淺析科研院所國(guó)際合作管理

王 靜

（中國(guó)石化石油化工科學(xué)研究院，北京 100083）

淺析科研院所國(guó)際合作管理

王 靜

（中國(guó)石化石油化工科學(xué)研究院，北京 100083）

經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全球化對(duì)我國(guó)科研院所的科研工作提出了新的要求，廣泛的國(guó)際合作及高效的國(guó)際合作管理是保證科研水平國(guó)際化的必由之路。本文分析了國(guó)際合作管理的意義、主要內(nèi)容和目前存在的問(wèn)題，并提出了一些改進(jìn)的建議。

科研院所；國(guó)際合作；科研國(guó)際化

當(dāng)今國(guó)際形勢(shì)的主要特征之一是全球各領(lǐng)域活動(dòng)緊密相連。科研院所作為我國(guó)科技創(chuàng)新的大本營(yíng)，離不開(kāi)與國(guó)際科研機(jī)構(gòu)的交流與合作。在這一背景下，很多科研院所都設(shè)立了相應(yīng)的國(guó)際合作管理部門(mén)。因此，了解國(guó)際合作管理的意義及內(nèi)容，洞察國(guó)際合作管理中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決方法，對(duì)于我國(guó)科研院所的發(fā)展有著重要的借鑒意義。

1 科研院所開(kāi)展國(guó)際合作管理的意義

放眼當(dāng)今時(shí)代，全球經(jīng)濟(jì)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)只有通過(guò)國(guó)際合作才能獲得真正而全面發(fā)展的階段。國(guó)際合作為我國(guó)科學(xué)研究人員與國(guó)外同行加深交流、打開(kāi)思路、博采眾長(zhǎng)提供了通道，也為我國(guó)對(duì)外展示科技實(shí)力、提高國(guó)際影響力打造了良好的平臺(tái)。為了承擔(dān)起國(guó)家科研的重要責(zé)任，科研院所必須要開(kāi)展充分而深入的國(guó)際交流。一方面，基礎(chǔ)科學(xué)研究具有明顯的前瞻性和獨(dú)創(chuàng)性，我們目前的工作方向是否恰當(dāng)，采用的手段是否先進(jìn),研究的思路是否跟得上多變的國(guó)際科技發(fā)展，這些問(wèn)題都需要通過(guò)國(guó)際交流合作來(lái)實(shí)踐和證明。另一方面，我們必須認(rèn)識(shí)到誰(shuí)都不可能獨(dú)占資源，各個(gè)國(guó)家的科研水平各有所長(zhǎng)。隨著科學(xué)研究的不斷深入，復(fù)雜程度也日益加深，對(duì)人員、資金、儀器、智力等因素的要求大幅提高，僅僅憑借一己的力量要想完成深度和廣度都不斷加大的科研工作，幾乎是不可能的事。只有通過(guò)國(guó)際合作，集各方之所長(zhǎng)，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，才能更高效的進(jìn)行科研工作。

有項(xiàng)目就要有管理?？蒲袡C(jī)構(gòu)的國(guó)際交流活動(dòng)日漸頻繁，國(guó)際合作項(xiàng)目陸續(xù)建立，所涉及到的對(duì)外聯(lián)絡(luò)、內(nèi)部協(xié)調(diào)、工作流程和工作要求都越來(lái)越多，為規(guī)范國(guó)際合作工作流程、提高工作效率、對(duì)國(guó)際交流合作進(jìn)行統(tǒng)一管理，很多科研機(jī)構(gòu)的國(guó)際合作管理部門(mén)對(duì)國(guó)際合作實(shí)行歸口管理，并配備專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)各個(gè)項(xiàng)目從前期交流、立項(xiàng)、談判、協(xié)議簽署、合同執(zhí)行、過(guò)程控制及交付驗(yàn)收等所有環(huán)節(jié)。

隨著國(guó)際合作廣度深度的增加，涉及的問(wèn)題也越來(lái)越多，對(duì)國(guó)際合作管理也提出了越來(lái)越高的要求。

2 國(guó)際合作管理的主要內(nèi)容

總體來(lái)看，對(duì)一個(gè)特定國(guó)際合作項(xiàng)目的管理

主要包括以下幾個(gè)方面：

2.1 前期交流及立項(xiàng)

