提升檔案管理科學(xué)化現(xiàn)代化水平方式探討

摘 要 本文以檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化管理為主題展開論述，首先對提高檔案管理水平的時代要求進(jìn)行了分析，重點(diǎn)從檔案資源的信息化建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全保障體系、人才的培養(yǎng)等方面對提高檔案管理水平的方式進(jìn)行了闡述分析。

關(guān)鍵詞 檔案管理 科學(xué)化 現(xiàn)代化 信息技術(shù)

一、引言

隨著時代的發(fā)展，檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的重要組成部分，對于電力企業(yè)來說，更是如此。提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平是現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的必然要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案信息量以及信息復(fù)雜化程度都在上升，提高檔案管理水平則更好地順應(yīng)了現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)代企業(yè)管理者要對檔案管理工作給予高度的重視，要特別注意對企業(yè)檔案管理工作體系進(jìn)行建立和完善。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用程度不斷加深，現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該一改傳統(tǒng)的檔案管理理念，必須注意對現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)施進(jìn)行充分利用，以不斷提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平。

二、提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平化的時代要求

（一）提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平是提升國家文化軟實(shí)力的需要

從宏觀角度來看，隨著時代的發(fā)展，文化已經(jīng)成為民族凝聚力和創(chuàng)造力的重要源泉之一，已經(jīng)成為提升一個國家綜合國力的重要因素。檔案中存放著很多歷史資料，這給人們留下了寶貴的精神文化財富，這對于推動中國特色社會主義文化建設(shè)意義重大，對于繁榮我國文化有著不可替代的作用。通常情況下，檔案中會有某些事件的原始記錄，這就意味著檔案可以對某些歷史活動進(jìn)行客觀再現(xiàn)，這就使得檔案所提供的信息更加的真實(shí)，有著更強(qiáng)的說服力，對于鞏固社會意識形態(tài)意義重大。對于一個國家來說，檔案會記錄其政治、經(jīng)濟(jì)、社會以及文化等多個方面的信息，是民族文化的集中體現(xiàn)，是推動文化創(chuàng)新的最好素材和堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。就某一個地區(qū)的文化建設(shè)而言，檔案管理工作有利于豐富地域文化底蘊(yùn)、提升區(qū)域文化品位、拓展區(qū)域文化發(fā)展空間同樣具有重要意義。當(dāng)前國際國內(nèi)文化競爭越來越激烈，文化建設(shè)則是競爭力提升的重要表現(xiàn)，所以，只有不斷提高檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化水平，才能夠使檔案的文化價值得到真正的發(fā)揮。

（二）提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢的需要

就目前的情況來看，受到信息技術(shù)發(fā)展的影響，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)非常普及，我國的網(wǎng)民數(shù)量已經(jīng)突破了4億，而且擁有智能手機(jī)的用戶越來越多，通過手機(jī)終端進(jìn)行上網(wǎng)的用戶已經(jīng)突破了2億，在上網(wǎng)過程中，很多用戶都會用到QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)及時通訊工具。信息技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用程度的不斷深入，極大地豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式，這就促使檔案管理工作發(fā)生了巨大的變革，系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。而且，在利用信息技術(shù)管理檔案的過程中，人們對檔案信息的需求逐漸向多元化發(fā)展，針對檔案管理和使用，我國對相關(guān)地法律進(jìn)行了完善，如在《中華人民共和國政府信息公開條例》中，對檔案信息管理的內(nèi)容進(jìn)行了及時地更新，針對檔案管理，賦予了人們更多的權(quán)利，如檔案知情權(quán)，同時也進(jìn)一步突出了檔案管理的重要性，這對檔案管理方式創(chuàng)新、信息資源建設(shè)以及服務(wù)功能提升，都有了更多的要求。檔案管理的信息化程度不斷提高已經(jīng)成為一種趨勢，而且將信息技術(shù)運(yùn)用檔案管理中，可以進(jìn)一步提升檔案信息的安全性，也可以提高管理效率，符合社會發(fā)展方向。

（三）提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平是推動檔案工作健康發(fā)展的需要

經(jīng)過這些年的努力和發(fā)展，我國的檔案管理工作，不論是在企業(yè)中還是在全國范圍內(nèi)，都已經(jīng)取得了一定的成果，主要表現(xiàn)為檔案管理的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，管理門類進(jìn)一步增多，所運(yùn)用的技術(shù)也越來越成熟，但是與一些發(fā)達(dá)的國家相比，尤其是信息技術(shù)發(fā)達(dá)的國家，我國的檔案管理仍然存在很多不完善的地方。例如，現(xiàn)代很多企業(yè)還沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，而且沒有將信息技術(shù)科學(xué)運(yùn)用到檔案管理工作中，企業(yè)的相關(guān)工作人員在建立檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，沒有按照相應(yīng)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行，這樣不僅會造成檔案信息缺失和缺乏連貫，而且很可能會造成信息缺乏真實(shí)性，進(jìn)而影響到企業(yè)決策。由于企業(yè)數(shù)據(jù)庫缺乏完善，企業(yè)管理人員在工作開展過程中，無法及時得到信息支持和服務(wù)，最終導(dǎo)致工作效率嚴(yán)重下降，進(jìn)而影響到企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展。

