機關(guān)檔案工作需向信息化轉(zhuǎn)型升級

張寧熙

機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作中一項基礎(chǔ)性、全局性的工作，涵蓋了機關(guān)公文、政務(wù)、事務(wù)、會務(wù)等方方面面的工作內(nèi)容，反映了黨和政府重大決策部署和重點工作任務(wù)的形成及實施過程。近年來，為適應(yīng)新形勢，機關(guān)檔案開展信息化建設(shè)，

這不僅是客觀要求，更能有效保護原始檔案，優(yōu)化檔案查閱利用的信息服務(wù)功能，提高機關(guān)檔案工作管理科學(xué)化水平。

抓緊做好的幾項工作

機關(guān)檔案信息化建設(shè)應(yīng)抓緊做好如下幾項工作：

一是做好基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備配套工作。在機關(guān)辦公內(nèi)網(wǎng)基礎(chǔ)上搭建檔案專用服務(wù)器和存儲陣列設(shè)備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉(zhuǎn)換工具等設(shè)備，按照安全保密的要求進行設(shè)備軟硬件裝配、網(wǎng)絡(luò)及安防布線施工。

二是做好檔案數(shù)字化工作。按照國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范做好紙質(zhì)檔案的整理、掃描、OCR文字識別、圖像處理、圖像存儲、建立條目，將歷年領(lǐng)導(dǎo)講話錄音、會議活動錄像采集并轉(zhuǎn)換格式，做好檔案數(shù)字化過程中的原始檔案保護、檔案數(shù)據(jù)掛接、驗收和備份，以及檔案數(shù)字化成果管理等工作。

三是做好檔案管理和查閱利用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)。做好檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)，與機關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)應(yīng)用整合，通過接口程序?qū)崿F(xiàn)電子公文及處理箋等文件的辦結(jié)歸檔，實現(xiàn)檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網(wǎng)絡(luò)化管理，采用全文檢索技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提高檔案數(shù)字化信息資源的查閱利用效率。

需處理好的幾個問題

一是檔案信息化與機關(guān)電子政務(wù)同步建設(shè)問題。將檔案信息化作為機關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，實行統(tǒng)一規(guī)劃、同步發(fā)展，是貫徹落實黨和政府加強和改進新形勢下檔案工作意見精神的重要舉措；機關(guān)電子政務(wù)各個應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)建立辦結(jié)歸檔接口，與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化對接，提高歸檔工作效率，形成機關(guān)檔案知識庫系統(tǒng)，實現(xiàn)機關(guān)辦公業(yè)務(wù)信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務(wù)能力。

二是檔案信息化與現(xiàn)有檔案工作制度相適應(yīng)的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應(yīng)檔案信息化發(fā)展要求的機關(guān)檔案工作規(guī)章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數(shù)字化工作流程及規(guī)范、數(shù)字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應(yīng)的保密管理制度等，明確檔案信息化與機關(guān)檔案工作的職責(zé)，優(yōu)化檔案管理工作流程，徹底改變過去機關(guān)檔案工作的老觀念和老思想。

三是正確處理好檔案開發(fā)利用和安全保密的關(guān)系。檔案開發(fā)利用應(yīng)依法依規(guī)，尤其是檔案數(shù)字化工作，既要保證檔案數(shù)字化工作效率和成果質(zhì)量，也要防止數(shù)字化過程中檔案失泄密、檔案損壞和數(shù)字化篡改，在檔案利用工作中，要依據(jù)政府信息公開條例和檔案法的管理規(guī)定執(zhí)行，對于不屬于向社會主動公開的申請事項，應(yīng)嚴(yán)格審核申請人的身份和所申請利用檔案的密級與發(fā)布層次，按照國家保密管理規(guī)定嚴(yán)格控制知悉范圍，防止擴大檔案的開放利用范圍，確保機關(guān)檔案的安全。

（作者單位：廣西自治區(qū)政府辦公廳電子政務(wù)中心）