目前來(lái)說(shuō)，科研部門(mén)對(duì)合作方和合作項(xiàng)目的選定方式是多樣的：可以是科研部門(mén)在實(shí)際工作中有實(shí)際需要，通過(guò)了解篩選確定合作方，并向國(guó)際合作管理部門(mén)上報(bào)；也可以是科研院所在日常的國(guó)際交流中與外方找到了興趣共同點(diǎn)，達(dá)成了合作意向；還可以是國(guó)際合作部門(mén)根據(jù)本單位科研工作特點(diǎn)及實(shí)際需求，主動(dòng)向國(guó)際相關(guān)領(lǐng)域有突出成績(jī)的個(gè)人或機(jī)構(gòu)提出合作邀請(qǐng)。

無(wú)論以哪種形式選擇合作方，都必須通過(guò)國(guó)際合作管理部門(mén)在征求內(nèi)部科研單位意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，與外方進(jìn)行充分溝通，提出各方的需求及合作計(jì)劃、要求，并組織本單位相關(guān)人員討論確認(rèn)后，對(duì)合作方式達(dá)成一致意見(jiàn)，再由國(guó)際合作管理部門(mén)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按流程向合作主管單位提交立項(xiàng)申請(qǐng)。

2.2 談判及協(xié)議簽署

一般而言，國(guó)際合作項(xiàng)目的協(xié)議主要內(nèi)容包括合作內(nèi)容及方式、合作金額、付款方式、保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、違約處罰及技術(shù)建議書(shū)等。這些內(nèi)容對(duì)于充分利用合作機(jī)會(huì)、保證合作效果以及保護(hù)本單位利益都有非常重要的意義。由于雙方都希望自己的利益最大化，國(guó)際合作部門(mén)往往需要在負(fù)責(zé)法律和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的同事協(xié)助下，就協(xié)議內(nèi)容，特別是保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的條款，與外方進(jìn)行反復(fù)協(xié)調(diào)溝通，還要多次征求相關(guān)研究部門(mén)的意見(jiàn)。在此過(guò)程中有理有利有節(jié)地與合作方進(jìn)行談判，保證在確保本單位利益的前提下推動(dòng)協(xié)議順利擬定，避免因?yàn)楹贤械囊稽c(diǎn)疏漏對(duì)本單位日后工作造成不良影響。待雙方對(duì)協(xié)議內(nèi)容達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)之后，由雙方相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽署。

2.3 合同執(zhí)行

合同執(zhí)行過(guò)程分為兩大方面：一方面是對(duì)內(nèi)，保證我方按照協(xié)議要求內(nèi)容完成科研工作。這其中要與具體執(zhí)行部門(mén)進(jìn)行不定期的電話郵件或面對(duì)面的溝通，了解并保證其工作進(jìn)度及所需協(xié)助，如果有問(wèn)題需要外方解釋或與外方說(shuō)明，應(yīng)及時(shí)與合作方進(jìn)行溝通，并將結(jié)果反饋相關(guān)研究部門(mén)。確認(rèn)我方其他條款履行情況，如支付、收款、保密等。另一方面是對(duì)外，保證外方如約完成科研工作。科研管理部門(mén)要按照協(xié)議進(jìn)度安排，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)了解外方進(jìn)展情況，保證其如約完成相應(yīng)工作內(nèi)容，如有必要也應(yīng)及時(shí)反饋相關(guān)科研部門(mén)。

在這一過(guò)程中，項(xiàng)目管理人員應(yīng)有很強(qiáng)的統(tǒng)籌管理能力，對(duì)合作計(jì)劃和合作內(nèi)容有整體了解，根據(jù)雙方執(zhí)行情況及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，并根據(jù)實(shí)際情況組織內(nèi)部討論以及與外方的電話會(huì)議或面對(duì)面的會(huì)議等，加強(qiáng)雙方溝通，保證合作順利進(jìn)行。

2.4 驗(yàn)收與總結(jié)

當(dāng)雙方按照協(xié)議規(guī)定完成各自具體工作內(nèi)容，并確認(rèn)符合驗(yàn)收條款后，項(xiàng)目執(zhí)行單位應(yīng)提交一份詳細(xì)的項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，由國(guó)際合作管理部門(mén)審核并組織向主管單位匯報(bào)。整個(gè)合作過(guò)程中的相關(guān)報(bào)告、郵件、資料等應(yīng)由國(guó)際合作管理部門(mén)妥善保存。

