方志索引的編制方法探析

張小蓮

方志索引的編制方法探析

張小蓮

索引是志書(shū)中不可缺少的一部分，關(guān)于方志索引的編制方法，作者根據(jù)多年的經(jīng)驗(yàn)及參考資料進(jìn)行詳細(xì)的介紹，對(duì)方志的創(chuàng)新和與國(guó)際接軌起到積極的作用。

方志索引；編制方法；標(biāo)引詞條

在全國(guó)已經(jīng)出版的多部志書(shū)中，編有索引的為之不多，對(duì)志書(shū)索引研討的文章也寥寥可數(shù)。針對(duì)這一缺憾，筆者就索引的編制方法作一下介紹，以供同仁切磋，共同把索引這項(xiàng)工作做好。

志書(shū)索引的編制主要包括：編制說(shuō)明、標(biāo)引詞條、詞條排序發(fā)排印刷三個(gè)過(guò)程。

一、制定編制說(shuō)明

說(shuō)明是編制索引的原則和規(guī)范，利于讀者對(duì)索引內(nèi)容編制過(guò)程的了解，更準(zhǔn)確地使用索引。索引的說(shuō)明大致包括以下內(nèi)容：

（一）確定編制索引的形式與范圍。首先是索引的編制形式。目前所見(jiàn)有兩種形式：①一書(shū)索引，或叫書(shū)末索引。這是以一本獨(dú)立出版的志書(shū)為單位編制的索引，排在志書(shū)正文之后，有的放入附錄。②群書(shū)索引，或叫多卷索引。這是以若干本志書(shū)為單位編制的綜合性索引，獨(dú)立成冊(cè)，名稱為《××志索引》。其次，要明確志書(shū)索引的檢索范圍。總體上，一本志書(shū)的索引和志書(shū)是整體出版，是一本書(shū)之內(nèi)檢索。群書(shū)索引的檢索范圍，是若干個(gè)版本或一個(gè)版本若干卷書(shū)之內(nèi)。但具體范圍不一定同一，有的檢索范圍是全書(shū)，有的檢索范圍是該書(shū)的某些部分，這要在說(shuō)明中明確。如：有的只一本志書(shū)，索引檢索范圍只限于章、節(jié)，而概述、序、大事記、附錄、編后記均不選入索引。有的把志書(shū)中所有部分都作了索引，檢索范圍是志書(shū)全部。

（二）確定編制索引的種類。目前所見(jiàn)志書(shū)索引沒(méi)有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)。較為集中的、常見(jiàn)的分類主要有以下幾種：目與子目索引、圖片索引、表格索引、人物（名）索引、單位索引、動(dòng)植物索引、地名索引、特殊名詞索引、工程名稱索引、書(shū)目索引。也有簡(jiǎn)單地分為三種：文字索引、表格索引、圖片索引。還有不分類別，將全書(shū)的檢索款目均作為內(nèi)容作索引，統(tǒng)一排序，這大多是一本志書(shū)。

（三）規(guī)定索引排檢規(guī)范。包括檢索詞條索取對(duì)象與收錄范圍，標(biāo)引原則與方法，參見(jiàn)系統(tǒng)的建立，標(biāo)注形式，采用的簡(jiǎn)稱、縮略語(yǔ)，各種代碼及標(biāo)識(shí)符號(hào)的含義和使用方法，排序與檢索查找方法，介紹其他需要向讀者交代或者著重說(shuō)明的事項(xiàng)。一般說(shuō)明的制定有三種形式，一是設(shè)一個(gè)總的說(shuō)明。二是總說(shuō)明與分類索引說(shuō)明相結(jié)合。先設(shè)一個(gè)總的說(shuō)明，再分別設(shè)各類索引的詳細(xì)說(shuō)明，多卷志書(shū)應(yīng)該這樣。三是不設(shè)總說(shuō)明，直接按不同類別的索引制定各自的編寫(xiě)說(shuō)明。采用何種形式，由編制索引者自主決定?？傊?，說(shuō)明制定得好，操作起來(lái)各分工人員就有所遵循，步調(diào)一致，避免統(tǒng)一編排的返工和重復(fù)勞動(dòng)，也可使索引達(dá)到規(guī)范化。如《三門峽志》的索引說(shuō)明：

