實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

朱麗娟

【摘要】不斷提升檔案資源的利用和開發(fā)力度，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，是高等教育院校檔案管理工作的重要研究課題和基本工作內(nèi)容。本文將對(duì)實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行研究分析，以期給相關(guān)研究者以有益借鑒。

【關(guān)鍵詞】文檔一體化；檔案管理；信息化建設(shè)

當(dāng)前，隨著信息科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)人們生活和生產(chǎn)的影響越來越大，并逐漸成為人們生產(chǎn)和生活的重要手段。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和逐漸普及，信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用越來越多，在很大程度上推動(dòng)著我國檔案管理工作的發(fā)展。對(duì)于廣大高等教育院校而言，檔案管理工作水平的高低對(duì)高校文化水平的建設(shè)具有直接的影響，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及則為高校檔案信息化建設(shè)提供了堅(jiān)定的支撐。文檔一體化管理的實(shí)施，不但能夠有效推動(dòng)高校檔案信息建設(shè)，而且也能在一定程度上提升檔案管理的功效性。

一、高校檔案信息化建設(shè)概述

高校檔案信息化是指在檔案管理、檔案資源開發(fā)和整合中通過信息技術(shù)的有效運(yùn)用，把現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，提升高等教育院校檔案管理工作的成效性，推動(dòng)信息化文檔管理發(fā)展的一種檔案管理方式。這對(duì)于信息利用的有效性和公平性具有非常現(xiàn)實(shí)的作用。就當(dāng)前來講，檔案信息化建設(shè)包括兩個(gè)階段：一是電子檔案管理階段，二是計(jì)算機(jī)檔案管理階段。

二、文檔一體化管理的實(shí)施對(duì)檔案信息建設(shè)的作用

（一）可以提升高校檔案管理的有效性。高等教育院校的檔案樣式不一、多種多樣，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行檔案管理很難達(dá)到預(yù)期的效果，也很難滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，而文檔一體化管理模式的實(shí)施則可以通過信息技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)行檔案和文件管理，能在很大程度上實(shí)現(xiàn)檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升，進(jìn)而提升檔案管理工作的有效性。

（二）社會(huì)發(fā)展的客觀要求。隨著高等教育院校的持續(xù)擴(kuò)招，高校畢業(yè)生數(shù)量越來越多，畢業(yè)生面臨的就業(yè)壓力越來越大，文檔一體化管理的推行可在管理平臺(tái)上進(jìn)行學(xué)生檔案信息推送，社會(huì)用人企業(yè)可以對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行隨時(shí)隨地的查詢，進(jìn)而對(duì)學(xué)生形成更為詳細(xì)、更為全面的認(rèn)識(shí)，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行就業(yè)擇取。同時(shí)，檔案一體化的實(shí)施，使得信息全方位的共享成為了可能，學(xué)生可以通過信息平臺(tái)的利用獲取各項(xiàng)學(xué)習(xí)資源，進(jìn)而為他們的學(xué)習(xí)提供方便。

三、實(shí)施文檔一體化管理，提升高校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）完善檔案管理規(guī)范。用文檔一體化管理促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)需要以一定的財(cái)力、人力和物力投入作為支撐，特別是需要投入很大精力進(jìn)行系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建，這就需要高校檔案管理機(jī)構(gòu)強(qiáng)化管理力度，構(gòu)建和健全檔案管理規(guī)范，為規(guī)范化的檔案信息管理提供必要的保障。同時(shí)，在辦公用品的采購問題上，需要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定，對(duì)文件信息實(shí)行科學(xué)的分類。同時(shí)，要定期對(duì)高校檔案信息管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和培養(yǎng)，讓他們對(duì)檔案管理工作形成更加全面、深刻的認(rèn)知，全面掌握各項(xiàng)檔案管理工作技能，提升工作的積極性和自主性，確保檔案管理工作朝著正確的方向發(fā)展。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案與文檔密切相關(guān)，二者之間存在著息息相關(guān)的聯(lián)系性，從本質(zhì)上來講，檔案與文檔的主體和內(nèi)容并沒有特別大的差別，僅僅是在時(shí)間和范圍上存在著一定的區(qū)別。為了文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)，高等教育院校需要在自身內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，讓組織管理充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，對(duì)各種檔案管理工作實(shí)行全面的考察與監(jiān)督，并對(duì)各個(gè)職能部門的工作職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，讓他們能夠各司其職、各安其政，切實(shí)提升高校檔案信息化建設(shè)工作的有效性。

（三）系統(tǒng)性的規(guī)劃檔案管理軟件。當(dāng)前，很多高等教育院校有自己的檔案管理軟件，但是，軟件的種類各式各樣，與其他部門的軟件或多或少地存在一定的不兼容現(xiàn)象，十分不利于檔案作用的發(fā)揮。因此，必須對(duì)高校檔案管理軟件進(jìn)行系統(tǒng)性地規(guī)劃，全面樹立整體性的管理理念。實(shí)用性強(qiáng)、智能程度高的檔案管理軟件，可以在內(nèi)部使檔案與文件進(jìn)行便捷的調(diào)用和傳輸，這同樣也是檔案一體化實(shí)施的基本前提。同時(shí)，還要根據(jù)高校的實(shí)際情況和自身內(nèi)部機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作職責(zé)制定不同的、相互包容的保管期限與保管方式，統(tǒng)一著錄和標(biāo)引。

（四）提升檔案管理工作人員的安全意識(shí)。病毒入侵、黑客攻擊、信息泄密和丟失等問題在文檔的使用過程中是現(xiàn)實(shí)存在的，對(duì)于檔案管理的工作人員而言，必須具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，在檔案信息管理中及時(shí)進(jìn)行文件信息分級(jí)，合理的進(jìn)行文檔加密，對(duì)于那些比較重要的、保密要求較高的文檔，需要在專用的儲(chǔ)存器中進(jìn)行儲(chǔ)存，對(duì)于文檔歸檔載體要進(jìn)行合理安全處理，避免擦傷、劃傷問題的出現(xiàn)。此外，為確保檔案的完整性，在儲(chǔ)存初期盡量采用紙質(zhì)文件與電子文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，在能確保電子文檔無誤后銷毀紙質(zhì)文件。

四、結(jié)語

總之，檔案信息是高校的重要信息資源。隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難滿足社會(huì)發(fā)展的需要，檔案一體化管理模式的實(shí)施勢(shì)在必行。檔案一體化管理模式的推行不但可以大幅提升檔案的利用效率，讓檔案充分發(fā)揮自身作用，而且還可以在一定程度上促進(jìn)高校文件建設(shè)工作的開展，降低管理成本，讓檔案管理工作更加規(guī)范化。

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