論開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源

田中華

摘要：開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源是新時(shí)期檔案工作的新任務(wù)，在當(dāng)前國(guó)家大力倡導(dǎo)大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的大環(huán)境下，充分合理利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息能夠?qū)?chuàng)新起到引導(dǎo)的作用，對(duì)創(chuàng)業(yè)起到幫助的作用，為創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新提供基礎(chǔ)資料和引導(dǎo)方向。因此要大力開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè) 科技檔案 信息 開發(fā)

開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源是新時(shí)期檔案工作的新任務(wù)，在當(dāng)前國(guó)家大力倡導(dǎo)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)全民創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新的大環(huán)境下，農(nóng)業(yè)科技檔案信息能夠?qū)?chuàng)新起到引導(dǎo)的作用，對(duì)創(chuàng)業(yè)起到幫助的作用，因此要大力開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，為發(fā)展農(nóng)業(yè)科技和建設(shè)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化提供信息資源保障。

一、開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源問題的提出

農(nóng)業(yè)科技檔案工作在過去還是研究檔案本身的管理工作如何做，例如，怎樣收集檔案、整理檔案、保管檔案和提供利用等。實(shí)際上，農(nóng)業(yè)科技檔案與農(nóng)業(yè)科技檔案信息是有聯(lián)系又有區(qū)別的兩個(gè)概念。檔案同文書以及圖書、報(bào)刊、口頭資料等都是一種信息源，就是說信息是從那里產(chǎn)生和發(fā)出來的；文件、檔案、圖書、報(bào)刊等都是信息的載體。載體是信息的依托，因此，需要依照各種載體的不同特點(diǎn)和形成規(guī)律，進(jìn)行不同的收集和管理工作。但是，人們利用檔案，是利用檔案中的信息，所以，如何把檔案里所含的信息收集、整理和提供出來，就是非常重要的工作。

早在1984年，鄧小平同志就為《經(jīng)濟(jì)參考報(bào)》作了“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的題詞。國(guó)家檔案局也提出“大力開發(fā)、傳遞檔案信息，為各方面服務(wù)”。

從這里也可看出，過去檔案工作是從檔案的保管方面進(jìn)行的工作多，對(duì)于提供信息，研究不夠。工作方法、管理體制也不適應(yīng)信息服務(wù)的要求。

過去我們的做法，偏重于農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作，而不是從開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息的觀念上進(jìn)行工作，過去的工作對(duì)于維護(hù)檔案的完整和安全，維護(hù)黨和國(guó)家歷史的真實(shí)面貌，是重要的基礎(chǔ)性的工作，但是不能停留在這一步和滿足在這一階段。我們要看到其中的矛盾：一是檔案按地區(qū)分類保管與統(tǒng)一使用的矛盾；二是檔案目錄難以完全反映檔案內(nèi)容所含信息的矛盾，第一個(gè)矛盾影響檔案的全面利用，第二個(gè)矛盾影響檔案查找的及時(shí)和準(zhǔn)確程度，還有第三個(gè)矛盾，是我們?cè)谔峁n案的方式上是封閉的和粗糙的。所謂封閉的，是不對(duì)外報(bào)導(dǎo)檔案情況，不向利用者提供農(nóng)業(yè)科技檔案信息，并且多是等人來用，而較少主動(dòng)配合。所謂粗糙的就是多提供檔案文件，較少進(jìn)行信息的篩選、整理和加工。及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面地提供檔案信息，是為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)服務(wù)的基本要求。這種傳統(tǒng)管理檔案的辦法，已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要，矛盾越來越顯著，外界對(duì)檔案部門的反映也越來越多。怎樣從單純的檔案管理走向信息管理，以及從封閉型向開放型的轉(zhuǎn)變，是今后農(nóng)業(yè)科技檔案工作需要解決的重要課題。

二、怎樣開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源

這里所說“開發(fā)”是指檔案部門在已經(jīng)有了一定數(shù)量的檔案資源的情況下，盡量把有利用價(jià)值的信息挖掘出來。為解決好開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源這個(gè)問題有兩個(gè)問題研究。

一是必須從農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的特點(diǎn)出發(fā)，來考慮怎樣開發(fā)的問題。

農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源與檔案載體有聯(lián)系又有區(qū)別。農(nóng)業(yè)科技檔案信息除了具備信息的一般特征外，還有回溯性、本源性、憑證性三個(gè)特點(diǎn)?；厮菪允侵高@種信息是為回顧過去來使用的，而且有些信息年代越久價(jià)值越大，例如各類種子的引進(jìn)和雜交情況等；本源性是指這種信息同其他文獻(xiàn)性信息比較是原始的、根本的；憑證性是指這種信息具有證據(jù)作用。除了這三點(diǎn)之外，還可指出它有聯(lián)系性和內(nèi)向性的特點(diǎn)。所謂聯(lián)系性，一是指同一類信息可以在不同的檔案全宗里發(fā)現(xiàn)，因?yàn)樵S多立檔單位常常是從不同的職責(zé)出發(fā)辦一件事情，因此反映同一個(gè)問題。有的決策，有的執(zhí)行，有的設(shè)計(jì)，有的施工；有的從某個(gè)側(cè)面反映某項(xiàng)工作。二是指同一事物在時(shí)間上有聯(lián)系，這種聯(lián)系有短有長(zhǎng)，形成的文件有多有少，有時(shí)需要查找百年以上的記錄，有時(shí)事情發(fā)生后幾年或幾十年還會(huì)提到。此外，還有這一事物同那一事物的聯(lián)系。農(nóng)業(yè)科技檔案信息互相聯(lián)系的特點(diǎn)，要求信息提供的全面性，才能便于研究和利用。所謂內(nèi)向性，是指農(nóng)業(yè)科技檔案信息常常是供內(nèi)部參考、研究使用。它與公開的圖書、報(bào)刊所提供的信息不同，它有在一定時(shí)間和一定程度上不對(duì)外公開的特點(diǎn)。我們應(yīng)當(dāng)掌握農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的特點(diǎn)，來研究開發(fā)利用問題。