一、本志書(shū)的索引收錄范圍包括書(shū)中的所有內(nèi)容都可以在本索引中檢索。

二、本索引采取主題索引方法，按字母順序排列，阿拉伯?dāng)?shù)字及字母開(kāi)頭者排在一畫(huà)之前。

三、索引名稱后面的數(shù)字表示索引詞所在的頁(yè)碼。

四、內(nèi)容有交叉的索引詞，在索引中重復(fù)出現(xiàn)。同一索引詞后面的數(shù)字是按頁(yè)碼的順序排列。

五、人名索引收錄包括正文及附錄中的人名，其中人名后面的頁(yè)碼上有“*”號(hào)的表示此人物有傳記或簡(jiǎn)介。同一個(gè)人名可多次出現(xiàn)，以后面的頁(yè)碼順序?yàn)闇?zhǔn)。

二、標(biāo)引詞條

詞條就是索引檢索的基本單位，是讀者要檢索的對(duì)象。全部檢索詞條按一定的順序排列起來(lái)，就是索引正文。有的稱之為“詞條”“條目”，為避免與年鑒條目相混，這里采用“詞條”。

（一）詞條的結(jié)構(gòu)。一個(gè)詞條一般包括三個(gè)要素：索引詞、說(shuō)明項(xiàng)、指引項(xiàng)。有的只有索引詞、指引項(xiàng)兩個(gè)要素。1、索引詞，即檢索對(duì)象，也稱標(biāo)目、檢索詞、索引詞。索引詞排在款目的首位。2、指引項(xiàng)，也稱出處、地址碼。即指出索引詞的出處在志書(shū)中的具體位置，如在何卷（冊(cè)）、何專志、何篇（章）、何頁(yè)碼、欄目等。由頁(yè)碼、各種簡(jiǎn)稱、代碼和標(biāo)識(shí)符號(hào)組合來(lái)標(biāo)示，排在索引詞的末位。3、說(shuō)明項(xiàng)，是對(duì)索引詞的詮釋、修飾、確指與限制。設(shè)說(shuō)明項(xiàng)有利于提高索引詞的確指性和專指性，索引詞不需要說(shuō)明、修飾的就不設(shè)說(shuō)明項(xiàng)。說(shuō)明項(xiàng)是排在索引詞的后面，可用括號(hào)括起來(lái)，亦可用“·”或“，”與索引詞隔開(kāi)，也可二者并用。例如：①農(nóng)業(yè)·土壤類型 ；②地理·土壤類型 ；③水災(zāi)，澇區(qū)；④水災(zāi)，水量。

（二）詞條的標(biāo)引

1.索引詞的標(biāo)引。索引詞的標(biāo)引應(yīng)遵循三個(gè)原則：一是所設(shè)置的索引詞要具有信息檢索價(jià)值。每個(gè)索引詞都是一個(gè)信息點(diǎn)或系統(tǒng)信息的入口，要體現(xiàn)出可檢性，即有檢索價(jià)值。二是索引詞概念獨(dú)立、完整，義域明確，涵蓋內(nèi)容具體，確指性、專指性高。三是索引詞簡(jiǎn)潔、精練、具體、規(guī)范。

