文書檔案連鎖法與文檔一體化之比較

羅夏鉆

（廣西財經(jīng)學院，廣西 南寧 530003）

文書檔案連鎖法與文檔一體化之比較

羅夏鉆

（廣西財經(jīng)學院，廣西 南寧 530003）

比較文書檔案連鎖法與文檔一體化管理的異同，探尋文書檔案連鎖法對當今檔案學的啟示。

文書檔案連鎖法；文檔一體化；比較

文書檔案連鎖法是在二十世紀三十年代國民黨政府檔案改革運動中提出的，并且是此次改革運動的中心內(nèi)容。關于文書檔案連鎖法的產(chǎn)生及其發(fā)展歷程，甘乃光、殷鐘麒等學者在其著作中已有詳細的論述。對于文書、檔案工作一體化管理，國內(nèi)許多檔案學者的研究大都是將密切聯(lián)系的文書工作與檔案工作視為統(tǒng)一整體，并在組織領導和工作方法上進行統(tǒng)籌規(guī)劃和綜合管理。本文是在結(jié)合已有的研究基礎上對兩者進行比較。

1　文書檔案連鎖法與文檔一體化管理相同點比較

1.1兩者理論基礎相同

對于文書檔案連鎖法的理論基礎，甘乃光（1934）提出“文書收發(fā)與檔案管理之連鎖，概以文書與檔案本不能分，檔案原為歸檔之文書，文書即未歸檔之檔案，二而實一者也?！保?］殷鐘麒（1958）認為：“文書與檔案實則原屬一物，所謂文書，所謂檔案， 僅以表示同一物之不同過程。收發(fā)與管卷，亦不過為同一物之不同階段之不同處理……現(xiàn)在所謂文書檔案之連鎖，是將處理過程之手續(xù)與責任連鎖起來，并非連鎖兩樣不同之事物?！保?］由此，“文書檔案原屬一物”則是文書檔案連鎖法的認識基礎。

文件生命周期理論和文件全宗理論可以說是文書、檔案工作一體化管理的理論依據(jù)。文件生命周期理論把文件從產(chǎn)生到轉(zhuǎn)化為檔案永久保存或消亡的整個運動過程分為四個階段，即文件的產(chǎn)生階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段［3］；文件全宗則是指“某一個全宗構(gòu)成者活動過程中產(chǎn)生的全部文件的總和，包括機關文書處理部門的文件、檔案室的文件和已進館的檔案全宗”［3］。從中可以看出，文件生命周期理論和文件全宗理論都揭示了文件與檔案之間的內(nèi)在的前后相連，前一階段文書工作的狀況對后一階段的檔案工作有直接的影響。因此，不論是生命周期理論還是全宗理論都體現(xiàn)了文件與檔案的密切相連，這就形成了文書、檔案工作一體化管理的實踐依據(jù)。這也恰恰反映出了文檔一體化管理與文書檔案連鎖法具有相同的理論基礎。

1.2兩者適用范圍與推行目的相同

從兩者內(nèi)涵可知，文書檔案連鎖法與現(xiàn)在的機關文檔一體化都是以機關為適用范圍的，是機關工作的重要組成部分，甚至直接決定著機關行政運行效率的高低。文書檔案連鎖法與文檔一體化管理盡管產(chǎn)生的時間不同，但兩者推行所面臨的問題均是類似的，都是機關文書工作與檔案工作相脫節(jié)，文檔管理重復與繁瑣，從而直接影響機關工作的效率?；仡?0世紀30年代國民政府的檔案改革運動，文書檔案連鎖法的推行目的是“在一個機關范圍內(nèi)統(tǒng)一文書、檔案工作的程序，簡化手續(xù)，使原本相互脫節(jié)的兩項工作能夠有機結(jié)合，以提高機關的辦事效率”。［4］立足當前，文檔一體化改革也是在機關內(nèi)首先開展的，也致力于解決文書工作與檔案工作所面臨的脫節(jié)問題，其目的在于研究如何將機關內(nèi)原本相互獨立的管理體系相互融合為一體。