現(xiàn)代企業(yè)在長期的運(yùn)營管理過程中，會出現(xiàn)大量的文字、圖像、聲音等信息，而此類信息的儲存和管理必須利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成。所以，利用信息技術(shù)對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營管理的重要內(nèi)容。雖然現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動化以及電子文件搜索等目標(biāo)但是在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時，信息安全保障工作仍然有待完善。另外，很多企業(yè)在檔案管理過程中，忽略了對相關(guān)專業(yè)人才的培養(yǎng)。所以，整體來看，提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平是推動檔案工作健康發(fā)展的需要。

三、檔案信息建設(shè)管理原則

（一）嚴(yán)格遵循國家規(guī)定進(jìn)行檔案信息建設(shè)

企業(yè)檔案信息資源建設(shè)是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑸榱舜_保工作實(shí)施的有效性，也為了確保信息資源的可靠性，在檔案信息資源建設(shè)過程中，必須遵循國家的相關(guān)規(guī)定，根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行嚴(yán)格操作，確保企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的規(guī)范化。這樣才可以保證所建立的信息資源在必要時發(fā)揮應(yīng)有的作用。但是，在實(shí)際工作開展過程中，還應(yīng)該結(jié)合所在企業(yè)的實(shí)際情況，通過相互協(xié)調(diào)，使檔案建設(shè)既符合國家的規(guī)定又符合企業(yè)的發(fā)展方向。

（二）檔案信息完整、真實(shí)、準(zhǔn)確

檔案信息的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確是企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的基本原則，這對于檔案信息在企業(yè)管理決策中發(fā)揮應(yīng)有的參考價值意義重大。隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展和應(yīng)用，企業(yè)檔案信息資源建設(shè)也必然會實(shí)現(xiàn)信息化，這對于檔案信息的完成性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性提出了更高的要求。所以，企業(yè)工作人員在進(jìn)行檔案收集和整理過程中，必須保證企業(yè)檔案信息的完整、真實(shí)和準(zhǔn)確。

（三）企業(yè)檔案信息資源要長期的保管和利用

對于電力企業(yè)來說，其檔案信息必須進(jìn)行長期保存，因?yàn)檫@些信息資源在任何時候都可能發(fā)揮作用，所以，在建立企業(yè)檔案信息資源時，一定要堅(jiān)持這些檔案信息可以保管和利用的原則。隨著信息技術(shù)的運(yùn)用發(fā)展，企業(yè)檔案信息資源的保存更加的便利和完善，但是，為了確保企業(yè)檔案信息的丟失，在日常管理中，對信息系統(tǒng)進(jìn)行定期地維護(hù)和升級管理則顯得必不可少。

四、提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平的有效路徑

（一）強(qiáng)化檔案管理意識

正確的意識可以對行為進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，所以，為了不斷提高檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化水平，首先應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理意識。不論是企業(yè)管理者還是普通員工，都必須認(rèn)識到檔案管理關(guān)乎企業(yè)整體工作的開展，不論是電力企業(yè)的財務(wù)部門還是其他部門都會對企業(yè)檔案信息具有一定的依賴性，檔案信息是其開展后期工作的重要依據(jù)，而且檔案信息可以為企業(yè)管理者進(jìn)行決策提供一定的參考。檔案管理工作人員要能夠嚴(yán)格要求自己，力爭做好每一個環(huán)節(jié)的工作。

（二）加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)

