COSO框架下高校儀器設(shè)備購置專項資金管理

張小蒙， 任春曉， 王益民

(1. 天津中醫(yī)藥大學(xué) 資產(chǎn)設(shè)備處, 天津 300193；2. 中海油能源發(fā)展股份有限公司銷售服務(wù)分公司計劃財務(wù)部, 天津 300457)

資產(chǎn)管理

COSO框架下高校儀器設(shè)備購置專項資金管理

張小蒙1， 任春曉2， 王益民1

(1. 天津中醫(yī)藥大學(xué) 資產(chǎn)設(shè)備處, 天津 300193；2. 中海油能源發(fā)展股份有限公司銷售服務(wù)分公司計劃財務(wù)部, 天津 300457)

實驗室建設(shè)是專項資金重點扶持的領(lǐng)域之一。隨著專項資金投入力度的加大,其管理越來越復(fù)雜,問題不斷出現(xiàn)。從COSO內(nèi)部控制框架下的控制環(huán)境等5要素入手,分析高校儀器設(shè)備購置專項資金管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及存在的問題,并提出針對性的改進建議,希望提高高校儀器設(shè)備購置專項資金的管理水平,從而充分發(fā)揮專項資金的效益。

COSO框架； 儀器設(shè)備購置； 專項資金

COSO(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission)框架是美國證券交易委員會推薦應(yīng)用的唯一企業(yè)內(nèi)部控制框架,是國際公認的綱領(lǐng)性企業(yè)內(nèi)部管理文件。該框架認為企業(yè)內(nèi)部控制包括5個要素:控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督。而且美國政府出臺的涉及公司治理、會計職業(yè)及證券市場監(jiān)管等方面改革的“薩班斯法案”第 404 條款也清楚表明它能夠作為評價企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)劣的標準[1]。內(nèi)部控制的目標包括保證經(jīng)營的效率和效果、資產(chǎn)的安全和完整以及財務(wù)會計報告的可靠。

高校儀器設(shè)備的質(zhì)量、精密程度和先進性等對學(xué)科和專業(yè)的發(fā)展有著不可替代的作用,在一定程度上決定著高校教學(xué)和科研水平的高低,隨著教育經(jīng)費占財政收入4%目標的實現(xiàn),我國對教育事業(yè)的投入日益增加,在財政資金金額有限的情況下只能通過投入長期階段性專項資金來扶持高等教育的發(fā)展,儀器設(shè)備購置是專項資金重點扶持的領(lǐng)域之一[2]。然而隨著專項資金投入力度的加大,其管理也越來越復(fù)雜,相關(guān)部門和高校對專項資金的管理跟不上高校硬件和軟件的發(fā)展,嚴重制約高校教學(xué)和科研水平的提高。

對專項資金進行管理的目標也是提高它的使用效率和效益,確保其對高校教學(xué)和科研發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此,借鑒COSO內(nèi)部控制框架理論對高校儀器設(shè)備購置專項資金管理進行研究對于提高專項資金管理水平具有重要意義。隨著企業(yè)對內(nèi)部控制研究的不斷深入,行政事業(yè)單位內(nèi)部控制理論與實務(wù)也在不斷發(fā)展。2012年11月底我國財政部印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(簡稱《規(guī)范》),要求相關(guān)部門自2014年1月1日起執(zhí)行,該《規(guī)范》展現(xiàn)和借鑒了 COSO框架理論中的5個基本要素。高校作為相關(guān)單位應(yīng)該以《規(guī)范》為基礎(chǔ),考慮自身特點,建立相應(yīng)的內(nèi)部控制體系[3]。

1 專項資金及其特點

1.1 專項資金的概念

專項資金指的是財政部門下?lián)芙o各高?；蛘吒鞲咝Ｗ陨碓O(shè)立的基本支出以外的用于專項工作或工程的資金,主要包括高校重點學(xué)科建設(shè)、科研、基建以及實驗室建設(shè)等[4],本研究的專項資金主要是指財政部門下?lián)芙o各高校購置儀器設(shè)備的專項資金。

1.2 專項資金的特點

(1) ?？顚Ｓ?。專項資金只能用于財政部門審批通過后規(guī)定的用途,不能用在其他方面。例如儀器設(shè)備購置專項資金只能用來購買教學(xué)、科研及辦公等所用儀器設(shè)備,不能用于師資隊伍建設(shè)和其他教學(xué)科研創(chuàng)新平臺與人才培養(yǎng)質(zhì)量建設(shè)。

(2) 單獨核算。專項資金要獨立建賬,獨立核算,單獨管理。各高校需對專項資金專門設(shè)一套賬,其他資金和專項資金不能相互擠占,對專項資金的收支要單獨做賬,單獨管理。

