互聯(lián)網(wǎng)+時代檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

劉素云

摘要：21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的新紀(jì)元，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)滲透進(jìn)入各個領(lǐng)域，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與各個行業(yè)的融合，人們對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的認(rèn)識進(jìn)一步加深。檔案管理是十分傳統(tǒng)的信息管理領(lǐng)域，檔案管理的內(nèi)容十分廣泛，包括財務(wù)信息檔案、人力信息檔案、項(xiàng)目信息檔案等，這些檔案直接關(guān)系到個人與集體的切身利益。但傳統(tǒng)檔案管理具有一定局限性，對檔案管理的效率不高，且容易造成信息丟失等問題。目前，我國已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，并取得了較好的效果。本文深入分析互聯(lián)網(wǎng)+時代下檔案管理的現(xiàn)狀與問題，并提出針對性的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理 互聯(lián)網(wǎng)+ 問題 機(jī)遇

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的社會活動更加頻繁，各種社會信息呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以跟上時代發(fā)展的速度。近年來，我國越來越重視互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，為了縮短與發(fā)達(dá)國家的差距，政府必須緊跟互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的浪潮。目前，我國政府已經(jīng)提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展模式，鼓勵互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)向傳統(tǒng)行業(yè)的縱深發(fā)展。目前，我國已經(jīng)建立了一批檔案管理信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)取得較好的效果，一方面有效提高了檔案管理的效率，另一方面最大限度保證了檔案管理的準(zhǔn)確性。但基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)仍然面臨很多問題，下面將詳細(xì)闡述互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)帶給檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

一、檔案管理的機(jī)遇

1.豐富技術(shù)手段?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)為檔案管理提供了多元化的管理手段，傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，通過人工記錄、整理、備檔等形式完成檔案管理過程，但這種檔案管理模式對資源的消耗較大，且需要大量的人力投入，盡管如此，傳統(tǒng)檔案管理的效率與準(zhǔn)確性仍然得不到保證。傳統(tǒng)檔案管理過度依賴個人經(jīng)驗(yàn)，且檔案管理人員的工作強(qiáng)度較大。檔案管理信息系統(tǒng)的輸入更加便捷，同時可以降低信息管理的難度，管理人員通過檢索功能快速查找檔案，對檔案進(jìn)行分層管理，提高了檔案之間的關(guān)聯(lián)性，同時增加了檔案的存儲形式，包括圖片、音頻、視頻等，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。除此之外，檔案管理的技術(shù)選擇平臺更加廣泛，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)可以與企業(yè)合作，聯(lián)合開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高電子檔案管理系統(tǒng)時效性。

2.拓展服務(wù)空間。近年來，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)活動的不斷發(fā)展，社會各種信息呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，傳統(tǒng)檔案管理占用的空間很大，且空間成本較高?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)具備十分龐大的管理空間，檔案管理不再局限于紙質(zhì)形式，通過數(shù)字信息形式將檔案存儲在計算機(jī)系統(tǒng)中，而且計算機(jī)系統(tǒng)的存儲成本更低。檔案管理人員可以隨時隨地調(diào)閱相關(guān)信息，同時可以對檔案進(jìn)行離線管理。基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)可以為管理者以及使用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，打破了時間與空間的限制，最大限度地拓展了服務(wù)空間。

3.提高檔案時效?，F(xiàn)代社會的檔案種類很多，這些檔案具有極強(qiáng)的時效性，以項(xiàng)目檔案信息為例，項(xiàng)目信息檔案具有較強(qiáng)的針對性，而很多項(xiàng)目的執(zhí)行時間較短，如果檔案的信息不能及時更新，則會導(dǎo)致檔案失效。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的周期較長，已經(jīng)難以滿足檔案管理的需求，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)具備較強(qiáng)的時效性，可以最大限度提升檔案管理的敏感度，實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)跟蹤，同時保證了檔案管理的交互性與動態(tài)性。基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)可以將現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)、云處理、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等進(jìn)行有機(jī)整合，為檔案管理開辟新的空間，而這些數(shù)據(jù)處理技術(shù)的運(yùn)用可以最大限度提升檔案管理效率，從而保證了檔案數(shù)據(jù)的時效性。

