論會(huì)計(jì)電算化檔案的管理

劉芳

摘 要：會(huì)計(jì)電算化逐漸取代手工記賬是會(huì)計(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，它不僅能減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，更能提高工作效率，但是會(huì)計(jì)電算化又不是那么完美無缺的，它也有自身的不足，那我們?cè)撊绾喂芾硇聲r(shí)期的會(huì)計(jì)檔案，如何讓它在企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的作用得以充分發(fā)揮，就成為企事業(yè)單位檔案管理部門面臨的新問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；會(huì)計(jì)電算化；突出的問題；對(duì)策

一、會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展歷程

20世紀(jì)80年代我國(guó)已經(jīng)開始出現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，其意義是指會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合并應(yīng)用在會(huì)計(jì)工作中。到現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展了30年。在20世紀(jì)80年代，這一應(yīng)用并沒普及，只有少數(shù)大學(xué)開始將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在會(huì)計(jì)工作中。直到1988年，隨著計(jì)算機(jī)的普及和技術(shù)的飛躍，計(jì)算機(jī)不僅在性能上有了極大的提升，而且價(jià)格也下降了很多，這為計(jì)算機(jī)技術(shù)在企事業(yè)中的應(yīng)用奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。在1988年到2000年，我國(guó)很多的大型企業(yè)的會(huì)計(jì)工作已經(jīng)普遍運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，其相關(guān)財(cái)務(wù)軟件質(zhì)量也有了很大的提升。從2000年至今，會(huì)計(jì)電算化進(jìn)入創(chuàng)新階段和高速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化不單單是傳統(tǒng)的單機(jī)模式，而是實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，這也極大地提升了企業(yè)會(huì)計(jì)工作的效率和整體協(xié)調(diào)性。

二、會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以前，會(huì)計(jì)檔案多數(shù)是紙質(zhì)檔案，實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化以后，在很多的方面超越了紙質(zhì)檔案，總體它有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.存儲(chǔ)的范圍擴(kuò)大。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是紙質(zhì)材料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后除了保留傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤介質(zhì)上的會(huì)計(jì)信息，存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域明顯擴(kuò)大。

2.存儲(chǔ)形式多元化。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不但以紙質(zhì)形式存在，還可以存貯在一些別的載體上如硬盤、軟盤、光盤等，使檔案的管理更加簡(jiǎn)潔、快速、有效。而且占地面積明顯減少。

3.存儲(chǔ)方式更加嚴(yán)格。會(huì)計(jì)電算化檔案更多的存貯方式是磁性介質(zhì)或光盤等，因?yàn)檫@些磁性介質(zhì)或光盤占地面積小，查閱方便，但是這些磁性介質(zhì)，極易受磁場(chǎng)、有害氣體、潮濕等的影響，使之?dāng)?shù)據(jù)不完整甚至消失。因此，存放地點(diǎn)必須具有更加嚴(yán)密的防火、防潮、防磁等措施。

4.工作環(huán)境的變化。以前的會(huì)計(jì)資料都是以紙質(zhì)形式存貯的，直觀性強(qiáng)，查閱的時(shí)候可以不借用技術(shù)手段。實(shí)行會(huì)試電算化后，查閱會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)就必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件情況下才可重現(xiàn)。有時(shí)，會(huì)計(jì)軟件的版本不同，查閱也會(huì)遇到困難。

5.會(huì)計(jì)電算化檔案大多是存貯在磁性介質(zhì)上的，所以這類數(shù)據(jù)易于查詢、修正、拷貝和重置，便于攜帶和傳遞。

三、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的幾個(gè)主要問題及應(yīng)對(duì)措施