(3) 專項報結(jié)。財務(wù)部門要定期就專項資金的使用情況編制專門報表,報送財政部查看[5]。各高校根據(jù)財政部門和市教委的規(guī)定定期編制關(guān)于專項資金的計劃、使用和結(jié)余情況的報表,報送相關(guān)部門審閱。

(4) 高時效性。專項資金的使用一般都有期限,超過規(guī)定時間未使用完畢,相關(guān)部門會減少對其下一階段的撥款或收回剩余資金。所以各高校需在規(guī)定的時間內(nèi)按照計劃使用專項資金。

2 高校儀器設(shè)備購置專項資金管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1 控制環(huán)境

高校儀器設(shè)備購置專項資金是財政部下?lián)芙o各高校的,而不是高校自籌的,它的取得相對來說比較容易,所以大多數(shù)高校對這部分專項資金的內(nèi)控管理意識不夠強,對內(nèi)控的理解大多停留在財務(wù)角度,僅在經(jīng)費使用標準、范圍和管理程序方面實施控制,往往忽略對業(yè)務(wù)流程的控制。

2.2 風(fēng)險評估

風(fēng)險評估主要是指相關(guān)部門通過清楚掌握儀器設(shè)備購置專項資金管理各個環(huán)節(jié),找出各個環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險點,通過后續(xù)適當(dāng)?shù)目刂苹顒觼斫档惋L(fēng)險、提高專項資金的使用效益的一個過程[6]。而現(xiàn)實情況是相關(guān)部門對所管轄階段掌握程度不夠,或者雖然掌握了,仍然找不到關(guān)鍵風(fēng)險點。

2.3 控制活動

控制活動是保證管理階層的指示得以執(zhí)行的政策及程序,包括與授權(quán)、業(yè)績評價、信息處理、實物控制和職責(zé)分離等相關(guān)的活動[7]。高校儀器設(shè)備購置主要包含制定預(yù)算、大型儀器設(shè)備論證、審批、采購、簽訂合同、驗收以及付款幾個階段。預(yù)算的制定應(yīng)當(dāng)授權(quán)給設(shè)備使用教師,盡量縮小預(yù)算價格和實際價格的差距,保證專項資金快速高效的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

然而有的高校設(shè)備管理部門代替教師制定預(yù)算,由于對其具體需求不甚了解,導(dǎo)致設(shè)備購置計劃遲遲不能完成,占用過多的專項資金,造成資金的浪費。另外,有的高校由于沒有建立采購管理系統(tǒng),管理層不能很好地掌控儀器設(shè)備購置的進度。另外，大多數(shù)高校未建立針對專項資金管理的業(yè)績評價體系,影響相關(guān)部門的工作積極性。

2.4 信息與溝通

儀器設(shè)備購置管理是一個整體,由各環(huán)節(jié)管理,執(zhí)行各自的工作,承擔(dān)各自的職責(zé),相互配合,才能使整個購置計劃順利完成。但是實際工作卻往往不盡如人意,相關(guān)部門之間在信息傳遞、查詢、監(jiān)督方面存在障礙,使儀器設(shè)備購置的資金流向與控制相脫節(jié)[8]。例如高校的設(shè)備管理部門往往不清楚財務(wù)狀況,不熟悉資金使用的相關(guān)規(guī)定、審批報銷流程,缺乏事前、事中控制；財務(wù)部門對計劃的執(zhí)行情況不甚了解,對于資金使用缺乏分析；使事中、事后控制乏力；財政部門由于不清楚各高校儀器設(shè)備購置進度,到規(guī)定時間不能及時收回剩余的專項資金,缺乏事中、事后控制。

2.5 監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督作為基本要素之一,對于內(nèi)部控制的有效運行和不斷完善起著重要的作用。財政部通過高校財務(wù)部門向其報送的儀器設(shè)備購置專項經(jīng)費完成情況表對各高校的專項資金使用情況進行外部監(jiān)督,以此為下一階段下?lián)軐ｍ椯Y金數(shù)額的依據(jù),然而對其真實性沒有經(jīng)過充分的調(diào)查核實[9]。

除此之外,一些高校未建立監(jiān)督部門對儀器設(shè)備購置情況進行監(jiān)督,或者雖建立相應(yīng)部門,但這些部門形同虛設(shè),未起到應(yīng)有的作用。

3 高校儀器設(shè)備購置專項資金管理內(nèi)部控制存在的問題

3.1 相關(guān)工作人員知識面較窄,綜合管理水平較低

高校儀器設(shè)備購置專項資金管理主要涉及學(xué)校設(shè)備管理部門和財務(wù)部門,這2個部門工作人員的專業(yè)知識水平在一定程度上決定著專項資金的管理水平。有的高校相關(guān)工作人員知識面較窄,綜合管理水平較低[10]。如設(shè)備管理部門人員不了解財務(wù)部門管理制度、報銷流程、資金使用規(guī)則等,影響儀器設(shè)備付款階段的順利進行和儀器設(shè)備的購置進度；財務(wù)部門不了解儀器設(shè)備的購置流程,不能起到督促和監(jiān)督作用。