二、檔案管理的挑戰(zhàn)

1.管理模式變革。傳統(tǒng)檔案管理十分依賴管理人才的個人經(jīng)驗(yàn)，忽視了檔案管理的科學(xué)性與系統(tǒng)性?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)不同于以往的檔案管理模式，傳統(tǒng)管理模式缺少標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，而基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)需要建立標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，且對管理人員的專業(yè)性要求更高，需要管理人員同時具備互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)背景，同時可以快速適應(yīng)檔案管理的工作流程。

2.管理難度增加?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案的沖擊十分劇烈，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對信息管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，而檔案本身也屬于一種信息，只是這種信息的差異性與動態(tài)性更強(qiáng)。另外，檔案數(shù)據(jù)的增加增加檔案管理的難度，基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)仍然遵循了記錄、編檔、分類、歸檔、查閱、修改等工作流程，雖然信息手段已經(jīng)提高了檔案管理的便捷性，但網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的保密性卻得不到保證，增加了檔案信息的泄露風(fēng)險，除此之外，如果檔案信息沒有及時備份，可能導(dǎo)致檔案遺失。

3.管理意識落后?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)需要配套的管理體系，同時對管理人員的專業(yè)性要求較高，一方面很多傳統(tǒng)檔案管理人員意識存在缺陷，不理解基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)的管理流程，同時對檔案管理的責(zé)任感較差，導(dǎo)致管理工作推進(jìn)困難；另一方面檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體專業(yè)水平不高，目前我國大部分檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，對檔案管理的操作能力較差，而且相關(guān)單位缺少針對性的培訓(xùn)機(jī)制。

三、檔案管理的對策

1.提高管理意識。檔案管理是一門十分復(fù)雜的系統(tǒng)學(xué)科，而且具備較強(qiáng)的理論性與針對性，檔案管理與個人、集體、國家等主體具有直接關(guān)聯(lián)。作為專業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)該同時掌握多種專業(yè)知識，比如電子文件管理、科技檔案管理、檔案保護(hù)技術(shù)、企業(yè)檔案管理、檔案信息查詢等。檔案管理人員需要不斷強(qiáng)化管理意識與責(zé)任感，將檔案安全與準(zhǔn)確性作為工作重點(diǎn)，另外，必須樹立終身學(xué)習(xí)意識，提高對新興檔案管理技術(shù)的敏感度。

2.構(gòu)建管理制度?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，為檔案管理構(gòu)建了新型框架。基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)不僅僅依賴技術(shù)本身，也需要建立配套的管理體系，根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)構(gòu)建專門的管理體系，為基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)建立全稱管理體系，實(shí)時跟蹤檔案數(shù)據(jù)的流向，保證檔案數(shù)據(jù)安全，最大限度提高檔案管理的效率。

3.增強(qiáng)管理能力?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)需要高素質(zhì)的管理人員，互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理人員已經(jīng)具備更充實(shí)的理論知識，了解檔案管理的各個內(nèi)容，同時具備基本的計算機(jī)操作能力，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)檢索等基礎(chǔ)知識。除此之外，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該為檔案管理人員提供定期培訓(xùn)，幫助檔案管理人員理解基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行流程。

四、總結(jié)

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理中的滲透是檔案管理的必然選擇，基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)則是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理的完美結(jié)合。一方面，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)成為21世紀(jì)的主旋律，另一方面，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以提高檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，同時打破了時間與空間的限制，有利于檔案管理信息共享。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為檔案管理的發(fā)展提供了新的機(jī)遇，加強(qiáng)了檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性。除此之外，檔案管理也是組織管理的重要組成部分，基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)可以為組織管理者提供有效管理工具，幫助管理者及時掌握關(guān)鍵性資料，提高組織內(nèi)部的運(yùn)行效率。本文詳細(xì)闡述了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，并結(jié)合檔案管理信息管理的缺陷提出了可行的改進(jìn)建議，希望本文的研究有利于我國檔案管理的快速發(fā)展。

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