索引詞的標(biāo)引，有以下五種方法：

①直接標(biāo)引的詞。從志書(shū)中選擇相對(duì)獨(dú)立，概念完整，用詞簡(jiǎn)潔，義域明確，涵蓋內(nèi)容具體的詞語(yǔ)、名稱，一般不加修飾，直接摘錄作檢索詞。例如人名、地名、物名、事項(xiàng)的名詞術(shù)語(yǔ)、機(jī)構(gòu)單位名稱、書(shū)名、目與子目標(biāo)題、表格標(biāo)題，圖的標(biāo)題等，可直接摘錄作索引詞。②從志書(shū)記述中提取主題詞作索引詞。主題詞是完全可以從志書(shū)中截取的表述事物最關(guān)緊要的核心詞語(yǔ)或重要詞語(yǔ)。③建立交叉參照系統(tǒng)，設(shè)置參見(jiàn)（互見(jiàn)）索引詞。志書(shū)中常見(jiàn)有內(nèi)容相同或者相近，但主題詞不同，還有同一主題的信息用不同形式的同義詞表述，因此，設(shè)置檢索款目時(shí)將會(huì)出現(xiàn)同一主題的信息分散到不同款目之下，降低索引的查全率，若將同一主題信息的出處一一注在不同索引詞下，勢(shì)必造成篇幅膨脹，同時(shí)加大檢索次數(shù)。為了控制同義詞的分散和提高檢索效率，有必要建立交叉參照系統(tǒng)。交叉參照系統(tǒng)的索引詞設(shè)置要遵循的原則是：檢索詞用字具體、專指、簡(jiǎn)潔、通俗。一般采用以下方法：第一，同義異語(yǔ)的不同詞語(yǔ)之間制作互見(jiàn)索引詞，其中一條作正條，標(biāo)引出索引詞名稱和出處，其他作互見(jiàn)條，只出索引詞，說(shuō)明見(jiàn)“××”，不必標(biāo)注出處。同一詞義有通俗字詞、大眾化表述和專門性字詞、專業(yè)化表述的，應(yīng)以通俗化、大眾化的字詞作正條，專門性、專業(yè)化表述的字詞作互見(jiàn)條。同一科學(xué)含義的兩種不同的表述概念，可做互見(jiàn)條。如：在人名索引中，“魯迅”為正條，“周樹(shù)人”為互見(jiàn)條，采用“周樹(shù)人（見(jiàn)魯迅）”的形式，引導(dǎo)欲檢索“周樹(shù)人”有關(guān)信息的讀者直接查找“魯迅”。第二，新舊詞共存的，應(yīng)以新詞作正條，舊詞作互見(jiàn)條。第三，同詞用字異形的應(yīng)選用其中一個(gè)通用的、規(guī)范的作正條，其余作互見(jiàn)條。第四，對(duì)那些不能合理地集中到一個(gè)索引詞下的資料，有必要用“參見(jiàn)”的交叉參照形式，將檢索者引向查相關(guān)款目。如：“娛樂(lè)（參見(jiàn)電視）”的形式，指引讀者從“電視”款目下了解有關(guān)娛樂(lè)的信息。④創(chuàng)擬出新名稱作索引詞。對(duì)志書(shū)中一些有檢索價(jià)值的重要內(nèi)容，可創(chuàng)擬出相應(yīng)的詞語(yǔ)作為檢索詞。如：“科技創(chuàng)新”一目中，包含了不少的科技名稱及創(chuàng)新成果，這些都是有很大的檢索價(jià)值的信息，應(yīng)該一一標(biāo)引出來(lái)，不能籠統(tǒng)標(biāo)引一個(gè)科技創(chuàng)新了事。⑤提取主題詞作索引詞時(shí)，有必要作適當(dāng)?shù)募庸?，如補(bǔ)充說(shuō)明、修飾修改、合并分離、精練等。如有的索引詞“政治”“經(jīng)濟(jì)”“科技”，這樣作索引詞就有點(diǎn)大，指代不明，可以加上說(shuō)明，“××政治”“××經(jīng)濟(jì)”“××科技”，這樣讓讀者有目的地查找。上述五種方法中，第一種是最基本的、最主要的，制作索引詞時(shí)首先應(yīng)考慮第一種方法，盡量直接從志書(shū)中摘錄原始詞語(yǔ)、名稱作索引詞，第一種方法不行，則依次用第二種、第三種方法。

2.標(biāo)引出處。標(biāo)引出處要遵循三個(gè)基本原則：一是標(biāo)引出處應(yīng)具有檢索意義。不能漏掉檢索對(duì)象應(yīng)涉及的信息出處，也不能把凡見(jiàn)到的出處都不加鑒別地標(biāo)注為檢索出處。二是標(biāo)引出處要有專指度，有利于準(zhǔn)確、快速地查找。一個(gè)檢索詞有多個(gè)出處，可對(duì)頁(yè)碼進(jìn)一步說(shuō)明。如馮玉祥［大事］69……［軍事］57272274……［外事］10……［人物］27261254259，這樣標(biāo)引出處不光有頁(yè)碼，還有篇（卷）名，便于讀者按需檢索。三是指引項(xiàng)代碼和標(biāo)識(shí)符號(hào)具有科學(xué)性、通用性，符合工具書(shū)通行規(guī)范。規(guī)定使用代碼應(yīng)注意盡量采用標(biāo)準(zhǔn)化專用代碼或計(jì)算機(jī)語(yǔ)言作標(biāo)識(shí)符號(hào)，不隨意制造代碼和標(biāo)識(shí)符號(hào)。