3.2 預(yù)算制定不合理,與實際差距較大,影響專項資金使用效益

有的高校制定的儀器設(shè)備的預(yù)算價格與實際價格相差較大,甚至遠遠高于實際價格,尤其是進口儀器設(shè)備,由于匯率的變動導(dǎo)致制定預(yù)算時的價格與簽訂合同時的價格差距較大,這就使得儀器設(shè)備占用較多多余的資金,增加了專項資金的機會成本,降低了使用效益。有的高校使用教師制定預(yù)算時沒有進行仔細調(diào)查研究,提交的指標參數(shù)與實際儀器設(shè)備不符,經(jīng)過多次招標始終沒有單位中標。影響儀器設(shè)備的購置進度和專項資金的及時使用。

3.3 大型儀器設(shè)備購置論證不及時,重復(fù)購置現(xiàn)象時有發(fā)生

大型儀器設(shè)備購置是高校專項資金支出的重要組成部分,論證其可行性對于避免設(shè)備重復(fù)購買、提高專項資金的利用率和使用效益具有至關(guān)重要的作用[11]。

有部分高校對大型儀器設(shè)備購置論證不重視,在購置前不進行論證,待需要時再補齊材料,導(dǎo)致重復(fù)購買的現(xiàn)象時有發(fā)生,一方面使得設(shè)備閑置浪費,另一方面急需設(shè)備因缺乏資金不能購買,影響專項資金作用的發(fā)揮[12]。

3.4 忽略購置各環(huán)節(jié)流程控制,影響購置活動的執(zhí)行進度

儀器設(shè)備購置計劃的執(zhí)行進度受購置活動各環(huán)節(jié)的影響,執(zhí)行過程中任何環(huán)節(jié)進展不順利,都會阻礙整個購置計劃的進行,進而使得專項資金在規(guī)定使用年度內(nèi)有較多結(jié)余,不僅影響到高校的教學(xué)、科研工作,也降低了專項資金的使用效益。

高校在儀器設(shè)備購置管理過程中往往忽略對購置各環(huán)節(jié)流程的控制,而且不同環(huán)節(jié)一般由不同的人員管理,缺少對整個購置計劃的進度實時監(jiān)控的人員,不能起到督促作用,使得整個購置計劃不能如期進行。

3.5 相關(guān)部門各司其職,缺乏溝通交流

高校儀器設(shè)備購置管理工作主要涉及財務(wù)部門和設(shè)備管理部門,在該項工作進行過程中,這2個部門往往各司其職,缺乏溝通交流。如財務(wù)部門沒有將專項資金管理制度,報銷流程,專項資金使用期限等適時與設(shè)備管理部門溝通,設(shè)備管理部門也沒有將儀器設(shè)備的購置進度定期告知財務(wù)部門,導(dǎo)致2個部門信息不對稱,影響儀器設(shè)備購置計劃的執(zhí)行進度和專項資金的使用效益。

3.6 監(jiān)督力度不夠,出現(xiàn)挪用、突擊使用專項資金的情況

由于專項資金具有時效性,內(nèi)部控制水平較低造成儀器設(shè)備購置實際進度慢于計劃進度,加之監(jiān)督力度不夠,使得一部分高校將專項資金挪用、突擊使用的情況時有發(fā)生。如有的高校在專項資金使用期限截止前將本應(yīng)由課題資金購買的儀器設(shè)備款項,使用專項資金支付；有的高校通過修改合同付款方式,由原來的到貨付款修改為貨到前先預(yù)付一部分貨款方式,盡快使用即將到期的專項資金；有的高校為了能夠使用即將到期的資金,與供應(yīng)商協(xié)商一致,通過制造虛假憑證等方式,將款項先打入其名下,事后再將款項取出使用[13]。

4 提高高校儀器設(shè)備購置專項資金管理水平的建議

4.1 對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn),提高專業(yè)管理水平

高校財務(wù)部門負責(zé)人比較了解專項資金管理制度和具體報銷流程,設(shè)備管理部門負責(zé)人對儀器設(shè)備購置流程了解較深入。可以分別由財務(wù)部門和設(shè)備管理部門的負責(zé)人對對方部門的工作人員進行培訓(xùn),提高彼此的知識水平和綜合管理能力。

