淺談文控管理在工程管理中的幾點(diǎn)重要性

湯文濤

[摘 要]隨著近兩年以來(lái)工程正規(guī)化要求，文控管理工作也逐漸為大家所熟悉。工程文件的國(guó)際化管理模式的產(chǎn)生，促使文控管理逐漸成為工程管理的一個(gè)不可或缺的重要組成部分，它不僅在甲乙雙方的業(yè)務(wù)合作關(guān)系中起著紐帶的作用而且在工程的結(jié)算中成為了可依據(jù)的技術(shù)支持。

[關(guān)鍵詞]文控； 整理 ；存檔

中圖分類(lèi)號(hào)：F426.22 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）14-0193-01

一、文控管理的幾點(diǎn)重要性

1、文控管理是甲乙雙方業(yè)務(wù)交流的文字紐帶。

甲乙雙方在工程施工過(guò)程中由于時(shí)間、地域的影響，如果僅限于口頭上的交流勢(shì)必會(huì)受到或多活少的負(fù)面影響，例如在以后的結(jié)算中或許會(huì)因?yàn)闆](méi)有書(shū)面上的備忘而存在雙方界面不清。去年我們和中海油公司合作的項(xiàng)目-自安裝式采油平臺(tái)就是充分體現(xiàn)了文控管理的重要紐帶作用。這個(gè)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)溝通就必須全部落實(shí)到書(shū)面字上，當(dāng)然這也為了日后結(jié)算做了很好的鋪墊作用，避免了由于口頭交流而出現(xiàn)的責(zé)任不清以及雙方工作界面的糾紛問(wèn)題。

2、文控管理是甲乙雙方利益關(guān)系的體現(xiàn)。

雙方往往在出現(xiàn)比較敏感的問(wèn)題上的時(shí)候，會(huì)以備忘或簽證的形式與甲方進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，因此備忘錄也通常是雙方利益關(guān)系的體現(xiàn)，這時(shí)我們應(yīng)該更加重視備忘或簽證確認(rèn)及答復(fù)的及時(shí)性。

3、文控管理是結(jié)算過(guò)程中的技術(shù)支持。

類(lèi)似中海油這樣的項(xiàng)目的施工過(guò)程中，業(yè)務(wù)溝通全部是以備忘錄的形式發(fā)文和收文，較之家里的項(xiàng)目是簽證的形式出現(xiàn)，有很多不同之處。結(jié)算的技術(shù)支持就需要翻閱甲乙雙方的來(lái)去文件（包括備忘錄及文件傳送單），找到備忘錄的同時(shí)刨根究底找到變更的具體工程量及圖紙的變更詳點(diǎn)。

二、文控管理的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

1、文控管理必須嚴(yán)格按照流程執(zhí)行，收發(fā)文件一定要及時(shí)。

文控管理是個(gè)比較繁雜的職務(wù)，這就更需要我們及時(shí)有效的與甲方進(jìn)行文件傳送，避免因疏漏而引起工程上的誤工現(xiàn)象的產(chǎn)生。尤其是圖紙變更升版，發(fā)放一定要及時(shí)，技術(shù)人員也應(yīng)該根據(jù)升版情況及時(shí)進(jìn)行修改，已經(jīng)造成物料浪費(fèi)的應(yīng)及時(shí)寫(xiě)備忘，為結(jié)算做好技術(shù)支持的鋪墊。（就自安裝采油平臺(tái)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，我覺(jué)得技術(shù)人員在工程中就疏漏了這點(diǎn)）

2、精細(xì)管理，文件做到分類(lèi)存放。

文件種類(lèi)： 是指工程項(xiàng)目使用的所有文件的種類(lèi)的劃分。主要?jiǎng)澐譃閮深?lèi)文件。

項(xiàng)目管理文件：信函、傳真、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、進(jìn)度控制、質(zhì)量計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、日/周/月報(bào)、項(xiàng)目管理程序、QHSE文件等；