3 國(guó)際合作管理工作存在的問(wèn)題及面臨的挑戰(zhàn)

目前，盡管很多科研院所都已經(jīng)設(shè)立了國(guó)際合作部門(mén)，對(duì)國(guó)際合作進(jìn)行專項(xiàng)管理，也取得了較好的成績(jī)。但由于起步較晚，沒(méi)有形成相應(yīng)的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際操作過(guò)程中還存在一些問(wèn)題。

3.1 項(xiàng)目管理人員缺少管理知識(shí)及專業(yè)培訓(xùn)

國(guó)際合作項(xiàng)目的管理人員，不僅需要熟練使用外語(yǔ)，特別是英語(yǔ)，與外方有效溝通交流，還要具備如下幾項(xiàng)素質(zhì)：一定的技術(shù)背景知識(shí)，保證對(duì)合作項(xiàng)目及整體工作在專業(yè)層面的基本理解和掌握；了解熟悉外事管理制度、法規(guī)，并能對(duì)其他項(xiàng)目人員進(jìn)行解釋和宣導(dǎo)；具備法律、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等基本知識(shí)，能夠在協(xié)議談判及爭(zhēng)議處理過(guò)程中保證本單位的基本利益；相應(yīng)的項(xiàng)目管理知識(shí)和能力，便于對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行

系統(tǒng)管理等。

然而在實(shí)際工作中，這樣的復(fù)合型管理人員鳳毛麟角：英語(yǔ)水平好的可能缺乏項(xiàng)目管理或科研理論知識(shí)；項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)豐富的，可能缺乏基本的法律知識(shí)。但是，目前科研單位較少組織有針對(duì)性的管理培訓(xùn)，管理人員通常只能通過(guò)自學(xué)和在實(shí)際工作中通過(guò)解決各種問(wèn)題逐漸摸索經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，這在某種程度上影響了項(xiàng)目管理的水平。

3.2 國(guó)際合作管理制度與機(jī)制尚待完善

規(guī)章制度和流程規(guī)范既是建立管理模式的基礎(chǔ)，也是工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的體現(xiàn)，更是具體工作開(kāi)展的指引。想要進(jìn)行高質(zhì)量的管理，相關(guān)的制度和機(jī)制必不可少。國(guó)際合作涉及不同國(guó)家的法律法規(guī)、外事規(guī)章、項(xiàng)目管理過(guò)程控制、成果驗(yàn)收及轉(zhuǎn)化等多個(gè)方面。科研單位的國(guó)際合作項(xiàng)目通常需要多部門(mén)配合，需要管理人員和科技人員共同參與，沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，在具體實(shí)施過(guò)程中很難實(shí)現(xiàn)全面、協(xié)調(diào)和規(guī)范管理，往往會(huì)造成顧此失彼，產(chǎn)生監(jiān)管不到位、不及時(shí)等問(wèn)題，甚至?xí)绊懻w合作效果，帶來(lái)重大損失。

然而，目前很多科研院所并沒(méi)有建立配套的規(guī)章制度，或者相關(guān)制度尚未完善，在國(guó)際合作項(xiàng)目過(guò)程中往往是見(jiàn)招拆招，想一步做一步，缺乏協(xié)調(diào)性及規(guī)范性，缺乏有效的管理機(jī)制和激勵(lì)辦法，往往會(huì)影響相關(guān)人員的積極性和執(zhí)行力。

3.3 國(guó)際合作項(xiàng)目增加，質(zhì)量控制難度增大

隨著國(guó)際交流的日益廣泛，我國(guó)科技實(shí)力的大幅提高，以及在國(guó)際市場(chǎng)中影響力的不斷擴(kuò)大，我國(guó)科研院所與國(guó)外公司及機(jī)構(gòu)進(jìn)行國(guó)際合作的平臺(tái)不斷擴(kuò)展，合作機(jī)會(huì)逐漸增加。隨之而來(lái)的科研交流、國(guó)際會(huì)議、專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)洽談等工作內(nèi)容也日益增多。這就對(duì)國(guó)際合作管理部門(mén)提出了更高的要求，需要有更多的管理人員參與。然而很多科研機(jī)構(gòu)的外事管理部門(mén)人力有限，很難保證對(duì)多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行精細(xì)管理，往往會(huì)出現(xiàn)顧此失彼的情況，影響項(xiàng)目管理的質(zhì)量控制。