二是必須本著為農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)高效率、高質(zhì)量服務(wù)的方針，從整體上來研究如何開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源問題。

農(nóng)業(yè)科技信息資源的開發(fā)利用日益受到重視。檔案部門應(yīng)改善提高檔案部門的服務(wù)水平，及時(shí)準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)地提供農(nóng)業(yè)科技檔案信息，配合各種現(xiàn)時(shí)性的信息，統(tǒng)一為三農(nóng)建設(shè)服務(wù)。

首先要從全局上、宏觀上來研究信息系統(tǒng)的建設(shè)問題。檔案部門本身應(yīng)形成一個(gè)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源共享，互通情報(bào)，互通有無。農(nóng)業(yè)科技檔案信息應(yīng)參與到本單位、本地區(qū)、本部門的信息系統(tǒng)中來，同其他信息一起統(tǒng)一服務(wù)。要有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃。

就檔案管理部門來說，開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，包括信息的收集整理、儲(chǔ)存、檢索、傳輸?shù)纫幌盗械墓ぷ鲀?nèi)容。如抓其中一、二個(gè)環(huán)節(jié)，還不能說是開發(fā)了信息資源。因?yàn)樾畔⑹且粋€(gè)動(dòng)態(tài)的概念，它是由人們一定的需要而收集選擇出來，經(jīng)過整理加工，再輸送出去，在實(shí)際中被使用，才能成為信息。因此，它是與利用 相聯(lián)系的。要使農(nóng)業(yè)科技檔案發(fā)揮信息的作用，就要開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源。

關(guān)于農(nóng)業(yè)科技檔案信息的收集。在收集檔案信息時(shí)就要把檔案資料中有用的內(nèi)容提示和標(biāo)引出來，著錄在一定的載體上，并且積累成信息庫(kù)。根據(jù)主題詞表進(jìn)行收集檔案信息。信息收集出來后，按照國(guó)家檔案局制定的著錄規(guī)則著錄在卡片上。信息的收集不應(yīng)限制在檔案范圍內(nèi)，凡與主題有關(guān)的書報(bào)、刊物等都應(yīng)當(dāng)收集，以便統(tǒng)一提供給相關(guān)使用者。

關(guān)于農(nóng)業(yè)科技檔案信息的整理。農(nóng)業(yè)科技檔案信息的整理有兩種方式，目錄式和撰述式。目錄式是供檔案人員和利用者查用的。撰述式可以是檔案指南或是專題介紹。如科研課題匯編、科技大事記等。

關(guān)于農(nóng)業(yè)科技檔案信息的存儲(chǔ)。一般應(yīng)將著錄項(xiàng)目輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)來存儲(chǔ)，或建立綜合信息中心，由信息中心統(tǒng)一儲(chǔ)存和管理。

關(guān)于農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)。信息服務(wù)應(yīng)最大限度滿足使用者的需要，要求及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供檔案信息。農(nóng)業(yè)科技檔案應(yīng)有針對(duì)性的面對(duì)涉農(nóng)人群開放，加強(qiáng)宣傳，充分了解用戶需要，并建立信息反饋制度。應(yīng)明確檔案的服務(wù)對(duì)象，了解服務(wù)對(duì)象的需求。

檔案館（室）應(yīng)備有為使用者提供資料檢索的統(tǒng)一目錄，使利用者在一個(gè)地方就能了解到某一方面全部檔案的信息或存儲(chǔ)地點(diǎn)。

開放的檔案與限制利用的檔案應(yīng)當(dāng)有不同的手續(xù)制度，開放的檔案閱覽、復(fù)制的手續(xù)從簡(jiǎn)，并逐步改善閱覽條件。隨著技術(shù)轉(zhuǎn)讓的推廣，實(shí)行檔案資料的有償服務(wù)。同時(shí)，還要積極引進(jìn)發(fā)達(dá)國(guó)家農(nóng)業(yè)科技檔案信息，為我國(guó)發(fā)展農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。

三、影響農(nóng)業(yè)科技檔案信息開發(fā)的幾種因素

一是加強(qiáng)人才培養(yǎng)是改善農(nóng)業(yè)科技檔案信息開發(fā)的重要方面。農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員要有管理檔案的知識(shí)，又要有信息論、控制論、系統(tǒng)論的知識(shí)，以及農(nóng)業(yè)科技方面和圖書、情報(bào)學(xué)的知識(shí)，以便進(jìn)行決策，制定計(jì)劃、方案。特別是要學(xué)習(xí)如何運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行信息儲(chǔ)存、檢索和傳輸?shù)闹R(shí)。

二是農(nóng)業(yè)科技檔案這種信息資源在一定期間的保密性，影響信息資源的廣泛利用。人力、財(cái)力不足，拖住了農(nóng)業(yè)科技檔案信息開發(fā)的后腿。

三是農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)利用還要受到檔案基礎(chǔ)工作的影響：目前，農(nóng)業(yè)科技檔案信息儲(chǔ)備不夠豐富，種類殘缺不全，還需進(jìn)一步完善。

總之，把農(nóng)業(yè)科技檔案作為一種信息，在做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的基礎(chǔ)上，加以開發(fā)利用，是個(gè)重要的、方向性研究課題，也是提高檔案工作水平，提高三農(nóng)服務(wù)質(zhì)量的重要問題。