在信息時代的大環(huán)境中，將企業(yè)檔案管理與信息技術(shù)的有效融合，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，從而使得檔案信息化建設(shè)的效用發(fā)揮到最大。所以，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)則顯得意義重大。在具體實(shí)踐過程中，可以分為以下三方面內(nèi)容：第一，通過人工錄入或者掃描的方式，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對企業(yè)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲，而且要對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整體分類和整合，最好的方式就是層層建立子目錄或子文件，以實(shí)現(xiàn)細(xì)致分類，通常情況下，這類檔案信息包括圖片信息和文字信息，使用者在調(diào)取這些信息時，會更加的方面快捷。第二，為存入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案信息建立索引，通過利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對各類檔案信息的自動化處理，通過這種方式，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速準(zhǔn)確檢索。再者，建立完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)總部與分公司或者企業(yè)與合作者之間的遠(yuǎn)程信息傳輸，通過這種方式，及時地為企業(yè)分支或者合作者提供信息支持。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在信息時代下，現(xiàn)代企業(yè)的各類檔案主要以數(shù)據(jù)信息的形式存在，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)則為此類數(shù)據(jù)信息的傳遞與處理構(gòu)建了一個良好的平臺。為了實(shí)現(xiàn)對企業(yè)信息時代檔案管理中所涉及的各類信息進(jìn)行有效處理，必須構(gòu)建一個完備的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫可以對各類檔案信息進(jìn)行儲存，也可以方便企業(yè)各個部門的及時調(diào)用，進(jìn)而為企業(yè)管理工作的有序開展提供有力的支持。具體而言，所建立的數(shù)據(jù)庫要包含企業(yè)檔案信息的全部內(nèi)容，所建立的數(shù)據(jù)庫要進(jìn)行嚴(yán)格分類。例如，數(shù)據(jù)庫中的信息可分為企業(yè)總部和分支機(jī)構(gòu)檔案信息，在此基礎(chǔ)上再進(jìn)一步分為不同部門檔案信息，然后再進(jìn)一步分為人員檔案信息和部門業(yè)務(wù)檔案信息等。當(dāng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成之后，企業(yè)需要設(shè)立專門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)人員或?qū)ｉT的部門對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期的維護(hù)，如果企業(yè)有新增加的檔案信息，要將其在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行及時的分類并建立索引，對各類檔案信息進(jìn)行及時更新和完善，以此確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和完整性。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系

企業(yè)檔案信息資源建設(shè)是企業(yè)運(yùn)營管理的重要組成部分，在信息時代到來的今天，檔案信息化建設(shè)的速度不斷加快，信息的安全性問題也隨之凸顯，為了進(jìn)一步確保企業(yè)檔案信息的安全性，應(yīng)當(dāng)建立并完善檔案信息安全保障體系。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的同時，檔案管理部門應(yīng)該樹立高度的安全防范意識，在具體實(shí)踐過程中，要做好以下幾方面的工作：首先，為了有效預(yù)防黑客或病毒對所建立起來的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意攻擊，應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問用戶的身份認(rèn)證，通過密匙管理等手段保護(hù)系統(tǒng)安全，如果有人想要訪問企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，必須要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的身份認(rèn)證，否則決不可訪問企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息。與此同時，還應(yīng)加強(qiáng)對信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控管理，建立計(jì)算機(jī)防火墻，對所使用的殺毒軟件進(jìn)行及時更新，而且要減少企業(yè)檔案管理部門內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的相互聯(lián)系，所建立的檔案信息數(shù)據(jù)必須進(jìn)行備份，進(jìn)而為企業(yè)檔案信息的安全性提供良好的保障。

（五）加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度

企業(yè)首先要對普通員工進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中，主要進(jìn)行理論知識傳遞和實(shí)踐操作培訓(xùn)，如理論知識包括計(jì)算機(jī)病毒的形成和傳播、病毒供給數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的方式和途徑等，實(shí)踐操作是檔案信息的正確存儲和錄入方式、檔案信息的正確訪問方式以及如何減少辦公計(jì)算機(jī)信息泄露可能性的操作方式等，通過此類培訓(xùn)，使企業(yè)員工在檔案信息使用中更好地規(guī)范自己的行為，以維護(hù)企業(yè)檔案信息的安全性。其次，企業(yè)可以引進(jìn)高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)管理人才為企業(yè)進(jìn)一步完善檔案信息資源管理系統(tǒng)提供幫助和支持。所引進(jìn)的人才要符合以下標(biāo)準(zhǔn)：首先要對檔案管理的相關(guān)內(nèi)容有一個全面的了解和認(rèn)識，其次需要掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這類技術(shù)包括計(jì)算機(jī)的基本操作、數(shù)據(jù)庫管理以及各類計(jì)算機(jī)軟件的熟練運(yùn)用。因?yàn)闄n案管理工作會涉及許多企事業(yè)單位的日常管理，所以進(jìn)行檔案信息管理的工作人員必須具有高度的責(zé)任感和較高的鑒別能力。

五、結(jié)語

對于電力企業(yè)來說，企業(yè)檔案管理工作的開展，直接關(guān)系到企業(yè)的決策以及管理工作，對于企業(yè)的發(fā)展有著巨大的影響，在檔案信息資源建設(shè)過程中，必須遵循一定的原則，而且為了不斷提高工作效率，企業(yè)需要從多方面入手，而且要特別注意對現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，并且要加大對相關(guān)專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。

（作者單位為廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司汕頭供電局）

[作者簡介：謝珩（1969—），女，廣東汕頭人，就職于廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司汕頭供電局財務(wù)部，研究方向：會計(jì)檔案管理。]

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