基于OLE的公文自動(dòng)生成系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)

胡勝利+武西康+萬(wàn)晉軍

摘要：針對(duì)鳳臺(tái)縣水利局水資源管理公文依然采用手工管理的現(xiàn)狀，提出了公文自動(dòng)生成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案。根據(jù)系統(tǒng)需求分析，給出了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，重點(diǎn)對(duì)其中的關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行了詳細(xì)描述，包括自動(dòng)生成公文和數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)。系統(tǒng)采用OLE技術(shù)和RAD開(kāi)發(fā)工具Delphi來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行，證明了方案的正確性。

關(guān)鍵詞：OLE；公文管理；Delphi；RAD

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）04-0084-03

Research and Design of Document Management System Based on OLE

HU Sheng-li1， WU Xi-kang1， WAN Jin-jun2

（1. School of Computer Science And Engineering， Anhui University of Science and Technology， Huainan 232001， China； 2. Anhui Huainan Water Conservation Bureau， Huainan 232001， China）

Abstract： Aiming at the manual method for document in Fengtai water conservation bureau， the design of document management system is given. Firstly， according to the requirement analysis， it introduces the design of system structure. Secondly， the key points are described in detail， include the automatic creation of document and query of database. Finally， the system is realized by Delphi and OLE. It has been proved by application that the system has good reliability.

Key words： OLE； document management； Delphi； RAD

1 背景

目前，鳳臺(tái)縣水利局水資源管理中的許多文件依然采用手工管理方式。隨著水資源管理的日趨嚴(yán)格，公文數(shù)目逐漸增多，手工管理方式逐步無(wú)法滿足需要，如公文的查找效率較低。特別是管理人員記不清楚公文的具體年份、標(biāo)題等內(nèi)容時(shí)，在紙質(zhì)歸檔公文中無(wú)法進(jìn)行基于內(nèi)容的模糊查詢。另外，紙質(zhì)公文的管理、維護(hù)、防腐等也需要大量的人力、物力支持[1]。

本文利用OLE技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，設(shè)計(jì)了一個(gè)公文自動(dòng)管理系統(tǒng)。在不改變用戶公文撰寫(xiě)流程的前提下，完成了電子公文的自動(dòng)生成、打印、歸檔和查詢等功能，大大提高了管理和辦公的效率。

2 系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)

根據(jù)水資源公文管理的需要，系統(tǒng)功能包括公文的自動(dòng)生成、公文存檔、公文查詢、系統(tǒng)設(shè)置四個(gè)主要模塊，如圖1所示。

1）公文的自動(dòng)生成：根據(jù)現(xiàn)有的公文模板或已經(jīng)歸檔的歷史公文來(lái)撰寫(xiě)新的公文。用戶只需修改公文的相關(guān)內(nèi)容即可，如公文發(fā)文時(shí)間、文號(hào)、標(biāo)題等。公文格式執(zhí)行《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-1999）[2]。

2）公文的存檔：將公文信息存入數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便將來(lái)查詢。采用單個(gè)公文存儲(chǔ)和批量存儲(chǔ)兩種方式。另外，還可以將領(lǐng)導(dǎo)簽字照片等附件一同存儲(chǔ)，這樣可保證公文信息的完整性。

3）公文查詢：對(duì)已經(jīng)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中的公文進(jìn)行歷史查詢。支持的方式有自定義條件的精確查詢、模糊查詢外和基于內(nèi)容的查詢等多種方式，以提高查詢效率。

4）系統(tǒng)設(shè)置：完成系統(tǒng)各個(gè)功能模塊的設(shè)置。如部門(mén)管理模塊、用戶管理模塊、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)庫(kù)連接模塊和數(shù)據(jù)備份模塊等。

3 關(guān)鍵技術(shù)

系統(tǒng)中關(guān)鍵部分的實(shí)現(xiàn)主要包括以下內(nèi)容：1）公文的自動(dòng)生成；2）公文在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存取操作。

