新時期就業(yè)服務局檔案管理

潘曉慶

[摘 要]檔案管理可謂是人類特定文化活動的一種總結，這項工作是對各個單位的資源信息進行分類總結加以整理利用。做好檔案管理工作不僅能夠有效地提升檔案的管理利用率，又能降低檔案的管理成本，不斷提高就業(yè)的工作效率。本文主要介紹了新時期就業(yè)服務局的檔案管理工作意義，以及現(xiàn)今存在的一些問題，并提出了相應的管理解決辦法。

[關鍵詞]檔案管理；資源信息；新時期；就業(yè)局

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0145-01

一、新時期就業(yè)服務局檔案管理工作的意義

檔案管理是對歷史負責，也是為未來服務的一向重要工作，它體現(xiàn)了某個機構的建成、發(fā)展等一步步的腳印，這對于構建和諧社會以及全面建設小康社會都有著重要意義，它的工作滲透到了社會的方方面面。如今做好檔案管理工作不僅是某個機構資料的保存，也是徹底貫徹黨的精神，提高黨執(zhí)政能力的具體體現(xiàn)。檔案是社會精神文化的載體，檔案是一種精神文明物質化的產(chǎn)物，它作為一種凝固的載體將人類的思想活動進行記錄并良好地傳播下來，在今后的文化傳播、交流中都是功不可沒的。

就業(yè)局的檔案管理同樣體現(xiàn)了為人民負責的態(tài)度，作為具有社會共享性質的檔案它的管理工作室順應社會發(fā)展的，是符合人民所需的。人民只有通過檔案的查閱，才能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在以及相信未來。做好檔案的管理工作，是對這個機構工作負責的態(tài)度，人們要通過檔案的記錄去了解過去發(fā)生在這個機構的事件，目前的存在情況以及在未來會有什么樣的作用。所以，這就要求我們必須重視檔案管理工作，必須認真貫徹落實黨的十八大精神，去完善自身的檔案管理，這是對自身的發(fā)展負責的體現(xiàn)。

二、目前就業(yè)服務局檔案管理存在的問題

1.重視程度不夠

許多機構在對于檔案管理工作中，都是不把它看重的，認為它是幕后工作，相對于前線的工作者來說，比較不容易受到領導的重視，所以工作人員也不怎么上心。具體在檔案工作中的重視體現(xiàn)在三個方面：第一是工作人員本身對工作的懈怠，整理檔案時沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓，擺放沒有科學依據(jù)；第二是單位領導不重視，沒有加大對檔案管理的力度；第三就是資金投入不足，導致檔案的人力、設備都存在著一定的缺陷。目前就業(yè)局的檔案保管空間存在著面積小、容量小、飽和度高的特點，所以在收集上難免會出現(xiàn)不完整或遺漏的情況，文件材料的把關力度也不夠，材料受損厲害。總之，檔案管理工作在目前的就業(yè)服務局中是不受重視的。

2.工作人員安排流動性較大

檔案管理工作在就業(yè)局本身就不受到重視，所以在人員安排上就存在著各種各樣的問題。例如檔案管理的人員流動性較大，并不存在固定的檔案管理人員，許多人都是身兼數(shù)職。具體表現(xiàn)在許多單位的二級機構檔案人員變換頻繁，這就導致新接手檔案管理工作的人需要重新去適應檔案管理工作，這對檔案管理工作的深入發(fā)展是十分不利的。在檔案管理工作的交換時期，容易對檔案資料的穩(wěn)定性和完整性造成破壞，由于檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作的深入發(fā)展，工作的創(chuàng)新都是沒有幫助的。同時檔案管理人員的素質沒有嚴格的把關，管理程序并不嚴謹，這就導致檔案工作存在著嚴重的缺陷。

3.檔案管理工作質量較低

檔案管理工作質量和利用效率都較低時當今就業(yè)局檔案管理檔案的普遍特點。檔案管理的質量高是為了更好地提升檔案的利用效率。但經(jīng)過這些年的調查發(fā)現(xiàn)，檔案管理質量和利用效率上有著差距。具體表現(xiàn)在檔案管理分類不夠合理，檔案的期限劃分不準確，有的更注重文件的歸檔，但有些相關資料卻沒有放在一起。這對于查閱以及資料的保存都是十分不利的。

