高職院校檔案管理工作創(chuàng)新與優(yōu)化研究

王君秋

[摘 要] 檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分。完善和優(yōu)化檔案管理對于推動高職院校發(fā)展、總結(jié)和推廣辦學(xué)經(jīng)驗、提升教育質(zhì)量等都有著極為重要的意義。但由于檔案管理意識不強、檔案管理制度不健全等原因的影響，致使高職院校檔案管理工作存在一些問題。因此，大力創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作，改革檔案管理工作存在的不足，完善檔案管理工作的服務(wù)職能，是當前高職院校檔案管理工作亟待解決的重要問題。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理；高職院校；創(chuàng)新；優(yōu)化

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）03-0080-02

高職院校檔案主要涉及的是學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)生學(xué)籍、人事關(guān)系等與學(xué)校發(fā)展有著重要關(guān)系和價值的原始文檔，不僅包含文本資料，也包括很多圖表和影像資料，是記錄學(xué)校發(fā)展的重要資料。加強檔案管理，不僅是傳承學(xué)校發(fā)展歷史的需要，也是高職院校開展各項管理工作的重要依據(jù)。因此，我們必須高度重視高職院校的檔案管理工作。但由于高職教育相對于其他普通本科層次的教育而言是低一層次的教育，在經(jīng)費投入和人力支持上都存在這一定的差距，由此在一定程度上也影響了對學(xué)校檔案管理的重視程度，使得檔案管理存在一些亟待解決的問題。

一、高職院校檔案管理存在的一些問題

（一）對檔案工作的重視程度不夠

由于沒有切實意識到檔案管理之于學(xué)校發(fā)展的重要性，很多高職院校對檔案管理工作都缺乏足夠的重視。在大多數(shù)人眼中，檔案好像都是一些陳舊的資料，只是偶爾需要的時候翻一翻。因此，很多學(xué)校雖然有專門的檔案存放地點，但沒有相應(yīng)的技術(shù)和經(jīng)費支持。檔案大都由一些非技術(shù)人員進行管理，檔案的規(guī)整也比較混亂，大多沒有進行數(shù)字化整理，查閱起來相對比較困難。

（二）檔案管理工作體制不健全

檔案管理工作需要有明確的管理規(guī)范，檔案的存檔、借閱、展覽等都必須根據(jù)相關(guān)的程序進行安排。同時，在使用檔案的過程中也必須遵守相關(guān)的制度。但由于多種因素的制約，很多高職院校的檔案管理都停留在形式化層面，既沒有相關(guān)的管理規(guī)范，也缺乏相關(guān)的政策法規(guī)約束，致使管理人員在工作中隨意性較強、使用檔案的人員也沒有形成保護檔案的意識，由此也嚴重影響了檔案的管理和使用。

（三）院校缺乏專業(yè)的、有一定技術(shù)含量的檔案管理隊伍

由于對檔案管理工作重視不夠，很多學(xué)校都沒有設(shè)立專門的檔案管理崗位，甚至很多工作人員也都是臨時借調(diào)，因此，有的檔案管理工作人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平不盡如人意，檔案管理隊伍也比較松散，結(jié)構(gòu)也不合理，這在一定程度上嚴重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。因此，搭建一支具有較高服務(wù)水平和專業(yè)技術(shù)能力的檔案隊伍是提升檔案管理質(zhì)量的重要保障。

（四）檔案工作的管理方式落后

在網(wǎng)絡(luò)信息化快速發(fā)展的今天，為更好地保存和便利地篩選檔案，很多機構(gòu)在檔案管理工作方面都引入了現(xiàn)代化的管理理念和設(shè)備，將檔案經(jīng)過合理化編排之后輸入電腦以建立高效的檢索體系，此舉既能有效地儲存檔案以免丟失，又能較為便捷地檢索所需檔案，在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。但由于投入經(jīng)費不足等原因，很多高職院校的檔案管理方式依然停留在人工檢索階段，信息化程度不高。由于管理理念和管理方式相對落后，在很大程度上也嚴重影響了檔案的有效利用率。

二、創(chuàng)新和優(yōu)化高職院校檔案管理工作的路徑

檔案是記錄高職院校歷史發(fā)展的重要資料，是高職院校教學(xué)評估和后勤管理等工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，是真實反映學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的標尺，也是如實記載高職院校教學(xué)和科研成績的光榮榜。筆者認為，雖然高職院校辦學(xué)存在諸多困難，但在力所能及的基礎(chǔ)上也應(yīng)給予檔案管理工作一定的重視。

