重點(diǎn)突破 全面推進(jìn)開創(chuàng)檔案工作新局面

四平市檔案局

重點(diǎn)突破 全面推進(jìn)開創(chuàng)檔案工作新局面

四平市檔案局

2017年，四平市檔案局從檔案基礎(chǔ)工作入手，以加快檔案信息化建設(shè)、發(fā)揮檔案資源作用、突出為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和百姓民生服務(wù)成為檔案工作發(fā)展的主題，重點(diǎn)突破，全面推進(jìn)，努力開創(chuàng)檔案工作新局面。

一、以數(shù)字檔案室為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)新突破

根據(jù)電子政務(wù)、檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求，將數(shù)字檔案室建設(shè)與電子政務(wù)和各單位信息化建設(shè)緊密銜接，統(tǒng)籌考慮檔案資源、基礎(chǔ)工作、資金技術(shù)等因素，依據(jù)電子文件、電子檔案全程管理要求，全面推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)工作中，我們要本著“統(tǒng)籌規(guī)劃、注重規(guī)范、資源為主、安全保密”的原則進(jìn)行總體規(guī)劃、分步實(shí)施。

解放思想，勇于實(shí)踐、大膽創(chuàng)新。打破思想認(rèn)識(shí)上的羈絆，破除那種只有在技術(shù)成熟、設(shè)施齊全、人力與資金充足等各方條件都俱備的情況下，才能開展工作的等待觀望思想。搶抓國(guó)家十三五規(guī)劃加快電子政務(wù)、電子文件管理的發(fā)展機(jī)遇期，以市直機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)為突破口，以檔案資源的數(shù)字化為切入點(diǎn)，將國(guó)家的總體要求和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際，制定四平市數(shù)字檔案室建設(shè)指導(dǎo)意見和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范、加快數(shù)字檔案室建設(shè)步伐。

立足實(shí)際，分類指導(dǎo)，分步實(shí)施。從實(shí)際出發(fā)，分層次確定檔案室建設(shè)的重點(diǎn)。對(duì)于有條件、基礎(chǔ)好的檔案室，要按照數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案室。同時(shí)，樹立數(shù)字檔案室建設(shè)的典型，以起到引領(lǐng)示范作用。對(duì)于條件一般、檔案管理基礎(chǔ)較好的檔案室，以數(shù)字檔案資源建設(shè)為重點(diǎn)，以實(shí)用、安全為前提，開展數(shù)字檔案的管理和利用，達(dá)到數(shù)字檔案資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。對(duì)于管理基礎(chǔ)薄弱的檔案室，則從強(qiáng)化基礎(chǔ)工作入手，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范工作，以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化為工作重點(diǎn)，分階段分步驟地進(jìn)行，邊發(fā)展、邊規(guī)范、邊總結(jié)、邊提高。

強(qiáng)化培訓(xùn)，把握標(biāo)準(zhǔn)，確保質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，緊貼工作實(shí)際，注意增強(qiáng)培訓(xùn)的實(shí)效性。以實(shí)務(wù)操為內(nèi)容，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，讓參訓(xùn)人員理解和掌握數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容要求和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)文件歸檔、檔案數(shù)字化加工、電子檔案管理等技術(shù)規(guī)范和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范開展數(shù)字檔案的管理與利用，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可讀、便于共享，以保證數(shù)字檔案室建設(shè)質(zhì)量。

二、以社區(qū)檔案為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)民生新突破

全面加強(qiáng)社區(qū)檔案工作，科學(xué)規(guī)范社區(qū)檔案管理，是城市管理和社區(qū)發(fā)展的需要，也是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的需要。