三、檔案管理工作的整理建議

檔案管理工作在當今已經(jīng)成為一個重要課題。所以我們需要不斷加強自身的管理經(jīng)驗去完善檔案管理，就目前存在的大多問題，我們需要一步步去發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

1.加強重視程度

無論什么單位，只有領導充分重視，這個機構才會有更多發(fā)展的可能。檔案管理工作做得好壞需要由領導來帶動，首先筆者提倡的是對檔案管理工作簡歷責任制，要充分明確主管領導和相關領導，其次要建立機構網(wǎng)絡，形成以檔案工作室為中心的檔案工作，各個部門都積極配合資料的搜集和遞送，最后要充分建立以領導為核心，分類保存，逐級負責校對，讓檔案管理工作井井有條地進行。

2.把握管理規(guī)范重點

檔案管理也要分清管理重點，文件材料的歸納是檔案工作的重中之重，所以做好檔案歸納工作是檔案工作的中心。文件的歸納和管理要把好幾個關卡，首先要做好材料的收集，確保文件的完整性。其次要保證文件歸檔的分類標準化，讓檔案歸納規(guī)范，便于查找。接著要做好文件資料的管理工作，確保文件在檔案管理室的安全性。最后要將文件的保密工作做好，保證文件檔案的材料內(nèi)容不泄露。

3.加強檔案管理人才建設

任何職務都需要有專業(yè)的人才，穩(wěn)定的人才去維護才有深度開發(fā)的可能。檔案的管理工作者要保證自身管理的科學性和高素質，筆者認為檔案管理隊伍需要著力去建設作風精良、充滿活力、高效高質的品格。這需要各級領導不斷加強對檔案管理工作的培訓力度，組織開展一些檔案管理的培訓，營造出人才成長的良好環(huán)境。對于檔案管理工作人才，要要求他們具有高度的專業(yè)技能、知識水平、工作熱情以及良好地導讀素養(yǎng)。著力建設復合型檔案管理人才。與此同時要不斷地加強檔案管理工作人員的再學習再教育，這樣能夠保證工作質量的不斷攀升，可以通過培訓或者指派到各級地方去進行檔案管理工作的學習。

檔案管理工作人員不僅要積極參加機構組織的培訓，還需要不斷注重自身職業(yè)道德的保守。注重自學，注重創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，大力弘揚“勤奮、創(chuàng)新、奉獻”的精神，做到踏實、務實、注重實踐的要求。解決新問題在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法在務實基礎上促進創(chuàng)新。檔案管理工作人員需要不斷地拓寬自身視野，豐富知識技能，在當今快速發(fā)展時期，要把握新行業(yè)和檔案業(yè)務管理的要求，這需要工作人員不斷自我充電，對檔案管理工作引發(fā)新的思考，進行工作內(nèi)容的創(chuàng)新。

4.健全網(wǎng)絡管理系統(tǒng)

新時期檔案管理工作不能缺少網(wǎng)絡管理，所以筆者認為，需要著重對文件檔案資料進行電子化辦公。首先要將已經(jīng)保存的紙質檔案通過拍照、掃描等方式進行信息化處理制作成對應的電子檔案。接著建立健全紙質檔案與電子檔案融合管理機制。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質檔案的使用磨損。與此同時要加強檔案分類管理，減少資源浪費。對于照片、影像等資料的存儲，要充分利用電子檔案的優(yōu)勢性，減少不必要的資源和空間浪費。最后要建立健全檔案安全保密制度。根據(jù)國家法律法規(guī)要求，結合本單位具體情況，來制定切實有效的電子檔案和紙質檔案文件安全保密制度。

在采取措施時，要注重技術的安全，軟件的安全，具有高度的專業(yè)性和保密性。在選擇檔案管理軟件時要充分地對其應用性、安全性、維護性以及開發(fā)性進行考量，甚至要對軟件開發(fā)者和設計者都身份進行確認，這樣才有使用的安全保證。

總結：檔案管理工作需要不斷地加強自身的內(nèi)涵，需要結合新時代的要求創(chuàng)新工作內(nèi)容，這樣才能夠有效地保證檔案管理工作的生機與活力，實現(xiàn)檔案管理工作向更高的層面發(fā)展。檔案管理工作不僅要在資金和技術上加大投入，還需要從上層建筑中的管理制度入手，讓上層建筑與經(jīng)濟基礎有效結合，才能夠實現(xiàn)檔案管理工作的突破。

參考文獻

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