2　文書檔案連鎖法與文檔一體化管理不同點比較

文書檔案連鎖法與文檔一體化管理雖然同是研究機關范圍內(nèi)的文書與檔案工作，兩者具有相類似的理論基礎和適用范圍，但是兩者也存在不同之處。

2.1研究與適用范圍大小不同

就適用范圍而言，文書檔案連鎖法和文書、檔案工作一體化管理在機關范圍內(nèi)均適用，這是兩者適用范圍的相同之處，但文書、檔案工作一體化管理的適用范圍遠不在于此，而是適用于全國的文書和檔案工作。這一適用范圍的不同，就往往促使文書檔案連鎖法和文書、檔案工作一體化管理兩者在研究范圍、研究視野和最終落腳點等方面的不同。進而言之，文書、檔案工作一體化管理的研究范圍與視野，往往立足全國范圍思考文書檔案的一體化管理，而文書檔案連鎖法則往往聚焦于機關文檔管理中的某些環(huán)節(jié)如分類、登記、編號等，如何更好地實行更優(yōu)式的部分連鎖。為此，這就使得文書檔案連鎖法和文書、檔案工作一體化管理最終會在管理的落腳點和解決的關鍵問題上形成不同。也就是，“提高機關行政效率而非解決檔案管理問題”和“建立全國范圍內(nèi)的文書檔案管理體制”分別是文書檔案連鎖法和文書、檔案工作一體化管理的各自致力點。

2.2具體工作內(nèi)容不同

文書檔案連鎖法概括言之就是統(tǒng)一分類，統(tǒng)一編號，統(tǒng)一登記。具體做法是，第一，統(tǒng)一分類。連鎖法摒棄了原來機關各科室五花八門的分類法，而是指定某一具體部門，也就是常見的機關總收發(fā)室，對機關的文書按照既定的分類表進行統(tǒng)一的分類管理，并按照一定時間節(jié)點或工作完成情況定時移交機關檔案室。機關檔案室則不再對移交的文書進行重新分類，而是根據(jù)機關總收發(fā)室的已分好分類表的類別進行立卷歸檔。第二，統(tǒng)一編號。機關總收發(fā)室在統(tǒng)一分類的基礎上，按照收發(fā)時間、職能歸屬等流水號，編制本機關年度的全部收、發(fā)文書號，而不再需機關各科室自行編號，以便管理與移交。第三，統(tǒng)一登記。機關總收發(fā)室在統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編號的前提下，實行統(tǒng)一登記。一般采取一式三份的登記管理方式，即“一份留機關總收發(fā)室，一份留機關檔案室，一份隨文件運轉(zhuǎn)備查”。

文書、檔案工作一體化管理則是對文書實行動態(tài)的“一體化”管理，也就是對文書從生成到轉(zhuǎn)化為檔案都進行全過程控制與管理。例如，文件形成之時則對載體、規(guī)格、格式等要素實現(xiàn)標準化、規(guī)范化控制；文件處理過程則對起草、擬辦、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)實行完整性、齊全性控制。由此可知，文書連鎖法只是注重于在機關范圍內(nèi)對收發(fā)文進行統(tǒng)一分類、編號、登記，而文檔一體化管理則不僅是分類、編號、登記，而且對文件生成到永久保存進行全過程管理，其具體工作內(nèi)容與環(huán)節(jié)遠遠超出文書檔案連鎖法的范疇。