圍繞社區(qū)工作特點(diǎn)，不斷豐富社區(qū)建檔內(nèi)容。一是突出特色。將記載社區(qū)活動(dòng)，具有社區(qū)特色的資料作為建檔和服務(wù)民生的重點(diǎn)。建立社區(qū)舉辦的各類大型文化體育、救助慰問(wèn)、志愿者活動(dòng)等重大活動(dòng)的社區(qū)照片檔案；突出建立為群眾服務(wù)涉及民生的檔案，加強(qiáng)計(jì)生衛(wèi)生、綜合治理等專項(xiàng)工作檔案資料的收集整理，使檔案在處理社會(huì)保障、司法調(diào)解、下崗職工和特困居民再就業(yè)等方面發(fā)揮作用；二是突出熱點(diǎn)。把人民群眾關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題作為建檔和服務(wù)民生的重點(diǎn)。建立社區(qū)社保檔案，并實(shí)現(xiàn)檔案動(dòng)態(tài)管理，方便群眾查詢，也方便信息的復(fù)核、匯總。三是突出服務(wù)。在建檔過(guò)程中，把方便利用和查詢放在首位，編制檔案紙質(zhì)目錄和電子目錄，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。在有條件的社區(qū)建立起居民人口檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在服務(wù)民生工作中讓“小檔案”發(fā)揮“大作用”。

要立足社區(qū)實(shí)際，提升社區(qū)檔案工作水平。一是加大檔案工作宣傳力度，以《檔案法》頒布30周年為契機(jī)，組織和開展好“6·9”國(guó)際檔案日主題宣傳活動(dòng)。通過(guò)社區(qū)電子屏、小區(qū)宣傳欄、板報(bào)等形式，宣傳社區(qū)建檔的重要意義與作用和規(guī)范檔案管理的意義，增強(qiáng)社區(qū)群眾的檔案意識(shí)，營(yíng)造出良好的社區(qū)檔案工作氛圍和輿論環(huán)境。二是加強(qiáng)培訓(xùn)力度，舉辦社區(qū)檔案專題培訓(xùn)。通過(guò)理論和實(shí)踐相結(jié)合的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式使社區(qū)檔案員熟練掌握檔案工作技能，提升社區(qū)檔案管理人員能力。三是樹立典型，選擇條件成熟的社區(qū)開展示范檔案室建設(shè)，并適時(shí)地召開社區(qū)檔案工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)等形式推廣好的社區(qū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)社區(qū)檔案建設(shè)的全覆蓋。使社區(qū)檔案工作向管理的規(guī)范化，治理的法制化，利用的信息化方向邁進(jìn)。

三、以開發(fā)區(qū)檔案為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)新突破

經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)是帶動(dòng)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基地和載體，是區(qū)域經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)極。檔案工作是開發(fā)區(qū)建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，抓好開發(fā)區(qū)檔案工作，發(fā)揮好開發(fā)區(qū)檔案作用，是檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重要方面。

切實(shí)規(guī)范對(duì)開發(fā)區(qū)檔案工作管理。一是加強(qiáng)開發(fā)區(qū)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。通過(guò)多種形式，提高開發(fā)區(qū)做好檔案工作重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管檔意識(shí)，推動(dòng)開發(fā)區(qū)管委會(huì)切實(shí)履行和加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立檔案綜合管理機(jī)構(gòu)，配備專兼職檔案人員，解決必需的庫(kù)房和保管設(shè)備，確保檔案工作與開發(fā)區(qū)建設(shè)同步發(fā)展。二是強(qiáng)化開發(fā)區(qū)檔案管理職能。認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》、《吉林省檔案條例》等國(guó)家、省、市有關(guān)檔案管理的規(guī)定，建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制，依據(jù)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，明晰本單位本部門檔案管理職責(zé)體系，加快建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范開發(fā)區(qū)內(nèi)檔案工作行為，認(rèn)真做好開發(fā)區(qū)檔案的收集、整理，保管、利用等工作，規(guī)范和提高檔案管理水平。三是加大開發(fā)區(qū)檔案資源建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)開發(fā)區(qū)建設(shè)和管理形成的各類檔案資料的管理工作，明確歸檔范圍，實(shí)行各種門類、載體檔案的集中統(tǒng)一管理；落實(shí)歸檔制度，認(rèn)真做好具有保存價(jià)值的文件材料的歸檔整理，注重對(duì)開發(fā)區(qū)內(nèi)重大活動(dòng)、重大事件、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等具有開發(fā)區(qū)特色的各種門類和載體文件材料的收集、歸檔與開發(fā)利用等工作。圍繞檔案資源數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的要求，加強(qiáng)檔案信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，加快整合各類檔案信息資源，不斷豐富和利用開發(fā)區(qū)檔案信息資源。

