)能夠把分布在不同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中的原始數(shù)據(jù)按照設(shè)定的要求進(jìn)行描述和統(tǒng)計，大數(shù)據(jù)理念給高校人事檔案管理帶來了全新的理念。以我們的工作實踐為例，學(xué)校因?qū)W科建設(shè)、項目申報、教學(xué)評估等，經(jīng)常會對人事信息進(jìn)行各類統(tǒng)計，這些數(shù)據(jù)需要從多個二級單位、職能部門的數(shù)據(jù)庫中獲取。然而，其中最關(guān)鍵的問題是，這些不同的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中的信息資源是否能得到及時更新，是否完全同步，是否便于共享。例如，要統(tǒng)計全校副高職稱在各崗位定級中的薪酬情況和年齡分段情況，其中需要涉及的信息包括：從師資信息管理系統(tǒng)中獲取某某副高職稱者（包括副教授、副研究員等）是某級崗位的信息，并從檔案信息管理系統(tǒng)中獲得該副高職稱者的年齡情況，從勞資信息管理系統(tǒng)中獲取該副高職稱者的工資信息，實際操作上非常復(fù)雜繁瑣。然而，如果這些基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)是關(guān)聯(lián)的、同步的、共享的，統(tǒng)計工作也就會變得非常容易，統(tǒng)計工作就會簡單快捷高效。如果其中某個同志剛剛晉升正高職稱，在師資信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行了及時更新，但在勞資信息管理中，相應(yīng)的工資卻沒有兌現(xiàn)，就會造成人事信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)的錯誤?；诖髷?shù)據(jù)理念，建立在人事檔案數(shù)量化的人事管理系統(tǒng)，就可以有效避免這類低級錯誤，達(dá)成真正現(xiàn)實意義上的資源共享，從而有利于提高我們的人事服務(wù)質(zhì)量。

四、加強(qiáng)風(fēng)險意識，提高人事檔案管理安全性

在信息化建設(shè)初期，高校人事檔案管理難免會面臨許多潛在的風(fēng)險，在實踐中可能出現(xiàn)漏洞，甚至造成較大的工作失誤。這就要求我們在推進(jìn)人事檔案管理改革的實踐探索中，末雨綢繆，時刻保持警惕，加強(qiáng)風(fēng)險防范意識。突出表現(xiàn)在兩個方面：一方面，要注意規(guī)避人事檔案大數(shù)據(jù)分析與判斷的潛在風(fēng)險。在實踐工作中，我們既不能盲目提升大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，卻沒有真正把握數(shù)據(jù)化資料的真諦；也不能盲目信任大數(shù)據(jù)技術(shù)的力量，卻忽視其自身的局限性。事實上，大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)僅僅是提供了某種可能的解決方案，而不是直接的或標(biāo)準(zhǔn)的答案和結(jié)果。在實際工作中，人事檔案管理者必須針對人事檔案信息化、數(shù)據(jù)化過程中可能存在的某些偏差，以及可能存在的某些導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真的因素，建立相應(yīng)的風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，從而盡可能地降低人事檔案數(shù)據(jù)資源的無效分析和誤判風(fēng)險；要注意規(guī)避人事檔案數(shù)據(jù)資源的流失和泄露風(fēng)險。由于信息采集者無法預(yù)知所采集的人事檔案信息未來的使用環(huán)境和應(yīng)用目的，人事檔案信息化、數(shù)據(jù)化之后，如何確保數(shù)據(jù)、信息既能有效運用，又能確保不泄密、不流失，已成為高校人事檔案部門信息資源開發(fā)、利用工作中極為關(guān)鍵的現(xiàn)實問題。這可能既是人事檔案領(lǐng)域發(fā)展的機(jī)遇，也可能引發(fā)信息災(zāi)難的突出表現(xiàn)。因此，有必要建立信息隱私權(quán)的保護(hù)機(jī)制，對特殊信息數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的模糊處置，對有關(guān)個人信息、關(guān)鍵數(shù)據(jù)再利用的行為，設(shè)置必要的數(shù)字化限制技術(shù)。高校人事檔案管理部門作為信息數(shù)據(jù)采集管理、使用者，應(yīng)按照有關(guān)政策、法律、法規(guī)，建立信息安全管理制度，依法擔(dān)負(fù)起人事信息安全監(jiān)管的責(zé)任。