重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目歸檔控制策略

張建銘 徐敏 楊禮兵

【摘要】本文根據(jù)項(xiàng)目歸檔管理經(jīng)驗(yàn)，從明確歸檔責(zé)任制、恰當(dāng)控制歸檔節(jié)點(diǎn)、制定歸檔計(jì)劃、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)促進(jìn)歸檔幾個(gè)方面闡述了重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目歸檔控制的一些方法和策略。

【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn)； 項(xiàng)目歸檔；控制策略

從2010-2015年，我所承擔(dān)的多項(xiàng)國(guó)家重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目進(jìn)入密集驗(yàn)收階段，針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施周期過長(zhǎng)，工藝設(shè)備組成復(fù)雜的項(xiàng)目，我們采用了分年度、分階段、分子項(xiàng)、分系統(tǒng)等多種做法結(jié)合的方式控制項(xiàng)目文件及時(shí)歸檔，避免了突擊歸檔帶來的一系列人力、物力不足影響質(zhì)量問題，保障了項(xiàng)目順利通過國(guó)家竣工驗(yàn)收，本文對(duì)分段控制歸檔的一些具體做法和策略進(jìn)行了闡述和總結(jié)。

一、明確收集和歸檔控制責(zé)任制

按國(guó)家重大項(xiàng)目建設(shè)規(guī)定，項(xiàng)目檔案包括工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收各階段文件。根據(jù)我院和我所情況，項(xiàng)目各階段由不同的單位、部門來實(shí)施管理，文件產(chǎn)生錯(cuò)綜復(fù)雜。因此，根據(jù)項(xiàng)目管理、實(shí)施及文件產(chǎn)生情況，明確檔案工作牽頭責(zé)任單位及文件的收集歸檔責(zé)任是做好項(xiàng)目歸檔控制的首要任務(wù)。首先，所統(tǒng)一構(gòu)建檔案工作體系，明確檔案管理組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)。從領(lǐng)導(dǎo)決策層、管理機(jī)構(gòu)層、任務(wù)承擔(dān)單位幾個(gè)層面明確了相應(yīng)的職責(zé)，管理部門間明確分工、密切合作。同時(shí)，各部門明確設(shè)置專、兼職的檔案管理員，從事具體的日常收集和歸檔移交管理，做到了專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理，從計(jì)劃、收集、歸檔幾個(gè)執(zhí)行層面保障了檔案的管理工作的常態(tài)化運(yùn)行。其次，完善制度、明確歸檔范圍。根據(jù)國(guó)家和院固定資產(chǎn)投資管理相關(guān)辦法，所辦先后組織編制了《流體物理研究所科學(xué)技術(shù)研究課題文件歸檔管理實(shí)施細(xì)則》《流體物理研究所重大科學(xué)儀器專項(xiàng)文件歸檔管理實(shí)施細(xì)則》《流體物理研究所檔案綜合管理實(shí)施細(xì)則》等制度，明確了我所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目和科研課題從立項(xiàng)、實(shí)施、竣工各階段產(chǎn)生的資料的收集、整理、歸檔范圍及具體管理。最后，項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，項(xiàng)目一旦立項(xiàng)，檔案管理部門即指定項(xiàng)目檔案管理員，制定歸檔計(jì)劃，按項(xiàng)目進(jìn)度分段、分項(xiàng)收集整理，及時(shí)檢查檔案質(zhì)量和完整性情況，并依據(jù)歸檔要求和合同進(jìn)行追溯或考評(píng)，確保項(xiàng)目檔案的完整性。

二、 恰當(dāng)控制歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)

正確選擇歸檔時(shí)間，對(duì)于維護(hù)項(xiàng)目檔案的完整與安全，確保管理部門和實(shí)施單位正常的工作次序具有重要的實(shí)際意義。歸檔時(shí)間過早，會(huì)影響管理部門和實(shí)施單位對(duì)文件的使用；后續(xù)文件的頻繁補(bǔ)充歸檔，影響項(xiàng)目檔案的成套性和系統(tǒng)性，也影響檔案部門正常的業(yè)務(wù)開展。歸檔時(shí)間過晚，文件長(zhǎng)期滯留在單位或個(gè)人手中，容易散失、損壞，還會(huì)對(duì)文件形成部門造成負(fù)擔(dān)；突擊歸檔會(huì)增加檔案部門對(duì)文件接收整理的困難，影響項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。熟悉項(xiàng)目管理的全過程，掌握從立項(xiàng)審批、項(xiàng)目管理、基建施工、設(shè)備采購(gòu)、竣工驗(yàn)收全流程的各項(xiàng)工作的重點(diǎn)，恰當(dāng)利用招投標(biāo)完成、子項(xiàng)驗(yàn)收、年度考評(píng)、成果鑒定、項(xiàng)目驗(yàn)收等時(shí)間節(jié)點(diǎn)組織歸檔，可保障項(xiàng)目歸檔工作有序進(jìn)行，提高項(xiàng)目檔案收集的質(zhì)量和效率。