3.1 公文自動(dòng)生成功能

公文的自動(dòng)生成主要是利用各種現(xiàn)有的模板模板自動(dòng)生成符合要求的各種文檔。目前現(xiàn)有的各種模板主要是水政執(zhí)法管理的各種文件，比如征收水土保持補(bǔ)償費(fèi)的通知、水行政處罰告知書(shū)等。主要公文類(lèi)型如圖2所示：

根據(jù)公文的文件格式，系統(tǒng)利用OLE技術(shù)來(lái)調(diào)用微軟的WORD軟件來(lái)完成公文自動(dòng)生成[3，4]。主要實(shí)現(xiàn)步驟為：

1）在WORD軟件中定義各個(gè)公文的模板文件并存儲(chǔ)。比如取水行政許可決定書(shū)可命名保存為qushui.dot。

2）分別對(duì)各個(gè)模版文件中需要插入公文內(nèi)容的地方設(shè)置書(shū)簽Bookmark。

3）利用OLE在代碼中打開(kāi)模板文件，對(duì)定義的Bookmark進(jìn)行內(nèi)容賦值。

核心代碼如下：

var

wordapp：Variant；

try

wordapp：=GetActiveOleObject（'word.Application'）； //------------生成OLE對(duì)象

except

wordapp：=CreateOleObject（'word.Application'）；

end；

for I ：= 1 to wordApp.ActiveDocument.Bookmarks.Count do

begin

ItemIndex ：= I；

vBookMark ：= wordApp.ActiveDocument.Bookmarks.Item（ItemIndex）； //--定義書(shū)簽

if LowerCase（vBookMark.Name） = 'hedaocsnd' then

begin

vBookMark.Select（）；

wordApp.Selection.InsertAfter（trim（edit1.text））； // 插入公文內(nèi)容

end；

end；

3.2 公文存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的方式

為了能實(shí)現(xiàn)基于公文內(nèi)容的查詢，提高查詢效率，系統(tǒng)除了將公文的關(guān)鍵字等信息保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中外，還將正文內(nèi)容以二進(jìn)流的方式存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在Delphi中對(duì)數(shù)據(jù)流的操作通過(guò)TStream類(lèi)實(shí)現(xiàn)，如圖3所示。使用TMemoryStream 和TBlobStream兩個(gè)子類(lèi)來(lái)實(shí)現(xiàn)公文正文內(nèi)容的存儲(chǔ)。

核心代碼如下：

var

MS： TMemoryStream；

str： string；

begin

MS ：= TMemoryStream.Create； // 生成TMemoryStream對(duì)象

edit1.text.savetostream（MS）；

str.savetostream（MS）

ADOQuery2.SQL.Add（'insert into 公文 values（：str）'）； //把內(nèi)容保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中

ADOQuery2.parameters.parambyname（'str'）.value.loadfromstream（MS）；

end；

4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)采用Delphi 7.0作為開(kāi)發(fā)工具[5]，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器安裝MS SQL 2005 Server。目前，該系統(tǒng)運(yùn)行良好，有效地提高了公文的管理效率。公文生成的運(yùn)行界面如圖4所示。

5 結(jié)束語(yǔ)

本文使用OLE和SQL數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)了一個(gè)公文自動(dòng)管理系統(tǒng)，給出了系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵代碼。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，公文的在線自動(dòng)生成管理將是下一步研究的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 單玉剛， 張榮茂. 面向電子政務(wù)的公文管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用[J]. 小型微型計(jì)算機(jī)系統(tǒng)， 2003， 24（3）： 606-607.

[2] 楊忠. 公文格式編輯自動(dòng)化設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 通訊世界， 2015（23）.

[3] 梁海珍. 公文自動(dòng)生成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 計(jì)算機(jī)時(shí)代， 2008（9）： 65-66.

[4] 楊武. 電子公文管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 電腦知識(shí)與技術(shù)， 2008， 4（3）： 631-632.

[5] 吳志輝. 用Delphi 開(kāi)發(fā)共享軟件[M]. 北京： 化學(xué)工業(yè)出版社， 2009.