標(biāo)引出處的基本方法有以下四種：一是一級(jí)標(biāo)引法。只列出索引詞所在頁(yè)碼。一個(gè)索引詞在志書(shū)中多處頁(yè)碼出現(xiàn)，一一標(biāo)引，用“、”或者“，”或者空字符將不同的頁(yè)碼隔開(kāi)。例如：人大第五次會(huì)議203，人大第六次會(huì)議288、298、305。二是二級(jí)標(biāo)引法。標(biāo)引為篇名（編或卷名、分志或?qū)Ｖ久?yè)碼。例如：海南村［城建］1088［工業(yè)］123311345468［科學(xué)］635，地址碼中的“［］”內(nèi)的是出處所在的專志簡(jiǎn)稱，標(biāo)引出來(lái)說(shuō)明所記的內(nèi)容的歸屬門類，不同的記述角度，不同的記述范疇，索引詞說(shuō)明項(xiàng)更清楚有用。三是三級(jí)標(biāo)引法。標(biāo)引為：卷冊(cè)數(shù)字代碼＋專志（志、編、篇）簡(jiǎn)稱（或代碼＋頁(yè)碼。例如：黃果樹(shù) 二⑨1326表示“黃果樹(shù)”在第二冊(cè)第9卷（篇）1326頁(yè)。四是四級(jí)標(biāo)引法。在三級(jí)標(biāo)引法的基礎(chǔ)上增加一項(xiàng)：欄目或段落。即：冊(cè)＋卷（篇）＋頁(yè)碼＋欄別（段落）。例如：紹興老酒 二⒄1229左表示“紹興老酒”在第二冊(cè)第17卷第1229頁(yè)左欄。有的志書(shū)中分左右欄了，可以標(biāo)上左右欄，有的志書(shū)沒(méi)有分欄，可以標(biāo)“上、下”表示是一頁(yè)的上半部分或者是下半部分。在標(biāo)引時(shí)，若采用二級(jí)以上的標(biāo)引法，標(biāo)目的出處信息都用代碼或者簡(jiǎn)稱，用什么樣的代碼或者簡(jiǎn)稱要在說(shuō)明里說(shuō)清楚，以便讀者使用。

（三）標(biāo)目的標(biāo)引工作流程

一是分工明確。在確定檢索范圍的前提下，明確分工。如表格索引、圖片索引指定一人，文字主要內(nèi)容索引指定一人。也可全部由一人專管。二是篩選、擬定標(biāo)目。把幾個(gè)負(fù)責(zé)擬定的標(biāo)目在一起核對(duì)，確定出準(zhǔn)確的索引詞。三是標(biāo)引出處。出處應(yīng)該在定稿之后，付印之前進(jìn)行標(biāo)引，這時(shí)頁(yè)碼不再變動(dòng)，不會(huì)導(dǎo)致返工。

三、詞條排序

詞條作好后，可以根據(jù)拼音排序法，或者用筆畫(huà)排序法進(jìn)行排序。現(xiàn)在大部分都是用電腦排序，w o r d文檔中有排序的功能，只要把所要排序的文檔全選，即可以排序。按拼音或者是筆畫(huà)由編者決定，排好后可以插入26個(gè)字母；筆畫(huà)法可以數(shù)好筆畫(huà)，標(biāo)上幾畫(huà)。

綜上所述，志書(shū)索引具有方便檢索、系統(tǒng)化查閱、揭示志書(shū)內(nèi)容等諸多功能，編制志書(shū)索引對(duì)增強(qiáng)志書(shū)實(shí)用性、整體性、系統(tǒng)性、時(shí)代性，進(jìn)一步提高志書(shū)質(zhì)量，建立地情信息系統(tǒng)，促進(jìn)志書(shū)走向社會(huì)，走向世界，服務(wù)讀者讀志用志，服務(wù)文明建設(shè)，促進(jìn)地方志書(shū)的不斷發(fā)展，自我完善，培養(yǎng)地方志人才，都具有重要意義。

1.陳橋驛：《地方志與索引》，《浙江方志》1992年第3期。

2.王苗：《試論地方志索引》，《浙江方志》1999年第3期。

3.張輝：《地方志索引的機(jī)編方法淺嘗》，《湖北地方志》1999年第4期。

4.陳曼平：《〈續(xù)修廣西通志〉專志、市縣志索引的編制》《方志索引基本問(wèn)題的再探討》《續(xù)修志書(shū)編制索引淺探》，《漫漫集》（第二卷）地方志研究，黃山書(shū)社2012年8月。

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張小蓮，河南省黃河年鑒編輯部 （河南鄭州 450003）

劉雪芹）