（一）招投標(biāo)完成后收集工程準(zhǔn)備階段文件。根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328）的要求，工程準(zhǔn)備階段文件包括：立項(xiàng)文件、建設(shè)用地征地拆遷文件、勘察測(cè)繪和設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件和相關(guān)的管理（計(jì)劃、財(cái)務(wù)、審批和單位）文件。該階段文件涉及到的單位、管理部門多，產(chǎn)生的文件跨度時(shí)間長(zhǎng)，類型復(fù)雜，使用頻繁，文件的保密性也很強(qiáng)，是項(xiàng)目檔案收集中的難點(diǎn)，適時(shí)控制收集時(shí)間是關(guān)鍵。

在項(xiàng)目招投標(biāo)完成后是收集工程準(zhǔn)備階段文件的較好機(jī)會(huì)。第一，通常情況下，招投標(biāo)前已完成各種審批，具備施工條件，建議書、可研、勘察、設(shè)計(jì)、拆遷各階段文件已基本成套，較為齊全完整。第二，招投標(biāo)完成后，招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、投標(biāo)文件齊全、完整。此時(shí)，除中標(biāo)單位文件外，其他文件較少使用，招標(biāo)代理單位可及時(shí)整理移交建設(shè)單位，如不及時(shí)收集歸檔，極易造成文件缺失。第三，此時(shí)即將進(jìn)入施工階段，與施工單位簽訂合同，項(xiàng)目重點(diǎn)移到現(xiàn)場(chǎng)的施工、監(jiān)理管理，管理部門可對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行梳理，便于工程準(zhǔn)備階段文件的歸檔整理。

（二）子項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后收集施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖。重大項(xiàng)目的基建施工通常按子項(xiàng)進(jìn)行施工、驗(yàn)收和交付使用。目前基建施工單位多數(shù)采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)制方式組織施工，有項(xiàng)目時(shí)組建，項(xiàng)目完成后即解散。通常在驗(yàn)收階段，相關(guān)行政管理部門、行業(yè)對(duì)城建檔案整理規(guī)范和歸檔責(zé)任有明確要求（如：建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范GB/T50328）。對(duì)于涉及子項(xiàng)較多的項(xiàng)目，建設(shè)單位需抓住項(xiàng)目驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)收集各子項(xiàng)的施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖，按子項(xiàng)收集可提高項(xiàng)目檔案管理的效率和質(zhì)量。

此階段由于施工產(chǎn)生的文件資料較多，案卷內(nèi)文件的整理工作多在施工單位和監(jiān)理單位，由當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行業(yè)或檔案主管部門規(guī)定，一些具體要求，如審批流程、原件存址、歸檔范圍、卷內(nèi)文件排序、保管期限等各地稍有不同，施工單位和監(jiān)理單位之間有交叉或職責(zé)不同之處。此時(shí)進(jìn)行施工階段文件的歸檔工作便于各方之間的溝通交流，落實(shí)具體文件規(guī)范性整理工作，如文件的有效性、施工圖的制作、驗(yàn)收會(huì)議資料整理、單項(xiàng)審計(jì)資料歸檔、缺失文件的追溯等，保障子項(xiàng)施工文件的齊全完整。

（三）年度考評(píng)和成果鑒定階段收集科技文件。我所承擔(dān)的國(guó)家固定資產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目還有一塊投資比例較重的部分是主工藝設(shè)備的研制，涉及到各項(xiàng)子系統(tǒng)，其研制方式包括自主研制、委托研制、進(jìn)口代理、物資采購(gòu)等多種，涉及面廣，程序多，通常由所屬科研領(lǐng)域（研究室）按課題來執(zhí)行。該部分內(nèi)容按課題、系統(tǒng)、單臺(tái)套設(shè)備進(jìn)行收集整理，可利用年度考評(píng)、成果鑒定時(shí)間節(jié)點(diǎn)收集歸檔。

