流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的若干思考

楊如正

【摘要】隨著社會(huì)多元化的發(fā)展，人口流量加大，流動(dòng)速度加快，這增加了政府管理方面的壓力，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式出現(xiàn)的問(wèn)題比較突出，探討和研究流動(dòng)人員人事檔案管理新模式，加快人事檔案管理信息化建設(shè)成為相關(guān)部門人事工作的首要目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員；人事檔案管理；信息化建設(shè)；思考

流動(dòng)人員的人事檔案管理工作，是我國(guó)人事檔案管理工作中非常重要的一部分。人事檔案記載著一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、人事關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始資料，是用人單位使用人才的主要載體和依據(jù)，直接關(guān)系到檔案?jìng)€(gè)人的切身利益。而傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求，利用信息化管理，可以有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式存在的諸多不足。

一、我國(guó)流動(dòng)人員的人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）流動(dòng)人員人事檔案管理意識(shí)差、實(shí)用性低。國(guó)家相關(guān)文件中明確規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理。但是，由于受經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)動(dòng)或?qū)φ呷狈α私?，致使一些未?jīng)授權(quán)的中介和企業(yè)違法管理流動(dòng)人員人事檔案，還有個(gè)人自行保管本人或他人檔案，而非專業(yè)的管理以及傳統(tǒng)的流動(dòng)人員人事檔案管理自身的弊端又導(dǎo)致了一些人事檔案的材料中出現(xiàn)資料虛假、信息空白等情況，這種檔案無(wú)法真實(shí)完全地反映一個(gè)人的職業(yè)變換過(guò)程，在一定層面上說(shuō)，這也破壞了人事檔案的實(shí)際使用價(jià)值。由此可見(jiàn)，流動(dòng)人員的人事檔案管理工作結(jié)構(gòu)繁復(fù)，缺少嚴(yán)肅性和權(quán)威性，導(dǎo)致社會(huì)各界和百姓對(duì)檔案管理的工作缺乏信任。

（二）流動(dòng)人員人事檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理有利于最大化地發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。但是，當(dāng)前很多單位的人事部門仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，相關(guān)工作人員在檔案的拆封和填寫(xiě)上浪費(fèi)了大量的工作時(shí)間，工作效率極為低下，并且容易出現(xiàn)檔案資源丟失的現(xiàn)象，這與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理相距甚遠(yuǎn)。

我國(guó)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作相對(duì)規(guī)范，因此從國(guó)企單位轉(zhuǎn)出來(lái)的流動(dòng)人員的人事檔案具有較高的標(biāo)準(zhǔn)。而民營(yíng)企業(yè)的人員流動(dòng)速度快，數(shù)量多，企業(yè)的人事檔案管理方法相對(duì)落后，人事檔案來(lái)源比較分散，內(nèi)容也是截然不同，因此很難進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作。比如，標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理在實(shí)際工作中應(yīng)該使用規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒保存檔案，但是很多的民營(yíng)企業(yè)為了節(jié)約成本和便于拆裝，而使用牛皮紙袋來(lái)封裝人事檔案，甚至當(dāng)紙袋破損時(shí)，相關(guān)工作人員也沒(méi)有及時(shí)處理，而是敷衍了事。

（三）流動(dòng)人員人事檔案管理無(wú)法突出時(shí)效性。流動(dòng)人員的人事管理工作內(nèi)容復(fù)雜、任務(wù)繁瑣、數(shù)量巨大、管理機(jī)構(gòu)工作人員數(shù)量少，所以很多當(dāng)事人的職位調(diào)動(dòng)、外出進(jìn)修和業(yè)績(jī)等資料無(wú)法及時(shí)存入檔案。因此，大部分流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)中保存的檔案與原來(lái)一樣，沒(méi)有隨著實(shí)際情況而更新或補(bǔ)充，這就對(duì)檔案的時(shí)效性產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

（一）建立全面的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在全國(guó)范圍內(nèi)建立各省、各市之間能夠通用的流動(dòng)人員人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，是流動(dòng)人員的人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)準(zhǔn)備措施，也是人事檔案管理工作為社會(huì)和群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度的改革，人員流動(dòng)的數(shù)量及速度均有增加，因此建立各省各市甚至全國(guó)通用的、先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的、可靠性能較高的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)是十分必要的，同時(shí)這也是今后人事檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，信息資源的載體豐富多樣化、信息資源的共享整體化以及人事檔案管理流程自動(dòng)化的前提。

