事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

□葉正茂

（通榆縣安監(jiān)局安全生產(chǎn)監(jiān)察大隊(duì)吉林白城137200）

事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

□葉正茂

（通榆縣安監(jiān)局安全生產(chǎn)監(jiān)察大隊(duì)吉林白城137200）

在事業(yè)單位的各項(xiàng)工作開(kāi)展中，檔案管理工作是其中重要的組成部分，雖然事業(yè)單位的檔案管理工作無(wú)法直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)財(cái)富等，但卻是帶有明顯政治性質(zhì)、管理性質(zhì)與服務(wù)性質(zhì)的一項(xiàng)工作，也是事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。雖然該項(xiàng)工作十分重要，但是在很多因素的影響下，事業(yè)單位的檔案管理工作存在很多問(wèn)題，筆者將對(duì)主要問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的優(yōu)化對(duì)策。

事業(yè)單位；檔案管理；工作；問(wèn)題；優(yōu)化途徑

1 事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 認(rèn)識(shí)程度不夠

很多事業(yè)單位的管理人員未能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，而是將主要的工作精力集中在了經(jīng)濟(jì)方面等，注重提高事業(yè)單位整體的效益。這樣一來(lái)，事業(yè)單位就無(wú)法形成對(duì)于檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，相關(guān)的工作人員也不會(huì)重視該項(xiàng)工作，在檔案管理中出現(xiàn)敷衍塞責(zé)、工作不到位等情況，甚至造成檔案丟失，給事業(yè)單位發(fā)展造成不利影響。

1.2 人員素質(zhì)較低

很多事業(yè)單位雖然開(kāi)展了檔案管理工作，但是未能選擇素質(zhì)較高的工作人員，沒(méi)有對(duì)其開(kāi)展培訓(xùn)等，導(dǎo)致很多管理人員的素質(zhì)較低。這樣就會(huì)造成工作人員的管理方法落后，無(wú)法確保該項(xiàng)工作的科學(xué)性。

1.3 現(xiàn)代化程度不夠

很多事業(yè)單位還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒(méi)有將其與現(xiàn)代化工作手段相結(jié)合，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案管理效率較低，工作質(zhì)量難以得到保證。

2 如何針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化處理

2.1 提高認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員給予檔案管理工作何種程度的重視，就會(huì)獲得相應(yīng)的工作效果。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員一定要從根本上提升對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，并且在事業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)造較好的工作氛圍。只有這樣，事業(yè)單位才會(huì)出臺(tái)一系列的工作政策及規(guī)范等，給予檔案管理必要保障，確保該項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

2.2 提高人員素質(zhì)

事業(yè)單位在選擇檔案管理工作人員的時(shí)候，需要做到專(zhuān)人負(fù)責(zé)，不得讓管理人員兼職其它工作，以免管理人員精力分散。事業(yè)單位需要考慮管理人員的工作態(tài)度、責(zé)任心、平時(shí)的工作情況等，并且盡可能選擇專(zhuān)業(yè)對(duì)口的管理人員。在選擇好管理人員后，事業(yè)單位對(duì)其開(kāi)展一系列培訓(xùn)，讓其形成對(duì)該項(xiàng)工作的正確認(rèn)識(shí)，并且熟練掌握各項(xiàng)管理技能，將其用于實(shí)際工作中。在培訓(xùn)中，還需要讓管理人員具備應(yīng)急處理能力，確保管理人員在面對(duì)突發(fā)狀況時(shí)可以鎮(zhèn)定自若，以免工作受到影響。

2.3 開(kāi)展現(xiàn)代化管理

目前，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等在社會(huì)中得到了廣泛的運(yùn)用，事業(yè)單位也需要將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，不斷提升該項(xiàng)工作的現(xiàn)代性。事業(yè)單位需要利用信息技術(shù)等建立完善的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，將檔案管理工作的各項(xiàng)信息等錄入信息平臺(tái)中，形成一個(gè)完整的信息網(wǎng)。這樣一來(lái)，不僅可以方便管理人員查閱各類(lèi)信息，也能提高檔案管理的效率。此外，管理人員也可以將檔案管理工作與當(dāng)下應(yīng)用最為廣泛的微信、微博等結(jié)合，方便單位內(nèi)工作人員對(duì)信息的及時(shí)查閱，也能確保該項(xiàng)工作的現(xiàn)代化特征。

2.4 創(chuàng)造管理?xiàng)l件

事業(yè)單位需要為檔案管理工作選擇專(zhuān)用的工作地點(diǎn)，確保工作環(huán)境的舒適性，檔案管理的環(huán)境不得存在潮濕等特點(diǎn)，以免檔案資料受潮影響信息的閱讀等。事業(yè)單位還需要在檔案管理環(huán)境內(nèi)做好安全防護(hù)工作，安裝報(bào)警器等，還需要做好必備的滅火工作，準(zhǔn)備充足的滅火器，以免起火時(shí)無(wú)法及時(shí)滅火而導(dǎo)致檔案資料被燒毀。此外，事業(yè)單位還需要定期對(duì)檔案管理所用的信息系統(tǒng)等進(jìn)行維護(hù)管理，及時(shí)排查系統(tǒng)中存在不安全因素，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性，以免檔案管理資料出現(xiàn)遺失等。

結(jié)束語(yǔ)

伴隨社會(huì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作開(kāi)展也面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，其中，以檔案管理工作表現(xiàn)最為明顯。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理中，受諸多因素的影響，檔案管理工作存在相關(guān)人員素質(zhì)較低、現(xiàn)代化管理水平不高等問(wèn)題，這些問(wèn)題若是無(wú)法得到及時(shí)、妥善的解決，檔案管理工作質(zhì)量就無(wú)法得到保證。因此，事業(yè)單位需要針對(duì)問(wèn)題予以分析，從現(xiàn)代化發(fā)展、提高人員素質(zhì)、提高相關(guān)認(rèn)識(shí)等入手，以此確保該項(xiàng)工作質(zhì)量得到保障。

[1]鄭立彬.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析[J].科技傳播,2016（16）.

[2]鄧決.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2016（18）.

1004-7026（2016）14-0086-01

G271;D630.1

A

10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2016.14.064

葉正茂（1978.5-），男，吉林白城人，專(zhuān)科學(xué)歷，通榆縣安全生產(chǎn)監(jiān)察大隊(duì)助理館員，研究方向，檔案管理。