企業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀及改進(jìn)策略

張曉春

【摘要】本文將從科技檔案概念入手，立足于管理檔案的重要意義，分析并找到管理存在的問題，最后提出相應(yīng)的改進(jìn)措施和方法。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；科技檔案；管理工作現(xiàn)狀；改進(jìn)策略

21世紀(jì)，我國科技檔案管理工作已經(jīng)初步形成了較為完善的體系，但是仍然滯后于企業(yè)發(fā)展進(jìn)程，其中存在的諸多問題也越來越突出，阻礙了檔案自身積極作用的發(fā)揮。尤其是企業(yè)管理者缺乏對該項(xiàng)工作的重視，加之缺少科學(xué)、合理的管理方法等，科技檔案丟失現(xiàn)象屢見不鮮，給企業(yè)造成了一定經(jīng)濟(jì)損失，不利于企業(yè)持續(xù)發(fā)展。因此加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的改進(jìn)和完善具有十分重要的意義，能夠顯著提高檔案管理的有效性。

一、科技檔案管理工作現(xiàn)狀

科技檔案是企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。改進(jìn)科技檔案管理工作不足的前提是了解當(dāng)下存在的問題。目前，我國企業(yè)多數(shù)企業(yè)開展了檔案管理工作，但從某些方面來看，仍然與企業(yè)發(fā)展水平存在一定距離。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）重視度不夠。檔案管理模式過于單一、落后，并未引起足夠的重視，直接導(dǎo)致檔案損毀。受到環(huán)境、時(shí)間的影響，很多檔案字跡褪色、紙張老化等因素降低了科技檔案的價(jià)值。另外，查閱人員主觀上不重視保護(hù)，成為檔案損毀的根本原因。

（二）資料不完善。通常來說，檔案管理人員極少參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程，科技檔案收集、歸檔主要集中在項(xiàng)目竣工后，且處于被動(dòng)狀態(tài)，并未從主動(dòng)層面收集、整理資源，且很多重要的資料手續(xù)不到位，導(dǎo)致登記材料并未得到有效落實(shí)。還有一些技術(shù)部門基于自身利益的考慮，不愿意將資料歸檔，導(dǎo)致檔案資料不夠完善，進(jìn)而導(dǎo)致科技檔案管理中缺少重要的材料。

（三）信息水平低。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)地快速發(fā)展及推廣，為企業(yè)信息化、現(xiàn)代化建設(shè)提供了極大支持，我國企業(yè)基本引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是多數(shù)企業(yè)管理者由于重視度不夠，在對科技檔案管理方面很少使用軟件，在實(shí)際管理工作中，由于紙質(zhì)文檔多于電子文檔，不僅增加了檔案貯存及管理難度，加之紙質(zhì)檔案查閱不夠方便，使得檔案的價(jià)值大打折扣。

（四）人員素質(zhì)待提升。對于不同的企業(yè)、不同的部門，科技檔案的管理方式存在較大差別。一些企業(yè)的檔案管理人員都是由技術(shù)部門兼任，即使在技術(shù)管理領(lǐng)域取得了不錯(cuò)成績，但是并沒有接受過專業(yè)的檔案管理知識學(xué)習(xí)，還不能夠完全勝任該項(xiàng)工作，在工作中，往往會關(guān)注科技成果的投入和產(chǎn)出，忽視了檔案的科技屬性，直接降低了管理有效性。

二、改進(jìn)建議

（一）重視檔案管理。作為新時(shí)期的企業(yè)管理者，要明確認(rèn)識到當(dāng)今社會，科技是第一生產(chǎn)力這一事實(shí)，重新審視科技檔案對于企業(yè)生存和發(fā)展產(chǎn)生的重要作用，提高對檔案管理的認(rèn)識，并立足于當(dāng)前本企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)實(shí)情況，從人員、社會等多個(gè)角度入手，完善相關(guān)配套設(shè)施。同時(shí)加大對科技檔案管理重要性的宣傳力度，管理者樹立良好的榜樣，引導(dǎo)員工樹立檔案重要的意識，為該項(xiàng)工作有序開展提供有力支持。另外，檔案管理部門要自覺承擔(dān)起檔案管理責(zé)任，推進(jìn)檔案管理工作朝著程序化、科學(xué)化方向發(fā)展。