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須充分重視檔案管理工作，樹立檔案管理意識

檔案管理事關(guān)學(xué)校的發(fā)展大計，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須給予高度關(guān)注。一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須在觀念上充分重視檔案的管理工作，摒除“檔案管理無關(guān)緊要”的錯誤觀念，明確將檔案管理納入學(xué)校的整體管理范疇中。另一方面，學(xué)校必須給予檔案管理工作充分的硬件和軟件支持。學(xué)校應(yīng)明確檔案管理工作在學(xué)校整體工作中的地位，為檔案管理工作提供相應(yīng)的辦公地點、招聘檔案管理人員，增加對檔案管理工作的經(jīng)費支持，購買先進的檔案信息化管理設(shè)備，定期組織檔案管理人員參加相應(yīng)的培訓(xùn)，以提升其服務(wù)水平。

（二）完善檔案管理工作制度，明確管理人員和使用人員的責(zé)任與義務(wù)

針對高職院校檔案管理和使用混亂的現(xiàn)狀，學(xué)校必須引起高度重視，切實按照教育部和國家檔案局頒布的學(xué)校檔案管理辦法有關(guān)要求，加強對學(xué)校檔案的管理。首先，建立規(guī)范的、高效的檔案管理體制和機構(gòu)。在檔案管理體制上，最好由學(xué)校某位主管領(lǐng)導(dǎo)親自負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，以突出對檔案管理的重視，并根據(jù)學(xué)校檔案儲備情況，設(shè)置合理的管理人員編制。在檔案管理機構(gòu)設(shè)置上，應(yīng)突出對學(xué)校負責(zé)、對檔案負責(zé)的態(tài)度，強化檔案管理的服務(wù)職能。其次，建立必要的規(guī)章和各種管理制度，使管理工作制度化。檔案管理規(guī)章制度需明確檔案管理工作的重要性、主要職能等，對檔案管理人員的權(quán)利和責(zé)任給予明確界定，對檔案的借閱也有相應(yīng)的制度規(guī)范。總之，通過建立相應(yīng)的規(guī)章制度，使得檔案的篩選、歸檔、保管、借閱、保密、補檔等都有一個清晰的工作流程和相關(guān)的責(zé)任界定，這樣在很大程度上不僅有利于保護檔案的完整性，而且有利于形成一個高效、完善的檔案管理體系。

（三）建設(shè)專業(yè)的、有一定技術(shù)含量的檔案管理隊伍

由于一直認為檔案管理工作是缺少含金量的低層次簡單勞動，所以高職院校很少關(guān)注檔案管理隊伍的建設(shè)，檔案管理工作人員也大都是非專業(yè)人士。正是由于檔案管理工作人員的不專業(yè)，在很大程度上造成了檔案管理混亂、檔案利用率低等問題的存在。因此，建設(shè)一支專業(yè)的、具有一定技術(shù)含金量的檔案管理隊伍對提升檔案管理至關(guān)重要。首先，努力提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理不是簡單的檔案整理，它涉及很多精細的工作，需要具有較高的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，需要時刻把握檔案管理動態(tài)。因此，學(xué)校一方面應(yīng)盡可能地聘用檔案管理專業(yè)人員進行檔案管理；另一方面應(yīng)努力通過各種渠道培訓(xùn)相關(guān)管理人員以提升他們的業(yè)務(wù)水平。其次，努力提高檔案管理人員的服務(wù)水平。良好的服務(wù)水平是提升檔案利用率的重要保障。檔案管理從業(yè)人員要有良好的敬業(yè)精神，在工作過程中嚴格遵守規(guī)章制度，對于檔案的管理工作盡職盡責(zé)。再次，建立良好的檔案管理人員晉升渠道。為提升管理人員的工作積極性，學(xué)校也應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理人員晉升機制，依據(jù)管理人員的表現(xiàn)并根據(jù)學(xué)校相關(guān)政策，及時給予表現(xiàn)優(yōu)良的工作人員加薪和升職等獎勵，以此方式調(diào)動工作人員的積極性。

（四）積極引入信息化管理模式以改進檔案工作的管理方式

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，為便于重要檔案材料的保管，很多機構(gòu)都建立了數(shù)字化檔案信息庫，利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案文本資料進行數(shù)字化處理和存儲。在檔案管理工作中引入信息化管理模式，就會使得檔案管理工作更加清晰，在很大程度上也方便了檔案的利用和共享。首先，學(xué)校應(yīng)組織相關(guān)人員積極學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)，掌握檔案管理的新動態(tài)；其次，學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身需要購買相應(yīng)的檔案管理設(shè)備；再次，學(xué)校應(yīng)積極聘請相關(guān)技術(shù)人員負責(zé)檔案數(shù)字信息化的建設(shè)，并對檔案管理工作中存在的問題及時提供技術(shù)保障。

參考文獻：

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