2012年開始，我所制定了《流體物理研究所科學(xué)技術(shù)研究課題文件歸檔管理實(shí)施細(xì)則》《流體物理研究所重大科學(xué)儀器專項(xiàng)文件歸檔管理實(shí)施細(xì)則》，對(duì)按課題管理的設(shè)備研制項(xiàng)目文件歸檔考核辦法做了相關(guān)規(guī)定，每年的第一季度結(jié)束，科研技術(shù)處提供上一年度的年度科研課題計(jì)劃歸檔清單，所辦公室制定歸檔時(shí)間計(jì)劃進(jìn)度，各領(lǐng)域（研究室）按照時(shí)間進(jìn)度組織科技文件材料歸檔。課題負(fù)責(zé)人要對(duì)全套材料進(jìn)行把關(guān)，并按要求初步整理成卷，填報(bào)歸檔文件清單，匯總并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審查通過后，移交檔案室。原則上要求每年第三季度前完成上一年度的科研課題的歸檔工作，歸檔完成情況納入年度目標(biāo)考核、成果鑒定及科研人員職稱申報(bào)。

（四）驗(yàn)收結(jié)論下達(dá)實(shí)時(shí)歸檔。項(xiàng)目驗(yàn)收前，由檔案部門對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行單項(xiàng)驗(yàn)收，保障了項(xiàng)目檔案的規(guī)范性、齊全性和完整性。此時(shí)，可抓緊補(bǔ)充變更、調(diào)整、整改、單項(xiàng)驗(yàn)收等文件，管理部門完成環(huán)評(píng)、職業(yè)安全衛(wèi)生、審計(jì)、檔案等單項(xiàng)自查情況報(bào)告、單項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)及相關(guān)驗(yàn)收總結(jié)。驗(yàn)收會(huì)上，還會(huì)產(chǎn)生技術(shù)總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目管理總結(jié)報(bào)告、專題影像片、會(huì)議驗(yàn)收結(jié)論等文件，此時(shí)應(yīng)加強(qiáng)與管理部門溝通，實(shí)時(shí)歸檔，文件成形或處理完畢后即歸檔，可保障項(xiàng)目檔案的完整性，利于后評(píng)價(jià)管理工作。

三、 制定歸檔計(jì)劃、業(yè)務(wù)指導(dǎo)歸檔進(jìn)程

根據(jù)以上歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)和項(xiàng)目工作計(jì)劃，檔案管理部門及時(shí)制定項(xiàng)目的歸檔及驗(yàn)收計(jì)劃，對(duì)歸檔單位進(jìn)行及時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過前、中、后期工作的介入，減少了整改的反復(fù)次數(shù)，從整體上提升歸檔文件的完整性，保障項(xiàng)目檔案管理工作的有序進(jìn)行，提高了工作效率。

（一）前期：通過完善規(guī)章制度、簽訂合同時(shí)明確歸檔要求、加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)等幾個(gè)方面介入項(xiàng)目檔案管理工作。

（二）中期：主要是加強(qiáng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通，掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況，對(duì)承擔(dān)單位進(jìn)行收集指導(dǎo)，對(duì)科研、基建、設(shè)備、軟件等進(jìn)行分類收集指導(dǎo)工作，通過這些方法，及時(shí)有效地解決了收集過程中出現(xiàn)的問題，掌握了項(xiàng)目資料收集狀況，避免不清楚是否該歸檔、保存不好等原因造成階段性缺失文件。

（三）后期：主要是通過制定驗(yàn)收計(jì)劃，參加驗(yàn)收，歸檔過程中加強(qiáng)重要、關(guān)鍵檔案的質(zhì)量檢查、請(qǐng)檔案館幫助預(yù)驗(yàn)收檢查等方面加強(qiáng)了監(jiān)督檢查工作，督促完成歸檔，保障了歸檔文件的規(guī)范、齊全和完整。

四、總結(jié)

通過以上辦法的靈活運(yùn)用，四年時(shí)間，我所完成了13個(gè)（總投資20多億元）固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案的歸檔和驗(yàn)收工作?？傊岣唔?xiàng)目檔案管理質(zhì)量，檔案人員必須跟蹤項(xiàng)目，從源頭開始，明確歸檔職責(zé)，抓住各個(gè)有利時(shí)機(jī)，制定計(jì)劃，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理，靈活運(yùn)用各種策略。只有將檔案工作控制到文件產(chǎn)生的各個(gè)環(huán)節(jié)，具體到每一份文件的掌控，每一次合同的交付，每一項(xiàng)驗(yàn)收中資料的審查，才能從根本上提高項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量，確保項(xiàng)目檔案收集的高效、系統(tǒng)和完整，確保順利通過驗(yàn)收。

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