2.3二者具體的處理方法不同

兩者具體處理方法不同的根源在于兩者對文書、檔案之間關系的認識差異。文書檔案連鎖法將文書工作與檔案工作兩者進行連鎖，即所謂的“文書、檔案原屬一物”，實行統(tǒng)一分類、編號、登記。文書檔案連鎖法過于強調(diào)文書、檔案之間的聯(lián)系，而忽視了它們的區(qū)別，從而導致在實際工作中忽視了檔案工作與文書工作的不同之處。按照全宗理論而言，檔案是具有永久保存意義的所有文件的集合，是由單份文件組成的系統(tǒng)性的有機整體。為此，文書檔案連鎖法這種忽視了文件之間內(nèi)在聯(lián)系的局限性，必然對今后的檔案集中統(tǒng)一管理帶來不便。當今的“文檔一體化”將文書從生成到轉(zhuǎn)化為檔案都進行全面控制和管理，不僅是把文書工作與檔案工作方式進行融合， 甚至對文書與檔案工作的管理體制與機制進行改革，并且超過機關范圍，推行為對全國文書、檔案工作系統(tǒng)進行改革。

3　文書檔案連鎖法對當代檔案學的啟示

文書檔案連鎖法作為中國檔案學的重要組成部分，盡管最終失敗了，但其對當今我國檔案學的發(fā)展還是具有一定的啟示作用。文書檔案連鎖法早在二十世紀三十年代就已經(jīng)誕生，但其最終未能發(fā)展成為完整系統(tǒng)的理論。其實，我國古代就出現(xiàn)有較為先進的檔案管理方法，檔案學開始萌芽，萌芽時間也遠遠早于歐美國家，為什么二十世紀三十年代后我國卻落后于歐美檔案學？當然其中的原因不乏包括當時我國的政治環(huán)境，在此，筆者拋開舊中國政治因素對檔案學的影響，而僅從學科理論與實踐層面上探討。那么，導致我國檔案學落后于歐美國家的重要原因就是，我國素來有重實踐、輕理論的“傳統(tǒng)”。我國檔案工作一直以來都被看做一項整理性工作，缺乏主動的理論探索，很多時候只是對檔案工作的經(jīng)驗進行繼承和總結(jié)。雖然在20世紀30年代，我國檔案工作有了極大的進步，檔案學已經(jīng)形成雛形，但檔案學基礎理論和學科體系不健全，所產(chǎn)生的許多檔案學著作仍然是檔案工作者的實踐經(jīng)驗的總結(jié)，雖然具有一定的實踐指導作用，但是缺乏理論高度和深度。當今，檔案部門仍舊把檔案工作僅僅看成是一項整理性工作，基礎理論研究依然沒有得到重視。新時期，為了避免檔案學所形成的理論遭遇文書檔案連鎖法的不幸，加強理論研究是新時期檔案事業(yè)肩負的重要責任。隨著高新科技在檔案實踐領域的應用，檔案事業(yè)在當代蓬勃發(fā)展的同時，也遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。只有加強基礎理論研究，才能使得檔案學學科體系更加枝繁葉茂，檔案事業(yè)才能不斷前進發(fā)展。當下，我國檔案部門也進行了許多改革，比如文書立卷改革、試行文書檔案一體化管理等，均已取得了很好成效，那么，檔案學者以及檔案工作者在加強對文書立卷改革、文檔一體化管理等實踐理論研究的同時，更應注重將實踐理論上升為基本理論，以期為深化檔案實踐提供更有力的理論指導。

［1］ 甘乃光.文書檔案連鎖辦法之試驗［J］.中央周刊，1934（339）: 424.

［2］ 殷鐘麒.中國檔案管理新論［M］.北京:中國人民大學歷史檔案系，1958.

［3］ 馮慧玲.檔案學概論［M］.北京:中國人民大學出版社，2006.

［4］ 倪道善.文書檔案連鎖法與“文檔一體化”［J］.檔案，2000（5）:73-75.

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G270

A

1008-1151（2016）04-0158-02

2016-03-06

羅夏鉆（1986－），女，廣西賀州人，廣西財經(jīng)學院建設處檔案管理員，碩士，從事檔案管理研究。