工程計(jì)劃文件：技術(shù)圖紙/文件、建造方案/程序、檢查程序、調(diào)試大綱/表格、材料等。

我這主要是強(qiáng)調(diào)圖紙的存放，分專(zhuān)業(yè)存放，升版圖紙一定要保存完整，為日后結(jié)算查閱方便。

3、文件整理盡量做到完善。

⑴文件管理盡量精細(xì)，尤其是技術(shù)資料文件的管理。在這我就我自身的工作中的出現(xiàn)的一個(gè)問(wèn)題舉個(gè)例子，例如在備忘錄中有時(shí)候會(huì)有圖紙、文件的傳送，我當(dāng)時(shí)就是為了存圖紙方便就直接挑出來(lái)存檔在了圖紙資料中，當(dāng)然也是為了技術(shù)人員在查找過(guò)程中便利，但是后來(lái)結(jié)算工程中發(fā)現(xiàn)個(gè)問(wèn)題，就是備忘錄的附件在結(jié)算人員進(jìn)行核查工作量時(shí)查找起來(lái)就比較困難了，因?yàn)榻Y(jié)算人員并不是很了解當(dāng)時(shí)的施工及技術(shù)情況所以必須有具體的圖紙才能進(jìn)行合適具體工程量。因此在文件存檔的過(guò)程中我們要充分照顧到技術(shù)及預(yù)算人員的雙方面的考慮，盡量做到工作的完善。

⑵為了收發(fā)文件方便查詢(xún)，建立一個(gè)詳細(xì)的收發(fā)文件目錄（這主要是針對(duì)業(yè)主方面的文件）。這樣不僅自己有一個(gè)跟蹤記錄，而且技術(shù)人員查詢(xún)起來(lái)也比較方便快捷。

⑶對(duì)于給各個(gè)業(yè)務(wù)口發(fā)的文件、圖紙，也應(yīng)該建立一個(gè)發(fā)放臺(tái)帳。做到自己心中有數(shù)，避免以后工作中的責(zé)任不清以及施工隊(duì)圖紙領(lǐng)用重復(fù)等。

4、特別注意升版的圖紙發(fā)放。

在工程施工過(guò)程中不可避免的會(huì)出現(xiàn)變更，設(shè)計(jì)圖紙也隨之升版，因此有新版圖紙應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間發(fā)放給技術(shù)人員和施工人員及時(shí)調(diào)整施工方案和現(xiàn)場(chǎng)施工。當(dāng)然也有設(shè)計(jì)自身原因而涉及的升版，這就更要注意及時(shí)發(fā)放，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況發(fā)備忘向業(yè)主說(shuō)明情況，將損失降到最低。在自安裝采油平臺(tái)項(xiàng)目中，存在的設(shè)計(jì)升版情況尤為突出，甚至升到最高版本到6版、7版（例如下圖），因此由于圖紙變更早成的施工中的變更費(fèi)用也相應(yīng)增加，這就要求技術(shù)人員在圖紙升版過(guò)程中及時(shí)查找變更，將由于圖紙變更造成的物料、人工費(fèi)用以備忘錄的形式發(fā)給業(yè)主及時(shí)確認(rèn)及答復(fù)。

三、文控管理的幾點(diǎn)總結(jié)

1、應(yīng)該推廣備忘錄和文件傳送單的應(yīng)用。

根據(jù)以往工程管理經(jīng)驗(yàn)，各個(gè)作業(yè)公司之間的業(yè)務(wù)交流只是存在于口頭交流的階段，或者只是停留在技術(shù)交底的階段，而備忘錄和文件傳送單的出現(xiàn)就會(huì)給這個(gè)問(wèn)題一個(gè)極好的解決，并且使整個(gè)交底過(guò)程趨于正規(guī)化，也是為今后的結(jié)算工作提供一個(gè)很好的理論依據(jù)。

2、強(qiáng)調(diào)升版次的重要性。

以往的文件雖然強(qiáng)調(diào)有效文件的重要性，技術(shù)部和質(zhì)量管理部門(mén)也設(shè)有臺(tái)帳，但是沒(méi)有升版的具體實(shí)施過(guò)程，將來(lái)涉及到工程結(jié)算的時(shí)候就會(huì)存在不便之處。如果我們能在工程過(guò)程當(dāng)中就將升版的事宜提出來(lái)，在相應(yīng)的資料圖紙中注明版次及編制日期，隨之建立登記記錄，這樣不僅保證了項(xiàng)目組所執(zhí)行的圖紙、文件均為最新版次，而且為今后的結(jié)算工作提供完整的依據(jù)。