切實(shí)加強(qiáng)對(duì)開發(fā)區(qū)檔案工作的指導(dǎo)。一是履行監(jiān)督職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督檢查區(qū)范圍內(nèi)檔案法律法規(guī)實(shí)施和檔案規(guī)章制度落實(shí)情況?？茖W(xué)制定開發(fā)區(qū)檔案工作考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。二是發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，按照國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，幫助開發(fā)區(qū)制定檔案分類大綱和歸檔范圍，建立健全檔案工作制度，規(guī)范開發(fā)區(qū)檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化。三是增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)園區(qū)內(nèi)重點(diǎn)企業(yè)、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，依據(jù)《企業(yè)檔案管理辦法》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等，規(guī)范企業(yè)、項(xiàng)目建設(shè)檔案工作，為開發(fā)區(qū)建設(shè)和企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。四是立足行業(yè)發(fā)展，積極組織開展各類檔案教育培訓(xùn)活動(dòng)，幫助提高開發(fā)區(qū)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

四、以檔案基礎(chǔ)工作為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理新突破

檔案作為重要的信息資源，在社會(huì)治理、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、人民生活中越來(lái)越發(fā)揮著不可替代的重要作用。檔案基礎(chǔ)工作是提高檔案管理水平，提升檔案服務(wù)能力的前提，直接影響著檔案資源作用的發(fā)揮。夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的必然要求。

加強(qiáng)館庫(kù)建設(shè)，確保實(shí)體安全。加快推進(jìn)全市檔案館舍建設(shè)，把館舍建設(shè)列入工作重點(diǎn)，積極爭(zhēng)取黨委政府的重視和支持，爭(zhēng)取資金，最大限度的改善檔案保管條件。以列入國(guó)家中西部地區(qū)縣級(jí)綜合檔案館建設(shè)規(guī)劃的縣（市）、區(qū)檔案館為重點(diǎn)，抓緊做好建設(shè)準(zhǔn)備工作，盡快落實(shí)項(xiàng)目規(guī)劃與建設(shè)。力爭(zhēng)到“十三五”末期60%以上綜合檔案館達(dá)到國(guó)家二級(jí)以上水平。嚴(yán)格落實(shí)檔案管理安全責(zé)任制，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案保管保護(hù)等規(guī)章制度的落實(shí)，定期對(duì)各種保管設(shè)施設(shè)備、消防運(yùn)行控制情況進(jìn)行檢查。將檔案安全管理納入檔案工作考核內(nèi)容，不斷增強(qiáng)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案安全防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

抓好歸檔工作，強(qiáng)化業(yè)務(wù)規(guī)范。貫徹落實(shí)好國(guó)家新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)基層檔案人員的培訓(xùn)力度。完善電子文件與紙質(zhì)文件同步配套歸檔標(biāo)準(zhǔn)，將歸檔工作納入機(jī)關(guān)檔案工作績(jī)效考核內(nèi)容，確保各類文件材料及時(shí)歸檔。

做好收集工作，豐富檔案資源。要認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局9號(hào)令，按照國(guó)家檔案館接收檔案進(jìn)館范圍的規(guī)定要求，合理確定接收范圍，依法接收到期檔案，確保進(jìn)館檔案質(zhì)量。加強(qiáng)民生檔案的收集，提高館藏民生檔案比重。加大對(duì)反映時(shí)代特征和地方特色的歷史檔案、圖書資料，報(bào)刊，特殊載體檔案的征集力度。做好重大事件、重要會(huì)議、重要人物等資料的收集歸檔工作。

創(chuàng)新利用方式，擴(kuò)大檔案宣傳。充分運(yùn)用檔案數(shù)字化成果，提升管理模式和利用方式的現(xiàn)代化水平，進(jìn)一步完善檔案檢索管理系統(tǒng)，提高檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率，提高工作效率。創(chuàng)新接待查檔的方法，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、提前預(yù)約、上門服務(wù)，提供便捷高效地服務(wù)。做好檔案利用統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)利用需求的熱點(diǎn)，編制專題檢索工具。注重積累和宣傳檔案利用效果實(shí)例，加大檔案法規(guī)和檔案知識(shí)的宣傳，多渠道宣傳檔案的作用。