（二）建立收集制度。制度是工作順利開展的依據(jù)和保障。企業(yè)科技檔案管理工作不到位的主要原因在于缺少完善的制度支持。因此企業(yè)管理者要對檔案整理等工作細(xì)節(jié)制定規(guī)章制度，定期督促部門對歸檔的科技文件進(jìn)行整理，并上交到檔案管理部門，而檔案部門也要給予相應(yīng)的配合，并安排人員直接參與到各門類科技文件、材料整理過程當(dāng)中，各部門之間良好溝通和交流能夠確保文件資料更加完整、案卷更加規(guī)范，減少并逐漸消除資料不完善等不良問題。企業(yè)要給予科研人員更多鼓勵(lì)，使其能夠落實(shí)好歸檔工作，兼顧科技研發(fā)和檔案梳理兩方面工作，提高檔案管理水平?？萍紮n案是所有科研人員智慧的結(jié)晶，只有不斷完善檔案，才能夠真正挖掘檔案的科學(xué)價(jià)值，進(jìn)而為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供科技支持。

（三）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。不同于傳統(tǒng)時(shí)代，企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展形勢下，很多科技資料不能夠更加完整地體現(xiàn)在紙質(zhì)文件上。因此企業(yè)要認(rèn)識到信息化建設(shè)不僅僅局限在生產(chǎn)、經(jīng)營方面，還有管理，尤其是科技檔案的管理。企業(yè)要將科技檔案管理納入到管理體系當(dāng)中，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理歸檔和保存。值得注意的是要十分重視對資料的保護(hù)，避免被惡意修改、盜竊等。目前對于資料的保護(hù)技術(shù)有很多，如防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制及加密法等。其中防火墻技術(shù)由狀態(tài)監(jiān)測、代理服務(wù)等多種技術(shù)組合而成，企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況，引入適合的防護(hù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對電子檔案保護(hù)的同時(shí)，還能夠減少紙質(zhì)文件的使用，延長檔案使用壽命。

（四）規(guī)范管理流程。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案都具備原始記錄，其中包括未公開、未申請專利等多項(xiàng)內(nèi)容，以圖形、文字等多樣化形式存在著。獲知這些信息，等同于知曉了企業(yè)的機(jī)密，如果被他人掌握，后果可想而知。因此如果企業(yè)檔案材料不收集、不整理，極有可能對企業(yè)造成一定經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)管理者應(yīng)支持檔案人員依法行事，及時(shí)準(zhǔn)確地收錄檔案，并將其統(tǒng)一歸納到檔案部門，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。不僅如此，還應(yīng)制定配套制度，如借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密等級，履行相應(yīng)的審批手續(xù)；或者銷毀制度，對于失去保存價(jià)值的資料要經(jīng)過專門的鑒定，并由銷毀小組負(fù)責(zé)，確保銷毀工作嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，逐漸形成立體化、長效檔案管理機(jī)制。

（五）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響管理水平。知識更新日新月異，檔案管理知識也隨之發(fā)生變化。因此只要不斷培養(yǎng)人員，提升其綜合素質(zhì)，才能夠更好地落實(shí)該項(xiàng)工作。具體來說，第一，增強(qiáng)人員使命感，促使人員能夠真正認(rèn)識科技檔案對于企業(yè)及社會發(fā)展的真正意義，在工作中能夠更好地履行自己的職責(zé)和義務(wù)。第二，企業(yè)結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，制定系統(tǒng)、合理的培訓(xùn)體系，促使管理人員能夠掌握最新、最先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，在突出管理基礎(chǔ)性的同時(shí)，提高管理有效性。第三，定期組織兼職檔案人員培訓(xùn)班。由于兼職人員具有流動(dòng)性大的特點(diǎn)，會影響檔案管理的連續(xù)性，而采取這種方式，能夠消除兼職人員的空白帶，同樣將知識和技術(shù)滲透給兼職人員，從根本上建立一支高素質(zhì)、高技能的管理隊(duì)伍，進(jìn)而認(rèn)真落實(shí)科技檔案管理工作。

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