在建立人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)該避免各個(gè)系統(tǒng)和單位自行設(shè)計(jì)，否則會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)硬件設(shè)備配置不同、軟件不能兼容的現(xiàn)象發(fā)生。取而代之的是應(yīng)由政府起帶頭作用，由專業(yè)的軟件研發(fā)公司開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)，并在各個(gè)城市推廣使用，然后收集歸納人事檔案管理系統(tǒng)在使用的過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并進(jìn)行修復(fù)和完善。該軟件系統(tǒng)的研發(fā)不僅僅要解決的是數(shù)據(jù)錄入工作中的問(wèn)題，還要保證今后人事檔案查詢工作的高效便捷，同時(shí)要設(shè)置查詢權(quán)限，以保證人事資料信息不能非法泄露。針對(duì)人事檔案中個(gè)人信息的保護(hù)工作，應(yīng)遵循事前完善預(yù)防，事后快速補(bǔ)救的原則，因此，流動(dòng)人員人事檔案信息的通用數(shù)據(jù)庫(kù)在建立時(shí)就應(yīng)嚴(yán)肅注重系統(tǒng)的前端控制問(wèn)題。流動(dòng)人員的人事檔案資料的信息化處理工作，應(yīng)該由政治素質(zhì)較高并且具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員來(lái)完成，應(yīng)該在相關(guān)規(guī)定中明確表示出，一旦人事檔案中的相關(guān)信息資料被非法泄露和使用，檔案管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該按照規(guī)定承擔(dān)民事或者刑事責(zé)任。

（二）網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)的建設(shè)速度應(yīng)加快。流動(dòng)人員的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)雖然具有快速查詢、統(tǒng)計(jì)分析流動(dòng)人員個(gè)人信息的高效性，但是卻不能提供人事檔案中的鑒定和考核材料等信息。因此，我們可以參考美國(guó)的微縮技術(shù)，將其利用于流動(dòng)人員的檔案管理工作中，以此保證流動(dòng)人員的人事檔案信息的合理開(kāi)發(fā)和利用，提高信息化的資源利用率，保護(hù)相關(guān)人事機(jī)構(gòu)的實(shí)體檔案。建立流動(dòng)人員的人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)勢(shì)在必行，將那些使用率較高且容易磨損的人事檔案信息使用掃描儀器將其傳輸進(jìn)入計(jì)算機(jī)中，然后分門別類地進(jìn)行整理。在使用相關(guān)人事檔案的信息資源時(shí)，就可以在全文數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行搜索、導(dǎo)出有關(guān)資料，然后可以通過(guò)電子屏幕閱讀、記錄和打印等。

同時(shí)還要加強(qiáng)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)建設(shè)，構(gòu)建成擁有先進(jìn)技術(shù)、相關(guān)功能比較完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，能夠做到在全國(guó)范圍內(nèi)的人事檔案信息資源共享，不僅能夠?yàn)闄n案信息使用者提供便利的條件，還能提高流動(dòng)人員人事檔案管理工作的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員的人事檔案信息化管理的建設(shè)。

（三）加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的指導(dǎo)力度和法制建設(shè)。可以衡量一個(gè)國(guó)家、行業(yè)、地區(qū)的綜合實(shí)力和現(xiàn)代化程度的標(biāo)志之一就是信息化的發(fā)展水平，流動(dòng)人員的人事檔案管理工作也包括在內(nèi)。相關(guān)的業(yè)務(wù)管理部門可以對(duì)信息化服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行提前管理和有效監(jiān)管，除必須保密的那一部分外，應(yīng)該運(yùn)用科學(xué)合理的方式來(lái)拓寬流動(dòng)人員人事檔案管理工作的服務(wù)范疇，并對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高流動(dòng)人員人事檔案管理工作的質(zhì)量。

流動(dòng)人員的人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有嚴(yán)肅性的工作，必須嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待。當(dāng)前在人事檔案管理方面已經(jīng)具有一定的法律基礎(chǔ)，但是相關(guān)法制建設(shè)還不夠完善，因此，加快流動(dòng)人員的人事檔案管理工作的相關(guān)法治建設(shè)刻不容緩。在建設(shè)流動(dòng)人員的人事檔案信息化管理工作的過(guò)程中，一定會(huì)涉及到大部分的全新內(nèi)容，尤其是在人事檔案中的個(gè)人信息資料方面，我們必須要重視起這一方面的管理工作，首要就是檔案信息的安全保護(hù)工作，其次就是相關(guān)檔案信息合理合法的運(yùn)用。因此，一定要建立健全的人事檔案管理制度，做到流動(dòng)人員的人事檔案管理工作有法可依。有效制止盜取人事檔案的違法行為，提升流動(dòng)人員的人事檔案管理工作的法治水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)當(dāng)前的流動(dòng)人員數(shù)量龐大，流動(dòng)范圍極其廣闊，流動(dòng)人員人事檔案管理工作進(jìn)展困難，并且引發(fā)了很多社會(huì)問(wèn)題。傳統(tǒng)的流動(dòng)人員人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)人口的發(fā)展需要，因此，必須通過(guò)政府、相關(guān)部門的指導(dǎo)以及社會(huì)各界的共同努力，加快流動(dòng)人員的人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

【參考文獻(xiàn)】

[1]宋熙東，張瑞菊，王德亮，任瑩.流動(dòng)人員人事檔案管理的若干思考[J].蘭臺(tái)世界，2010（16）.

[2]李忠峪.加快我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的若干思考[J].大眾科技，2010（08）.

[3]劉亞紅.當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].山東檔案，2014（04）.

[4]郭明.流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐和思考[J].科技資訊，2011（31）.