4 國(guó)際合作管理的改進(jìn)方向

為了適應(yīng)新時(shí)代的需求，科研院所也必須對(duì)自身的國(guó)際合作管理工作進(jìn)行不斷調(diào)整改進(jìn)。

4.1 完善管理機(jī)構(gòu)，提高人員素質(zhì)

傳統(tǒng)以外事管理為工作重點(diǎn)的管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)科研院所整體發(fā)展的要求。建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、職能科學(xué)、管理先進(jìn)的國(guó)際合作部門(mén)，對(duì)國(guó)際合作項(xiàng)目進(jìn)行總體協(xié)調(diào)和強(qiáng)化管理十分必要。

管理人員作為國(guó)際合作過(guò)程中重要的協(xié)調(diào)人員，除了外語(yǔ)能力之外，還應(yīng)對(duì)本單位科研業(yè)務(wù)有較為全面的了解，具備較高的溝通能力、宏觀思維能力、組織協(xié)調(diào)能力。這些不僅需要在平時(shí)的工作中學(xué)習(xí)積累，更要求科研單位更多地組織相關(guān)培訓(xùn)，盡快提高人員的知識(shí)儲(chǔ)備，打造合格管理人員。

4.2 建立和完善國(guó)際合作管理辦法及規(guī)程

相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)本單位國(guó)際合作目標(biāo)，結(jié)合科研工作的具體特點(diǎn)及方式，制定和完善國(guó)際合作項(xiàng)目管理規(guī)章制度。從立項(xiàng)、審批到執(zhí)行、驗(yàn)收進(jìn)行各階段的規(guī)范管理，應(yīng)明確整體流程、各部門(mén)分工、驗(yàn)收方法、過(guò)程控制等多項(xiàng)內(nèi)容，保證國(guó)際合作項(xiàng)目從起步到完成整個(gè)過(guò)程管理都有據(jù)可依，有章可循。這樣才能確保每一步工作都能高效、準(zhǔn)確完成，從制度和機(jī)制上推動(dòng)管理目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)。

4.3 建立國(guó)際合作項(xiàng)目的評(píng)價(jià)體系

國(guó)際合作項(xiàng)目涉及到的參與方比較多，合作形式也多種多樣，而且很多合作項(xiàng)目和國(guó)內(nèi)的科研課題緊密結(jié)合。因此，在管理過(guò)程中應(yīng)充分考慮國(guó)際合作項(xiàng)目在組織形式、實(shí)施方式、任務(wù)目標(biāo)等方面的特殊性。根據(jù)項(xiàng)目類型，在立項(xiàng)、實(shí)施過(guò)程管理和完成效果 等環(huán)節(jié)建立與之相適應(yīng)的評(píng)估機(jī)制，以及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和體系。例如項(xiàng)目結(jié)束后，除了評(píng)估項(xiàng)目本身是否按照協(xié)議內(nèi)容完成外，還應(yīng)考量對(duì)國(guó)內(nèi)科研項(xiàng)目的促進(jìn)和貢獻(xiàn)、對(duì)本單

位技術(shù)創(chuàng)新的推動(dòng)、對(duì)我方人才培養(yǎng)和合作成果的推廣情況或推廣潛力等方面。

[1] 謝為群,劉桂華等.高校科研活動(dòng)中的國(guó)際合作[J].成都理工大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版), 2003, 11(30):1-3.

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An Analysis of the International Cooperation Management of Research Institutes

Wang Jing
(SINOPEC Research Institute of Petroleum Processing, Beijing100083, China)

The globalization of economic development has made new demands on the research undertaking of China’s research institutes. Broad international cooperation and effi cient management is key to ensuring the research work is up to international standard. The paper analyses the signifi cance, main content as well as existing problems in international cooperation management, and makes several proposals for improvement.

research institutes, international cooperation, internationalization of research

2016-8-31。

王靜（1984—），女，山西省人。畢業(yè)于四川大學(xué)英語(yǔ)語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)，碩士。工程師，現(xiàn)就職于中國(guó)石化石油化工科學(xué)研究院。電子郵箱：wangj.ripp@sinopec.com。