4.2 建立有效的儀器設(shè)備購置專項資金績效評價管理體系

績效評價管理體系是一種目標管理，也是責(zé)任管理,能夠客觀公正地評價專項資金使用情況,為如何科學(xué)合理地使用資金提供依據(jù)。高校建立有效的儀器設(shè)備購置專項資金績效評價管理體系,有利于規(guī)范這部分資金的管理并提高其使用效益。具體操作如下:一是制定儀器設(shè)備購置專項資金使用制度，如使用原則、審批程序、組織管理、目標和獎懲措施等,保證其管理有章可循。二是建立專項資金使用情況指標評價體系,可以客觀公正地評價其使用效率和效益。三是建立績效評價反饋并進行科學(xué)改良的良好循環(huán)機制[14]。

4.3 展開儀器設(shè)備購置專項資金使用的跟蹤審計

對高校專項資金進行跟蹤審計是內(nèi)部控制體系的關(guān)鍵組成部分,它在規(guī)范專項資金管理、發(fā)現(xiàn)風(fēng)險和提高經(jīng)濟效益方面發(fā)揮著不可替代的作用。首先,需要明確審計儀器設(shè)備購置專項資金管理的哪些方面,保證審計管理覆蓋到購置活動的全過程。其次,掌握每個階段儀器設(shè)備購置專項資金管理的審計重點、是否專款專用和專項管理、有無挪用、突擊使用專項資金的情況等。最后,應(yīng)用審閱測評法輔助內(nèi)部審計[15]。

4.4 使用儀器設(shè)備購置管理系統(tǒng),實時關(guān)注購置進度

自行研發(fā)或者由軟件公司代為開發(fā)一套適合本高校實際情況的采購管理系統(tǒng),能夠在很大程度上提高儀器設(shè)備采購工作的效率,而且準確性也會得到很大提高。采購管理系統(tǒng)的使用能夠使設(shè)備管理部門的每個人了解到儀器設(shè)備的購置進度,負責(zé)人也能夠?qū)崟r關(guān)注,結(jié)合專項資金的使用期限及時督促購置計劃的進行。

4.5 加強設(shè)備管理部門和財務(wù)部門的溝通交流

設(shè)備管理部門和財務(wù)部門可以選擇通過定期會議的方式及時進行溝通交流,參會人員可以就儀器設(shè)備購置進度、采購過程中遇到的困難、驗收和付款過程中碰到的問題以及專項資金使用情況等及時溝通,及時解決相關(guān)問題,保證儀器設(shè)備購置計劃的順利進行,提高專項資金的使用效益。

5 結(jié)語

高校實驗室建設(shè)是專項資金重點扶持的領(lǐng)域之一,儀器設(shè)備購置是實驗室建設(shè)的主要部分。隨著專項資金投入的不斷增加,用于儀器設(shè)備購置的資金也越來越多,其管理也日益復(fù)雜,如何對這部分專項資金進行管理、提高其使用效益并充分發(fā)揮其對實驗室建設(shè)的作用就成為各高校需要重點考慮的問題。以COSO框架為理論基礎(chǔ),分析了高校儀器設(shè)備購置專項資金管理的現(xiàn)狀、存在的問題,并提出針對性解決方案,希望對提高專項資金管理水平和使用效益提供有益借鑒。

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Management of special funds for instruments and equipment purchasing in colleges and universities under COSO framework

Zhang Xiaomeng1, Ren Chunxiao2, Wang Yimin1

(1. Assets and Equipment Department, Tianjin University of Traditional Chinese Medicine, Tianjin 300193, China; 2. Finance and Planning Department, CNOOC (China National Offshore Oil Corporation) Energy Development Co., Ltd., Tianjin 300457, China)

Laboratory construction is one of the key areas that special funds support.With the increase of special funds investment, its management becomes more and more complex, and the problems continue to emerge. This paper analyses the present situation and problems of the internal control management of the special funds for instruments and equipment purchasing in colleges and universities from the COSO(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission) internal control framework in five aspects including the control environment, and then puts forward the corresponding suggestions, hoping to provide beneficial references for improving the special funds management level for instruments and equipment purchasing and gives full play to the efficiency of the special funds.

COSO framework; instruments and equipment purchasing; special funds

10.16791/j.cnki.sjg.2016.12.069

2016-06-03

天津市普通高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革研究計劃(A07-1104)

張小蒙(1987—),女,山東濱州,碩士,實驗師,從事儀器設(shè)備管理

E-mail：zhangxiaomeng19112@163.com

王益民(1962—),男,天津,博士,研究員,博士生導(dǎo)師,天津中醫(yī)藥大學(xué)資產(chǎn)設(shè)備處處長,研究方向為生物醫(yī)學(xué)工程.

E-mail：zylzmyh@163.com

G647

: A

: 1002-4956(2016)12-0275-04