1.管理制度尚不完善。準(zhǔn)確、安全、真實(shí)是會(huì)計(jì)檔案的基本要求。財(cái)政部從1994年開始到目前為止，相繼頒布了一些規(guī)章制度，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)不知道，許多的相關(guān)人員更不清楚，也沒有制定出一套比較正規(guī)的管理制度，導(dǎo)致職責(zé)不明，管理混亂。對(duì)于這些事情，企事業(yè)單位應(yīng)該嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及一些規(guī)章制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、搜索等日常檔案工作。建立審查制度，比如入庫(kù)前，入庫(kù)后，及會(huì)計(jì)檔案的查詢、內(nèi)外借閱、復(fù)印等內(nèi)部控制制度，確保會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，防止檔案資料的丟失與泄密，保證會(huì)計(jì)檔案的安全。

2.計(jì)算機(jī)維護(hù)及網(wǎng)絡(luò)安全人才的缺失。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，檔案管理人員和計(jì)算機(jī)要更加頻繁的接觸了，可能很多的檔案管理員人員是以前手工記賬時(shí)的人員，沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)及考核，對(duì)專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)的操作能力欠缺，一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或會(huì)計(jì)軟件界面不同，就束手無策，不知道該怎么應(yīng)對(duì)，造成電算化檔案管理工作整體水平不高、工作效率下降?；谶@種情況，就要求檔案管理人員要接受一定的培訓(xùn)，比如，計(jì)算機(jī)的一些基本操作，會(huì)計(jì)軟件的操作等，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。另外，還要應(yīng)該及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件的升級(jí)和維護(hù)。計(jì)算機(jī)方面要建立預(yù)防黑客和病毒的安全措施，例如采用網(wǎng)絡(luò)防毒、防火墻技術(shù)、身份認(rèn)證、信息加密、授權(quán)等。對(duì)于會(huì)計(jì)軟件，要做到及時(shí)升級(jí)會(huì)計(jì)軟件，定期對(duì)檢測(cè)的系統(tǒng)安全性，對(duì)于可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的漏洞要及時(shí)的修補(bǔ)。

3.檔案安全性方面。眾所周知，電子檔案存儲(chǔ)量大，查閱方便，但是電子檔案存放的磁性介質(zhì)容易被損壞，所以在防火、防盜、防潮等方面是電算化會(huì)計(jì)檔案管理需要注意的一項(xiàng)重要內(nèi)容。又因，電子檔案有可以改動(dòng)、復(fù)制、刪除等特點(diǎn)，極易被不法分子，網(wǎng)絡(luò)黑客，網(wǎng)絡(luò)病毒等破壞，且這種破壞很難查到痕跡，造成電子數(shù)據(jù)永久的丟失，給管理帶來諸多不便。所以做好電算化會(huì)計(jì)檔案的保存和管理很重要。電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、防火、防潮、防塵等的場(chǎng)所。存放時(shí)應(yīng)采用雙備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及會(huì)計(jì)軟件的升級(jí)，定期清理垃圾，升級(jí)殺毒軟件。

4.建立建全查閱手續(xù)制度。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)比較保密的信息，它和單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)息息相關(guān)，因此必須有專人負(fù)責(zé)。（1）查閱人須取得檔案管理負(fù)責(zé)人同意后方可查閱。（2）查閱人查閱檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)，嚴(yán)禁未經(jīng)負(fù)責(zé)人同意私自拷貝、修改、刪除會(huì)計(jì)資料，如果確實(shí)需要帶出的，須經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人同意，并按時(shí)歸還。（3）檔案管理員還應(yīng)登記借閱手續(xù)，比如借閱會(huì)計(jì)檔案的名稱、期限、工作單位、歸還時(shí)間等。

總之，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化之后，不僅在很多方面超越了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，使會(huì)計(jì)資料的管理有了質(zhì)的飛躍，而且提高了會(huì)計(jì)工作的效率，降低了管理成本，它使會(huì)計(jì)的工作更加規(guī)范化、現(xiàn)代化。我們要充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的獨(dú)特性、重要性及時(shí)代性，充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，才能提供高質(zhì)量的資料為信息使用者服務(wù)，使會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案為企業(yè)決策發(fā)揮出更大的作用。